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Bessere Prozesse erreichen – ganz konkret!

Bessere Prozesse erreichen

 

Bessere Geschäftsprozesse im Unternehmen zu erreichen ist das Ziel von Business Process Management (BPM).

Und was heißt hier ganz konkret – Besser?

Hier werden die Schlagworte . . .

  • kostengünstiger
  • schlanker
  • schneller
  • effizienter
  • Ressourcen schonender

gerne benutzt, um die Ziele konkret zu formulieren , die mit BPM erreicht werden sollen.

Ich persönlich finde diese Formulierungen nicht sehr konkret. Damit ich wirklich herausfinden kann was ich mit BPM erreichen will – muss ich mich mit konkreten Problemstellungen auseinander setzen.

Es ist schlichtweg zu wenig, irgendwie ein paar Schlagworte auf Folien zu präsentieren. BPM kann so nicht gerechtfertigt und das Management nicht überzeugt werden. Auch Kunden werden so für ein BPM-Projekt sicher nicht gewonnen.

Gehe ich jedoch konkret auf eine Problemstellung ein und zeige auf, wie durch die Umsetzung bestimmter Maßnahmen Ergebnisse erzielt werden können, wird dies für die meisten Menschen deutlich.

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Beispiel Dokumentenmanagement

Da ich mich sehr viel mit den Themen Dokumentenmanagement und Informationsmanagement beschäftige, möchte ich hier kurz ein ganz konkretes Beispiel skizzieren.

In Unternehmen in denen vorwiegend mit Papier gearbeitet wird, verbring laut Schätzungen durchschnittlich jeder Mitarbeiter täglich 50 % seiner Arbeitszeit damit Dokumente zu suchen. Hier gibt es sogar Aussagen, dass die Bearbeitungskosten von Papierdokumenten bei bis zu 70 Euro pro Dokument liegen können.

Fangen Sie vielleicht gerade an darüber nachzudenken, wie viele Papierdokumente täglich bei Ihnen so anfallen? – Na dann mal los!

  • Mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagement System können erhebliche Kosten eingespart werden – sicher nicht von 70 Euro auf 0 Euro.
  • Auch die Zeiten für die Suche können drastisch gesenkt werden. Die Bearbeitung geht viel schneller – das liegt sicher auf der Hand.
  • Alle möglichen Vervielfältigungen (Drucken, Kopieren) zur Weiterverteilung der Papierdokumente können quasi auf null reduziert werden.
  • Es ist möglich das zeitgleich unterschiedliche Mitarbeiter an ein und demselben Vorgang arbeiten und dies an verschiedenen Standorten.
  • Viele andere mit dem aktuellen Vorgang in Verbindung stehende Informationen können sehr leicht verknüpft werden.
  • Es ist sehr leicht möglich, jederzeit den Status der Bearbeitung nachzuvollziehen
  • Es können kurze Entscheidungswege implementiert werden, da die Dokumente sofort im Dokumentenmanagement System zur Verfügung stehen.

Hier möchte ich mein kleines Beispiel abbrechen.

Nun Fragen Sie sich vielleicht, was dieses Beispiel denn mit Prozessmanagement zu tun hat?

Nun ja, sind das Suchen, Bearbeiten, Freigeben und damit im Grunde die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen nicht tagtäglich ablaufende Prozesse in einem Unternehmen?

Sie möchten die Bearbeitung beschleunigen und damit die Geschäftsprozesse kostengünstiger und weniger Ressourcen hungrig machen? Dann ist die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems ein sehr guter Weg.

Gleichzeitig nutzt man Informationstechnologie um die Geschäftsprozesse zu verbessern. Damit sind wir mitten drin im Abenteuer Business Process Management. Wir haben alle Möglichkeiten, BPM im Unternehmen mit der Lösung von Problemstellungen zum Erfolg zu verhelfen.

Eine erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagement Systems im Unternehmen, kann somit der Durchbruch für BPM in diesem Unternehmen sein.

BPM – braucht Erfolge um sich zu etablieren und durchzusetzen

Prozessmanagement einführen

Man kann feststellen, dass die Einführung von BPM häufig nicht grundsätzlich als strategische Entscheidung Einzug im Unternehmen hält. Business Process Management wird nicht als Möglichkeit für eine ganzheitliche Betrachtung und Verbesserung der unternehmerischen Geschäftsprozesse erfasst.

Die Diskussion über die Einführung, gerade mit dem ganzheitlichen Blick auf die Geschäftsprozesse und deren Ausrichtung auf die Unternehmensziele, stockt immer wieder. Schnell wird festgestellt, dass Geschäftsprozessmanagement an einem konkreten Anlass gekoppelt werden muss.

Oft hat das Management bereits einige wenige Prozesse im Auge, die durch Unterstützung von Technologie optimiert werden sollen. Hier hat das Management in der Regel ganz bestimmte Optimierungsergebnisse im Kopf – diese heißen ganz oft . . .

  • Reduzierung der Durchlaufzeiten
  • Verkürzung der Bearbeitungszeiten
  • Verhinderung von Medienbrüchen
  • Verbesserung der Auskunftsfähigkeit
  • Erhöhung der Transparenz
  • Verbesserung der Bearbeitungsqualität

und damit den/die Geschäftsprozesse kosteneffizienter auszuführen.

Gerade bei Geschäftsprozessen mit hohen zu bearbeitenden Stückzahlen und vielen manuellen Prüfaktivitäten, ist die Unterstützung des Prozesses durch Technologie sehr sinnvoll.

Es ist kein Geheimnis, dass ich mich in meiner hauptberuflichen Tätigkeit mit dem Thema Dokumentenmanagement beschäftige. Hier steht gerade die dokumentenbezogene Optimierung von Geschäftsprozessen sehr zentral im Mittelpunkt. Wenn man eine Dokumentenmanagement Lösung – sprich eine Software – einsetzen will, gibt es hier immer einen ganz konkreten Anlass. Im Rahmen dieser Einführungsprojekte geht es „immer“ um die Veränderung von Geschäftsprozessen. Aktuell ist hier ein ganz wesentlicher Prozess allgegenwärtig – die Eingangsrechnungsverarbeitung.

Hier geht es darum Rechnungen, die in Papierform im Unternehmen eingehen zu digitalisieren. Wichtige Daten für die Prüfung (fachlich und rechnerisch) müssen ausgelsen und in Folgeprozessschritten verfügbar gehalten werden. Auswertung, Weitergabe, Abbildung des Vier-Augen-Prinzips, Einhaltung von Wertgrenzen sind wichtige Schritte. Letzlich muss die  Rechnungen kompetenzgerecht an die richtigen Stellen (Personen) im Unternehmen zur Freigabe weitergeleitet werden.

Im Idealfall erfolgt dann sogar eine automatische Übergabe aller gesammelten Daten im Prozessverlauf über Konnektoren an die Unternehmens ERP Lösung und die Verbuchung.

Glauben Sie mir, dass sich bei der Einführung einer solchen Lösung die Prozesse im Unternehmen radikal verändern. Dies zwingt, sich intensiv mit Geschäftsprozessmanagement zu beschäftigen. Und dies muss im Vorfeld bei der Aufnahme der Anforderungen und Konzeption der neuen, technologieunterstützenden Geschäftsprozesse geschehen.

Tut man dies nicht, führt so ein Vorhaben zwangsläufig ins Verderben und wird scheitern. Dem Management muss einfach klar sein, dass sich alle Abläufe in den Fachbereichen verändern werden. Die Menschen müssen sich an die neuen Abläufe gewöhnen und gleichzeitig der neuen Technologie vertrauen. Das braucht Zeit, Verständnis und was für den Erfolg absolut unerlässlich ist – das frühzeitige Einbinden der betroffenen Menschen in den Veränderungsprozessen. Nur so können diese Menschen ihre Ideen und Vorstellungen in die neue Lösung einbringen und werden das Vorhaben und die neuen Prozesse unterstützen.

Dies ist meiner Meinung nach der Schlüssel für den Erfolg! Auf gar keinen Fall ist es die eingesetzte Technologie, sondern das was Menschen im Unternehmen daraus machen.

Somit findet man immer am konkreten Anlass die Legitimation für Business Process Management. Durch praktische und nachweisbare Erfolge wird die Grundlage für die Durchdringung im Unternehmen ermöglicht.

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

 

Bildquelle: fotolia, © Wellnhofer Designs


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