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bessere Prozesse erreichen – ganz konkret!


Bessere Geschäftsprozesse im Unternehmen zu erreichen ist das Ziel von Business Process Management (BPM). Und was heißt hier ganz konkret – Besser?

Hier werden die Schlagworte . . .

  • kostengünstiger
  • schlanker
  • schneller
  • effizienter
  • Ressourcen schonender

gerne benutzt, um die Ziele konkret zu formulieren – die mit BPM erreicht werden sollen.

Ich persönlich finde diese Formulierungen nicht sehr konkret – denn damit ich wirklich herausfinden kann was ich mit BPM erreichen will – muss ich mich mit konkreten Problemstellungen auseinander setzen.

Irgendwie ein paar Schlagworte auf Folien präsentiert, in der Hoffnung damit BPM zu rechtfertigen – das Management davon zu überzeugen oder sogar den Kunden für ein BPM – Projekt zu gewinnen, ist schlichtweg zu wenig.

Gehe ich jedoch ganz konkret auf eine Problemstellung ein und zeige auf, wie durch die Umsetzung ganz bestimmter Maßnahmen Ergebnisse erzielt werden können – wird dies für die meisten Menschen sehr klar und deutlich.

Da ich mich beruflich sehr viel mit den Themen Dokumentenmanagement und Informationsmanagement beschäftige – möchte ich hier kurz ein ganz konkretes Beispiel skizzieren.

Es gibt Schätzungen, dass in Unternehmen in denen vorwiegend mit Papier gearbeitet wird, durchschnittlich jeder Mitarbeiter 50 % seiner Arbeitszeit und mehr damit verbringt täglich unterschiedlichste Dokumente zu suchen. Hier gibt es sogar aussagen, dass die Bearbeitungskosten von Papierdokumenten bei bis zu 70 Euro pro Dokument liegen können.

Fangen Sie vielleicht gerade an darüber nachzudenken, wie viele Papierdokumente täglich bei Ihnen so anfallen? Na dann mal los!

  • Mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagement System können erhebliche Kosten eingespart werden – sicher nicht von 70 Euro auf 0 Euro.
  • Auch die Zeiten für die Suche können drastisch gesenkt werden. Die Bearbeitung geht viel schneller – das liegt sicher auf der Hand.
  • Alle möglichen Vervielfältigungen (Drucken, Kopieren) zur Weiterverteilung der Papierdokumente können quasi auf null reduziert werden.
  • Es ist möglich das zeitgleich unterschiedliche Mitarbeiter an ein und demselben Vorgang arbeiten und dies an verschiedenen Standorten.
  • Viele andere mit dem aktuellen Vorgang in Verbindung stehende Informationen können sehr leicht verknüpft werden.
  • Es ist sehr leicht möglich, jederzeit den Status der Bearbeitung nachzuvollziehen
  • Es können kurze Entscheidungswege implementiert werden, da die Dokumente sofort im Dokumentenmanagement System zur Verfügung stehen.

Hier möchte ich mein kleines Beispiel abbrechen.

Nun Fragen Sie sich vielleicht, was dieses Beispiel denn mit Prozessmanagement zu tun hat?

Nun ja, sind das Suchen, Bearbeiten, Freigeben und damit im Grunde die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen nicht tagtäglich ablaufende Prozesse in einem Unternehmen?

Will man die Bearbeitung beschleunigen und damit die Geschäftsprozesse kostengünstiger und weniger Ressourcen hungrig machen – ist die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems ein sehr guter Weg.

Gleichzeitig nutzt man Informationstechnologie um die Geschäftsprozesse zu verbessern. Und damit sind wir mitten drin im Abendteuer Business Process Management und haben alle Möglichkeiten BPM im Unternehmen mit der Lösung von Problemstellungen zum Erfolg zu verhelfen.

Eine erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagement Systems im Unternehmen, kann somit der Durchbruch für BPM in diesem Unternehmen sein.

BPM – braucht Erfolge um sich zu etablieren und durchzusetzen

Berlin, 25. Mai 2010 – Yves Mollenhauer

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