Was ist eine Swimlane, also Schwimmbahn, und wie nutzen wir sie im Prozessmanagement? „Keep it simple“ funktioniert nicht immer. Deswegen erstellen wir im fünften BOC’s ADONIS Tipp mehrere Bahnen, die unterschiedliche Bereiche eines Unternehmens zeigen. Ein BPMN Swimlane Diagramm ermöglicht das sinnvolle Abbild aller beteiligten Einheiten im Betrieb. Das können sein: Büro, Fertigung, Montage oder beispielsweise Social Media Management.
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BPMN Swimlane Diagramm im Prozessmodell
In den bisherigen ADONIS Tipps haben wir bereits das BPMN Modell, die Prozesslandkarte, Gateways und Eigenschaften des Prozessmodells kennengelernt. In dem heutigen Tipp erfassen wir deshalb im Modell mehrere Abteilungen in BPMN Swimlanes. Pool und Schwimmbahn sind die visuelle Darstellung des Unternehmens, um getrennte Abteilungen darzustellen. In Großunternehmen sind klassischerweise IT, Personalabteilung, Rechtsabteilung und ähnliche Bereiche gemeint. In KMU und Handwerk gibt es dagegen meistens Büro, Produktion und Montage, die gemeinsam arbeiten.
Was ist eine Schwimmbahn?
Kurz gesagt, handelt es sich um eine Bahn, in der verschiedene Handlungen des Prozessmanagements ablaufen. Bisher hatten wir das Verkaufsgespräch, das Bodo Bodenlos als Inhaber führt. Da er seine Nachfolge vorbereitet, erstellt er die BPMN Swimlane „Verkauf“. Zusätzlich brauchen wir in diesem Pool die Swimlane „Fertigung“ für die Erstellung verkaufsfertiger Werkstücke. Abschließend binden wir die Swimlane „Marketing“ ein. Die Nichte von Bodo Bodenlos ist digital native und kümmert sich um Social Media Marketing, um ihrem Onkel zu helfen.
Das Swimlane Diagramm bietet verschiedene Möglichkeiten. Wir könnten hier die einzelnen Personen benennen, versuchen allerdings die einzelnen Abteilungen personenunabhängig zu bezeichnen. Falls es ungeplante Veränderungen im Team gibt, bleibt es bei den Einheiten. Geschäftsprozesse bilden das Unternehmen ab, nicht die einzelnen Mitarbeiter.
Wann brauche ich ein Swimlane Diagramm?
Die Schwimmbahn hilft bei der Übersicht, besonders wenn es zu Wechseln der Zuständigkeit kommt. Wir nutzen unseren Beispiel-Betrieb Bodenlos, um zu zeigen, wie der Prozess verschiedene Bereiche durchläuft.
Bodo Bodenlos hat einem jungen Pärchen nach einem längeren Verkaufsgespräch eine Kommode verkauft. Zwei Wochen später ruft ihn seine Tochter Brigitte an, dass sie im Internet eine schlechte Bewertung gefunden hat. Die Käufer beschweren sich über Holzwurmlöcher in einer alten Kommode. Gemeinsam mit seiner Tochter und seiner Nichte beratschlagt er, was sie tun sollen. Ignorieren, das Pärchen anrufen, denn keine andere Kommode entspricht der Beschreibung oder eine Antwort verfassen? Die Nichte von Bodo macht einen Antwort-Vorschlag, da Online Marketing ihr Aufgabenfeld ist. Bodo Bodenlos ist zufrieden und überrascht, als aufgrund der Bewertung und der durchdachten Antwort Interessenten anrufen, um authentische Möbelstücke zu kaufen.
Die Swimlanes zeigen deutlich, wann wer wie und warum zuständig ist. Außerdem ermöglichen sie den Prozessfluss zwischen verschiedenen Bereichen. Bodo Bodenlos hat sich nie mit Bewertungen im Internet auseinandergesetzt. Seine Nichte braucht das Einverständnis, um im Unternehmenssinn zu handeln. In unserem Artikel zum Social Media-Katastrophenfall Shitstorm greifen wir die verschiedenen Möglichkeiten auf. In diesem Fall: alles richtig gemacht!
Wie nutze ich eine Schwimmbahn?
Im Video unter diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie in ADONIS Pools und Schwimmbahnen anlegen. Sie erfahren, wie Sie die richtigen Beziehungen im Prozess ziehen und welche Bereiche nacheinander und gleichzeitig ablaufen. Überlegen Sie sich, wann ein Geschäftsprozess als Einheit durch verschiedene Bahnen läuft. Wenn Sie einen Prozess mit klaren Start- und Endereignissen erfassen, kommt es auf die Bearbeitung zwischen den Ereignissen an. Kein Wechsel der Abteilung – kein Swimlane Diagramm notwendig. Ein typischer Schwimmbahn-Prozess ist die Neueinstellung, um den Überblick zu bewahren: Der neue Mitarbeiter braucht Arbeitsmaterial und Schlüssel. Dazu ist die Erstellung von Accounts und Zugängen Sache der IT und aus der Personalverwaltung kommt der Arbeitsvertrag. In vielen Betrieben ist der Arbeitgeber für alles zuständig, die Swimlanes helfen dabei, die Übersicht seiner Rollen zu wahren.
Swimlane Prozess erstellen in ADONIS
Nachdem Sie geprüft haben, ob eine Abfolge in der Prozesslandkarte sinnvoller ist oder die Schwimmbahn zwingend notwendig, gehen wir an die Erstellung. Sie starten mit einem Pool, der den Betrieb oder die Organisationseinheit umfasst. In einzelnen Bahnen halten Sie die Zuständigkeiten fest. Sobald diese wechseln, ziehen Sie die Verbindung in die dementsprechende Schwimmbahn. Wichtig wie üblich: Keine losen Enden, klare ja/nein-Gateways und einheitliche Prozessmodellierung. Ein Swimlane Prozess ist eine Möglichkeit, überblickend zu modellieren und erfordert eine grundlegende Planung in jedem Bereich.
Wenn Sie diese Ratschläge beherzigen, arbeiten Sie sich Schritt für Schritt zu einem sinnvollen Prozessmanagement vor. Bevor Sie beginnen, lohnt sich die grundlegende Betrachtung digitaler Prozesse in Ihrem Betrieb und Ihrer Branche. Was brauchen Sie, was wollen Sie und welche Unterstützung gibt es? Halten Sie alles in Ihrem Prozessleitfaden fest, um auch später die richtige Modellierung zu nutzen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Ihrem Swimlane Prozess und bis zum nächsten ADONIS Tipp! In diesem beleuchten wir die Adonis synchronisieren Funktion zwischen Modell und Objekt!
Nicht vergessen: Als Prozessexperten, gerade für Kleinbetriebe, stehen wir als Ansprechpartner für Sie zur Verfügung!
Mit bestem Gruß,
Axel Schröder
Bildquelle: Canva.com © TeamDAF
