Betriebliche Prozesse gibt es in jedem Unternehmen! Und wenn Sie mit Prozessmanagement starten oder sich vielleicht wundern, warum es keine wundersame Verbesserung gibt, haben wir hier 10 Tipps für Sie, um Ihre Prozesse besser zu meistern!
Voraussichtliche Lesedauer: 5 Minuten
Inhaltsverzeichnis
Warum gibt es soviel Frust mit Prozessmanagement?
Je nach Einstieg und Zielsetzung gibt es in Unternehmen unterschiedliche Erwartungen an das Prozessmanagement. Wenn es hier zu Unstimmigkeiten kommt, ist auch der Erfolg des Ganzen schnell in Frage gestellt. Mit zehn einfachen Tipps gelingt es dagegen, das richtige Vorgehen und das passende Bewusstsein zu schaffen. So entsteht nach und nach eine prozessorientierte Organisation statt eines Flickenteppichs an Anforderungen und Erwartungen.
5 organisatorische Tipps für betriebliche Prozesse!
Gerade bei der Einführung empfiehlt sich ein kleines Team mit den passenden Kompetenzen, um ein einheitliches Prozessmanagement zu planen,den Prozessleitfaden zu erstellen und passende BPM-Tools auszuwählen. Setzen Sie sich Termine für zügiges Vorankommen!
JA! Wenn alle wissen, was das Ziel ist (Dokumentation, Vertretungssicherheit, Verbesserung), gibt es keine Missverständnisse! Vermeiden Sie es, unterschiedliche Erfolgsversprechen zu machen, wenn Sie Prozessmanagement aus guten Gründen einführen wollen.
Ohne Ziele keine Messung und ohne Messung keine Erfolge – Motivation gelingt durch das Erreichen ambitioniert gesetzter Ziele, nicht durch reines Abarbeiten. Diesen Gedanken leben Sie allen anderen vor und setzen Ziele, die allen zu gute kommen.
Nein! Starten Sie mit den übergeordneten Prozesslandkarten und legen Sie los. Halten Sie eine Priorisierung fest, bis in welche Ebene es später gehen soll, aber modelleren Sie angemessen! In der Prozessmodellierung ist immer auch das Rahmenwerk enthalten, damit Sie eine einheitliche Linie fahren.
Möglichst automatisiert aus den vorhandenen Daten und keines falls als Gängelei der Mitarbeiter, die den Prozess ja nur ausführen! Sinnvolle Werte erheben, auswerten und damit wirklich arbeiten!
Und 5 Tipps, um betriebliche Prozesse erfolgreich umzusetzen!
Jede Prozessoffensive braucht Zeit und Ressourcen. Stellen Sie diese nicht bereit, sorgen Sie für Frust auf allen Ebenen! Der Lohn dafür ist später eine bessere Aufstellung und beispielsweise mehr Effizienz!
Machen Sie bitte nicht den Fehler und versuchen Prozessmanagement auf ein gewachsenes Organigramm zu stülpen – es wird scheitern! Binden Sie alle Mitarbeiter in das Ende-zu-Ende-Prozessdenken ein und lösen Sie so Silos weitestgehend auf.
In der ersten Anlage der Prozesslandkarte ja, aber nicht für die Prozessmodellierung und gewünschte Prozessverbesserungen. Verlassen Sie sich hier auf jeden Fall auch auf die ausführenden Experten!
Ja und nein – legen Sie Kompetenzen fest für die Rollen im Prozessmanagement und verteilen Sie die Aufgaben sinnvoll. Achten Sie darauf, dass es zu keinen Streitereien durch Silodenken kommt und Prozessverantwortliche gut arbeiten können! Halten Sie Berechtigungen in jedem Fall fest, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.
Ja, aber der Vorteil des Prozessmanagements ist die objektive Sicht auf einen Arbeitsablauf mit allen Vor- und Nacharbeiten. Der einzelne Mitarbeiter ist Teil des großen Ganzen, ebenso wie jede Führungskraft. Nur mit dieser objektiven Sichtweise gelingt langfristige Stabilität und Verbesserung. Das sichert auch gleichzeitig Arbeitsplätze und die Anpassungsfähigkeit des Organisationsmodells.
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10 Tipps für schlimmste betriebliche Prozesse im Video
Manchmal braucht es noch etwas Nachdruck, das hab ich hier in diesem Video festgehalten – und glauben Sie mir, ich würde mir wünschen, dass das alles nur erfunden wäre! Also die 10 Anti-Tipps, wie Sie eben nicht vorgehen sollten mit dem 11. Bonustipp!
Zu guterletzt mein Rat, wie Sie Ihre Prozesse in den Griff bekommen!
Transparenz und Information sind wichtige Bestandteile guter Unternehmensführung. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie immer und jederzeit alle Betriebsangehörige in jede Entscheidung miteinbeziehen. Sie legen den Kurs fest, holen sich von Mitarbeitern der einzelnen Ebenen den nötigen Input und geben die Schritte bekannt. Schaffen Sie hier die richtige Balance zwischen den Entscheidungsgründen und der individuellen Teilnahme, z.B. für Verbesserungen. Gerade die Digitalisierung von Prozessen sorgt häufig für Angst in der Belegschaft wegen einem befürchteten Stellenabbau. Wenn Sie dagegen die Vorteile vermitteln, sinken Widerstände, gerade bei Automatisierung von nichtwertschöpfenden Arbeiten, die Zeit für die eigentliche Tätigkeit freisetzt.
Wenn Sie Fragen dazu haben, mit strukturierten Prozessen starten wollen und Potenziale freisetzen, melden Sie sich bei mir und wir gehen unverbindlich Ihre Möglichkeiten durch.
Mit besten Grüßen
Axel Schröder
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Um ein nachhaltiges Prozessmanagement von Anfang an zu strukturieren, braucht es ein Process Governance Document. Mit der Vorlage Prozessleitfaden als Prozessrahmen bekommen Sie ein Word-Dokument, das die wichtigsten Punkte strukturiert festgehalten hat und Sie nur noch Ihre Details einfügen müssen.
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