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8 Arten der Verschwendung – auch in Ihrem Unternehmen!

Beitragsbild 8 Arten der Verschwendung Bildquelle © Elnur

Was ist Verschwendung?

Wert im Gegensatz zu Verschwendung

Um die 8 Arten der Verschwendung im eigenen Unternehmen zu sehen, muss man sich mit dem Begriff der Verschwendung auseinandersetzen.

Was ist Verschwendung. Oder muda, wie es auf Japanisch heißt?

Verschwendung ist das Gegenteil von Wert und Wertschöpfung.

Wert ist etwas, wofür mich der Kunde bezahlt. Also alles, was wertsteigernd in das Produkt oder die Dienstleistung einfliesst und den Preis ausmacht.

Verschwendung ist der Ge-/Verbrauch von Ressourcen, Arbeitszeit und -kraft ohne tatsächlichen Nutzen. Damit bezahlt der Kunde auch etwas, das ihm keinen Wertzuwachs beschert.

Ein Beispiel aus dem Einzelhandel:

Gehe ich in ein Fachgeschäft und lasse mich über ein Produkt beraten, bin ich als Kunde bereit, dafür etwas zu bezahlen. Natürlich nicht als „extra Gebühr“, aber indirekt über den Preis des Produktes. Deshalb ist das Produkt im stationären Fachhandel vielleicht etwas teurer als bei einem Online-Shop.

Überlegen Sie einfach, was alles im Produktpreis verrechnet werden muss: Der Fachhändler sucht nach der Telefonnummer eines Zwischenhändlers oder des Produzenten. Eine eMail-Eingangsrechnung wird zuerst ausgedruckt – das kostet Toner, Papier, Strom, Zeit. Das passiert und später werden die wichtigen Informationen von der Buchhaltung wieder in das nächste Programm händisch getippt. Das Werbeangebot mit hoher Stückzahl neulich war zu verlockend? Jetzt müssen diese Ladenhüter mit Verlust verramscht werden.

All diese Kosten werden über den Preis des Produktes mitbezahlt. Die Deckungsbeitragsrechnung macht das teilweise sichtbar, noch deutlicher wird es in den Gemeinkostenzuschlägen der Vollkostenrechnung.

Will ich als Kunde wirklich all das bezahlen? Habe ich etwas davon, wenn eine Telefonnummer lange gesucht wird oder die Buchhaltung rückständig arbeitet?

Rechnet man diese Kosten aus dem Produkt, müsste es ja viel günstiger sein. Bleiben sonst alle Funktionen und Eigenschaften bestehen, steigt meine Begeisterung als Kunde nach dem Kano-Modell.

Verschwendung ist das Gegenteil von Wert.

Alles, was keinen Wert für mich als Kunde erzeugt, ist Verschwendung und aus Sicht des Lean Management muda.

Die Infografik zeigt stark verkürzt den Produktionsweg und verdeutlicht, wo Verschwendung Wert mindern kann. Es gibt 8 Artem der Verschwendung.

Wo Verschwendung Wert im Wertschöpfungsprozess vernichtet. Es gibt 8 Arten der Verschwendung.

Kunde und interner Kunde

Wer mit einem Kunde gemeint wird, ist in den meisten Fällen relativ klar. Derjenige, der mein Produkt kauft. Der bei mir in der Metzgerei steht und 250 Gramm Aufschnitt will. Oder der meine Dienstleistung kauft, z.B. gerade vor mir auf dem Friseurstuhl. Oder der mich für ein Projekt beauftragt, z.B. für einen neuen Dachstuhl.

Denkt man aber z.B. an ein Krankenhaus, dann wird es schon kniffliger. Wer ist hier der Kunde? Der kranke Patient oder die Krankenkasse, die zunächst die Behandlung bezahlt (auch wenn die Krankenkasse über die Solidargemeinschaft bezahlt wird)?

Richtig schwierig wird es, wenn man den Begriff des Kunden um den internen Kunden erweitert. Der interne Kunde ist, wer eine Leistung aus meinem Prozess abnimmt, um sie weiterzuverarbeiten.

Beispiel:

Ein Außendienstmitarbeiter besucht einen (externen) Kunden und fasst die Ergebnisse des Gesprächs in einem Besuchsbericht zusammen. Diesen sendet er an den Innendienst, der auf Basis des Berichts ein Angebot erstellt. Hier ist der Innendienstmitarbeiter der interne Kunde des Außendienstmitarbeiters. Liefert der Außendienstmitarbeiter schlechte Qualität ab (unleserlicher Bericht, unvollständige Angaben etc.) kann der Innendienst kein vernünftiges Angebot schreiben.

Leider wird der interne Kunde im Unternehmen sehr oft vergessen. Erkennbar wird er mit systematischen Prozessmanagement bzw. durch einen SIPOC. Damit ist ein Lean Tool gemeint, das einen Prozess abbildet mit den Kategorien Lieferant – Eingang – Prozess – Ausgang – Kunde oder englisch Supplier-Inputs-Process-Outputs-Customers.

Vermeidbare Verschwendung / unvermeidbare Verschwendung

Vermeidbare Verschwendung sind Tätigkeiten oder Ergebnisse, die komplett eliminiert werden können, ohne den Wert für den Kunden negativ zu beeinflussen.

Beispiele für vermeidbare Verschwendung:

  • Verschnitt, z.B. durch Nachlässigkeit
  • Verderben von Ware durch Überbestand oder mangelhaftge Lagerung
  • Suchzeiten für Unterlagen / Waren / Dateien, die mit einem Griff oder wenige Clicks zur Hand sein sollten

Jeder Mensch, jeder Betrieb kennt diese Art von Verschwendung, dabei ist sie mit etwas mehr Organisation und Planung überflüssig und vermeidbar. Dagegen gibt es allerdings auch Verschwendung, v.a. von Zeit, die sie nur minimieren, aber nicht eliminieren können.

Unvermeidbare Verschwendung erzeugt keinen Wert aus Sicht des Kunden, ist allerdings aus verschiedenen Gründen nötig.

Beispiele für unvermeidbare Verschwendung:

  • Gesetzliche Auflagen wie Statistiken oder Meldepflichten
  • Buchhaltung an sich
  • Rüstzeiten
  • technologische Beschränkungen

Die unvermeidbare Verschwendung muss konsequent durch Optimierung vermindert werden, auch wenn sie sich nicht ganz beseitigen lässt.

Welche Arten der Verschwendung gibt es?

Der Weg der Verschwendung und wo der Verlustteufel Ihren Gewinn verbrennt!

Die Wege und Arten der Verschwendung.

In der „klassischen“ Lehre des Lean Management gibt es 7 Arten der Verschwendung. Diese Verschwendungsarten wurden als erstes bei Toyota in Japan systematisch beschrieben. Daher nutzen wir auch den japanischen Ausdruck muda für Verschwendung. Damit einhergehend ist der Wert der Mitarbeiter gestiegen und es wird erkannt, wie wichtig sie für den Erfolg eines Unternehmens.

Überproduktion

Wird mehr produziert, als der Kunde abnimmt, spricht man von Überproduktion. Überproduktion führt immer zu mehr Lagerbeständen oder zu Ausschuß. Der Grund für Überproduktion liegt in der Ansicht, Anlagen möglichst optimal auszunutzen. So entstehen Losgrößen, die eine technische Anlage optimieren, aber nicht dem Kundenwunsch entsprechen.

Ein Beispiel aus dem Bäckerhandwerk:

Ein Ofen wird mit Brotlaiben bestückt und das Brot wird gebacken. Der Ofen ist optimal augenutzt, in der Produktion wurde ein optimales Los berechnet. Leider wird das Brot am Abend in der Bäckerei nicht vollständig verkauft. Da es „alt“ ist, wird es mit Rabatt, also mit Verlust am nächsten Tag verkauft oder z.B. zu Tierfutter verarbeitet. (Wen interessiert, was mit unverkauftem Brot passiert, hier ein Artikel dazu).

Ein Beispiel aus dem Buchhandel:

Verlage produzieren in großen Stückzahlen Bücher. Über die „optimale“ Losgröße ist das einzelne Buch sehr preiswert in der Herstellung. Die Buchhändler bestellen die Bücher. Was innerhalb einer gewissen Zeit nicht verkauft wird, senden die Buchhändler an die Verlage zurück. Über diese sogenannte Remission erhalten die Buchhändler eine Gutschrift. Die Bücher, die der Verlag nach einer gewissen Zeit nicht verkauft hat, werden vernichtet.

Bestände

Bestände tauchen in ganz vielen Facetten auf. Als Rohmaterialien am Anfang der Wertschöpfung, als Zwischenprodukte in der Bearbeitung oder als Fertigprodukte am Ende der Wertschöpfungskette. Hohe Bestände sind meistens ein Zeichen, dass bestimmte Schritte der Wertschöpfungskette nicht optimal laufen. Dabei liegt das Problem selten an dem Schritt, der den hohen Bestand aufbaut.

Beispiele aus Handwerksunternehmen:

  • In einem Ersatzteillager eines KFZ-Betriebes werden viele Ersatzteile geführt, weil wir nicht in der Lage sind, schnell genug das benötigte Ersatzteil zu beschaffen.
  • In einem Werkzeughandel werden 150 Akkuschrauber des gleichen Typs vorgehalten, weil die Industrie „gerade ein gutes Angebot machte“.
  • Im eMail-Eingang befinden sich 300 ungelesene Nachrichten (ja, auch das sind Bestände!), weil wir mehr Informationen bekommen, als wir verarbeiten → siehe auch Überproduktion.
  • Im Eingangskorb türmen sich 28 Eingangsrechnungen, weil wir sie noch umfassend prüfen müssen und uns die Ressourcen fehlen.

Besser zuviel als zuwenig, könnte man meinen, oder? Bestände führen immer zu Problemen: Sie binden sehr viel Kapital im Lager trotz des Risikos, dass Waren verderben können. Bei hohen Stückzahlen fallen Ihnen Qualitätsmängel erst deutlich später auf (da sind vielleicht schon 1000 Paar Bratwürste produziert). Ein weiteres Problem: hohe Bestände werden oft umgelagert, beschädigen leicht und verzögern die Arbeitsprozesse. Zusätzlich sind sie eine Quelle der Frustration der Mitarbeiter: die Berge werden nicht weniger, die Hoffnung auf Besserung schwindet.

Wartezeit und Liegezeit

Wartezeit bedeutet, dass Mitarbeiter auf etwas warten. Während sie warten, sind sie nicht produktiv bzw. wertschöpfend. Und wir warten wahnsinnig viel. Auf die Rückmeldung eines Vorlieferanten über die aktuellen Preise, auf die Entscheidung des Vorgesetzten, auf die Zulieferung des Kollegen.

Liegezeit ist das Gegenstück aus Sicht des Materials. Rohmaterial liegt im Lager, durch zu große Lose stapeln sich Halbfertigteile, das Versandlager ist zum Bersten voll.

Was heißt das? Papierstapel haben Liegezeit, ungelesene eMails haben Liegezeit. Bücher stehen in Regalen und warten auf Kunden, Mitarbeiter warten auf das Hochfahren des Computers. Wir warten in Schlangen vor dem Postschalter, wir warten auf Päckchen, wir warten im Stau. Wir warten.

Das alles ist Verschwendung pur. Leider viel zu oft Verschwendung von Lebenszeit und das frustiert Mitarbeiter am meisten.

Unnötige Bewegung

Bewegung ist gesund. Ja, aber zu viel unnötige Bewegung frisst Ihren Gewinn. Ein mir bekanntes Unternehmen hat einen sehr schön gestalteten Verkaufsraum. Dort wurde die Ware ausgepackt präsentiert. Man konnte die Ware in die Hand nehmen und hatte buchstäblich „alles im Griff“.

Die zugehörigen Koffer für die Ware wurden zentral gelagert, weil sie im Verkaufsraum zu viel Platz beanspruchten. Jedesmal, wenn ein Produkt verkauft wurde, lief der Verkäufer durch das ganze Werksgelände zum Lagerplatz für die Koffer. Er suchte den richtigen Koffer und kam damit zurück. Was für eine Verschwendung von wertvoller Arbeitszeit!

Anderes Beispiel:

Ein Zimmereibetrieb packte seinen Lastwagen am Morgen und fuhr auf die Baustelle. Dort stellte man fest, daß die Schrauben nicht reichten und zwei Gesellen (!) fuhren zum Eisenwarenhändler, um Schrauben zu holen.

Hier haben Verkaufsraum und Arbeitsvorbereitung äußerst viel Zeit und Energie gefressen, die durch mehr Bewegung kompensiert wurden. Es geht auch kleiner: Der Abeitsplatz ist nicht ergonomisch eingerichtet und der Zugriff zu manchen Dingen unpraktisch. Hier sehen Sie den Garant für unnötige Arbeitsunfälle. Wir wissen alle, dass man sich lieber verdreht, streckt und verrenkt als eine Sekunde zu opfern um den sinnvollen Weg zu gehen. Wenn der Abrechnungsordner oben im Regal steht, heißt das die sperrige Leiter holen und bitte nicht Seiltanz auf dem Drehstuhl! Lieber riskiert man einen Sturz, oder dass einem ein Ordner entgegen fällt oder auch einen geklemmten Nerv. Organisieren Sie sich lieber so, dass alles sinnvoll verstaut ist und jeder gesund seiner Arbeit nachgehen kann!

Unnötige Transporte

Es wird transportiert, was sich transportieren lässt. Rohmaterial wird zur den einzelnen Bearbeitungsstationen transportiert. Umlaufmappen werden zu den Büromitarbeitern getragen. Fertigprodukte werden in Container um die ganze Welt verschifft. Butter aus Mecklenburg nach Italien, Spielzeug aus China nach Europa. Es lebe der Transport!

Allerdings ist Transport nicht gerade wertschöpfend und in den meisten Fällen ziemlich umweltfeindlich. Transport kostet viel Geld und viel Zeit. Ziel sollte sein, den Transport zu minimieren. Gerade innerbetrieblich kostet er viel Zeit und verursacht Wartezeiten bei den Mitarbeitern und Liegezeit bei den Gütern.

In einem von mir beratenen Betrieb gab es ursprünglich folgenden Prozess:

  1. Brief kommt verschlossen zum Senior Chef.
  2. Senior Chef öffnet Brief und begutachtet die darin enthaltene Eingangsrechnung.
  3. Senior Chef gibt Eingangsrechnung an Senior Chefin.
  4. Senior Chefin stempelt Eingangsrechnung mit Eingangsdatum.
  5. Senior Chefin trägt Eingangsrechnung zum Posteingang des Verwaltungsleiters
  6. Verwaltungsleiter sichtet Stapel von Eingangsrechnungen in seinem Eingangskorb und sortiert nach „Einfach“ / „Schwierig“.
  7. Verwaltungsleiter trägt einfache Eingangsrechnungen zur Mitarbeiterin.
  8. Mitarbeiterin bearbeitet einfache Eingangsrechnungen und heftet diese in „offen“ ab.
  9. Vewaltungsleiter bearbeitet schwierige Eingangsrechnungen und heftet diese unter „offen“ ab.
  10. Ordner mit „offenen“ sprich unbezahlten Eingangsrechnungen geht zurück an Senior Chefin.
  11. Senior Chefin prüft Fälligkeit der offenen Rechnungen und weist diese zur Zahlung an.
  12. Senior Chefin heftet angewiesene Rechnungen von „offen“ in Ordner „bezaht“.

Das ist KEINE Fantasiegeschichte! Das passiert in deutschen Büros. Soviel zum Thema Verschwendung (von Arbeitszeit)!

Überbearbeitung / Falsche Verfahren / Falsche Prozesse

Gerade haben Sie ein eindrucksvolles Beispiel für unnötigen Transport kennen gelernt. Der Prozess „Eingangsrechnung“ ist aber auch ein Paradebeispiel für falsche Prozesse bzw. Überbearbeitung. Welchen Mehrwert hat es, wenn der Senior Chef die Rechnung begutachtet und die Senior Chefin die Rechnung abstempelt?

Es gibt aber noch viele weitere Beispiele für Überbearbeitung:

Das Schleifen von Dachbalken, die danach keiner mehr sieht. Das Ausdrucken von Rechnungen, die schon elektronisch (z.B. als PDF) vorliegen. Die erforderliche Zustimmung über drei Vorgesetzte für ein Päckchen Bleistifte. Das händische Einbuchen von eingehender Ware anstelle der Verarbeitung elektronischer Lieferscheine (Stichwort: Digitalisierung).

Ausschuss & Nacharbeit

Die letzte, der klassischen 7 Verschwendungen, ist Ausschuss und Nacharbeit. Wer von uns hat nicht schon mal einen Brief ausgedruckt, um sofort danach noch einen Tippfehler zu entdecken. Der Brief landete natürlich im Müll. Die Druckkosten (etwa 12 Cent) sind reiner Verlust.

Jeder Handwerker musste schon mal nach Abschluss der Arbeiten zurück zum Kunden, weil etwas korrekterweise beanstandet wurde. Diese Nacharbeiten können einen knapp kalkulierten Auftrag schon mal unrentabel werden lassen. Die Nachkalkulation, die Kosten für Ausschuss und Nacharbeit sichtbar macht, ist auch nicht sonderlich beliebt. Im Lean Management und spezieller im Six Sigma gibt es dafür eine Kennzahl. First Time Right (FTR) oder auch First Time Yield (FTY) genannt. Zu Deutsch: Beim erstem Mal richtig / korrekt.

Daher jetzt mal die Gewissensfrage: Messen Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer Prozesse und Abläufe? Vor allem die Abläufe und Prozesse im Büro und in der Verwaltung?

Nicht genutzte Talente / ungenutzte Fähigkeiten

Recht neu, aber dafür um so wichtiger ist die achte Art der Verschwendung: nicht genutzte Talente und ungenutzte Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Alle Ihre Mitarbeiter haben eine Vorgeschichte und alle haben besondere Stärken außerhalb des engen Tätigkeitsfeldes in Ihrem Unternehmen.

Da gibt es Mitarbeiter, die als Vereinsvorstände großartig organisieren können. Da gibt es Mitarbeiter, die in den sozialen Netzwerken tausende Follower haben. Da gibt es Kreative, die Musik machen oder wahre Wunderwerke basteln können. Sie alle haben Fähigkeiten, die Ihnen in Ihrem Unternehmen entgehen.

Werden Fähigkeiten und Talente von Mitarbeitern nicht systematisch gefördert und eingesetzt, entgehen Ihnen viele Chancen. Es staut sich der Frust bei den Mitarbeitern. Ihre Mitabeiter zu fördern, ist Teil einer gesunden Unternehmenskultur!

Wie wirkt sich Verschwendung aus?

Verschwendung aus Sicht des Kunden

Verschwendung wirkt sich aus Sicht des Kunden auf mehreren Ebenen aus. Ein Produkt / eine Dienstleistung ist teurer, als sie ohne Verschwendung sein müsste. Jeder kann sein Geld nur einmal ausgeben, daher ist der Preis oft ein entscheidendes Kaufkriterium.

Daneben verlängert Verschwendung, insbesondere die Wartezeit und die Liegezeit, die gesamte Durchlaufzeit zur Erbringung der Wertschöpfung. Kunden werden heute zunehmend ungeduldig und wollen das Produkt, die Dienstleistung möglichst schnell „in den Händen halten“. Dafür sind sie sogar oft bereit, einen höheren Preis zu bezahlen.

Verschwendung aus Sicht des Unternehmens

Aus Sicht des Unternehmens bedeutet Verschwendung niedrigere Margen und Gewinne. Bei einem fest erzielbaren Preis vermindert die Verschwendung einfach Ihre Marge. Daneben werden mit den bestehenden Ressourcen (Maschinen und Mitarbeiter) durch die lange Durchlaufzeit weniger Aufträge geschafft. Ihre Mitarbeiter werden bei zu viel offenkundiger Verschwendung unzufrieden und sehen den Sinn in ihrem Tun nicht mehr. Das fördert Frust und treibt letztlich Krankenstand und (innere) Kündigungen hinauf.

Was kann man gegen Verschwendung tun?

Sehen lernen!
Verinnerlichen Sie die 8 Arten der Verschwendung und beginnen Sie, die Verschwendungen aktiv zu sehen. Das bedarf Zeit und einigen Trainings.
Betroffen sein!
Akzeptieren Sie, dass alle 8 Arten der Verschwendung bei Ihnen im Betrieb an der Tagesordnung sind. Wer behauptet, sein Unternehmen wäre ideal organisiert, belügt sich selbst. Toyota betreibt seit 60 Jahren Lean Management und ist einer der erfolgreichsten Autohersteller. Toyota hält sich nur zu 40% frei von Verschwendung.
Probleme sind gut!
Wenn Ihre Mitarbeiter mit Problemen auf Sie zukommen, bringt Sie das weiter! Das ist eine Frage der Philosophie! Probleme helfen Ihnen, besser zu werden, wenn Sie sich damit befassen. Wenn Sie keine Probleme haben, haben Sie ein echtes Problem!
Hilfe annehmen!
Suchen Sie sich einen Partner, der Ihnen bei der Reise zum Lean Management hilft! Toyota schickt sensei (japanisch für Lehrer) zu seinen Zulieferbetrieben, um diesen zu helfen! Wir helfen Ihnen mit unserer Erfahrung in kleinen Handwerksbetrieben. Die Investition rechnet sich rasend schnell, nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf!

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © Elnur

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