8 Arten der Verschwendung – auch in Ihrem Unternehmen!

Was ist Verschwendung?

Wert im Gegensatz zu Verschwendung

Um die 8 Arten der Verschwendung im Unternehmen zu sehen, setzen Sie sich idealerweise mit dem Begriff der Verschwendung und den Lean Prinzipien auseinander. Aber was ist Verschwendung, oder muda, wie es auf Japanisch heißt? Verschwendung ist das Gegenteil von Wert und Wertschöpfung. Was das dann alles bedeuten kann, erläutern wir in diesem Beitrag.

Wert und Wertschöpfung

Wert ist, wofür mich der Kunde schließlich bezahlt. Das heißt: Alles, was wertsteigernd in das Produkt oder die Dienstleistung einfließt und den Preis ausmacht, ist deswegen Wert. Es gibt drei Möglichkeiten: Verschwendung, Unterstützung und Wertschöpfung. Die letzten zwei werden vom Kunden akzeptiert, das erste mindert den Gewinn.

Verschwendung ist der Ge-/Verbrauch von Ressourcen, Arbeitszeit und -kraft ohne wertsteigernden Nutzen. Damit bezahlt der Kunde, was ihm keinen Wertzuwachs beschert oder findet bei der Konkurrenz einen günstigeren Preis.

Die acht Arten der Verschwendung im Video erklärt!

Alle acht Arten der Verschwendung mit weiteren Beispielen aus unserer Beratungspraxis erfahren Sie in unserem Video zu muda. Wir sind gespannt, ob Sie das ein oder andere aus Ihrem Betrieb kennen oder ganz andere für die Katz‘-Beispiele für uns haben!

Ein Beispiel aus dem Einzelhandel:

Gehe ich in ein Fachgeschäft und lasse mich dann über ein Produkt beraten, bin ich Kunde. Für die erhaltene Leistung zahle ich deshalb bereitwillig. Nicht als „extra Gebühr“, sondern indirekt über den Preis des Produktes. Aus diesem Grund ist das Produkt im stationären Fachhandel teilweise teurer als bei einem Online-Shop. Die Wertschöpfung durch richtiges Sortiment und gute Beratung rechtfertigen dabei die Differenz. Überlegen Sie sich doch kurz, was Sie im Wertstrom alles im Produktpreis verrechnen:

• Der Fachhändler sucht zuerst nach der Telefonnummer eines Zwischenhändlers oder des Produzenten.
• Der Büroangestellte druckt die eMail-Eingangsrechnung zuerst aus – das kostet Toner, Papier, Strom, Zeit.
• Das passiert und dann im abschließenden Schritt tippt die Buchhaltung die wichtigen Informationen in das nächste Programm händisch ein.
• Das Werbeangebot mit hoher Stückzahl vor zwei Monaten war doch zu verlockend? Jetzt verramschen Sie diese Ladenhüter mit Verlust.

All diese Kosten zahlt dann der Preis des Produktes mit. Die Deckungsbeitragsrechnung macht das teilweise noch sichtbar, doch deutlicher wird es in den Gemeinkostenzuschlägen der Vollkostenrechnung. Jede Art der Kostenrechnung bildet die Kostenstruktur nach dem eigenen Ziel ab, im Wertstrom erfassen Sie dagegen alles von A bis Z.

Will ich denn als Kunde all das bezahlen? Was habe ich davon, wenn der Betrieb eine Telefonnummer lange sucht oder die Buchhaltung rückständig arbeitet?

Rechnen Sie diese Kosten aus dem Produkt heraus, wäre es doch deutlich günstiger. Wenn alle Funktionen und Eigenschaften bestehen bleiben, steigt meine Begeisterung als Kunde nach dem Kano-Modell.

Auf eine einfache Aussage gebracht, bedeutet das deswegen:

Verschwendung ist das Gegenteil von Wert.

Alles, was keinen Wert für mich als Kunde erzeugt, ist dann Verschwendung und in der Sprache des Lean Management muda.
Wo Verschwendung Wert im Wertschöpfungsprozess aber überall vernichtet, ist hier mit den 8 Arten der Verschwendung erfasst. Auf diese gehen wir dann gleich noch genauer ein!

Kunde und interner Kunde

Wen wir mit einem Kunde meinen, ist doch in den meisten Fällen klar: Derjenige, der mein Produkt kauft. Der bei mir in der Metzgerei steht und dann 250 Gramm Aufschnitt will. Oder der meine Dienstleistung kauft, wie gerade der Herr auf dem Friseurstuhl. Oder der mich für ein Projekt beauftragt, beispielsweise für einen neuen Dachstuhl.

Denken Sie an ein Krankenhaus, dann wird es deutlich kniffliger. Denn wer ist hier der Kunde? Der kranke Patient oder doch die Krankenkasse, die zunächst für die Behandlung aufkommt (und im Umkehrschluss die Solidargemeinschaft)?

Richtig schwierig wird es, wenn Sie den Begriff des Kunden um den internen Kunden erweitert. Der interne Kunde ist, wer eine Leistung aus meinem Prozess abnimmt, um sie dann weiterzuverarbeiten.

Beispiel:

Ein Außendienstler besucht einen (externen) Kunden und fasst die Ergebnisse des Gesprächs danach in einem Besuchsbericht zusammen. Diesen sendet er an den Innendienst, der auf Basis des Berichts anschließend ein Angebot erstellt. Hier ist der Innendienstler deswegen der interne Kunde des Außendienstes. Liefert der Außendienstmitarbeiter schlechte Qualität ab (unleserlicher Bericht, unvollständige Angaben oder ähnliches) kann der Innendienst deshalb kein vernünftiges Angebot schreiben.

Aber wir vergessen den internen Kunden im Unternehmen häufig: Erkennbar wird er mit systematischen Prozessmanagement wie durch einen SIPOC. Es handelt sich dabei um ein Lean Management Tool, das einen Prozess abbildet: mit den Kategorien Lieferant – Eingang – Prozess – Ausgang – Kunde oder englisch Supplier-Inputs-Process-Outputs-Customers.

Vermeidbare Verschwendung / unvermeidbare Verschwendung

Vermeidbare Verschwendung sind Tätigkeiten oder Ergebnisse, die wir eigentlich komplett eliminieren können, ohne den Wert für den Kunden damit negativ zu beeinflussen.

Beispiele für vermeidbare Verschwendung:

• Verschnitt durch Nachlässigkeit
• Verderben von Ware durch Überbestand oder mangelhafte Lagerung
• Suchzeiten für Unterlagen / Waren / Dateien, die einen Griff oder mit wenigen Clicks zur Hand wären

Jeder Mensch, jeder Betrieb kennt doch diese Art von Verschwendung. Mit mehr Organisation und Planung, z.B. mithilfe von QRM, ist sie überflüssig und vermeidbar. Im Gegensatz gibt es Verschwendung, beispielsweise von Zeit, die zwar minimierbar und nicht eliminierbar ist.

Unvermeidbare Verschwendung erzeugt dabei keinen Wert aus Sicht des Kunden. Sie mindert Ihren Gewinn aus guten Gründen und ist deswegen in Maßen richtig und wichtig.

Beispiele für unvermeidbare Verschwendung:

• Gesetzliche Auflagen wie Statistiken oder Meldepflichten
• Buchhaltung als reiner Verwaltungsvorgang
• Rüstzeiten
• Technologische Beschränkungen

Die unvermeidbare Verschwendung mindern Sie dabei konsequent durch Optimierung auf das mögliche Minimum. Lean Games helfen Ihnen, spielerisch gegen Verschwendung anzugehen! Mit Gemba Walks lernen Sie vor Ort die Probleme kennen und entscheiden nicht über die betroffenen Mitarbeiter hinweg. Das Prinzip des Shopfloor Managements arbeitet mit dem Team an visualisierten Zuständen und Zielen, durch Coaching Kata lernen ihre Teamleiter dabei die beste Methode. Manchmal fehlt die Lösung für ein Problem, weil die Ursache nicht klar erkennbar ist. Mit dem Ishikawa Diagramm und der 5-Why-Methode erstellen Sie mehrere Perspektiven und finden neue Möglichkeiten!

Welche Arten der Verschwendung gibt es?

In der „klassischen“ Lehre des Lean Management gibt es sieben Arten der Verschwendung. Diese Verschwendungsarten beschrieb als erstes Toyota in Japan systematisch. Aus diesem Grund nutzen wir den japanischen Ausdruck muda für Verschwendung. Damit einhergehend steigt der Wert der Mitarbeiter und die Erkenntnis, wie wichtig sie für den Erfolg eines Unternehmens sind.

Überproduktion

Wird mehr produziert, als der Kunde abnimmt, sprechen wir von Überproduktion. Überproduktion führt grundsätzlich zu mehr Lagerbeständen oder zu Ausschuss. Der Grund für Überproduktion liegt in dem Ziel, Anlagen optimal auszunutzen. Es entstehen Losgrößen, die eine technische Anlage optimieren und nicht dem Kundenwunsch entsprechen. Ein gegenläufiger Trend ist die Lean Production mit Einsatz des Pull Prinzips.

Ein Beispiel aus dem Bäckerhandwerk:

Ein Bäckermeister bestückt den Ofen mit Brotlaiben und backt die Menge Brot. Er nutzt den Ofen optimal aus, weil die Produktion ein optimales Los berechnet. Das Brot verkauft sich bis zum Abend in der Bäckerei nicht in Gänze. Da es „alt“ ist, wird es mit Rabatt, das heißt mit Verlust am nächsten Tag verkauft oder zu Tierfutter verarbeitet. (Wen interessiert, was mit unverkauftem Brot passiert, findet hier einen passenden Artikel.).

Ein Beispiel aus dem Buchhandel:

Verlage produzieren in großen Stückzahlen Bücher. Über die „optimale“ Losgröße ist das einzelne Buch preiswert in der Herstellung. Die Buchhändler bestellen die Bücher. Was sie innerhalb einer gewissen Zeit nicht verkaufen, senden die Buchhändler an die Verlage zurück. Über diese sogenannte Remission erhalten die Buchhändler eine Gutschrift. Die Bücher, die der Verlag nach einer gewissen Zeit nicht verkauft, gehen in die Papierpresse.

Bestände

Bestände tauchen in vielen Facetten auf. Als Rohmaterialien am Anfang der Wertschöpfung, als Zwischenprodukte in der Bearbeitung oder als Fertigprodukte am Ende der Wertschöpfungskette. Hohe Bestände sind in der Regel ein Zeichen, dass bestimmte Schritte der Wertschöpfungskette nicht optimal laufen. Das Problem liegt in Einzelfällen an dem Schritt, der den hohen Bestand aufbaut. Der Wert hoher Lagerbestände überträgt sich nicht auf die Produkte außer im Preis für Lager, Strom und Bewegung. Mit einem Betriebsrundgang beginnen Sie diese Probleme wahrzunehmen.

Beispiele aus Handwerk und KMU:

• Das Ersatzteillager eines KFZ-Betriebes führt viele Ersatzteile, weil wir nicht in der Lage sind, rechtzeitig das benötigte Ersatzteil zu beschaffen.
• Ein Werkzeughandel hält 150 Akkuschrauber des gleichen Typs vor, weil die Industrie „gerade ein gutes Angebot machte“.
• Im eMail-Eingang befinden sich 300 ungelesene Nachrichten, weil wir mehr Informationen bekommen, als wir verarbeiten. Digitale Massen übersehen wir gerne, eine Ablagestruktur sorgt für Überblick! → siehe Überproduktion.
• Im Eingangskorb türmen sich 28 Eingangsrechnungen, die wir noch umfassend prüfen werden und uns die Ressourcen jetzt fehlen.

Besser zuviel als zuwenig, oder? Bedenken Sie: Hohe Bestände führen zu Problemen. Sie binden viel Kapital im Lager trotz des Risikos, dass Waren verderben. Bei hohen Stückzahlen fallen Ihnen Qualitätsmängel deutlich später auf (beispielsweise nach der Produktion von 1.000 Paar Bratwürste). Ein weiteres Problem: Hohe Bestände brauchen Bewegung und Umschichten, beschädigen leicht und verzögern die Arbeitsprozesse. Zusätzlich sind sie eine Quelle der Frustration der Mitarbeiter: Die Berge werden nicht weniger, die Hoffnung auf Besserung schwindet.

Wartezeit und Liegezeit

Wartezeit bedeutet, dass Mitarbeiter warten. Während sie warten, sind sie nicht produktiv und wertschöpfend. Und wir warten wahnsinnig viel. Auf die Rückmeldung eines Vorlieferanten über die aktuellen Preise, auf die Entscheidung des Vorgesetzten, auf die Zulieferung des Kollegen.

Liegezeit ist das Gegenstück aus Sicht des Materials. Rohmaterial liegt im Lager, durch zu große Lose stapeln sich Halbfertigteile, das Versandlager quillt über.

Was heißt das? Papierstapel haben Liegezeit, ungelesene eMails haben Liegezeit. Bücher stehen in Regalen und warten auf Kunden, Mitarbeiter warten auf das Hochfahren des Computers. Wir warten in Schlangen vor dem Postschalter, wir warten auf Päckchen, wir warten im Stau. Wir warten.

Das alles ist Verschwendung pur. Verschwendung von Lebenszeit und das frustriert Mitarbeiter am meisten.

Unnötige Bewegung

Bewegung ist gesund und zu viel unnötige Bewegung frisst Ihren Gewinn. Ein mir bekanntes Unternehmen besitzt einen schön gestalteten Verkaufsraum. Die Ware präsentiert sich ausgepackt dem Kunden. Dieser kann die Ware in die Hand nehmen und hat buchstäblich „alles im Griff“.

Die Transportkoffer für die Ware lagern zentral, weil sie im Verkaufsraum zu viel Platz beanspruchen. Jedes Mal, wenn ein Kunde ein Produkt kauft, läuft der Verkäufer durch das ganze Werksgelände zum Lagerplatz für die Koffer. Er sucht den richtigen Koffer und kommt damit zurück. Was für eine Verschwendung von wertvoller Arbeitszeit!

Anderes Beispiel:

Ein Zimmereibetrieb packt seinen Lastwagen am Morgen und fährt auf die Baustelle. Dort stellen die Mitarbeiter fest, dass die Schrauben nicht reichen und zwei Gesellen (!) fahren zum Eisenwarenhändler, um Schrauben zu holen.

Hier fressen Verkaufsraum und Arbeitsvorbereitung äußerst viel Zeit und Energie, die durch mehr Bewegung kompensiert werden.

Es geht kleiner: Dem Arbeitsplatz fehlt eine ergonomische Einrichtung und der Zugriff zu manchen Dingen ist unpraktisch. Hier sehen Sie den Garant für unnötige Arbeitsunfälle. Jeder verdreht sich lieber, streckt und verrenkt sich als eine Sekunde zu opfern um den sinnvollen Weg zu gehen. Wenn der Abrechnungsordner oben im Regal steht, heißt das die sperrige Leiter holen und bitte nicht Seiltanz auf dem Drehstuhl! Lieber riskieren Mitarbeiter einen Sturz, oder entgegen fallende Ordner inklusive geklemmte Nerven. Organisieren Sie sich lieber, dass alle Dinge ihren Platz besitzen und jeder gesund seiner Arbeit nachgehen kann.

Unnötige Transporte

Es wird transportiert, was sich transportieren lässt. Rohmaterial wird zur den einzelnen Bearbeitungsstationen transportiert. Der Kurier trägt Umlaufmappen zu den Büromitarbeitern. Fertigprodukte landen im Container und reisen um die ganze Welt. Butter aus Mecklenburg nach Italien, Spielzeug aus China nach Europa. Es lebe der Transport!

Was wir gerne übersehen: Transport ist nicht gerade wertschöpfend und in den meisten Fällen umweltfeindlich. Transport kostet viel Geld und viel Zeit. Ein lohnenswertes Ziel ist es, den Transport zu minimieren. Gerade innerbetrieblich kostet er viel Zeit und verursacht Wartezeiten bei den Mitarbeitern und Liegezeit bei den Gütern.

In einem von mir beratenen Betrieb gab es ursprünglich folgenden Prozess:

1. Brief kommt verschlossen zum Senior Chef.
2. Der Senior Chef öffnet Brief und begutachtet die darin enthaltene Eingangsrechnung.
3. Die Senior Chef gibt Eingangsrechnung an Senior Chefin.
4. Senior Chefin stempelt Eingangsrechnung mit Eingangsdatum.
5. Die Senior Chefin trägt Eingangsrechnung zum Posteingang des Verwaltungsleiters.
6. Der Verwaltungsleiter sichtet Stapel von Eingangsrechnungen in seinem Eingangskorb und sortiert nach „Einfach“ / „Schwierig“.
7. Verwaltungsleiter trägt einfache Eingangsrechnungen zur Mitarbeiterin.
8. Mitarbeiterin bearbeitet einfache Eingangsrechnungen und heftet diese in „offen“ ab.
9. Verwaltungsleiter bearbeitet schwierige Eingangsrechnungen und heftet diese unter „offen“ ab.
10. Ordner mit „offenen“ sprich unbezahlten Eingangsrechnungen geht zurück an Senior Chefin.
11. Die Senior Chefin prüft Fälligkeit der offenen Rechnungen und weist diese zur Zahlung an.
12. Senior Chefin heftet angewiesene Rechnungen von „offen“ in Ordner „bezahlt“.

Glauben Sie mir: Ich erfinde KEINE Fantasiegeschichte! Das passiert in deutschen Büros. Soviel zum Thema Verschwendung (von Arbeitszeit) im Büro.

Überbearbeitung / Falsche Verfahren / Falsche Prozesse

Gerade lasen Sie ein eindrucksvolles Beispiel für unnötigen Transport. Der Prozess „Eingangsrechnung“ ist des Weiteren ein Paradebeispiel für falsche Prozesse beziehungsweise Überbearbeitung. Welchen Mehrwert hat es, wenn der Senior Chef die Rechnung begutachtet und die Senior Chefin die Rechnung abstempelt?

Es gibt noch viele weitere Beispiele für Überbearbeitung:

Das Schleifen von Dachbalken, die hinterher keiner mehr sieht. Das Ausdrucken von Rechnungen, die elektronisch (beispielsweise als PDF) vorliegen. Die erforderliche Zustimmung über drei Vorgesetzte für ein Päckchen Bleistifte. Das händische Einbuchen von eingehender Ware anstelle der Verarbeitung elektronischer Lieferscheine (Stichwort: Digitalisierung).

Ausschuss & Nacharbeit

Die letzte, der klassischen sieben Verschwendungen, ist Ausschuss und Nacharbeit. Wer von uns druckt nicht einen Brief aus, um direkt noch einen Tippfehler zu entdecken. Der Brief landet im Müll. Die Druckkosten (~ 13 Cent) sind reiner Verlust. Der Klassiker: Eine eMail mit Anhang verschicken und die zweite hinterher – mit dem vergessenen Anhang? Jeder Handwerker musste nach Abschluss der Arbeiten zurück zum Kunden, weil der Kunde korrekterweise die Arbeit beanstandete. Diese Nacharbeiten lassen einen knapp kalkulierten Auftrag unrentabel werden. Die Nachkalkulation, die Kosten für Ausschuss und Nacharbeit sichtbar macht, vernachlässigen viele Unternehmer. Im Lean Management und spezieller im Six Sigma gibt es eine eigene Kennzahl: First Time Right (FTR) oder First Pass Yield (FPY) genannt. Zu Deutsch: Beim ersten Versuch richtig / korrekt.

Ich stelle Ihnen die Gewissensfrage: Messen Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer Prozesse und Abläufe? Vor allem die Abläufe und Prozesse im Büro und in der Verwaltung?

Nicht genutzte Talente / ungenutzte Fähigkeiten

Neu und direkt bewährt befasst sich die achte Art der Verschwendung mit den Mitarbeitern: nicht genutzte Talente und ungenutzte Fähigkeiten. Alle Ihre Mitarbeiter haben eine Vorgeschichte und alle haben besondere Stärken außerhalb des engen Tätigkeitsfeldes in Ihrem Unternehmen.

Da gibt es Mitarbeiter, die als Vereinsvorstände großartig organisieren. Mitarbeiter, die in den sozialen Netzwerken tausende Follower haben. Da gibt es Kreative, die Musik machen oder wahre Wunderwerke basteln. Sie alle haben Fähigkeiten, die Ihnen in Ihrem Unternehmen entgehen.

Fördern Sie Fähigkeiten und Talente von Mitarbeitern systematisch uns setzen Sie diese ein? Wenn nicht, entgehen Ihnen viele Chancen. Es staut sich der Frust bei den Mitarbeitern. Ihre Mitarbeiter zu fördern, fördert eine gesunde Unternehmenskultur!

Wie wirkt sich Verschwendung aus?

Verschwendung aus Sicht des Kunden

Verschwendung wirkt sich aus Sicht des Kunden auf mehreren Ebenen aus. Ein Produkt / eine Dienstleistung ist teurer, als sie ohne Verschwendung wäre. Jeder gibt sein Geld einmalig aus – der Preis spielt ein ein entscheidendes Kaufkriterium.

Daneben verlängert Verschwendung wie die Wartezeit und Liegezeit, die gesamte Durchlaufzeit zur Erbringung der Wertschöpfung. Kunden werden heute zunehmend ungeduldig und wollen das Produkt, die Dienstleistung schnell „in den Händen halten“. Die Bereitschaft ist da, einen höheren Preis zu bezahlen.

Verschwendung aus Sicht des Unternehmens

Aus Sicht des Unternehmens bedeutet Verschwendung niedrigere Margen und Gewinne. Bei einem fest erzielbaren Preis vermindert die Verschwendung Ihre Marge. Daneben schaffen die bestehenden Ressourcen (Maschinen und Mitarbeiter) durch die lange Durchlaufzeit weniger Aufträge. Ihre Mitarbeiter entwickeln bei zu viel offenkundiger Verschwendung Unzufriedenheit und sehen den Sinn in ihrem Tun nicht mehr. Das fördert Frust und treibt Krankenstand und (innere) Kündigungen hinauf.

Welche Möglichkeiten haben Sie gegen Verschwendung?

Werden Sie sich bewusst, dass Verschwendung ein nicht zu unterschätzender Faktor ist. Mit dem 5S-System eliminieren Sie Verschwendung besonders im Büro. Die richtige Mitarbeiterführung hilft Ihrem Team Maßnahmen anzunehmen und auszuführen.

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © Elnur

🚨 Erste Hilfe gegen Verschwendung: Unsere Checkliste

Sie sind sich noch unsicher, ob und welche Arten der Verschwendung bei Ihnen im Unternehmen auftauchen? Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei alle Arten der Verschwendung zu finden und diese zu eliminieren!