Betriebsrundgang – durch Hinsehen lernen und vorbeugen! 👓

Der Betriebsrundgang – normalerweise ist er gefürchtet als Maßnahme von Ämtern und Sicherheitskontrollen. Wir zeigen Ihnen mit diesem Artikel, wie Sie den regelmäßigen Unternehmensrundgang in Ihre Routine einbauen und durch Hinsehen lernen. Für mehr Vorsicht statt Nachsicht und den Werterhalt Ihres Unternehmens!

Was ist ein Betriebsrundgang und warum macht ihn niemand?

Zuerst halten wir fest, dass Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit viel in Ihrem Betrieb unterwegs sind:

• Mit Mitarbeitern sprechen
• Material oder Bestellungen prüfen
• Listen überprüfen oder besprechen
• Gerätekontrollen, Zähler und Messgeräte ablesen
• Routinearbeiten

Fallen Ihnen weitere Beispiele ein? Das Unternehmen mit Gebäude(n), Maschinen, Zuleitungen steht häufig im Hintergrund, während das Alltagsgeschäft Vorrang hat. In der strategischen Jahresplanung sollte der Unternehmensrundgang einen festen Platz besitzen, je nach Branche und Richtlinien demensprechend öfter. Mit einer Betriebsrundgang Checkliste (Tipp: Ein Beispiel finden Sie am Ende des Artikels) prüfen Sie wichtige Bereiche und Punkte, Plaketten und Prüfsiegel. Damit sorgen Sie langfristig für die Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften und die rechtzeitige Vorsorge vor vermeidbaren großen Instandhaltungs-Arbeiten.

Die Gründe, warum diese Arbeit in vielen Unternehmen unter den Tisch fällt, ist meistens eine fehlende Routine, keine Zeit und das Gefühl, erst alles besichtigt zu haben. Können Sie Ihren letzten Betriebsrundgang im Kalender nachschlagen? Oder den nächsten geplanten? Durch Hinsehen lernen wir, eben diesen Terminen mehr Wichtigkeit zu verleihen.

Durch Hinsehen lernen: Was kann Ihnen alles auffallen?

Einen genaueren Blick riskieren oder „sehen lernen„: Beides ist wichtig, aber nicht das Gleiche. Sie kennen Ihre Ecken im Betrieb. Vom Papierstapel im Büro, der auf Bearbeitung wartet, bis zum hintersten Materiallager mit den Ladenhütern. Genauer hinsehen bedeutet eine Entscheidung: Aufräumen und auflösen oder unbearbeitet zurückstellen. Beim „sehen Lernen“ schulen Sie dagegen Ihren Blick, um das zu sehen, was in der Regel offensichtlich verborgen bleibt. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, was Sie bei einem Betriebsrundgang entdecken können.

Angefangen, nicht fertiggestellt – der Unternehmensrundgang zeigt die Baustellen

Zuerst stören die Kabel aus der Wand nach einem Umbau, aber das wird bei der nächsten Reparatur einfach mit erledigt. Die nächste Reparatur kommt, dennoch hat keiner das Kabel im Gedächtnis. Es verschleppt sich und wird mit der Zeit zur Gewohnheit. Ein neuer Mitarbeiter, ein Berater oder eine Inspektion werfen die Frage auf, warum das Kabel aus der Wand hängt. Warum eigentlich?

Sie können diese Szene durch ein passendes Beispiel aus Ihrem Betrieb ersetzen. Gehören Sie zu den glücklichen Unternehmern, die mit Effizienz und Struktur diese Instandhaltungs-Arbeiten erfassen und nachverfolgen? Dann erkennen Sie vielleicht mehr unser nächstes Beispiel. Ein Betriebsrundgang mit offenen Augen sollte dennoch auf Ihrer Liste stehen.

Fehlende langfristige Planung – durch Hinsehen lernen, was die Zukunft braucht

Das Lager ist berstend voll, dazu wird die Produktionsfläche immer enger und im Büro stapeln sich Ihre Mitarbeiter? Höchste Zeit für eine Investition in Umbau, Neubau, weitere Anmietung oder eine grundlegende Prüfung des Platzbedarfs und der Betriebsergebnisse. Chronische Platznot ist in Zeiten von angespannten Märkten, steigenden Preisen und gleichzeitiger Auftragsschwemme ein bekanntes Phänomen. Wenn möglich nehmen Hamsterkäufe zu, während der Verwaltungsaufwand mit steigt. Der Platz ist zu knapp, deswegen schaffen Unternehmen mehr Raum, der sich wiederum schneller als gedacht füllt.

Bei einem Unternehmensrundgang hinterfragen wir neutral die Gestaltung der Betriebsflächen, bohren nach und achten auf die Zusammenhänge. Durch Hinsehen lernen ist etwas, das Sie trainieren können, weswegen wir Sie später einladen, mit unserer Checkliste Ihren Betriebsrundgang anzugehen. Nur dann, wenn Sie Hinsehen lernen, können Sie den Wertstrom in Ihrem Betrieb verfolgen!

In unserem Beispiel sind mehrere Lösungen möglich. Eine temporäre Zelthalle oder die Anmietung einer Lagerhalle, wenn mit einem Abbau der Lagerbestände zu rechnen ist. Eine Investitionsstrategie, die einem dauerhaften erhöhten Platzbedarf Rechnung trägt und mit der Unternehmensentwicklung zusammenfließt, braucht eine gesicherte strategische Planung. Wenn nächstes Jahr die Situation wieder auf Anfang steht, brauchen Sie einen Plan zur Umnutzung, Ausweitung oder ähnliches. Wichtig ist die richtige Balance und Voraussicht, um einen Investitionsstau zu verhindern.

Hinsehen lernen beim Betriebsrundgang, bevor die Decke auf den Kopf fällt

Der kleine Riss an der Wand ist jahrelang kaum aufgefallen. Dennoch ist plötzlich ein größerer Sanierungsbedarf da, weil es sich um eine tragende Wand handelt. Die Kosten bleiben vergleichbar, der Aufwand ist dagegen in die Höhe geschossen. Dabei ist dem Sachverständigen zusätzlich nicht verborgen geblieben, dass sich weitere Schäden entwickelt haben. Besonders ärgerlich, wenn diese durch regelmäßige Begehung zeitnah und günstiger beseitigt worden wären.

Mit einer Betriebsrundgang Checkliste, wie Sie sie als Download im Anhang finden, vergessen Sie keinen Winkel und sehen jede Kleinigkeit. Mit frühzeitiger Erfassung und Bearbeitung sparen Sie sich Zeit, Kosten und Nerven und vermeiden Risiken im Unternehmen. Ist ein kompletter Unternehmensrundgang durch Größe, Arbeitsaufwand und mehr nicht möglich, nutzen Sie die einzelnen Checklisten-Bereiche. In diesem Fall prüfen Sie der Reihe nach. Darunter fallen Elektrik, Heizung und Abluft, Zustand der Gebäudesubstanz und Gestaltung. Gerne vernachlässigt werden die Aufenthalts- und Umkleideräume: Fühlen sich Ihre Mitarbeiter wohl oder bräuchte es eine Überarbeitung?

Wie führen Sie einen Betriebsrundgang durch?

Sie können natürlich einfach loslegen, aber dann riskieren Sie, Probleme zu übersehen. Halten Sie in einem ersten Schritt die Bausubstanz fest; Darunter fallen Verwaltung, Produktion, Versandlogistik, Lager, Garagen, Begrenzungen und eventuell Außenstellen. Bei einer Lean Production läuft dieses Vorgehen im Kleinen ab. Welche Stationen sind da und wie integrieren wir sie bestenfalls in das große Ganze. Im Lean Management ist dieses Vorgehen grundsätzlich wichtig: Die Aufstellung und die Nutzung geschieht in einem Fluss, nicht als Stop-and-Go. Das bedeutet, bevor Sie losgehen, verschaffen Sie sich einen Überblick.

Vorbereitung um durch Hinsehen zu lernen

Sie haben Ihre Liste mit Gebäuden und baulichen Anlagen. Jetzt brauchen Sie noch eine Übersicht, auf was Sie alles achten wollen. Diese Liste ist in jedem Betrieb unterschiedlich, deswegen ist unsere Betriebsrundgang Checkliste sehr detailliert und in Bereiche aufgespalten.

• Elektrik: Zustand von Leitungen, Schaltkästen, Steckdosen, Steckerleisten, Zuleitungen, Kabellegung, Umgebungsschutz und mehr. Die flackernde Neonröhre fällt ebenso in diesen Bereich wie Stromleitungen zu Produktionsmaschinen oder der vergessene Lichtanschluss an der Mauer.
• Rohrleitungen: Wasser/Abwasser, Zustand von Hähnen und Becken, Lüftung, Heizung, Absaugung. Die interne Prüfung ist in der Regel nicht vorgesehen bis eine Wurzel ein Rohr durchstößt. Aber prüfen Sie in jedem Fall, ob beispielsweise Anschlüsse passen und der allgemeine Zustand in Ordnung ist.
• Allgemeinzustand: Sind Wände und Fassaden in Ordnung oder gibt es blätternden Putz, starke Verfärbungen oder verblichene Schilder? In dieser Kategorie finden Sie alles vom Mauerriss bis zur gebrochenen Scheibe. Gerne vergessen sind Schilder aller Art: Firmenschild, auch außerhalb des Grundstücks, Parkplätze, Warnhinweise, verblasste Klingelschilder und mehr. Das setzt sich fort bei Telefonanlagen, wenn ihre langverdienten Mitarbeiter wissen, wie sie jemanden erreichen ist das gut. Wenn der neue Mitarbeiter das sofort lesen kann, ist das besser.
• Rechtliche Aspekte: Sind alle Prüffristen eingehalten? Von AU/HU des Fuhrparks über Feuerlöscher und je nach Betrieb Sicherheitsbestimmungen an Maschinen, im Lager mit notwendiger Dokumentation. Die notwendigen Ordner und Nachweise sind bestenfalls griffbereit, schließlich kann jederzeit eine Kontrolle kommen.

Sie haben einen Überblick, was Sie alles zu prüfen haben? Dann gehen wir nun näher an den Gemba – den Ort des Geschehens!

Der passende Zeitpunkt

Sie haben Ihre Liste und spurten los, schließlich kann ein Betriebsrundgang nicht länger als eine halbe Stunde dauern! Wenn Sie durch Hinsehen lernen wollen, brauchen Sie ein ausreichend großes Zeitfenster, um gründlich inspizieren zu können. Wenn Ihre Routine für einen Betriebsrundgang eher frisch ist, planen Sie mehr Zeit für Beobachtungen ein.

Ein Beispiel aus der Praxis: In einem Betrieb beobachten wir einen Mitarbeiter an einer CNC-Fräse. Jeden Handgriff, jedes Justieren, jede Softwareeingabe und alle anhängigen Arbeiten. Bei genauerer Betrachtung ist die Arbeit nicht anders durchführbar als mit immensen Laufwegen und Wiederholungen. Im Gespräch finden wir heraus, dass der Ablauf schneller ablaufen würde, wenn dieser Werkstattbereich umgestellt wäre. Fünf Minuten Beobachtung und das Gespräch sparen nach der Umstellung 30% der Rüstzeit ein.

Ebenso verhält es sich mit der Beobachtung, die erst trainiert wird. Sie laufen jeden Tag durch Ihren Betrieb und lernen jetzt, wieder wirklich hinzusehen. Das braucht länger als der typische Gang und erfordert einen größeren Zeitraum.

Wann sollten Sie nun den Betriebsrundgang angehen? Das ist abhängig von der Zielsetzung. Hochbetrieb zeigt die Problemstellen im Ablauf: Wie ist die Belegung der Maschinen, wer steht sich im Weg und ähnliches. In ruhigen Zeiten ohne Lärm und Arbeitsdreck sehen Sie leichter den Zustand und auf diesen kommt es uns gerade an. Verlegen Sie Ihren Unternehmensrundgang auf die Randzeiten oder auf ein Wochenende, um sinnvoll Zeit am Unternehmen zu arbeiten.

Was brauchen Sie für den Betriebsrundgang?

An sich reichen Stift und Zettel. Ausgefallener sind natürlich Apps, ob ERP oder andere Systeme, die auf Details des Betriebs zurückgreifen können. Mit unserer Betriebsrundgang Checkliste können Sie sowohl mit einer Druckversion, als auch auf einem Tablet arbeiten. Weitere empfehlenswerte Helfer: ein Maßband, eine Wasserwage, ein Phasenprüfer, ein Stück saugfähiges Papier und eine Kamera bzw. ein Mobilgerät. Damit sollten Sie in der Regel problemlos starten können. Für größere Betriebe mit besonderer Ausstattung sind diverse Messinstrumente interessant, wenn keine regelmäßigen Kontrollen verpflichtend sind.

Nicht zu vergessen: Neben der Vorbereitung, der notwendigen Zeit und den Hilfsmitteln brauchen Sie Gelegenheit, Ihren Betriebsrundgang nachzubereiten. Das bedeutet Festhalten aller bemerkten Probleme oder zukünftigen Schwierigkeiten, sowie eine Priorisierung und Arbeitsliste zur Behebung.

Betriebsrundgang als strategischer Pfeiler

Wenn Sie Ihren Unternehmensrundgang geschafft haben, stellt sich die Frage: Wann ist der nächste nötig? In einem Jahr oder sobald notwendige Arbeiten geplant und ausgeführt sind? Eine Routine braucht einen Rhythmus, damit der Aufwand überschaubar bleibt, wie die Inspektion eines Fahrzeugs. Eine ehrliche Einschätzung über den Zeitraum zwischen Betriebsrundgängen und den Auswirkungen ist unumgänglich, damit Sie langfristig planen können.

Nach dem Unternehmensrundgang: Konnten Sie durch Hinsehen lernen?

Ist Ihnen aufgefallen, was Ihnen vorher nie aufgefallen ist? Oder ist Ihr Unternehmen in einem top Zustand ohne Mängel und verschämte Ecken? Wenn wir von der Unternehmensberatung in einen Betrieb kommen, nutzen wir die Zeit, um genau hinzusehen. Ob Beinahe-Unfälle, Arbeiten für die Katz mit den acht Arten der Verschwendung oder ungünstig platzierte Elemente – wir sind geschult, diese Dinge wahrzunehmen. Mit diesem Artikel wollen wir Ihnen deshalb das Rüstzeug an die Hand geben, durch Hinsehen lernen zu üben. Ebenso wie wir unsere Prozesse mit Lean Methoden verbessern, lohnt sich Ihr Betriebsrundgang, um frühzeitig reagieren zu können.

Haben Sie Kosten die für den Werterhalt eingerechnet?

Gehen wir zurück zur Autoinspektion: Jeder Reifensatz, Bremsen oder sonstige Verschleißteile fallen auf und verursachen Kosten. Ohne Inspektion und ohne eigene Kontrolle, wäre das Auto irgendwann in einen Unfall geraten oder aus dem Verkehr gezogen worden. Die Kosten der Inspektion sind nur die reine Begutachtungszeit und das dahinterstehende Fachwissen des Prüfers. Die Kosten für neue Teile wären nichtsdestotrotz angefallen, mit oder ohne Inspektion. Allerdings sparen Sie sich die Kosten für mögliche Folgeschäden – diese fallen weg durch die rechtzeitige Kontrolle. Nebeneffekt: Scheckheft-gepflegt trägt zum möglichen Werterhalt bei.

Übertragen Sie dieses Beispiel auf Ihr Unternehmen, werden Zeit und Kosten für Betriebsrundgänge zu einer Investition in den langfristigen Unternehmenswert. Ganz zu schweigen von Problemen mit Versicherungen, Behörden oder auch den eigenen Mitarbeitern bei Schäden durch fehlende Sorgfalt. Kontaminiert ein Leck gegangener Ölcontainer über längere Zeit den Boden, entstehen immense Kosten. Prüfen Sie den Container regelmäßig im Betriebsrundgang auf Rost und Schäden, kostet Sie das Ihre Zeit und notwendig gewordene Reparaturkosten.

Lagerbestand und Lagerbedingungen

Ein weiterer Bereich des Betriebsrundgangs: Prüfen Sie regelmäßig, was in Ihrem Lager steht und ob es Probleme wie Feuchtigkeit, Temperaturschwankungen oder Schädlinge gibt? Neben den offensichtlichen Schäden, die eine falsche Lagerhaltung verursacht, gibt es ebenso die finanzielle und die rechtliche Sicht. Falsche Lagerung kann zu unsichtbaren Schäden führen, die erst mit der Zeit offenbart werden. Für viele Unternehmen stellen ihre Lager ein unsichtbares Problem dar: Lagerplatz ist teuer. Er braucht Wartung, Licht, Ausstattung, Reinigung und die Mitarbeiter haben längere Laufwege. Alles Faktoren, die eine nicht an den tatsächlichen Bedarf angepasste Lagerhaltung mit sich bringt.

Durch Hinsehen lernen – mit entsprechender Routine

Wenn Sie diese Punkte verinnerlichen, steht dem nächsten effizienten Betriebsrundgang nichts mehr im Weg. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie sehen Ihr Unternehmen in einem neuen Licht, reagieren rechtzeitig, bevor es zu vermeidbaren Katastrophen kommt und sparen langfristig Kosten und Nerven. Damit Sie die entsprechenden Probleme wahrnehmen, stellen wir Ihnen die Betriebsrundgang Checkliste zur Verfügung und raten zum Aufbau einer Routine. Nach jedem Unternehmensrundgang ist eine im Kalender festgelegte Nachkontrolle sinnvoll und die Anlage des nächsten Termins. Der Betriebsrundgang deckt häufig viele kleinere Baustellen auf, die über Wichtigkeit und Dringlichkeit abgearbeitet werden. Und mit jedem Unternehmensrundgang werden Sie mehr erkennen: problematische Abläufe, Arbeiten, die für die Katz sind oder nicht mehr zu Ihrem Unternehmen passen.

Auf diesem Weg wünschen wir Ihnen viel Erfolg und stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Verfügung!

Mit vielen Grüßen,
Axel Schröder

Speziell für Sie: Unsere Betriebsrundgang Checkliste, um durch Hinsehen lernen zu können

Mit der Betriebsrundgang Checkliste erfassen Sie strukturiert jeden Bereich und jede Stelle in Ihrem Betrieb. Damit das gezielte Vorgehen besser funktioniert, sind Erläuterungen in jedem Abschnitt enthalten, die Ihren Unternehmensrundgang zur langfristigen Investition werden lassen!

Betriebsrundgang Checkliste

Eigentlich sehen Sie Ihren Betrieb jeden Tag. Und doch kommt es vor, dass manch kleinere Baustelle vergessen wird. Mit der Betriebsrundgang Checkliste erfassen Sie alles und steuern notwendige Arbeiten!

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Bildquelle: Canva.com © gilaxia