Cloud für BPM – Prozessmanagement als SaaS-Dienstleistung

Cloud Computing ist in aller Munde und weiterhin ein sogenanntes Hypethema. Grundsätzlich muss man sagen, dass Services, die via Web 2.0 Technologien verfügbar sind, bereits seit einiger Zeit zur Verfügung stehen.

Software aus der Wolke? Prozessmanagement als SaaS

Grundlagen SaaS

Ein mit Sicherheit sehr bekannter Cloud – Service, wie sollte es auch anders sein, kommt von Google – den Google Docs. Mit Google Docs hat man quasi seine Office Anwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Zeichen- und Präsentationsanwendung immer online. Und durch Synchronisierung auch an jedem Ort und Gerät der Welt. Hier können Sie Dokumente erstellen, hochladen, in Teams gemeinsam daran arbeiten und bereitstellen. Microsoft hat mit seiner 365 Cloud etwas länger gebraucht, um dieses Angebot zur Verfügung zu stellen.

Online Office und damit die Software als Service im Internet – oder wie wir heute sagen – in der Cloud. Die Abkürzung für die Software aus dem Internet nennt sich SaaS – Software as a Service.

BPM als SaaS

Wie sieht es nun jedoch mit Business Process Management aus?

Betrachten wir den BPM-Lebenszyklus, so sehen wir in der operativen Durchführung jeder Phase schnell, dass hier viel Zusammenarbeit, Anpassungen und Verbesserungen einfließen.

Teams die räumlich nicht zusammen arbeiten und Prozesse analysieren, visualisieren und optimieren wollen, können durch den Einsatz von entsprechenden Software Services eine sehr hohe Produktivität erreichen.

BPM in der Cloud ist kein Problem mehr

Bereits in der Prozessanalyse können Teams, die auf der ganzen Welt verteilt sind, gemeinsam in der Cloud effektiv zusammenarbeiten. Dieses Phänomen setzt sich im weiteren Verlauf des Geschäftsprozessmanagements fort. Genauer über die Modellierung und Design, der Prozesseinführung, der Steuerung und Messung bis hin zur Verbesserung der Geschäftsprozesse fort.

Durch den Einsatz cloudbasierten Services  – also die gemeinsame Nutzung von Software die übers Internet zur Verfügung gestellt wird – können . . .

• hoch effiziente Prozessanalyse – Ergebnisse erzeugt . . .
• Abstimmungsaufwand bei der Modellierung von IST- und SOLL – Prozessen deutlich reduziert . . .
• qualitativ hochwertige Prozesse produktiv gesetzt . . .
• komplexe Prozesse auf der ganzen Welt 24 Stunden überwacht . . .
• Optimierungen in den Prozessen sehr schnell erkannt und somit die Prozesse angepasst . . .

werden.

Möglichkeiten der vorhandenen BPM-Cloud-Arbeit

Die Anfänge solcher Services sind dabei bereits gemacht. Es gibt in der Zwischenzeit bereits diverse Anbieter von BPM-Softwarelösungen, die es erlauben online Prozesse aufzunehmen und zu visualisieren. Mit Adonis NP der Firma BOC setzen auch sehr bekannte Hersteller auf die Cloud-Lösung. In unseren Tipps erklären wir deshalb die Basics zum BPMN Modell mit Adonis!

Hier bin ich jedoch der Meinung, dass wir erst am Anfang stehen. Für die Abdeckung aller Aktivitäten des Prozesslebenszyklus müssen die Angebote deutlich erweitert werden.

• Funktionalitäten um gemeinsam Prozesse online zu modellieren
• Versionierung und Sicherung aller Zwischenstände
• das Just in Time Einfließen lassen von Änderungen oder Ideen
• Nachverfolgung jeglicher Veränderungen durch die Teammitglieder bei der gemeinsamen Gestaltung am Geschäftsprozess

Das sind Punkte, die für mich die zwingend die nächsten erforderlichen Schritte darstellen.

Früher undenkbar: Können Sie sich vorstellen, dass Sie an Ihrem Arbeitsplatz in Berlin mit den Kollegen in Hannover und München zeitgleich gemeinsam einen Geschäftsprozess modellieren? Oder den bestehenden Prozess optimieren? Diesen dann final abstimmen und zur Freigabe dem Prozessverantwortlichen zur Verfügung stellen? Und sobald die Freigabe erfolgt ist, wird dieser Prozess produktiv in Betrieb genommen?

Und hier meine ich keinesfalls das Zusenden der Zwischenergebnisse via Mail und die Abstimmung am Telefon oder das Zwischenspeichern von Versionen auf im Zugriff befindlichen Netzlaufwerken usw.

Private Cloud vs. Public Cloud

In der Zwischenzeit haben sich die beiden reinen Formen des Cloud Computing etabliert.

Da wird auf der einen Seite von der Private Cloud oder auch Enterprise Cloud gesprochen und auf der anderen Seite von der Public Cloud.

Private Cloud

Hier beginnt es nun bei der Gegenüberstellung von Chancen & Risiken problematisch zu werden. Bei einer Private Cloud, wo der Kunde im Grunde den Cloud – Gedanken auf seine IT – Infrastruktur im eigenen Unternehmen überträgt, gibt es grundsätzlich keine Probleme mit den Themen Vertragsrecht, Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance.

Vorteile der privaten Cloud

Hier kann er die Vorteile innerhalb seiner Organisation bis zu einem gewissen Grad voll nutzen. Diese sind beispielsweise . . .

• Kosteneinsparungen
• Standardisierung
• Konzentration auf die Kernprozesse
• schnellere Realisierbarkeit
• höhere Flexibilität und Skalierbarkeit

Damit kann z.B. ein Unternehmen cloud basiert Ihre Geschäftsprozesse analysieren, modellieren, bereitstellen, messen und kontinuierlich verbessern. Eine Überführung der heute genutzten IT in eine private Cloud kann ein sehr wichtiger Schritt innerhalb der IT-Strategie eines Unternehmens sein. Und dann sprechen wir auch zu Recht von Digitalisierung der Unternehmen und nicht nur von einem elektronischen Zettelkasten anstelle eines Papier-Zettelkasten.

Kosteneinsparungen durch die private Cloud

Ich bin davon überzeugt, es können immense Kosten eingespart werden, die heute noch in die teilweise monatelang dauernden Abstimmungen und Freigaben von Geschäftsprozessen fließen.

Ich habe es persönlich miterlebt, wie es in einem mittelständischen Unternehmen Wochen gedauert hat, bis sich drei Abteilungen über einen Geschäftsprozess einig waren und diesen dann als verbindlich freigaben.

Unterschätzen wir gerade bei der Modellierung von SOLL – Prozessen bitte den entsprechenden Abstimmungsaufwand nicht, der entsteht bis ein Prozess freigegeben werden kann. Können alle relevanten Bereiche z.B. über eine Intranet basierte Cloud Modellierungslösung zeitgleich den SOLL – Prozess gemeinsam designen und abstimmen, kann der Prozess erheblich schneller produktiv gesetzt werden. Zusätzlich können bei allen Beteiligten immense Zeitersparnisse realisiert werden.

Public Cloud

Demgegenüber steht die Public Cloud. Hier sieht die Welt ganz anders aus.

Soll ich beispielsweise wirklich meine modellierten Geschäftsprozesse, die sehr wohl sensible Unternehmensdaten enthalten, so einfach in der öffentlichen Wolke modellieren und auf irgendeiner IT-Infrastruktur (Server, Datenbanken) ablegen. Hier bin ich dann nicht mehr in der Lage zu prüfen und zu steuern, wer auf diese Daten Zugriff hat.

Wer stellt sicher, daß die Cloud nur mir oder von mir autorisierten Personen meine Geschäftsprozesse zeigt und nicht einer anderen Cloud von Interessenten, Wirtschaftsspionen, Betrügern, Kopierern etc.?

Natürlich können auch andere Formen der Zusammenarbeit „geleaked“ werden, aber zentrale Dienstleister für Geschäftsprozesse sind doch für Hacker oder Wirtschaftsspione aufgrund der Konzentration der darin abgelegten Informationen ein lohnenswerteres und interessanteres Ziel, als andere Formen der Zusammenarbeit.

Sicherheitsfragen an die Public Cloud

Genau im Datenschutz und in der Informationssicherheit liegt das große Problem der Public Cloud. Ebenso können rechtliche Fragestellungen sehr schnell zum Hemmnis werden für eine derartige Realisierung. Denn wo die Server und Datenbanken sich auf der Welt befinden, ist möglicherweise überhaupt nicht transparent. Und selbst wenn ich weiss, dass die von mir über die Cloud genutzte IT-Infrastruktur in Indien steht, nützt mir dies in rechtlicher Hinsicht nichts, da in Indien das Deutsche Recht nicht zur Anwendung kommt.

Vor diesem Hintergrund sind bei der Beurteilung der Erfolgsfaktoren für Cloud Computing die Themen Datenschutz, Informationssicherheit und rechtliche Fragestellungen von ganz besonderer Bedeutung. Man muss beurteilen, in wie weit in den Prozessen wirklich kritische Informationen stecken oder ob es „Allerweltsmodelle“ sind, die de facto jedes Unternehmen der Welt in seinem Modellbestand hat. „Rechnung erstellen“ dürfte so ein Beispiel sein.

Fazit zu BPM in der Cloud

Letztlich muss sich jeder fragen, ob er das Risiko eingehen will, was der daraus resultierende Schaden sein kann und wie wahrscheinlich der Schadenseintritt ist. Wenn Cloud-Computing Teil einer Risikomatrix im Unternehmen ist und man sich darauf verständigt, die Risiken bewusst einzugehen, ist nichts dagegen einzuwenden. Denn es sollte eben nur eine bewusste Entscheidung sein und keine unbewusste.

Löst man diese Fragestellungen zur vollsten Zufriedenheit der Kunden, wird meiner Meinung die Erfolgsgeschichte von Business Process Management in der Cloud geschrieben.

Dann können IT – Cloud Services die Geschäftsprozesse in Zukunft hoch effizient und bedarfsorientiert unterstützen.

Also dann mal ab in die Wolke!

Ich freue mich auf eine angeregte Diskussion!

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

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