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Braucht man als Selbständiger ein Unternehmenshandbuch?

Unternehmenshandbuch © Jupiterimages
Ein Unternehmenshandbuch erfüllt mehrere Zwecke: Sie setzen sich beim Erstellen mit Ihren Zielen und Problemen auseinander. Gleichzeitig halten Sie Ihre Prozesse und das implizite Wissen der Unternehmenskultur fest. Der Vorteil bei der Schriftversion? Wenn Ihr Unternehmen wächst, lernen neue Mitarbeiter deutlich schneller alles, was wichtig ist!

Was ist ein Unternehmenshandbuch?

Ein Handbuch ist das Nachschlagewerk für das behandelte Thema: Sei es eine geschichtliche Epoche, ein Computer oder der Kaffeevollautomat. Ein Unternehmen ist ein komplexes Gebilde, das auf mehreren Ebenen funktioniert: das Miteinander im Team, Arbeiten mit höchster Effektivität und Effizienz, Planen für die Zukunft und das mit Unmengen Informationen. Gerade hier verzichten viele Inhaber auf das Unternehmenshandbuch und verzögern damit Einarbeitungsphasen von Mitarbeitern und verschiedene Prozesse im Betrieb.
Was gehört in ein Unternehmenshandbuch?
Das Handbuch ist das Nachschlagewerk für Ihr Unternehmen: Wichtig sind dementsprechend alle Informationen zu den unterschiedlichen Bereichen:

Ein Gedankenspiel:

Sie sind selbstständig ohne weitere Mitarbeiter? Und brauchen kein Unternehmenshandbuch als Gründer und einziger Mitarbeiter? Ein Handbuch deckt den Bereich Vision, Mission, Leitbild und Strategie ab. Durch das Aufschreiben setzen Sie sich intensiv mit Ihrer Selbstständigkeit auseinander und blicken in die Zukunft. Betreiben Sie ein Start-Up und vertreiben ein Nischenprodukt? Auf Instagram wird Ihr Produkt gehypt und die Massen brechen über Sie hinein! Sie brauchen eine Vertriebskraft und teilen Ihre Zeit auf in Ansturm bewältigen und Mitarbeiter einarbeiten auf. Jedes Detail und jeden Handgriff erklären Sie, machen vor und wiederholen. Das implizite Wissen kommt dazu: Welche Leitlinien haben Sie in Ihrem Unternehmen? Welchen Kundenumgang soll jeder im Betrieb pflegen? Nehmen Sie Anfragen per Mail, Telefon, Fax oder Messenger an?
Geht ein Auftrag schief, kommt die Frage auf, wessen Fehler das war. Ein Handbuch ist ein Nachschlagewerk, das zu jeder Zeit zugänglich ist. Sie als Chef sind zwar Ansprechpartner, zwischen Tür und Angel kann Wissensweitergabe schnell schief gehen. Ein Handbuch schützt alle Beteiligten vor Fehlern durch falsch verstandene Angaben.

Leitlinien und Kultur

Wie führen Sie Ihr Unternehmen? Wie fühlt sich ein neuer Mitarbeiter in der Anfangszeit? „Du“ oder „Sie“ im Unternehmen, besonderes Training oder Learning by doing? Wie intensiv ist die Kundenbetreuung? Welche Ziele stehen im Vordergrund und bestimmen das Handeln?
Wenn Sie diese Gedanken verschriftlichen, kann jeder Mitarbeiter bei Fragen selbstständig nachsehen.
Das Handbuch hilft Ihnen, Ihre Ziele und Visionen abzugleichen. Ein Betrieb kann sich andere Richtungen entwickeln, ohne dass es auffällt. Geschriebene Leitlinien sind klar abgrenzbar. Sie ermöglichen Korrekturen der Ziele oder des Istzustands.

Prozesse managen und standardisieren

Wie sind die typischen Abläufe in Ihrem Unternehmen? Ist der Kundenkontakt vergleichbar oder die Fertigung Ihrer Produkte? Sobald ein Arbeitsbereich ähnlichen Mustern folgt, sprechen wir von Prozessen, die standardisierbar sind. Sie denken weniger nach, sondern arbeiten auf Autopilot. Damit alle Mitarbeiter nach Ihren Vorgaben arbeiten, schreiben Sie diese Anweisungen auf. Schritt für Schritt in der richtigen Abfolge. Eine Vertretung im Krankheitsfall oder Urlaub arbeitet leichter, wenn die Informationen gesammelt vorliegen.
Stellen Sie sich vor, dass Ihre Branchensoftware den Wareneingang falsch verbucht, wenn Sie auf das Symbol oben statt unten klicken. Nicht dramatisch, Sie denken daran, die Nachbestellung manuell zu verwalten und alles geht in Ordnung.
Entweder Sie wechseln zukünftig die Software, oder Sie schulen Ihre Mitarbeiter, um weniger Nacharbeit zu haben.
Ein neuer Mitarbeiter fängt an, Sie sind im Stress und das Einarbeiten ist hektisch. Sie vergessen dieses Detail und merken nach ein paar Wochen, dass Ihre Bestände nicht passen. Die Ursachenforschung dauert, bis Sie mit dem neuen Mitarbeiter den Wareneingang durchgehen und den Fehler sehen.

Organigramm und Ansprechpartner

Wer ist zuständig und wo finde ich die Nummer oder Adresse? Unterschätzen Sie nicht die Zeit, die Sie oder Ihre Mitarbeiter verschwenden, weil Sie Informationen suchen. Das Handbuch ermöglicht die Konzentration aller Kontaktdaten und Aufgabenbereiche im Unternehmen und mit Ihren Partnern.
Ein Organigramm hilft jedem im Team, den richtigen Ansprechpartner für einen Arbeitsablauf selbstständig zu finden und zu kontaktieren.
Inhalte vom Unternehmenshandbuch

Inhalte vom Unternehmenshandbuch

Welche Form für das Unternehmenshandbuch?

In unserer Beratungspraxis sehen wir diverse Möglichkeiten: Handwerksbetriebe mit Haftnotizen, laminierte Anweisungen über der Werkbank, gebrüllte Anweisungen…
Handbücher sind Mangelware.
Die Frage der Form kommt auf das Unternehmen und seine Größe an. Gibt es einen Standort oder mehrere Filialen? Gibt es Unterschiede der Infrastruktur zwischen Abteilungen oder Standorten?

Dokument, PDF und Ausdruck

Ein erster Schritt kann ein Dokument sein, dass leicht auffindbar oder ausgedruckt bereit liegt. Wichtig ist die Passform auf den Betrieb. Bei mehreren Standorten verzichten Sie besser auf handschriftliche Streichungen und Ergänzungen, sondern schreiben Sie eine angepasste neue Version.
Achten Sie darauf, die Leitlinien des Unternehmens zu schützen, beispielsweise als PDF, um versehentlichen Änderungen zu verhindern. Vergessen Sie nicht den Datenschutz Ihrer sensiblen Daten!
Für die Erstellung brauchen Sie einen Rahmen, der vom Personal, Ihren Kunden und dem bestehenden Qualitätsmanagement abhängt. Als Unternehmer kennen Sie sich aus – sorgen Sie für allgemeinverständliche Inhalte.

Intranet – ein Beitrag zur Unternehmenskultur

In unserer Unternehmensberatung arbeiten wir mit einem Intranet, in dem wir unsere Ziele und Prozesse festhalten. Wir verlinken die passenden Artikel und stellen Video-Tutorials für die wichtigsten Hilfsmittel bereit.
Wenn Sie eine Website betreiben und betreuen, prüfen Sie die Möglichkeit des internen Wikis – Ihre Mitarbeiter danken Ihnen diese Arbeit!

Betreutes Onlinehandbuch – ideal für mehrere Standorte

Die Weiten des Internets bieten verschiedene Möglichkeiten, wie die betreute Verwaltung eines Onlinehandbuchs. Es unterscheidet sich wenig von der Intranet-Variante, sondern ist für Personen und Unternehmen ohne IT-Kenntnisse eine Überlegung.
Wir konnten uns näher mit dem Tool der Handbuchmacher beschäftigen und waren von Gestaltung, Bedienung und Infrastruktur äußerst angetan. Wenn Sie fern von WordPress ein Onlinehandbuch suchen, sehen Sie sich diese Joomla-Lösung an!
Formen von Unternehmenshandbuch

Formen von Unternehmenshandbuch

Unternehmenshandbuch oder nicht?

Wir raten in den meisten Fällen zur Erstellung eines Handbuchs. Die Vorteile und Zeitersparnis rechtfertigen auf längere Zeit gesehen jede Minute Arbeit. Wichtiger ist der Teil, dass jedem einzelnen Mitarbeiter die Regeln vom Management genau vorgegeben sind.
Sorgen Sie für mehr Transparenz, Effizienz und eine bessere Unternehmenskultur, indem Sie Ihren Mitarbeitern die beste Unterstützung geben!
Mit besten Grüßen aus Bayreuth
Johanna Pöhlmann
Bildquelle: Canva.com © jupiterimages

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