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ADONIS Tipp 2: Prozesslandkarte erstellen in kleinen Schritten

Adonis Tipp 2 BPMN Modell © TeamDAF
Eine Prozesslandkarte erstellen braucht Vorbereitung. In unserem zweiten Adonis Tipp zeigen wir Ihnen, auf was es ankommt und wie Sie vorgehen. Die kostenlose Vorlage unter diesem Artikel hilft Ihnen bei der Vorbereitung, um den Grundstein des digitalen Zwillings zu legen.

Prozesslandkarte erstellen in drei Schritten

In unserer „Prozessmanagement ist wie Kochen„-Reihe erklären wir im dritten Teil, auf was es ankommt. Eine Prozesslandkarte beinhaltet mehrere Informationen: Struktur des Unternehmens, Arten der Prozesse und die jeweiligen Prioritäten.
Unser Beispielbetrieb von Bodo Bodenlos denkt an die Zukunft. Mit einem sinnvollen Prozessmanagement hebt er den Unternehmenswert bei einer Nachfolge und sichert Arbeitsplätze. Wir stellen uns vor, dass er sich mit mehreren Blättern Papier hinsetzt und sein Lebenswerk kategorisiert.

Prozesslandkarte erstellen mit Adonis

Prozesslandkarte erstellen mit Adonis

Architektur bestimmen

Bodo Bodenlos macht verschiedene Prozesstypen aus:

  1. Leistungs- oder Kernprozesse fördern den Wertzuwachs seiner Produkte. Sie sorgen für Geldeingang, Kundenzufriedenheit und zeichnen verantwortlich für den Wertstrom.
  2. Managementprozesse: Bodo Bodenlos kennt seine Rolle im Unternehmen als Inhaber. Die Antiquitäten aufbessern und verkaufen im ersten Tipp bedeuten ihm viel, bringen ihn zum Kunden und sorgen für Handwerksstolz. Die hauptsächliche Rolle ist die Betriebsführung mit allen Managementprozessen, Personaldingen und dem ein oder anderen Strategietag
  3. Unterstützungsprozesse: Diese umfassen alle Aufgaben, die keinen direkten Wertzuwachs bedeuten und gleichzeitig hohe Wichtigkeit für den Betrieb besitzen. Instandhaltung, Rechnungswesen und Reinigung bringen keine Einnahmen. Ohne sie und den wöchentlichen Bürotag ist es eine Frage der Zeit bis Leistungsprozesse Probleme haben.

Prozesse durchdenken

Viele Betriebe haben Schwierigkeiten bei den Zusammenhängen der Prozesse. Es braucht eine Verkettung wie bei einem Netzplan für saubere Übergänge. Bündeln sich zu viele Prozesse bei dem gleichen Verantwortlichen, braucht es einen Blick auf Arbeit und Psyche. Überlastete Mitarbeiter führen zu ungesteuerten Prozessen und zu Verschwendung. Die Aufgabe von Bodo Bodenlos ist es, das zu verhindern.
Stellen Sie sich die Frage, welche Inputs am Anfang stehen und welche Outputs das Ergebnis sind. Die vollständige Kette beginnt beim Eingangsmaterial und endet beim Ausgangsprodukt. Bei Bodo Bodenlos ist das beispielsweise das unbehandelte Holz als Input und der fertig eingebaute Schrank beim Kunden als Output.

  1. Prozesse logisch verbinden und auf die reale Umsetzung achten,
  2. Prioritäten erfassen und Prozesse kategorisieren,
  3. Informationen, Materialien und Produkte zu einzelnen Prozessen notieren und überprüfen. Gleiches gilt für Verantwortliche wie Teamleiter, Vorarbeiter und ähnliche Funktionen.

Priorisierung

Eine Prozesslandkarte erstellen braucht Zeit wie der Aufbau eines Unternehmens. Der große Vorteil: Sie kennen Ihr Unternehmen und bilden es Stück für Stück in Prozessen ab. Sobald die fertige Landkarte steht, priorisieren Sie Bereiche zur Verbesserung. Am Anfang ordnen Sie die bisher gefundenen Prozesse nach Art und Wichtigkeit. Eigenschaften im Prozessmodell sichern langfristige Erfolge! Ein Beispiel aus der Schreinerei Bodenlos:

Bodo Bodenlos hat den Prozess für seine Antiquitäten dokumentiert. Jetzt arbeitet er an der gesamten Abbildung seines Betriebs. Ihm fällt auf, dass der Bürobedarf unübersichtlich ist und jeder einfach nimmt, was er braucht. Gleichzeitig entgehen viele Anrufe, weil das Telefon am Empfang steht und niemand in der Werkstatt darauf achtet. Welcher Prozess ist wichtiger?

Die Antiquitäten bringen Verkäufe und interessierte Kunden. Die Suchzeit und fehlende Druckerpatronen sind ärgerlich und kosten Zeit. Entgangene Anrufe verprellen Interessenten und sorgen nicht für Kundenbindung. Der wichtigste Prozess zur Dokumentation und Optimierung ist die telefonische Erreichbarkeit. Als Leistungsprozess gehört der Kontakt nach oben. Die Ordnung im Büro kann mit der 5S-Methode Zeit und Kosten senken. Die Antiquitäten sind ein Leistungsprozess ohne regelmäßige Ausführung – wichtig für Bodo Bodenlos, weniger wichtig für den normalen Betrieb. Finden Sie Ihr eigenes Ordnungssystem zur Strukturierung. Unsere kostenlose Vorlage hilft Ihnen bei der Übersicht!

Grundlage der Prozesslandkarte

Grundlage der Prozesslandkarte

Prozesslandkarte erstellen mit ADONIS

Mit dieser Vorbereitung legen wir jetzt den Grundstein in BOC’s ADONIS. Unsere Prozesslandkarte ist das erste Grundgerüst aus den Vorüberlegungen zu Leistung, Management und Unterstützung. Diese Bereiche bekommen in den nächsten Schritten eigene Landkarten, die wir fortschreitend mit Inhalten füllen.

Wenn Sie sich unsicher sind, unter welche Kategorie ein Prozess fällt, überprüfen Sie die Beteiligung am Wertstrom: direkt, indirekt oder nicht beteiligt? Setzen Sie sich für die ersten Schritte klare Ziele zur Gestaltung. Konzentrieren Sie sich auf wenige Eigenschaften und Attribute aus dem ersten ADONIS Tipp. Die leichter nachvollziehbaren Leistungsprozesse sind in der Regel leicht erkennbar durch ihre Produkte.
Im Video sehen Sie, wie wir die einfache Prozesslandkarte erstellen und die Bereiche trennen. Verbindungen, Querverweise und weitere Ordnungselemente folgen später. Mit unserer Vorlage finden Sie bald ein Gespür für die Einordnung und starten mit Ihren Geschäftsprozessen durch!

Wir fassen zusammen:

  1. Eine Prozesslandkarte bildet ein Unternehmen oder Teile eines Unternehmens ab.
  2. Es gibt Management-, Unterstützungs- und Leistungsprozesse, die für den Betrieb wichtig sind, jedoch nur bedingt in den Wertzuwachs einfließen.
  3. In Adonis stellen wir diese Gruppen durch Prozessgruppen dar.
  4. Eine Gruppe hat eine logische Ordnung: nebeneinander, untereinander oder in einer Kette hintereinander angeordnet.
  5. Input und Output sind wichtige Indikatoren für Prozesse und leiten durch den Wertstrom.
  6. Alle Prozesse sind wichtig, haben allerdings eine unterschiedliche Gewichtung und müssen priorisiert werden.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung und den ersten Schritten, eine Prozesslandkarte zu erstellen. In den nächsten Tipps wird es um Konnektoren, den Verbindungen gehen und wir bauen die ersten Gateways. Mit diesen Abzweigungen wird Nachfassen bei schwierigen Kunden ein Kinderspiel!

Mit besten Grüßen aus Bayreuth

Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com © TeamDAF

Bonustipp zum Prozesslandkarten erstellen: Die Papiervorlage

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