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AllInOne-Office – ein Tausendsassa? Test und Fazit

AllInOne-Office
In unserem Artikel über Kundenbeziehungsmanagement haben wir die Bedeutung von CRM-Systemen hervorgehoben. In den folgenden Beiträge stellen wir Ihnen CRM-Freeware vor, die wir vor allem im Hinblick auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Handwerksbetrieben und selbständigen Dienstleistern getestet haben.

Was ist AllInOne-Office?

Standardmäßig ist AllInOne-Office eine Freeware-Version, die weitergegeben, kopiert und genutzt werden darf.

Technische Voraussetzungen für AllInOne-Office:

Hersteller: Wolftech IT Consulting
System: Mindestens Windows 7 (32 und 64 Bit) / Windows Vista (32 und 64 Bit) / Windows XP / Windows 2000 Service Pack 5 / Windows Server xxxx, SVGA-Auflösung (800×600), Prozessor mit mind. 1 GHz Taktfrequenz
Dateigröße: 167,68  MB
Version: 5.11
Sprache: Deutsch

Die Möglichkeit zum Download finden Sie hier: http://www.allinone-office.com.

Zielgruppe sind vor allem mittelständische Firmen, aber auch Kleinbetriebe, Handwerker, Selbständige und Freiberufler für die in erster Linie Funktionen wie Auftrag, Adressen, Artikel und Mahnwesen interessant sind.

Welche Module gibt es bei AllInOne-Office?

AllInOne-Office bietet folgende Module an:

  • Adressverwaltung mit CRM-Funktionen
  • Arbeitszeiterfassung
  • Artikel
  • Artikelstellungen
  • Aufgaben-/Terminverwaltung
  • Auftragsbearbeitung (mit Berichtslayouter für den Auftragsdruck)
  • Auftragsstapelverarbeitung
  • Benutzerberechtigungen mit Passworteingabe
  • Berichtswesen und Statistiken
  • Bestellwesen/Einkauf
  • Brief- und Dokumentenverwaltung
  • Chargenverwaltung
  • E-Mail-Verwaltung mit direktem E-Mail-Versand
  • Ereignis- und Vorgangsverwaltung
  • Fertigungsreports
  • Kassenbuchführung
  • Lagerbestandsführung
  • Mahnwesen
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Objektverwaltung
  • Projektverwaltung
  • Reparaturen/Garantiefälle
  • Scheduler / Zeitsteuerung
  • Seriennummern-Verwaltung
  • Stücklistenverwaltung

Jedes Modul ist gesondert nutzbar. Durch die einheitliche Benutzeroberfläche und die logisch und einfach aufgebaute Bedienung mit wenigen Pflichtfeldern ist eine schnelle Datenerfassung möglich.

Einige professionelle Funktionen sind kostenpflichtig freizuschalten. Um Kleinbetrieben wie z.B. Handwerkern und Freiberuflern die Nutzung dadurch jedoch nicht einzuschränken und diesen Berufsgruppen ein voll funktionsfähiges Warenwirtschaftssystem bieten zu können, haben die Entwickler von AllInOne-Office darauf geachtet, dass alle dafür notwendigen Module kostenfrei angeboten werden.

Beispielsweise ist die Funktion „Mandantenfähigkeit“, welche die Verwaltung mehrerer eigener Firmen beinhaltet ein kostenpflichtiges Modul, da Kleinbetriebe überwiegend nur eine eigene Firma haben.

Geschütztes Wissen für Ihren Wettbewerbsvorteil
  • Zugang zu eBooks mit weit über 200 Seiten Inhalt wie
    • Prozessmanagement für kleine Unternehmen
    • Online Marketing für Handwerker
  • alle Powerkurse mit Download der Kurs-Unterlagen wie
    • ABC Analyse
    • XYZ Analyse
  • Tutorials, Erklär-Videos und Vorlagen nur für Mitglieder
  • Echte Praxisbeispiele und Übungsdaten
  • Vollständigen Zugriff auf alle sofort verfügbaren Inhalte
  • Faire Kosten, keine Mindestlaufzeit!
  • Jederzeit monatlich kündbar!
  • Optional: Individuellen Support zu Ihren Fragen
  • Optional: Feedback und Hilfe für Ihre betrieblichen Problemstellungen

Mitgliederbereich Unternehmensberatung Axel Schröder

Limitierter Zugang für Ihren Wettbewerbsvorsprung!

Wie arbeite ich mit AllInOne-Office?

Nach der etwas umständlichen Installation, die einen Neustart des Betriebssystems erzwingt, können Sie mit Hilfe eines Assistenten erste Angaben über Ihre Firma einstellen wie beispielsweise den grundsätzlichen Steuersatz und vieles mehr. Alle Angaben können nachträglich verändert werden.

Assistent bei AllinOne-Office

Assistent bei AllinOne-Office

Danach müssen Sie entscheiden, ob das Programm lediglich lokal auf Ihrem PC laufen oder mit anderen Arbeitsplätzen vernetzt werden soll.

Für eine Vernetzung müssen Sie einen Zugriff auf das Open Sorce Datenbankenverwaltungssystem MySQL erlauben. Wählen Sie dazu unter dem Menüpunkt Alle Funktionen den Unterpunkt Datenbankenverwaltung aus und da wiederum die Funktion MySQL neu verbinden.

MySQL einrichten für AllInOne-Office

MySQL einrichten für AllInOne-Office

Nachdem Sie alle nun folgenden Sicherheitsfragen beantwortet haben, können Sie sofort weiterarbeiten.

Die Eigene Firma bei AllInOne-Office einrichten

Unter dem Menüpunkt Favoriten finden Sie Eigene Firma einrichten. Mit Hilfe der sich nun öffnenden Maske können Sie sämtliche Informationen eingeben, die Ihre Firma betreffen: Name, Anschrift, Standorte, mehrwertsteuerpflichtig oder nicht, Bankkonten und vieles mehr. Hier können Sie auch entscheiden, ob AllInOne-Office die Daten bei jedem Briefdruck verwenden soll, oder ob Sie vorgedrucktes Firmenpapier benutzen möchten.

Die Eigene Firma bei AllInOne-Office einrichten

Die Eigene Firma bei AllInOne-Office einrichten

Erste Datensätze bei AllInOne-Office einfügen

Wir stellen am Beispiel der Adressverwaltung, wie sie tagtäglich bei Handwerkern vorkommt, die Erfassung eines neuen Datensatzes dar. Die einzelnen Schritte sind auf alle weiteren Verwaltungsformular von AllInOne-Office übertragbar.

Über das bereits bekannte Hauptmenü wählen Sie nun unter Favoriten den Unterpunkt Adressverwaltung aus. Sie finden nun folgende Eingabemaske vor:

Adressverwaltung: Eingabemaske bei AllInOne-Office

Adressverwaltung: Eingabemaske bei AllInOne-Office

Sollten Sie bereits eine Adresse eingegeben haben so werden die Formulare immer direkt bei Formularöffnung den letzten angezeigten Datensatz wieder laden. In diesem Fall können Sie über das Pluszeichen in der unteren Menüleiste zum nächsten freien Datensatz springen. Mit Hilfe dieser Menüleiste können Sie in den Datensätzen navigieren.

Mit einem Doppelklick auf das erste Feld des Datensatzes öffnen Sie das Datenblatt für weitere Informationen und Einstellungen. Hier können Sie festlegen ob es sich um Kunden oder Geschäftspartner handelt, Bankverbindungen hinterlegen, Ansprechpartner, Kommunikationsdaten und vieles mehr:

Datenblatt bei AllInOne-Office

Datenblatt bei AllInOne-Office

Über den Reiter „Ereignisse“ können Sie Aufgaben und Termine eintragen und behalten so immer den Überblick über Ihre Tagesgeschäfte.

Die Auftragsverwaltung in AllInOne-Office

Für Handwerksbetriebe oder auch Dienstleister ist diese Funktion neben der Verwaltung der Kundendaten sicher mit die wichtigste. AllInOne-Office bietet Ihnen komfortable Anwendungsfelder, über die Sie Ihre Aufträge erfassen und im Blick behalten können.

Ihren Kundenstamm haben Sie bereits in AllInOne-Office angelegt. Im Hauptmenü gelangen Sie über den Menüpunkt Auftragsverwaltung in die Eingabemaske.

Auftragsverwaltung mit AllInOne-Office

Auftragsverwaltung mit AllInOne-Office

Diese Eingabemaske können Sie für Ihre gesamte Auftragsabwicklung nutzen. Bereits angelegte Adressen verwenden, Artikel aus Ihrem Artikelstamm auswählen oder neue Artikel direkt während des Vorgangs der Auftragserfassung anlegen.

Mit AllInOne-Office können Sie den Auftrag ausdrucken und speichern. Ist der Auftrag abgeschlossen, kann über die oben gezeigte Maske aus dem Auftrag sowohl ein Lieferschein wie eine Rechnung erstellt und und verbucht werden.

Besonders hilfreich sind die Funktionen wie „Bestellung aus Auftrag generieren“ oder „Wiederholungsauftrag“. Auf diese Weise können haben Sie bestimmte Artikel immer wieder auf Lager, ohne dass Sie jedes Mal eine Lagerprüfung durchführen müssen.

Die Module „Sammelrechnung erstellen“ und „Aufträge archivieren“ stehen nur in der Kaufversion zur Verfügung.

Kommunikation mit Kunden über AllInOne-Office

AllInOne-Office bietet verschiedene Funktionen über die Sie schnell und unkompliziert in Kontakt mit Ihren Kunden treten können. Mit der Software können Sie E-Mails oder Briefe erstellen.

Für einen Brief wählen Sie im Hauptmenü den Punkt Dokumente / Briefe schreiben, für eine E-Mail den Menüpunkt E-Mail Verwaltung.

Briefe schreiben mit AllInOneOffice

Briefe schreiben mit AllInOneOffice

AllInOne-Office übernimmt automatisch das Tagesdatum, achten Sie darauf, wenn auf Ihrem Brief ein anderes Datum erscheinen soll. Über die Eingabemaske können Sie auch hier wieder die entsprechende Firma auswählen, evtl. ein Produkt oder einen Artikel, den Sie anbieten möchten oder Sie geben einfach den gewünschten Text ein.

AllInOne-Office erspart Ihnen, mühsam neue Vorlagen anzulegen. Sie können statt dessen gerade erstellte Texte direkt über die oben gezeigte Eingabemaske als Vorlage speichern.

Berichte erzeugen mit AllInOne-Office

Mit AllInOne-Office können Sie sich verschiedenste Statistiken und Berichte erstellen lassen. Beispielsweise die Artikelumsatzstatistik, Monatsumsatzstatistik oder Artikelertragsstatistik. Über den Menüpunkt Berichtswesen können Sie die gewünschte Berichtsart auswählen.

Berichte erstellen mit AllInOne-Office

Berichte erstellen mit AllInOne-Office

Möchten Sie das Layout der Berichte selbst gestalten, finde Sie unter dem Menüpunkt Berichtslayouts designen diverse Optionen dafür. Logos, Wasserzeichen, Firmenfarben und vieles mehr individualisieren den Ausdruck und sorgen für Wiedererkennung.

Datensicherung bei AllInOne-Office

Wenn Sie mit einer Einzelplatzversion arbeiten, können Sie Ihre Daten mit Hilfe einer Kopie von der Datei „AllInOne-Office.mde“ sichern. Sie können dann entscheiden, ob Sie diese Daten auf einem externen Datenträger oder auf einem Sever sichern.

Sollten Daten verloren gehen, spielen Sie die kompletten Datensätze über einfach Ihre angelegte Kopie wieder ein.

Nutzen Sie MySQL und arbeiten Sie mit mehreren Arbeitsplätzen, müssen Sie für eine Datensicherung zunächst alle Anwendungen an allen Plätzen schließen. Über das Hauptmenü Computerverwaltung gelangen Sie in den Menüpunkt Dienste, wo Sie den Dienst MySQL auswählen können. In diesem finden Sie den Ordner data, den Sie wiederum auf einen externen Datenträger kopieren und damit sichern können.

Wichtig ist, wie bei allen Datensicherungen, darauf zu achten, die Sicherung regelmäßig durchzuführen und den Datenträger an einem externen Ort aufzubewahren. Damit sind Sie vor einem kompletten Datenverlustes durch Brand oder Diebstahl geschützt.

Pro und Contra zur Verwendung von AllInOne-Office

Ein klarer Minuspunkt ist die Installation von AllInOne-Office. Sie ist umständlich und funktioniert nur nach Neustart von Windows.

Hat man sich jedoch durch diese ersten Anfangsschwierigkeiten gekämpft, wird man mit einer reichhaltigen Software belohnt, die sich aufgrund übersichtlicher Menüführung und einfach gehaltener Nutzeroberflächen leicht erschließt und gut zu bedienen ist.

Die oben genannten Beispielpunkte aus dem umfangreichen Leistungsangebot von AllInOne-Office lassen erkennen, dass AllInOne-Office alle Funktionen abdeckt, die ein CRM-System für kleinere und mittlere Betriebe wie Handwerker oder Dienstleister mitbringen sollte.

Ein besonderes Plus ist der Service, den der Hersteller anbietet. Auf der Homepage des Herstellers sind ausreichend Informationen zum Produkt zu finden. Ein gut gestaltetes Handbuch steht kostenlos im Internet zur Verfügung und leitet mit vielen Screenshots Schritt für Schritt durch die einzelnen Anwendungspunkte. Für Mac-Nutzer gibt es leider keine Version dieser Freeware.

Claudia Sommermann, Bayreuth

Bildquelle: fotolia, © Nadezhda

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