8 todsichere Methoden, seinen Handwerksbetrieb zu ruinieren…

Als Unternehmensberater für Handwerk und Mittelstand fallen mir oft die gleichen Fehler auf, die sich leicht vermeiden lassen würden. Die folgenden 8 Fehler führen über kurz oder lang in Unternehmenskrisen und einen Schritt weiter fast unvermeidlich in die Insolvenz. Von welchen typischen Fehlern im Handwerksbetrieb – aber auch in mittleren und großen Unternehmen – rede ich?

1) Handwerksbetrieb ohne Marktanalyse = ohne Kundschaft

Viele Unternehmer beginnen mit einer Tätigkeit aus einer Geschäftsidee heraus und versuchen sie, als nebenberufliche Tätigkeit aufzubauen. Das ist soweit kein Problem und eine typische Situation, wie Gründungen in der Mehrzahl der Fälle ablaufen.

Durch den Start aus der Nebentätigkeit heraus ist selten Kapital vorhanden und das Einkommen der Haupttätigkeit muss herhalten. Es wird z.B. eine Internetseite mit Shop aufgezogen, Waren eingekauft und man steht bereit…

…aber es wollen keine Käufer kommen…

Es fehlt unserem Unternehmer oder Handwerker (oft bei den nicht zulassungspflichtigen Handwerksberufen oder handwerksähnlichen Berufen) die Kundschaft. Keiner will die tollen Produkte kaufen, die Dienstleistung bestellen oder die Arbeiten ausführen lassen.

Warum kommt niemand?

Weil sich unser Gründer keinerlei Vorstellungen über den Markt und seine Konkurrenten gemacht hat. Er hat keine Analysen durchgeführt und weiß nicht, ob sein Geschäftsmodell funktioniert oder wie

• viele kaufwillige Interessenten es für ihn gibt (das Marktvolumen insgesamt)
• die Konkurrenz vertreten ist (Wettbewerbsdruck)
• diese etabliert ist (alteingesessen, bekannt, ein Dominanter, viele gleich Große etc.)
• das Preisgefüge auf dem Markt ist (kann ich zu diesem Marktpreis überhaupt produzieren?).

Daher mein dringender Rat: Bevor Sie zum Gewerbeamt laufen oder einfach starten wollen, überlegen Sie sich, auf welchem Markt sie sich bewegen. Führen Sie eine Konkurrenzanalyse bzw. Wettbewerbsanalyse durch und bewerten Sie Ihre Möglichkeiten.

2) Handwerk ohne Sinn für den Kunden – am Markt vorbei

Sie haben eine Anfrage bekommen! Der langersehnte Kunde meldet sich bei Ihnen und fragt nach einem Produkt.

Sie sind motiviert und erzählen ihm alles von der neuen Heizungsanlage: niedriger Verbrauch, Wartungsfreiheit etc. … Der Kunde bedankt sich und murmelt etwas vom Klimaanlagen-Angebot der Konkurrenz

Was ist schiefgelaufen? Was wollte der Kunde? Klima oder Heizung? Solche Fehlberatungen kommen im Handwerksbetrieb nicht vor? Lesen Sie meinen Bericht aus einer Bayreuther Bäckerei…

Hören Sie zu, was Ihr Kunde möchte. Fassen Sie insbesondere bei größeren oder komplexeren Produkten seine Anfrage mit eigenen Worten zusammen. Fragen Sie nach, ob Sie alles Wichtige erfasst haben und bleiben Sie konzentriert bei Korrekturen. Wenn geklärt ist, was der Kunde möchte, ist der nächste Schritt meistens der formale Auftrag. Es macht Sinn, sich frühzeitig über Kundensegmente Gedanken zu machen.

3) Ungenaue Aufträge – keine ordentliche Wirtschaft

Gratulation, Sie haben den Auftrag! Der Kunde hat unterschrieben und Sie legen mit Ihrem Team los. Allerdings interpretiert der Kunde den Auftrag anders als Sie und fordert eine Mehrleistung, die sie nicht angeboten. Und kalkuliert ist sie definitiv nicht. Das passiert insbesondere, wenn Ihr Kunde schlau war, und einen bestimmten Erfolg oder Zweck beauftragt hat. Wenn vertraglich nicht die Erbringung der Leistung, sondern ein bestimmtes Ziel festgeschrieben ist, haben Sie schlechte Karten.

Ein (überspitztes) Beispiel: Der Kunde hat die Kühlung seines Hauses im Sommer auf 22 Grad Celsius durch Einbau einer Klimaanlage beauftragt. Es stellt sich heraus, dass das Haus keinerlei Dämmung besitzt und die Außenwand aus dünnen Brettern besteht. Der Handwerksbetrieb muss eine leistungsstarke Klimaanlage einbauen, die entsprechend teurer ist, als das Standardmodell.

Kommt nicht vor? Im industriellen Projektgeschäft wird andauernd um Auslegung von Aufträgen und den Leistungsumfangen gestritten. Ein lukratives Geschäft für Rechtsanwälte im Vertragsrecht.

Hätte in unserem Beispiel der Heizungs- und Klimatechniker den Einbau der Klimaanlage des Typs „XYZ-08“ zugesagt, wäre das nicht passiert. Der Erfolg von 22 Grad wird den Auftrag zu einem Minusgeschäft machen.

Wenn es zu Änderungswünschen kommt, können diese einvernehmlich zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart und bezahlt werden. Das nennt sich Änderungsmanagement oder, wenn die Sache strittig ist, Claim Management. Ein Handwerksbetrieb, z.B. im Baugewerbe, der mit großen Auftraggebern an Projekten arbeitet, sollte Verträge genauestens prüfen.

4) Fehlende Rechnungen – Todesstoß für das Handwerk

Klingt unwahrscheinlich, kommt aber regelmäßig vor. Ein Handwerksbetrieb versteht sich aufs Handwerken, aber manchmal nicht im Geringsten auf Verwaltung. Ein Büro-Chaos verhindert, dass Aufträge mit der Rechnungsschreibung beendet werden. Nach Ablauf der Verjährungsfrist knallen beim Auftraggeber die Sektkorken. Betriebe, die ihre Finanzen nicht im Griff haben, laufen auf ihren Untergang zu – in Industrie und Handwerk. Die Digitalisierung ermöglicht die Verknüpfung von Unternehmenssoftware und Online-Banking, allerdings wird dieser Service nicht ausreichend genutzt. Weiterbildung wird von sich geschoben und auf die ordentliche Handwerksausbildung verwiesen. Die Fachkenntnisse sind die eine Seite, die angemessene Bezahlung die andere. Passendes Büromanagement und entsprechende Berichtswesen mit Hilfe der richtigen Software sorgen für den passenden Geldeingang.

5) Keine Nachkalkulation – mangelnde Gewinnrechnung

Diese Todsünde rächt sich verzögert, aber heftig. Sie haben mit Ihrem Kunden einen Vertrag mit Festpreisangebot vereinbart. In manch einem Handwerksbetrieb wird die Leistung nicht exakt dokumentiert und keiner weiß, dass draufgezahlt wurde. Am Jahresende steht in der aktuellen Bilanz kein Gewinn und die GuV ist niederschmetternd. Die Frage ist groß: Warum bleibt nichts hängen trotz voller Auftragsbücher?

Die Anlage einer ordentlichen Nachkalkulation liefert wertvolle Informationen über die Kostendeckung eines Auftrags. Die Suche nach versteckten Kosten ist ohne die Auswertung nach Auftragserfüllung kaum möglich.

Wie schaut eine Mitkalkulation oder Nachkalkulation aus? In Berichtsbögen verzeichnen Sie die wesentlichen Angaben wie Kunde, Erstellungsort, Datum, Uhrzeiten etc. Ferner dokumentieren Sie, wie viele Mitarbeiter wie lange an der Erstellung mitgewirkt haben. Dazu erfassen Sie, welche Maschinen Sie wie lange verwendet haben und welches Material geliefert oder zurückgegeben wurde. Anhand dieser Dokumentation können Sie beim Material kalkulierte Einkaufskosten mit tatsächlichen Einkaufskosten abgleichen. Beiträge in Pauschalsummen von Verschnitt und Ausschuss sind genauso wichtig wie kalkulierte und tatsächliche Stunden Ihrer Mitarbeiter.

Zum Schluss vergleichen Sie den Auftragspreis mit dem tatsächlichen Zahlungseingang. Dieser Hinweis ist mir wichtig, da manches Gewerbe keinen Abgleich der Konten vornimmt. Nachträglich gewährte Skonti oder Rechnungskürzungen müssen Sie gewissenhaft eintragen, damit die Anlage eines Auftrags kostendeckend ist. Ohne Nachkalkulation fehlt Ihnen die Datenlage, um ihr Gewerbe kosteneffizient zu führen.

6) Kein Risikomanagement – unsichere Zukunft

Im Leben eines Handwerkers läuft wie bei jedem anderen nicht alles glatt: Schicksalsschläge können einen ereilen, Unvorhergesehenes kann passieren. Wohl dem, der sich mit den existenziellen Risiken auseinandergesetzt hat und für die schlimmsten Unglücke Vorsorge getroffen hat.

Warum ich das so theatralisch schreibe? Weil kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe oft überhaupt kein Gefühl für Risiken oder gar für ein systematisches Risikomanagement haben.

Was passiert, wenn Sie kein Risikomanagement haben? Im Alltag nicht bedrohlich ist die Tatsache, dass ein fehlendes Risikomanagement das Krediturteil von Analysten (z.B. der Creditreform) verschlechtert. Das bedeutet, dass Sie einen schlechteren Bonitätsindex bekommen. Das hat an vielen Stellen Auswirkungen: Sie bekommen z.B. schlechtere Kreditkonditionen mit höheren Zinsen oder ein Leasingvertrag hat schlechtere Konditionen oder wird abgelehnt. Ein Risikomanagement Ihres Handwerks sorgt für bessere Voraussetzungen in diesen Fällen, das sollten Sie nicht außer Acht lassen.

Was, wenn es nicht um den Kredit geht, sondern eine tatsächliche Katastrophe passiert? Viele Betriebe verschwinden vom Markt, weil sie unvorbereitet mit Krisen konfrontiert wurden, die bei Eintritt nicht mehr regulierbar waren. Wer als Handwerksmeister und Betriebsinhaber bei einem Unfall arbeitsunfähig ohne Vorsorge wird, hat ein ernsthaftes Problem. Beispiele gibt es genug im deutschen Raum…

7) Gemeinkosten – was für ein Zeug?

Kostenrechnung ist bei vielen Handwerken verhasst. In der Ausbildung zum Gesellen und Meister wird Wert auf die aktiven Themen des Handwerks gelegt und die Handwerksordnung geprüft. Unternehmensführung und Finanzplanung nehmen nur einen Bruchteil ein. Das rächt sich mit der Zeit, denn Kosten sinken selten und Unternehmer müssen darauf reagieren.

Wenn Sie einen Überblick über alle Kosten haben, können Sie mit verschiedenen Möglichkeiten Ihre Preise überprüfen. Häufig werden Kosten alter unnötiger Versicherungen und Mitgliedschaften übersehen. Das macht nur kleine Beträge aus, aber sammelt sich mit den Jahren zu einer großen Menge.

8 ) Keine Produktanalysen – machen wir schon immer so!

Dies ist ein typischer Fehler aller Unternehmensgrößen und Branchen, die auf dem Markt etabliert sind. Ehemals erfolgreiche Produkte werden nicht geprüft, ob sie weiterhin einen positiven Beitrag zum Unternehmensergebnis liefern, sondern werden mitgeschleift.

Es ist wichtig, Produkte am Ende ihres Lebenszyklus geordnet „sterben zu lassen“. Der Fachbegriff ist die Deinvestition. Das Kapital wird abgezogen und an sinnvollerer Stelle eingesetzt.

Um zu erkennen, welche Produkte rentabel sind, bedarf es genauer Analysen. Wertvolle Hinweise zur Investition oder Desinvestition gibt eine Portfolioanalyse zum Lebenszyklus von Produkten oder die BCG-Matrix zur Steuerung von Geschäftseinheiten (z.B. Service oder Errichtung).

Meine Tipps für Ihr Handwerk

Vertrauen Sie mir und machen Sie nicht diese unnötigen Fehler! Das Handwerk floriert, die Auftragsbücher sind voll, das soll sich für Sie lohnen! Die prozessorientierte Wirtschaft macht nicht vor dem Handwerk halt und die Industrie rüstet sich mit Digitalisierung für die Zukunft. Was in der Ausbildung jedes Handwerks zu kurz kommt, müssen Sie sich selbst aneignen. Artikel wie dieser sollen Betriebe für die Veränderungen fit machen. Fast jeder Handwerker hat das Zeug zum erfolgreichen Unternehmer – die Zeit dafür müssen Sie sich leider selbst verschaffen! Unsere Artikel beleuchten alle Aspekte der Unternehmensführung und helfen jedem Handwerker auf dem Weg zur Ausbildung zum erfolgreichen Betriebsinhaber.

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © Maksim Šmeljov

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