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Bewerbungsprozess abgeschlossen mit System 🏆

Bewerbungsprozess © aleksandrdavydovphotos
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Bewerbungsprozess Ablauf gestalten ohne schlechtes Gewissen

Vermutlich kennen Sie den Bewerbungsprozess zur Genüge und stehen vor der Herausforderung, alle Kandidaten fair zu behandeln. Mit unserem kostenlosen Download haben Sie eine Excel-Matrix in der Hand, die Ihnen bei der Einordnung vom Start bis zu dem Zeitpunkt hilft, an dem der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist.

Ein Klick auf den Link und Sie gelangen direkt zum Excel-Download!

Der Bewerbungsprozess – alles Sympathie?

Wir kennen die Problematik bei unseren Kunden, zwischen verschiedenen Bewerbern zu wählen. Deshalb haben wir unser Bewerbungssystem Schritt für Schritt entwickelt, um eine Stellenbesetzung transparenter zu gestalten. Das funktioniert auch bei Ihnen! Denn gerade in kleinen Betrieben gibt es meistens keine Personalabteilung oder einen klaren Personalverantwortlichen, um den Bewerbungsprozess zu steuern. Zwischen Fachkräftemangel und Problemen der Sichtbarkeit auf dem Arbeitgebermarkt bleibt keine Zeit, sich um ein Auswahlverfahren Gedanken zu machen. Obwohl das individuelle Profil mit der Personalplanung zusammen passt, gibt es später Probleme bei der Einarbeitung oder dem Arbeitsklima. Im ersten Abschnitt beleuchten wir daher die Stellenbesetzung als wichtigen Prozess in jedem Unternehmen, um danach die verschiedenen Bereiche durchzugehen. Diese sind für jeden Bewerbungsprozess unterschiedlich wichtig und lassen sich dennoch systematisieren. Danach erfahren Sie, wie Sie mit unserer Excel-Vorlage Ihre Auswahlkriterien bündeln und standardisieren, um die bestmögliche Stellenbesetzung auszuwählen.

Die Stellenbesetzung als Prozess

Sie sind froh, wenn Sie Bewerbungen bekommen? In Zeiten von Fachkräftemangel ist jede Bewerbung ein Grund zur Freude, selbst wenn es nicht zu einem Arbeitsvertrag kommt. Bedeutet das doch, dass Ihr Bewerbungsprozess an sich funktioniert. In manchen Fällen ist die erste Einschätzung jedoch positiver oder negativer als der erste Eindruck in einem Bewerbungsgespräch. Wenn Sie Ihren Bewerbungsprozess Ablauf im Griff haben, können Sie Ihre Wunschqualifikationen mit den erhaltenen Bewerbungen direkt abgleichen.

Der Bewerbungsprozess als Ablauf mit Kennzahlen

Prozessmanagement braucht klare Ereignisse: Der Bewerbungsprozess an sich startet bei dem Ereignis „Personalbedarf steht fest“ und endet beim Ereignis „Arbeitsvertrag ist unterschrieben„. Den Bewerbungsprozess Ablauf dazwischen können Sie passend für Ihr Unternehmen gestalten. Schließlich kommt es auf die Art der Arbeit und das Arbeitsumfeld an, ob Sie eine Fachkraft oder einen Quereinsteiger, den Teamplayer oder einen Eigenbrödler brauchen.

Sie wissen, dass die vorhandene Arbeitskraft in Ihrem Unternehmen nicht mehr ausreicht und Ihr Team Unterstützung benötigt. Dann starten Sie jetzt den Prozess der Stellenbesetzung mit der Frage: Wen oder welche Fertigkeiten brauchen Sie? Je klarer Sie Ihre Anforderungen schriftlich festhalten, desto leichter können Sie nach passenden Kandidaten suchen. Gibt es die Möglichkeit für einen Quereinstieg? Behalten Sie unbedingt die folgenden Kriterien für Ihren Bewerbungsprozess im Auge:

  • Notwendige Qualifikationen, selbst bei vergleichbaren Abschlüssen
  • Notwendige Kenntnisse, z.B. Maschinenbedienung, spezielle Software oder Spezialisierung im Handwerk
  • Wünschenswerte Fähigkeiten sind eine Präzisierung der Stelle und helfen Ihnen einzuschätzen, ob diese Fertigkeiten im Onboarding vermittelt werden können.

Der zweite Bereich ist die gewünschte Persönlichkeit: Suchen Sie einen Wachdienst für die nächtlichen Kontrollen ist Teamfähigkeit und Sprache weniger wichtig als im Projekthandwerk. Je enger neue Mitarbeiter mit dem bestehenden Team zusammenarbeiten, desto wichtiger ist die Einbindung und die Mitsprache. Fehlt Ihnen eigentlich eine Fachkraft, die komplexe Aufmaß-Zeichnungen beherrscht, ist das ein Punkt für die Ausschreibung. Wenn Sie bereits unsere Beiträge über Kennzahlen und Kennzahlensysteme kennen, legen Sie jetzt leichter Ihre Kriterien bei der Ausschreibung fest. Das macht es Ihnen und möglichen Bewerbern einfacher.

Vorarbeit Bewerbungsprozess abgeschlossen
Vorarbeit Bewerbungsprozess abgeschlossen

Der richtige Bewerbungsprozess Ablauf

Sie brauchen mehr Personal – das steht fest. Sie haben jetzt auch zusammengetragen, welche Qualifikationen und Fähigkeiten notwendig sind. Aus diesen Angaben erstellen Sie Ihr Bewerberprofil. So genau wie nötig, so klar wie möglich. Sie sind jetzt mitten im Bewerbungsprozess Ablauf, an dessen Ende bestenfalls ein unterschriebener Arbeitsvertrag steht. Die nächsten Schritte sind die folgenden:

  1. Bewerberprofil in Bereiche teilen und Kennzahlen festlegen
  2. Passende Ausschreibungsorte festlegen (Arbeitsagentur, eigene Webseite, soziale Medien, Branchen-Jobbörsen…)
  3. Ausschreibung formulieren, wenn nötig, Frist setzen, mit Ansprechpartner und Kontaktmöglichkeit veröffentlichen
  4. Eingehende Bewerbungen sichten und anhand der Kennzahlen vorsortieren.
  5. Vielversprechende Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch einladen und ersten Eindruck in weiteren Kennzahlenwerten festhalten.
  6. Wenn möglich oder nötig, Probearbeit vereinbaren und Rahmen absprechen. Das Ergebnis in der Übersicht festhalten.
  7. Aus der Auswertung und dem Vergleich ergibt sich eine einheitliche Entscheidungsgrundlage.
  8. Achtung! Achten Sie auf Ihre k.O.-Kriterien bei Bewerbern. Gibt es bereits unüberbrückbare menschliche Probleme im Vorstellungsgespräch bringt eine Einstellung vermutlich ebenso wenig, wie bei sofortiger Sympathie ohne notwendige Qualifikation.
Bewerbungsprozess Ablauf
Bewerbungsprozess Ablauf

Bewerbungsprozess abgeschlossen – und jetzt?

Die Kosten der Einarbeitung unterschätzen viele Betriebe: Zeit der einarbeitenden Mitarbeiter, notwendige Zugänge und mehr brauchen eine Kalkulation und Teamwork. Deswegen ist die Beachtung der kritischen Einstellungsfaktoren besonders wichtig: Ist ein Kandidat insgesamt gut geeignet und benötigt dennoch eine Einarbeitung von mehreren Monaten in die Maschinenbedienung, brauchen Sie eine Grundlage, damit Ihr Unternehmen diese Zeit stemmen kann. Controlling und eine gute Kapazitätsplanung helfen Ihnen, Ihren Bedarf rechtzeitig zu klären und das Onboarding gelingen zu lassen. Je besser Sie Ihre Geschäftsprozesse kennen und Prozesse stabilisieren, desto leichter fällt die Einarbeitung. Legen Sie den Prozess Onboarding frühzeitig an und legen Sie die Verantwortlichen fest, um krisensicher arbeiten zu können.

Bewerbungsprozess im Personalmanagement
Bewerbungsprozess im Personalmanagement

Bewerbermatrix für den idealen Bewerbungsprozess Ablauf

Wie schaffen Sie es, selbst unter Zeitdruck und bei der individuellen Tagesform möglicher neuer Mitarbeiter die richtige Entscheidung zu treffen? Eine klare Übersicht hält aus jedem Bereich die erste Einschätzung fest und kann durch weitere Eindrücke ergänzt werden. Wie das aussieht, sehen Sie in unserer kostenlosen Excel-Vorlage, die Sie nach Ihren Kriterien angleichen.

Charakter und Soft Skills für harmonische Zusammenarbeit

Das Vorstellungsgespräch ist wie die erste Verabredung: Jeder zeigt sich von seiner besten Seite, oder versucht es, je nach Nervosität. Allerdings bekommen Sie bereits vorher einen ersten Eindruck durch die Bewerbungsunterlagen und den ersten Kontakt. Die meisten Ratgeber empfehlen Bewerbern den direkten Kontakt, die persönliche Abgabe der Unterlagen oder einen Anruf. Bei Bewerbern und Unternehmen gibt es hier die Unterscheidung zwischen „schöne Initiative“ und „Störung des Betriebsablaufs“. Wichtig ist daher eine Information in der Ausschreibung über Ansprechpartner und Kommunikationsmittel.

Sie hatten gerade ein nettes Gespräch am Telefon oder auf Ihrem Betriebsgelände? Beste Gelegenheit um die wichtigen Punkte festzuhalten. In unserer Bewerbermatrix arbeiten wir von einer Skala von 1 bis 5 (1=schlecht, 5=bestens). Mögliche Faktoren sind:

  • Höflichkeit und Aufmerksamkeit, darunter fällt auch erster Eindruck und Sympathie
  • Interesse an Unternehmen, Stelle und Unternehmenskultur
  • angemessenes Auftreten im Äußeren, der Sprache und den Inhalten

Die Bewerbung einordnen im Bewerbungsprozess

Bei der schriftlichen Bewerbung kommen – je nach Stelle – die folgenden Bereiche dazu:

  • Persönlich/unpersönlich („Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Sehr geehrte Frau Schmidt“)
  • Formalia (vollständige Unterlagen mit einem gängigen Format)
  • Sorgfalt (Rechtschreibung, Zusammenstellung der Unterlagen auf die Stelle)
  • Interesse (ist das „eine Bewerbung“ oder genau für Ihren Betrieb?)
  • Sympathie (gefühlte Arroganz, Überheblichkeit oder Freundlichkeit und Begeisterung)

Dieser erste Teil bildet einen Bereich, der zusammengefasst den ersten Eindruck vermittelt und festhält. Untermauert wird diese erste Einschätzung von der Zeugnisprüfung. Je nach Stelle sind unterschiedliche Kriterien wichtig, allerdings sind die Zeugnisaussagen wichtig für die Untermauerung des bisherigen Eindrucks:

  • Lebenslauf und Zeugnisse stimmen soweit überein
  • Der bisherige Werdegang und die Fähigkeiten können das Unternehmen bereichern
  • Die Zeugnisse sind grundsätzlich wohlwollend formuliert, dennoch lohnt sich ein genauer Blick auf Formulierungen zu Arbeitsweise, Teamfähigkeit etc.
  • Bei Kündigungen aus eigenem Antrieb lohnt sich die Nachfrage im Vorstellungsgespräch, wenn Sie langfristige Mitarbeiter suchen

Diese Elemente erfassen Sie ebenfalls in der Matrix. Der Vorteil der Methode im Bewerbungsprozess ist die klare Einordnung in ein bestehendes Bewertungssystem und die Verfeinerung mit jeder Stufe. Haben Sie mehrere Bewerbungen bekommen, hilft unser Netzdiagramm in Excel, um die individuelle Ausprägung jedes Kandidaten zu zeigen. Eine Vorauswahl ist dadurch leichter.

Das Vorstellungsgespräch richtig einordnen

Sie haben sich ein erstes Bild gemacht und laden Bewerber zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch ein. Auch hier sind einige Punkte ideal zur Einordnung, besonders wenn Sie mit vertrauten Mitarbeitern das Gespräch führen. Mit diesen sollten Sie gemeinsam die Matrix nach dem Gespräch ausfüllen und dadurch die unterschiedlichen Wahrnehmungen schriftlich festhalten.

  • klare Aussagen oder Ausweichen? Wenn ja, in welchen Bereichen?
  • Interaktion/Gespräch mit allen oder mit bestimmten Personen?
  • Generelles Auftreten sympathisch oder abweisend?
  • Interesse am Unternehmen, der Stelle? Ablesbar an Körperhaltung, Nachfragen etc.

Grundsätzlich gilt: Aufregung erschwert die Einordnung. Wenn Sie jemand für den Vertrieb anwerben und die Person schroff reagiert, ist das vielleicht der falsche Kandidat. Waren Lebenslauf und alles andere gut, kann sich eine Probearbeit lohnen, um eine andere Situation herzustellen. Mit der Bewerbermatrix können Sie diese Punkte leichter auswerten, um eine Entscheidung zu treffen.

Probearbeit oder praktisch überzeugen

Sie haben aus den Bewerbungen und Vorstellungsgesprächen einen oder mehrere Bewerber ausgewählt. Jetzt kann der Bewerbungsprozess abgeschlossen sein oder Sie möchten eine Arbeitsprobe vor Vertragsschluss. Auch hier sind die bisherigen Kriterien entscheidend und kommen in die Bewerbermatrix:

  • Pünktlichkeit und Auftreten, z.B. geeignete Kleidung und Höflichkeit
  • Interesse und Motivation, die Arbeit bestmöglich auszuführen
  • Verhalten Führungskräften und Mitarbeitern verschiedener Hierarchiestufen gegenüber
  • Interesse am Unternehmen und der Unternehmenskultur
  • Einschätzung eigener Fähigkeiten und Bewältigung der gestellten Aufgaben

Das Besondere an der Bewertungsmatrix: Sie haben die Möglichkeit, eigene Bereiche festzulegen. Wenn Sie manche Kriterien nicht betreffen, brauchen Sie nicht ausfüllen. Ist der Bewerbungsprozess abgeschlossen, haben Sie eine sichere Einschätzung über jeden Kandidaten. Im Diagramm sehen Sie, welche wichtigen Bereiche besonders gut getroffen sind.

Beispieldiagramm mit Musternamen und übereinander gelegtem Diagramm

Bewerbermatrix
Bewerbermatrix

Bewerbungsprozess abgeschlossen

Welche Vorteile bietet dieses Vorgehen in KMU? Sie haben eine vorgefertigte Einschätzung, um jeden Bewerber eine faire Chance bietet. Diskriminierung aufgrund von äußeren Faktoren ist keine Gefahr, in die Sie laufen, auch wenn Sie keinen Arbeitsrechtler im Unternehmen haben. Auch nachdem der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist, können Sie die Bewertung nutzen, um weitere Stellenbesetzungen zu verbessern. Der weitere Plus-Punkt: Die Bewerbermatrix ist eine Grundlage für eine Fertigkeiten-Tabelle, um die Mitarbeiterentwicklung im Betrieb genauer im Blick zu behalten.

Wie arbeiten Sie bisher in der Stellenbesetzung? Welche Ausschlusskriterien haben Sie und was schätzen Sie an Ihren (neuen) Mitarbeitern? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen!

Mit besten Grüßen

Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com © aleksandrdavydovphotos; filadendron

Jetzt Bewerbungsprozess verbessern und Matrix herunterladen!

Wenn Sie geeignete Mittel für Ihre Stellenbesetzung suchen, nutzen Sie unsere Bewerbungsmatrix! Jeder Bewerber bekommt seine eigene Bewertung, während die Gesamtübersicht die Bereiche zusammenfasst und grafisch darstellt. Hinweise zur Bearbeitung finden Sie direkt auf dem ersten Tabellenblatt in der Excel-Datei. Wenn Sie die Tabelle nutzen, haben Sie eine klare Übersicht bis zu dem Punkt, an dem der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist.

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