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Bevor man beginnen kann . . .

Fahrplan zum Prozessmanagement

Wo auch immer die Entscheidung herkommt,  sich mit dem Thema Prozesse zu beschäftigen – bevor es losgehen kann, sollten einige Vorüberlegungen stattfinden.

Prozessmanagement zum Selbstzweck ist keineswegs das Ziel – obwohl zuweilen in der einen oder anderen Organisation der Eindruck entsteht.

Will man Prozessmanagement ganzheitlich im Unternehmen aufsetzen, benötigt man einen Fahrplan. Es muss herausgearbeitet werden was man mit Prozessmanagement bezwecken will.

Da Prozesse sich durchs ganze Unternehmen ziehen und gravierende Auswirkungen auf den Erfolg des Unternehmens haben – ist Prozessmanagement zweifelsohne als unternehmensstrategisch zu betrachten.

Sobald man sich über die Prozessmanagement – Strategie im Unternehmen klar geworden ist (Aufgabe des TOP – Managements), ist der richtige Zeitpunkt für die Festlegung von Zielen. Hier sollten operative und strategische Ziele definiert werden – diese müssen exakt formuliert sein, denn sonst wird die Überprüfung sehr schwierig bis unmöglich.

Dem TOP – Management muss auch klar werden, dass die Entwicklung eines Unternehmens hin zur ganzheitlichen Prozessorientierung Zeit braucht, Aufwand bedeutet und damit Kosten verursacht.

Üblicherweise startet man im Unternehmen mit einem Pilotprojekt, definiert eindeutige klare Ziele und legt einen Zeithorizont fest. Solch ein Projekt und der Erfolg – entscheidet über den weiteren prozessualen Weg des Unternehmens.

klassische Ziele sind . . .

  • Aufnahme aller Prozesse einer / mehrerer Einheiten (Achtung, nicht übernehmen)
  • Entwicklung von Prozesslandkarten
  • Klassifikation von Prozessen (Kern-, Haupt-, Unterstützungsprozesse)
  • Ermittlung von Prozessabhängigkeiten und Schnittstellen (intern / extern)
  • Feststellung von Prozesskosten
  • Identifikation von Verbesserungen und Einsparungspotenzialen

um nur einige möglicher Ziele zu nennen.

Neben der Definition der Ziele (die zur Strategie passen müssen), ist bereits jetzt die Entscheidung zu treffen, ob Unterstützung benötigt wird.

Persönlich bin ich der Meinung, dass es ohne Unterstützung beim Prozessmanagement nicht geht, wenn in den eigenen Reihen keine Know how vorhanden ist. Gerade in der Startphase ist es wichtig sich Hilfe von Menschen mit umfangreichen Erfahrungen im Prozessmanagement zu holen. In der Anfangsphase lauern diverse Fallstricke und Stolpersteine – müssen diese erst überwunden werden, geht viel Zeit und Geld verloren. So können Fehler vermieden, Konventionen erarbeitet, Prozesstiefen definiert und  Modellierungstools ausgewählt werden. Möglicherweise sind dies auch ganz konkrete Ziele eines Pilotprojekts.

Dies soll jetzt kein Plädoyer für die vielen Prozessberater auf dem Markt sein – in der Praxis haben sich die Kosten für gute Berater in der Regel sehr schnell wieder ausgezahlt. Wichtig bei der Auswahl sind aber nicht nur das mitgebrachte Prozess – Know how und die Referenzen – schauen Sie sich die Berater als Mensch genau an.

Berater die gewillt sind sich auf ihr Unternehmen einzulassen, sich in das Denken und Handeln Ihrer Mitarbeiter hineinversetzen können – sind Gold wert (doch selten zu finden) und werden Ihr Unternehmen voranbringen.

Die gesamte Organisation mit den Menschen muss sich auf das Prozessdenken einstellen und Prozessdenken ggf. erst lernen. Hier ist Geduld und Verständnis ganz entscheidend für den Erfolg. Nicht selten müssen die Mitarbeiter mit entsprechenden Schulungen auf das Thema Prozessmanagement vorbereitet werden.

Bevor man beginnen kann - Vorüberlegungen

Bevor man beginnen kann – Vorüberlegungen

Sobald diese Vorüberlegungen abgeschlossen sind und zu allen Punkten in der hier dargestellten Pyramide Antworten gefunden wurden – diese abgestimmt und verabschiedet wurden – kann es losgehen.

Nun kann also das Abenteuer Prozessmanagement beginnen.

Fazit:

Strategie, konkrete Ziele und ein realistischer Fahrplan mit gesunden Einschätzungen über Zeiten und  Aufwände, sind die Grundvoraussetzungen für die erfolgreiche Umsetzung von Prozessmanagement in Unternehmen.

Unterschätzt man den Faktor Mensch – mit seinen Ängsten – die bei großen Veränderungen immer vorhanden sind, wird das Vorhaben Prozessmanagement scheitern.

Prozessmanagement bedeutet Veränderung im Denken und Handeln – vielleicht sind diese Veränderungen größer als alles was bisher angegangen wurde – ich meine ja.

Berlin, 10. November 2009 – Yves Mollenhauer

Bildquelle : fotolia, © underdogstudios

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