Organigramm erstellen – Planung, Umsetzung, Tipps & Tricks

Ein Organigramm hilft in allen Bereichen, die mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten zu tun haben. Die Organisation von mehreren Menschen bedarf Informationen, die eine sinnvolle Darstellung brauchen. In unserem Artikel finden Sie neben einer Excel-Vorlage erklärende Videos und Tipps fürs Management einer Hierarchie mit mehr als einer Abteilung.

Organigramm für alle, die keine Zeit haben (Ultra-Zusammenfassung)

• Ein Organigramm bringt Struktur ins Unternehmen und ist die Basis für systematische Verbesserungen.
• Organigramme zeigen die formale Hierarchie im Unternehmen und verschleiern informelle Hierarchien („graue Eminenz“).
• In der Krise fordern Banken und Kapitalgeber Organigramme als Strukturnachweis.
• Die Erstellung eines Organigramms dauert abhängig von der Informationsdichte zwischen 15 und 30 Minuten pro 10 Mitarbeiter.
• Es gibt verschiedene kostenlose und kostenpflichtige Software, die bei der Erstellung eines Organigramms hilft.
• Für Hartgesottene: Organigramm Teil 2 – Die Realität ist viel schlimmer…

Für alle Leser, die mehr Zeit haben, folgt hier der umfassende Artikel. Viel Freude beim Lesen!

Warum ein Artikel über Organigramme?

Sucht man „Organigramm erstellen“, bekommt man zuerst Anleitungen, wie man ein Organigramm technisch umsetzt. Es gibt Videos, wie man mit Excel, Word, PowerPoint oder anderen Office-Programmen ein Organigramm erstellen kann.

Auf der anderen Seite findet man bei den großen Suchmaschinen die Organigramme von Behörden oder halbstaatlichen Institutionen.

Meiner Meinung nach ist das zu kurz gegriffen und deshalb möchte ich Ihnen hier eine Anleitung zur Erstellung eines Organigramms geben und Informationen zur Aufbauorganisation allgemein. Dieser Artikel soll Ihnen helfen, ein Organigramm besser zu verstehen und anschließend selbst zu erstellen.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Thema Organigramm umfasst:

• die Planung eines Organigramms
• die Umsetzung eines Organigramms mit Video-Tutorials
• Tipps & Tricks, auf was man achten sollte.

Was ist ein Organigramm?

Das Wort Organigramm ist die Zusammenfassung von Organisation und Diagramm. Es ist damit die grafische Darstellung der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Zur Visualisierung bedient man sich bestimmter Symbole, die im Regelfall die Linienstellen als Kästchen und unterstützende Stellen (Stabsstellen) als Kreise darstellt.

Ein Organigramm hält die Organisation in Betrieben sichtbar fest: Jeder Mitarbeiter erkennt im Organigramm sofort, wo er im Gesamtgefüge steht. Das Management kann jede Abteilung auf ihre Zusammensetzung überprüfen und bei Ausschreibungen beachten.

Warum braucht man ein Organigramm?

Das ist eine gute Frage! Es gibt unzählige Betriebe, die kein Organigramm haben und gut zurechtkommen. Ähnlich wie bei Mission und Vision findet sich selten ein großes Unternehmen ohne Organigramm.
Ein Organigramm hilft, den Überblick zu behalten und legt festgelegte Verantwortlichkeiten fest.

Neben der (visuellen) Darstellung der Struktur eines Unternehmens kann ein Organigramm helfen,

• kaufmännische Software (sogenannte ERP-Systeme) einzuführen und Zugriffsrechte zu verwalten.
• durch Delegation Aufgaben von der Geschäftsführung „nach unten“ abzugeben und damit für Entlastung zu sorgen. Klassisches Beispiel: die Personalabteilung führt Aufgaben aus, die in kleinen Unternehmen typischerweise der Chef erledigt, wie die Personalplanung.
• die Führung von Teams zu erleichtern. Mehr als 15 Personen lassen sich schwerer führen, hier empfiehlt sich eine weitere Teilung.
• Dritten schnell einen Überblick über das Unternehmen zu geben und eine gute Organisation zu zeigen. Beispiel: ein Organigramm als Teil der Unterlagen für die Bewilligung eines größeren Kredites für eine neue Halle.

Gerade der letzte Punkt „Kreditentscheidung bei der Bank“ ist nicht zu unterschätzen. Wenn das Unternehmen finanziell gesund ist, dann bekommt es in der Regel ohne Organigramm den Kredit für die neue Halle. Wenn sich das Unternehmen in der Krise befindet, dann wird sich eine Ausweitung des Kontokorrent ohne Organigramm schwer gestalten bis nahezu unmöglich sein. Erstellen Unternehmer ein Organigramm in guten Zeiten, müssen sie es bei Mitarbeiterwechseln aktualisieren und es liegt in der Schublade. In Krisen fehlt dagegen die Zeit, um ein Organigramm zu malen.

Definition von Begriffen zum Organigramm

Überlegungen zur Planung eines Organigramms

Bevor wir uns Papier und Bleistift nehmen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie gerne darstellen möchte. Dieser Schritt ist zwar an sich logisch, birgt aber unter Umständen die Basis für erhebliche Grundsatzdiskussionen.

Beispiele für solche Überlegungen:

• Will man die Bereiche auf einer abstrakten Ebene darstellen? Stichworte sind hier: Vertrieb, Einkauf, Produktion, Rechnungswesen, Geschäftsführung
• Möchte man die Bereiche mit weiteren Informationen ergänzen? Stichworte sind hier: Name des Bereichsleiters, Bild des Bereichsleiters, email-Adresse etc.
• Sollen Standorte angegeben werden? Es könnte sein, dass die Produktion nicht am Ort der Verwaltung ist.
• Sollen Untergruppen aufgeführt werden? Bis zu welcher Ebene? Maximal findet sich in einem Organigramm jeder Mitarbeiter mit einem Bild wieder.
• Sollen Hauptaufgaben der jeweiligen Person ergänzt werden? Hier kommen wir in den Bereich des Wissensmanagements. Damit wäre es jedem Mitarbeiter möglich, schnell Ansprechpartner zu finden.

Diese Planungsaufgabe sollte nicht unterschätzt werden und in Unternehmen mit einem Betriebsrat mit diesem abgestimmt sein. Schließlich geht es bei Namen und Tätigkeiten um den Datenschutz der Mitarbeiter.

Ratschlag zur Planung von Organigrammen

Hilfsmittel für eine Darstellung von Organigrammen:

Wie bekommen wir diese ganzen Informationen zu jeder Abteilung dargestellt? Die Lösung teilt sich zunächst in zwei große Gruppen:

1. Analog mit Papier und Stift
2. Digital mit Software

Wenn Sie sich im Handwerksbetrieb einen ersten Überblick verschaffen wollen bzw. überlegen, wie das Organigramm aufzubauen ist, dann rate ich zu Stift und Papier. Diese Vorgehensweise hat entscheidende Vorteile:

• Sie bekommen schnell Resultate. Man sieht mit Papier und Stift schneller Strukturen und kann leichter etwas zu Papier bringen. Sie brauchen keine Installationen und starre Eingabemasken von Softwareprodukten.
• Das Organigramm kann schnell verändert werden und lebt in der „Entwicklungsphase“. Mit einer Moderationswand oder einer freien Wand im Büro und Klebezetteln erstellen sie ein Organigramm mit freier Größeneinteilung. Der Vorteil ist eine hohe Flexibilität, wenig Kosten und problemloses Arbeiten mit mehreren Personen. Nachteile sind die fehlende Digitalisierung und der Zwang zum Fotografieren – jeder Zettel fällt früher oder später. Abhängig von der Handschrift kann die Lesbarkeit schwierig werden.

Übergang von analogem zum digitalen Organigramm

Wenn Ihnen die Papier- oder Wandvariante nicht ausreicht, kommt jetzt der nächste Schritt: Eine digitale Variante, die das Organigramm darstellt. Bei den Softwareangeboten hierfür finden sich drei verschiedene Abteilungen;

1. Diverse Mal- und Bildbearbeitungs-Softwatre
2. Intelligente Arbeitshilfen und spezielle Software zur Organigramm-Erstellung
3. Jedes Programm, das einen Organigramm-Bau ermöglicht, obwohl es nicht seine Primäraufgabe ist.

Wir kümmern uns um die ersten beiden Gruppen – glauben Sie mir: Die Arbeitszeit, die es kostet, mit dem falschen Programm ein Organigramm zu erstellen, ist die Installationszeit einer Free-/Shareware wert.

Die Darstellungs-Programme im weitesten Sinne

Malwerkzeuge sind eine feine Sache. Mit Formen werden Sie optimal unterstützt, ein paar Kästchen in die richtige Reihenfolge zu bringen. Das schaut für weniger aufwändige Betriebe die schick aus und braucht wenig Zeit. Allerdings wird es problematisch, wenn es um mehrere Abteilungen und komplexere Darstellungen geht. Der Entscheidende Vorteil dieser Programme ist, dass es sie kostenlos gibt oder wie das Microsoft Office als Arbeitsprogramm im Unternehmen vorhanden ist. Vorteile von Schreibprogrammen, einfacher Bildbearbeitung etc.: Sie bekommen Ihre Abteilungen dargestellt – bei komplizierten Aufbauten wird es schwierig. Eine Alternative sind Programme, die als Demo-Version gut zu verwenden sind. Wir haben uns für Sie durch verschiedene Software-Alternativen durchgetestet.

Kommerzielle und freie Angebote zur Darstellung von Organigrammen:

Die Microsoft Office-Familie (v.a. Visio, Excel, Word & PowerPoint) bietet unterschiedliche Möglichkeiten für Organigramme. Wenn Sie eine Lizenz des Office-Pakets besitzen, probieren Sie unsere Vorlage aus oder testen Sie die SmartArt-Möglichkeiten. Als freie Alternativen, zumindest in der Basis-Version haben sich Programme wie Xmind oder Freemind bewährt, die auch zum Mind Mapping geeignet sind.

Intelligente Softwareprodukte zur Erstellung eines Organigramms:

Hierbei handelt es sich um Software, die neben der grafischen Darstellung z.B. Berechnungen der Daten zulässt. Gemeint ist z.B. die Anzahl der geführten Personen als Summe aller Untergebenen. Für die Personalabteilung interessant kann das Verhältnis von Männern zu Frauen sein. Je nachdem in welcher Hierarchieebene Sie sich befinden, werden diese Zahlen dynamisch angepasst. Zusätzliche haben diese Werkzeuge oft eine Importschnittstelle zu bekannten ERP-Systemen (direkte Datenübernahme z.B. aus SAP möglich). Simulationen wie Entwicklung der Abteilungen mit verschiedenen Personalständen etc. sind in diesen kostenpflichtigen Softwarepaketen möglich. Wollen Sie diese Hilfe verwenden, kommen Sie kaum an kostenpflichtigen Angeboten herum. Empfehlenswert sind z.B.:

• Ingentis org.manager
• OrgPlus

Beispiele für die Erstellung von Organigrammen:

Video-Tutorial: Organigramm erstellen mit Excel (Smart-Art)

In dieser Anleitung zeige ich Ihnen, wie man mit Excel 2010 und Smart-Art sinnvoll Organigramme erstellen kann.

Video-Tutorial: intelligentes Organigramm erstellen mit Excel

Mit Excel kann man zusätzlich intelligente Organigramme erstellen, wenn man auf die Smart-Art-Funktion verzichtet. Diese Art der Erstellung dauert deutlich länger, dafür können Sie Führungsspannen und vieles mehr automatisch berechnen lassen.

Ein Organigramm als Infografik

Kritik und Nachteile von Organigrammen

Es gibt mehrere Kritikpunkte zum Thema Organigramme, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte. Wir reden nicht nur von der Erstellung, sondern einer Arbeitsweise, die von visualisierten Hierarchien beeinflusst werden kann.

Organigramme verlangsamen

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor von jungen Unternehmen oder Start-Ups ist die Schnelligkeit, mit der Entscheidungen getroffen werden. Haben Sie dagegen starrere hierarchische Strukturen geschaffen, kann das visualisierte Organigramm diese Schnelligkeit abbremsen. Es gibt definitiv eine Reihe von – v.a. börsennotierte Unternehmen – die mit einer klassischen hierarchischen Führung erfolgreich sind. Anders sieht das aus, wenn ein Unternehmen viele Spezialisten sammelt. Dieser Wissens-Pool wird eher flach hierarchisch arbeiten und spiegelt sich in vielen Handwerksbetrieben. Jeder Mitarbeiter hat die gleichen Ausbildungsinhalte gelernt, besitzt im Team aber seine Spezialisierung, denn nicht jeder:

• Maler ist gleichermaßen gut in der Verarbeitung bestimmter Materialien.
• Zimmermann kann jede Art Dachstuhl gleich gut bearbeiten (Sanierung im Gegensatz zu Neubau, Fachwerkhaus im Vergleich zur Maschinenhalle).

Eine Idee wäre es, keine oder sparsame Organigramme zu erstellen, sondern ein Pool-Modell. In diesem Modell werden die „Fähigkeiten“ der einzelnen Mitarbeiter dargestellt, um diese Fähigkeiten in den Prozessen, also den betrieblichen Abläufen, sinnvoll zu kombinieren. Solche Fertigkeiten-Modelle habe ich in Handwerksbetrieben (z.B. im Baugewerbe aber auch im Bäckerhandwerk) erfolgreich eingesetzt. Auf diese Art ist z.B. eine gezielte Personalentwicklung durch Schulungen oder Anleitung während des täglichen Arbeitens möglich.

Organigramme fördern Abteilungsdünkel

Organigramme können dazu beitragen, dass die jeweiligen Leiter der Einheiten nur noch interessiert, was innerhalb ihres Bereiches passiert. Alle Abläufe davor oder danach werden ausgeblendet. Das kann so weit gehen, dass keine Entscheidungen mehr getroffen werden können. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Weil der Einkaufsleiter seine Zustimmung für die Beschaffung der benötigten Bleistifte für die Abteilung „Produktionsplanung“ verweigert, steht diese Abteilung still. Die Begründung im Einkauf ist, dass man erst „strategisch darüber nachdenken müsse, ob Bleistifte die richtige Art Stifte sei“. Da diese grundlegenden Portfolio-Entscheidungen die ureigenste Aufgaben der Einkaufsabteilung sind, geht nichts vorwärts… Sie mögen den Kopf schütteln, aber ich habe das alles erlebt.

Organigramme setzen oft falsche Anreize

Motivation vieler ehrgeiziger Menschen ist es, im Organigramm ein Kästchen nach oben zu rutschen. Das Dilbert-Prinzip beschreibt, wie unfähige Mitarbeiter nach oben weggelobt werden – dort könnten sie weniger Schaden anrichten. Was heißt das für die Praxis?

Um nach oben zu kommen, treffen Führungskräfte Entscheidungen, die innerhalb ihres Bereiches äußerst gute Auswirkungen haben. Das Problem dabei: das Vorgehen bringt für das Gesamtunternehmen oftmals größere Probleme mit sich. Ein ähnlicher Mechanismus wie beim Abteilungsdünkel greift um sich und führt zu einer „Ich zuerst“-Mentalität.

Fazit und Zusammenfassung zum Thema Organigramme

1. Organigramme helfen einen (visuellen) Überblick über einen Unternehmenssaufbau zu bekommen. Besonders in der Einarbeitung unerlässlich!
2. Man kann Organigramme gut mit Papier und Bleistift, mit kostenloser Software aber auch mit Unternehmenssoftware erstellen. Entscheidungsmaßstab ist vielfach die Unternehmensgröße. Für die einfachen Organigramme sind im Beitrag Tipps und Anregungen und unter dem Artikel eine Download-Vorlage.
3. Organigramme decken die bestehende Struktur auf. Sie können Probleme zementieren und Hierarchien festigen, aber auch Ausgangsbasis für eine fruchtbare Organisationsentwicklung sein. Dies liegt weniger am Organigramm selbst, denn am Willen der Beteiligten zur kontinuierlichen Verbesserung.
4. Es gibt Methoden Denkansätze, die Überlegungen wert sind, ob sie nicht eine bessere Alternative zum klassischen Organigramm darstellen, z.B. die Rollen im Prozessmanagement als horizontale Ordnung.

Mit diesem umfangreichen Beitrag zum Thema „Organigramme“ wollte ich einige Impulse setzen für eine individuell passende Organisationspolitik und Organisationsarbeit im eigenen Unternehmen.

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © contrastwerkstatt

Schneller Organigramme erstellen: die Excel-Vorlage für Sie!