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Prozessoptimierung erreichen – ganz konkret!

Prozessoptimierung © Wellnhofer Designs
Prozessoptimierung ist in unserer Beratungspraxis häufig genutztes Wort. Betriebsabläufe, die fehlerfrei und effizient ablaufen, ist für viele Unternehmer keine strukturierte Aufgabe. Bessere Geschäftsprozesse im Unternehmen zu erreichen ist das Ziel von Business Process Management (BPM). Und wie sieht dieses besser aus?

Prozessoptimierung ordnet Abläufe 

Ob im Büro, in der Produktion oder dem Servicebereich eines Unternehmens: Prozesse optimieren ist meistens nur eine Frage der Zeit und soll für vollere Kassen und mehr Effizienz sorgen. Deswegen fallen gerne die typischen Schlagworte zur Prozessoptimierung in einem ähnlichen Rahmen beim Strategie-Meeting:

  • kostengünstiger
  • schlanker
  • schneller
  • effizienter
  • Ressourcen schonender

Mit diesen Begriffen sollen die Ziele genau formuliert werden, die mit BPM erreicht werden sollen.

Was braucht die Optimierung von Abläufen?

Ich persönlich finde diese Formulierungen für BPM nicht konkret genug. Damit ich herausfinden kann, welches Ziel ich mit BPM erreichen will, muss ich mich mit konkreten Problemstellungen und möglichen Lösungen auseinandersetzen.

Es ist schlichtweg zu wenig, ein paar Schlagworte von BPM auf Folien zu präsentieren. Business Process Management kann so nicht gerechtfertigt und Manager nicht überzeugt werden. Auch Kunden werden so nicht für ein BPM Projekt gewonnen.

Wie setze ich den Plan zur Prozessoptimierung um?

Gehe ich konkret auf Problemstellungen von Prozessen ein und verdeutliche, wie durch die Umsetzung bestimmter Lösungen, Ziele erreicht werden, wird dies klarer. Es reicht nicht, zu sagen: Wir müssen effizienter werden! Sage ich: Wir müssen die Software und technischen Geräte besser nutzen, um die Kosten zurechtfertigen, ist das der erste Teil der Erklärung. Erwähne ich, dass wir durch intensivere Nutzung der Technik, weniger Leerlauf in der Produktion haben/ schneller liefern können, sind wir bei Optimierung.

BPM in der Praxis

Da ich mich intensiv mit Prozessen, wie dem Dokumentenmanagement und Informationsmanagement beschäftige, möchte ich hier ein einfaches Beispiel vorstellen.

Dokumentenmangement und Prozessoptimierung

In Unternehmen in denen Prozesse in Papierform ablaufen, verbringt laut Schätzungen durchschnittlich jeder Mitarbeiter 50% seiner Arbeitszeit mit der Suche von Dokumenten. Hier gibt es sogar Aussagen, dass die Bearbeitungskosten bei bis zu 70 Euro pro Papierdokument liegen können.

Fangen Sie gerade an darüber nachzudenken, wie viele Papierdokumente täglich bei Ihnen anfallen?

Wir gehen das Beispiel durch:

  • Mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagement System können erhebliche Kosten eingespart werden – sicher nicht von 70 Euro auf 0 Euro.
  • Die Zeiten für die Suche können gesenkt werden. Die Bearbeitung geht schneller.
  • Alle möglichen Vervielfältigungen (Drucken, Kopieren) zur Weiterverteilung der Papierdokumente können beinahe auf null reduziert werden.
  • Es ist möglich, dass zeitgleich unterschiedliche Mitarbeiter an ein und demselben Vorgang arbeiten und dies an verschiedenen Standorten.
  • Viele andere, mit dem aktuellen Vorgang in Verbindung stehenden Informationen können leicht verknüpft werden.
  • Es ist kinderleicht, jederzeit den Status der Bearbeitung nachzuvollziehen.
  • Die Entscheidungswege verkürzen sich, da die notwendigen Informationen sofort im Dokumentenmanagement System zur Verfügung stehen.
Prozessoptimierung durch Dokumentenmanagement

Prozessoptimierung durch Dokumentenmanagement

Abrechnung der digitalen Dokumentenverwaltung

Fragen Sie sich, was dieses Beispiel mit Prozessmanagement zu tun hat?

Suchen, Bearbeiten, Freigeben, also die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen sind tagtäglich ablaufende Prozesse in einem Unternehmen!

Sie möchten die Bearbeitung beschleunigen und die Geschäftsprozesse kostengünstiger und weniger Ressourcen hungrig machen? Die Einführung einer Dokumentenmanagement Software ist ein guter Weg zu mehr Effizienz. Darunter fallen Methoden wie Lean Management und besonders Kaizen, die für die kontinuierliche Verbesserung klare Angaben zu Bearbeitung und Speicherort festhalten.

Gleichzeitig nutzt man Technologien, um die Geschäftsprozesse zu optimieren. Damit sind wir mitten drin im Abenteuer Business Process Management. Wir haben alle Möglichkeiten, BPM im Unternehmen mit der Lösung von Problemen zum Erfolg zu verhelfen.

Eine erfolgreiche Einführung einer Dokumentenmanagement Software im Unternehmen, verhilft BPM in diesem Unternehmen zu mehr Struktur und Erfolg.

BPM – Business Process Management braucht Erfolge, um sich zu etablieren und durchzusetzen. Verbessern Sie einen vereinzelten Ablauf, wie den Posteingang, können Sie vielleicht einen Erfolg verbuchen. Die Prozessoptimierung, um grundlegend Geschäftsprozesse zu verbessern, benötigt Analyse und mehr Methode.

BPM einführen

Es lässt sich feststellen, dass die Einführung von BPM häufig als strategische Entscheidung Einzug im Unternehmen hält. Business Process Management wird nicht als Möglichkeit für eine ganzheitliche Betrachtung und Verbesserung der Geschäftsprozesse im Unternehmen erfasst.

Prozessoptimierung im Ganzen statt Stückwerk

Die Diskussion über die Einführung, gerade mit dem umfassenden Blick auf die Geschäftsprozesse und deren Ausrichtung auf die Unternehmensziele, stockt immer wieder. Schnell wird festgestellt, dass Geschäftsprozessmanagement an einen konkreten Anlass gebunden werden muss.

Oft hat das Management bereits einige Prozesse im Auge, die durch die Unterstützung einer Technologie optimiert werden sollen. Hier hat das Management in der Regel bestimmte Optimierungsergebnisse im Kopf:

  • Reduzierung der Durchlaufzeiten
  • Verkürzung der Bearbeitungszeiten
  • Medienbrüche verhindern
  • Verbesserung der Auskunftsfähigkeit
  • Erhöhung der Transparenz
  • Verbesserung der Bearbeitungsqualität

um damit den Geschäftsprozess / die Geschäftsprozesse kosteneffizienter auszuführen.

Bearbeitungs- und Durchlaufzeit zur Prozessoptimierung

Bearbeitungs- und Durchlaufzeit zur Prozessoptimierung

Gerade bei Prozessen mit hohen zu bearbeitenden Stückzahlen und vielen manuellen Prüfaktivitäten, ist die Unterstützung der Prozesse durch eine Technologie sinnvoll. Ist der Geschäftsprozess bereits im Vorfeld durch Lean Production optimiert, gelingt das umso leichter!

Prozessoptimierung mit verbesserter Methode der Verwaltung

Es ist kein Geheimnis, dass ich mich intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement beschäftige. Hier steht gerade das dokumentenbezogene Optimieren von Geschäftsprozessen im Mittelpunkt. Wenn man eine Dokumentenmanagement Lösung – sprich eine Software – einsetzen will, gibt es hier immer einen konkreten Anlass. Im Rahmen dieser Einführungsprojekte geht es „immer“ um die Veränderung von Geschäftsprozessen. Aktuell ist hier ein wesentlicher Prozess allgegenwärtig – die Eingangsrechnungsverarbeitung.

Hier geht es darum Geschäftsprozesse zu digitalisieren, beispielsweise gedruckte Rechnungen. Wichtige Daten für die Prüfung (fachlich und rechnerisch) müssen ausgelesen und in den folgenden Schritten des Prozesses zugänglich gemacht werden. Auswertung, Weitergabe, Abbildung des Vier-Augen-Prinzips, Einhaltung von Wertgrenzen sind wichtige Schritte. Letztlich müssen die Rechnungen an die richtigen Stellen (Personen) im Unternehmen zur Freigabe weitergeleitet werden.

Im Idealfall erfolgt dann eine automatische Übergabe, aller gesammelten Daten im Prozessverlauf, über Verbindungen an die Unternehmens ERP Lösung und die Verbuchung. Der Datenschutz sensibler Kundendaten hat immer Priorität!

Auswirkungen der Prozessoptimierung

Glauben Sie mir, dass sich bei der Einführung solcher Lösungen, die Prozesse im Unternehmen radikal verändern. Diese Lösungen zwingen dazu, sich intensiv mit dem BPM zu beschäftigen. Und dies muss im Vorfeld bei der Aufnahme der Anforderungen und Konzeption der neuen Geschäftsprozesse geschehen.

Tut man dies nicht, führt ein solches Vorhaben zwangsläufig ins Verderben und wird scheitern. Dem Management muss klar sein, dass sich jeder Prozess in den Fachbereichen verändern wird. Die Manager, Mitarbeiter und Kunden müssen sich an die neuen Abläufe gewöhnen und gleichzeitig der neuen Technologie vertrauen. Das braucht Zeit, Verständnis und was für den Erfolg absolut unerlässlich ist – das frühzeitige Einbinden der betroffenen Menschen in den Veränderungsprozess. Nur so können diese Menschen ihre Ideen und Vorstellungen in die neue Lösung einbringen und das Vorhaben und die Prozessoptimierung unterstützen. Eine methodische Einarbeitung fügt sich dabei in die Prozessoptimierung ein, denn standardisierte Abläufe erlauben standardisierte Lehrmethoden.

Abschließende Gedanken zur Prozessoptimierung

Dies ist meiner Meinung nach, der Schlüssel zum Erfolg! Auf keinen Fall ist es die eingesetzte Technologie, sondern das was Menschen im Unternehmen daraus machen. Die Änderung wichtiger Geschäftsprozesse ist immer Spiegel der Unternehmenskultur. Motivierte Mitarbeiter arbeiten engagiert daran, dass eine Prozessoptimierung funktionieren kann. Angst vor Fehlern weist dabei auf einen Schiefstand hin. Prozessoptimierung hat immer mehrere Elemente in der Ausführung. Methoden können nur fruchten, wenn die Fehlerkultur im Unternehmen gut ist: Sonst gehen manche Mitarbeiter in die Verweigerung oder verheimlichen Probleme.

Durch praktische und nachweisbare Erfolge wird die Grundlage für das Durchdringen im Unternehmen ermöglicht. Prozessoptimierung bringt dabei durch Analyse, durchdachte Methode und gemeinsames Arbeiten nachhaltige Ergebnisse und steigert die Effizienz. Deshalb arbeiten wir stetig an unserer eigenen Prozessoptimierung im ganzen Team!

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © Wellnhofer Designs

Bonustipp zur Prozessoptimierung

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