Das Büro und die eingesetzte Technik sind das Herzstück vieler Unternehmen. Daher möchte ich heute einen Einblick in das Büro eines Unternehmensberaters geben und einige der von mir eingesetzten Techniken vorstellen.
Inhaltsverzeichnis
Vorbemerkung zu meinem Büro
Ich arbeite in der Regel von zu Hause aus oder direkt beim Kunden. Mit meinem Team brainstorme ich in unseren Büroräumen und gemeinsam entwickeln wir neue Möglichkeiten für unsere Leser und Kunden.
Mein altes Büro
Mein Büro war bis Herbst ein kleiner, abgeschlossener Raum mit rund 8 Quadratmeter Fläche im Dachgeschoss meines Hauses. Da ich keine Kunden empfange, hat dieses Büro bisher ausgereicht, stößt aber aufgrund des Wachstums meines Unternehmens sowie gestiegener Anforderungen an seine Grenzen.
Im Laufe der Zeit hat sich so manches angesammelt, was sich dann in einem leichten Chaos zeigte.
Neben BWL-Büchern, Netzwerkkabeln und Software-Boxen musste noch irgendwie (?) Büromaterial, Druckerzubehör wie Papier und Toner sowie sonstiges untergebracht werden.
Aber auch der Schreibtisch war viel zu klein und bot keinerlei Möglichkeiten einer geordneten Ablage.
Das hat mich zunehmend genervt und für den Herbst 2015 einen Umzug innerhalb meines Hauses geplant. Nach einer umfassenden Sanierung stehen nun neue Zimmer bereit und ich kann die Verwendung der Räume neu organisieren.
Mein neues Büro
Mein neues Büro ist ein Raum mit ca. 20 Quadratmetern werden, insbesondere ohne Dachschrägen. Hier hatte ich die Möglichkeiten, endlich alle Unterlagen sauber zu ordnen und auch meinen Schreibtisch zu organisieren. Dafür habe ich die Prinzipien von 5S angewendet.
Genügend Regalfläche bietet nun die Chance einer sauberen Ablage.
Alle Regalböden wurden von mir mit Klebeetiketten beschriftet, um „Standardplätze“ für die jeweiligen Inhalte zu schaffen.
Endlich gab es auch das lange ersehnte Whiteboard.
Mit dem Whiteboard kann ich nun endlich mit genug Platz konzeptionelle Entwürfe, Ideen etc. skizzieren. Da es magnetisch ist, kann auch leicht ein großer Plot. z.B. von der Business Model Canvas für Geschäftsmodelle angeheftet und bearbeitet werden.
Warum steht da ein T-65 X-Wing Starfighter?
Das ist ganz schnell erklärt.
Zum einen bin ich noch ein bißchen Kind geblieben und baue auch heute noch gerne Lego. Zum anderen hat er für mich eine tiefere Bedeutung auch für meine Arbeit.
Auch wenn manche Aufgabenstellung oder manches Projekt unlösbar erscheinen, wir bekommen das zu einem guten Ende für unsere Kunden!
Und was soll der Bulli?
Es gibt noch ein Leben neben der Arbeit! Pack die Familie ein und fahr einfach ans Meer. Er erinnert mich jeden Tag daran und das ist gut so!
Grundsätzlich sind aber die Interessen von Familie, Privatleben und Arbeit auch bei der Verwendung der Räume in Einklang zu bringen. Zimmer für private Nutzung werden auch nur privat genutzt und im Büro wird auch nur gearbeitet.
Verwendetet Technik – digital
Kern meiner Arbeit ist die Verwendung meines Computers mit dazugehöriger Software.
EDV-Hardware im Büro
Monster-Tower mit Core i7 Prozessor, GTX580 Grafikkarte und 16GB RAM. Die Trennung von Betriebssystem, Programmen und Daten auf SSD bzw. konventionelle Festplatte macht dem System ordentlich Dampf. Dazu ein Farb-Laserdrucker von HP, ein günstiger Scanner, ein 30 Zoll-Bildschirm und diverse externe Festplatten für laufende Backups.
Ans Internet angebunden bin ich via Gigabit-Ethernet und VDSL50. Damit habe ich seit Jahren ein sehr stabiles und leistungsfähiges Grundsystem für meine Arbeit. Bin ich beim Kunden, nehme ich mein Lenovo Ideapad13 Yoga mit.
EDV-Software, die ich verwende
Zuerst die Sicherheit, man kann es nicht oft genug sagen: Macht regelmäßige Backups! Dafür verwende ich die Produkte von Acronis, allerdings in einer älteren Version. Die aktuelle Version 2015 von Acronis soll wohl haarsträubend sein.
Organisationssoftware
Hier verwende ich zwei Programme – alle beide Industriestandard.
Für die Modellierung und Optimierung meiner betrieblichen Abläufe, also meiner Geschäftsprozesse, verwende ich Adonis. Ich beschäftige mich regelmäßig mit der kontinuierlichen Verbesserung meiner Abläufe (Kaizen) und habe in der Vergangenheit eine enorme Lernkurve dabei hingelegt.
Für das Management meiner Kundenprojekte, Terminverwaltung, Aufgabenlisten aber auch für die qualitative Strategiearbeit verwende ich meineZiele. Das Programm ist sehr umfangreich und unterstützt mich in vielerlei Hinsicht. Fast vergleichbar mit einem Schweizer Taschenmesser bei einem Familienausflug ins Grüne.
Büroprogramm für Rechnungen und Buchhaltung
Hier kommt für mich Wiso MeinBüro zum Einsatz, da ich als Angehöriger eines Freien Berufes nur die Einnahmen-Überschuß-Rechnung machen muß – egal wie viel Umsatz ich im Jahr habe (keine Deckelung nach oben). Mit MeinBüro kann ich meine Buchhaltung selbst erledigen, mache meine Umsatzsteuervoranmeldung und komme meinen sonstigen behördlichen Verpflichtungen nach.
Sonstige Software
Für Screencasts verwende ich Camtasia Studio, bin aber mit der Performance beim Rendern nicht wirklich zufrieden. Hier wünsche ich mir eine Software, die die Power meiner Grafikkarte auch maximal ausnutzt. Leider habe ich noch nicht die Zeit gehabt, mich in die Alternativen richtig einzulesen.
Für Videokonferenzen mit meinen Kunden habe ich Teamviewer sowohl am Desktop als auch am Notebook im Einsatz (mit gewerblicher Lizenz natürlich). Das läuft erheblich stabiler und besser, als z.B. Skype. Man kann auch „schnell“ auf Fernsteuerung umschalten und dem Kunden direkt helfen, wenn er Unterstützung braucht bzw. die Remote-Funktionen nutzen, wenn ich von unterwegs bestimmte Daten vom Desktop brauche (z.B. eine alte Rechnung aufrufen oder sofort nach Verhandlungen ein aktualisiertes Angebot erstellen).
Meine Internetseiten laufen auf WordPress-Basis und Thesis 2 als Premium Theme. Als Software für das Online-Marketing ist bei mir Xovi und SECockpit im Einsatz. Reicht für mich und meine Zwecke völlig aus.
Ich hatte mal mit Linkbird, Linkresearchtools oder Onpage.org geliebäugelt, es dann aber gelassen. Die Services mögen klasse sein, aber für mich in keiner Nutzen-Kosten-Relation.
Verwendete Technik – analog
Hier habe ich einiges in der Nutzung, deshalb auch der Wechsel in das neue Büro. In meiner Arbeit als Unternehmensberater, der es oft mir wenig griffigen Kundenproblemen wie Strategiekrisen, Un-Organisation, Zeit- und Geldverschwendung etc. zu tun hat, braucht man Werkzeuge, um das Problem zu „begreifen“. Damit meine ich tatsächlich ein haptisches „Er-Fassen“ von Aufgabenstellungen.
Für strategische Neuausrichtungen verwende ich daher Din A0 Ausdrucke der Business Model Canvas oder der Value Proposition Canvas nach Alexander Osterwalder sowie etwa 2000 bunte Post-It Zettel. Und das braucht Platz an der Wand!
Genauso brauchen Moderatorenkärtchen, konzeptuelle Zeichnungen an einem großen (das meint 240cm lang und 120 cm hoch) Whiteboard, das erste skizzenhafte Redesign von Prozessen oder mehrere Flipchart Blätter mit Kostenarten oder einer neuen Struktur von Kostenstellen einfach Platz an der Wand. Das ist der Grund, warum ich mit meinem Büro in einen größeren Raum mit geraden Wänden umgezogen bin. Ich brauche ein wirklich großes Whiteboard (s.o.) und da war mir einfach die Dachschräge im Weg.
Auch meine mittlerweile umfangreiche Bibliothek an Fachliteratur zu diversen betriebswirtschaftlichen Fragestellungen braucht Platz im Regal.
Ich bin sehr froh, daß mein Büroumzug im Herbst 2015 geklappt hat und das Arbeiten geht nun viel flüssiger von der Hand. Tipp! Das war Feine Organisationsentwicklung bei mir selbst!
Mit bestem Gruß aus Bayreuth
Axel Schröder
