BPMN Modell genau im Blick im ADONIS Tipp 1 mit Video!

BPMN Modell und Objekte mit BOC’s ADONIS erstellen, ist keine Heldenaufgabe der griechischen Mythologie. Denn Prozesse erfassen, modellieren und definieren verhilft zu mehr Klarheit im Unternehmen mit dem Digital Twin. Wir erklären, was es dabei mit diesem Zwillingsabbild des Betriebs in der Prozessstruktur auf sich hat und starten unsere ADONIS Tipps-Reihe! Erster Tipp: Was ist denn der digitale Zwilling und wie erstelle ich ein BPMN Modell und Objekte in ADONIS!

Betriebe sehen im BPMN Modell

Prozessmanagement ist für jedes Unternehmen sinnvoll, da es jeden Geschäftsprozess, jede Rolle und jedes Dokument erfasst. Brauchen Sie nicht, weil Ihr Betrieb aus zwei Personen besteht? Stellen Sie sich vor, sie benötigen einen neuen Mitarbeiter und organisieren dabei die Einarbeitung. Mehr für die ersten Fragen an die Arbeit mit Prozessen allgemein finden Sie in unserem Artikel zur Prozessgrundlage.
Dokumentierte Prozesse dienen dann als Grundlage und als Nachschlagwerk für Ihre Mitarbeiter: Wie ist das optimale Vorgehen für den Kundenkontakt, die normale oder die außergewöhnliche Bestellung von Material? Haben Sie dafür ein Unternehmenshandbuch? Dann wissen Sie, welchen Aufwand die Suche nach der richtigen Formulierung mit sich bringt.

Die Einsicht, selbst als kleinstes Unternehmen Prozesse zu haben, ist deshalb die Grundlage für systematische und kontinuierliche Verbesserung!

Was ist ein digitaler Zwilling (digital twin)?

Stellen Sie sich deshalb den Grundriss Ihres Betriebs vor: Gebäude, Fuhrpark, Ladenlokal, Aufbau intern und für den Verkauf. Zusätzlich nehmen Sie das erweiterte Organigramm über die Mitarbeiter dazu: Bereichsleitung, Spezialkenntnisse, Zugriffe. Im letzten Schritt brauchen Sie dann Ihre IT-Übersicht, im Idealfall mit Enterprise Architecture Management. Viele Informationen, die dabei in kleinen Einheiten und weit verstreut vorliegen? Mit einer Prozesslandkarte und sinnvollen BPMN-Werkzeugen wie ADONIS NP von BOC bündeln Sie alle Informationen an einem Ort. Auf diese Weise schaffen Sie dann ein Abbild Ihres Betriebs digital, klar strukturiert und leicht zugänglich. Die ideale Grundlage für digitale Prozesse im Unternehmen!

Es entsteht nach und nach ein Digitaler Zwilling Ihres Unternehmens, das sich deswegen leichter steuern lässt. Ein Kennzahlensystem macht erst richtig Sinn, wenn es mit Prozessen und Zielen verknüpft ist. Sonst bauen Sie doch eher einen Kennzahlenfriedhof als ein Hilfsmittel.

BPMN Modell als Standard (Ankerpunkt)

Wie funktioniert Ihre Arbeitsanweisung? Mit einem dokumentierten Prozess setzen Sie dabei einen Standard und diese Vorgehensweise ist dann die Norm. Alles andere stellt dagegen eine Abweichung vom Prozess dar.
Das funktioniert, wenn Sie jeden betrieblichen Ablauf in der Prozessaufnahme erfassen, modellieren und bewerten. Für strategische Überlegungen nutzen Sie ggf. eine Prozesslandkarte als Grundlage, um größere Zusammenhänge und die wichtigsten Kennzahlen zu prüfen.

Mehr Ordnung durch klare Strukturen

Der erste Blick auf eine Prozesslandkarte ist verwirrend: unterschiedliche Formen, Linien, Bahnen, Verzweigungen. Ein gutes BPMN Modell ist ausführlich und knapp genug, besitzt keine losen Enden und bleibt aussagekräftig. In unserem ersten ADONIS Tipp legen wir den Grundstein: Unser Beispielbetrieb bekommt Stück für Stück ein ordentliches Prozessmanagement und wir starten heute mit der Definition von Modellen und Objekten, die wir später von Adonis synchronisieren lassen.

BPMN Modell in der Praxis

Wer eine komplexe Prozesslandkarte sucht, den verweisen wir auf die Beispiel-Prozesslandkarte ADOmoney von BOC. Ein Handwerksbetrieb oder der Einzelhändler von neben an, braucht in der Regel ein anderes Vorgehen. Selbst einfache Prozesse entwickeln hilft schnell bei mehr Übersicht und der richtigen Aufgabenverteilung!

Wir entwickeln unseren Beispielbetrieb für die ADONIS Tipps-Reihe:

Bodo Bodenlos führt seine Schreinerei mit einem weiten Geschäftsfeld. Neben Dachstühlen, Möbelbau und Bodenlegen verwirklicht Meister Bodenlos seinen Traum: Restauration alter Möbel, die er über Kleinanzeigen und auf Flohmärkten findet. Im Showroom stellt er seine aufgearbeiteten Werke aus und verkauft sie direkt an den Endkunden. Im besten Alter beginnt er, sich über seine Nachfolge Gedanken zu machen und will seinen Betrieb ordentlich vorbereiten.

Er liest im Internet, ein Unternehmen mit dokumentierten Prozessen ist leichter an einen Nachfolger zu übergeben und man erhält einen höheren Verkaufspreis.

Erster Schritt mit BPMN Modell

Wo fängt er am besten an? Das komplexe Netzwerk an Lieferanten und Partnern? Die Ausbildung seiner Lehrlinge oder das Hin und Her mit Kunden bis zum fertigen Auftrag?
Wir starten mit Meister Bodenlos bei dem einfachen Verkaufsprozess. Sobald die Grundlagen klar sind, erweitern wir Stück für Stück die Modelle mit weiteren Informationen – in den nächsten ADONIS Tipps!

Der Verkauf von alten Schätzen verläuft bei Bodo Bodenlos gleich: Im Showroom oder vor der Ladentür stellt Meister Bodenlos seine Werke aus, Kunden interessieren sich und kaufen wie gesehen. Wie sieht dieser Prozess in ADONIS aus?

Modellierung Verkaufsprozess

Ein Prozess hat einen Start und ein Ende. Die Festlegung gelingt mit Übung schnell. Am besten klappt das mit der Überlegung zu Ereignissen. Wir betrachten mit dem Verkauf einen kleinen Bereich aus dem großen Gefüge und nehmen die Wertschöpfung unter die Lupe.
Der Kunde interessiert sich für das Produkt. Der Verkauf ist Chefsache, weswegen sich ein Verkaufsgespräch anbahnt. Der Prozess schließt mit dem Verkauf des Produkts ab.

Weitere Elemente wie nötige Unterstützungsprozesse folgen in einem späteren Tipp.

Achten Sie auf die Ereignisse und Abfolge: Das klare Startereignis ist der Kunde mit Kaufinteresse, das Endereignis der Kaufabschluss. Es gibt keine losen Enden, der Prozess verläuft von links nach rechts. Jetzt füllen wir ihn mit Inhalt (Aufgaben), wie man von der Kaufabsicht zum Verkauf kommt. Für Verkaufsabbrüche erstellen wir in einem späteren Tipp nicht nur ein BPMN Gateway für Entscheidungen und alternative Endereignisse.

BPMN Modell und Objekt

Wir erstellen das Modell „Antiquitäten verkaufen“. Das Modell ist die Abbildung der tatsächlichen Handlung. Sie enthält mehrere Objekte vom Typ „Aufgabe“, beispielsweise „Verkaufsgespräch führen“ und „Kaufvertrag abschließen“. Der Inhaber Bodo Bodenlos hat eine 100% Verkaufsquote, weswegen es bisher keine Alternativen gibt.

Wir legen sowohl im Modell als auch im Objekt bestimmte Informationen fest. Die Menge der erfassten Informationen sollte man Stück für Stück erhöhen. Aber die Art an Informationen, die man erfasst, sollte man dann konsequent in allen Modellen bzw. Objekten erfassen.

Ein Beispiel: Wenn man sich entscheidet, einen Beschreibungstext zu erfassen, dann bitte überall. Ansonsten überall weglassen. Überlegen Sie sich im Vorfeld solche Standards für Ihr Prozessmanagement und halten Sie es konsequent durch!

Im Prozessmodell, also der Handlungseinheit, erfassen wir in den Eigenschaften die Prozesskriterien, den Inhaber und verschiedene Daten. Heute beschränken wir uns auf die Erstellung mit wenig Inhalt. In den Objekten arbeiten wir mit Attributen statt Eigenschaften.

Process Governance und das BPMN Modell

Eine Process Governance garantiert die sinnvolle Erstellung der Prozesslandschaft. Eine einheitliche Prozesssprache (Notation), klare Struktur mit langfristiger Optimierung und festgelegten Rollen erleichtern die Durchsetzung.

Darunter fallen die Richtung der Prozessmodellierung, der Detaillierungsgrad und die Speicherung der Modelle. ADONIS NP ermöglicht die Wiedervorlage zu bestimmten Terminen, um die Modelle auf Aktualität zu prüfen, oder offene Fragen festzuhalten bzw. wieder aufzugreifen.

Starten Sie mit klaren Regeln in Ihr Prozessmanagement und arbeiten Sie sich Stück für Stück durch Ihre Prozesse. Viele Projekte um das passende BPMN Modell scheitern daran, sich zuviel vorzunehmen. Hier finden Sie deshalb alle Teile der ADONIS Tipps, die wir in kurzen Abständen veröffentlichen.

Wofür der Aufwand mit BPMN Modell, Objekt und Process Governance?

Für KMU und Handwerk empfiehlt sich die schrittweise, konsequente Einführung mit einem zugrundeliegenden Prozessleitfaden. Fehlende Anpassungsfähigkeit ist ein häufiges Problem in unserer Beratungspraxis, wenn jeder Prozessschritt, jede Schnittstelle und jede Rolle im Unternehmen unklar ist. Meistens sind die Methoden der Prozessmodellierung nicht klar oder das Projekt zu groß.

Deshalb begnügen wir uns in diesem Tipp mit wenigen Attributen (Objekte) und Eigenschaften (Modelle), die wir als besonders wichtig erachten:

Modelle haben Eigenschaften, unter anderem

• Name und Beschreibung des Prozesses
• Prozesseigner: Wer ist verantwortlich?
• Einordnung als Kern-, Support oder Managementprozess mit Möglichkeit das Modell in der Prozesslandkarte zu verknüpfen
• Komplexität: z.B. bis 5 Objekte ist die Komplexität niedrig
• Referenzierte Anwendungen, Software, Dokumente, Prozessprodukte etc.

Objekte haben Attribute

• Name und referenziertes Modell, damit die Abstimmung in der Landkarte später stimmt
• Prozesseigner: Wer ist verantwortlich?
• Angaben zu IT-Systemen, Dokumenten und über- bzw. untergeordneten Prozessen etc.

Wir beginnen mit den einfachen Schritten bis Sie am Ende unserer Reihe ihren Digital Twin sinnvoll einsetzen! Im Adonis Tipp 2 erklären wir, wie Sie die erste Prozesslandkarte erstellen.

Mit besten Grüßen aus Bayreuth,
Axel Schröder

Schneller zum BPMN Modell: die analoge Vorbereitung

Bildquelle: Canva.com © TeamDAF