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Braucht man als Selbständiger ein Unternehmenshandbuch?

Unternehmenshandbuch
Viele Unternehmer und Selbständige, vor allem aber Handwerker, haben keinerlei Unternehmenshandbuch. Dabei kann es eine große Hilfe dabei sein, seine Ziele zu definieren und den Weg dahin zu überwachen.

Im folgenden Beitrag möchte ich Ihnen vorstellen, was ein Unternehmenshandbuch ist, warum man sich eines zulegen und welche Themen man darin behandeln sollte.

Was ist ein Unternehmenshandbuch?

In nahezu allen großen Unternehmen gibt es ein Organisationshandbuch. Es ist in der Regel ein Textdokument bzw. es sind Seiten im firmeneigenen Intranet und für die Mitarbeiter zugängig.

In diesem findet man

  • Vision, Mission und Strategie des Unternehmens
  • Unternehmens- und Verhaltensleitlinien
  • Gesellschaftlichen und institutionellen Rahmen
  • Organigramm (also wie das Unternehmen in Bereiche und Abteilungen organisiert ist)
  • Geschäftsanweisungen
  • Arbeitsanweisungen
  • Betriebsvereinbarungen
  • Geschäftsprozesse

und vieles mehr.

Je kleiner die Unternehmen werden, desto weniger findet man ein Organisationshandbuch. Das ist auch ganz verständlich und nachvollziehbar, sind doch viele Elemente eines klassischen Organisationshandbuches nur bedingt für kleine Unternehmen anwendbar. Wer braucht schon als Selbständiger ohne Mitarbeiter ein Organigramm? Sich hier die Mühe zu machen, erscheint doch als reichlich falsch investierte Zeit. Und Zeit ist für alle Selbständigen sein sehr knappes und damit besonders wertvolles Gut.

Braucht man als Selbständiger ohne Mitarbeiter ein Unternehmenshandbuch?

So muss das Unternehmenshandbuch ja nicht gestaltet sein...

So muss das Unternehmenshandbuch ja nicht gestaltet sein…

Diese Frage kann man mit Ja und Nein beantworten. Warum ich dennoch in einer abgespeckten Version eines Organisationshandbuches einen deutlichen Mehrwert sehe, möchte ich im Folgenden erläutern.

Zunächst möchte ich gerne den Begriff „Organisationshandbuch“ durch „Unternehmenshandbuch“ ersetzen. Kleine Unternehmen bis ca. 10 MA brauchen definitiv kein Organisationshandbuch im Stile eines großen DAX-Konzerns. In diesem Unternehmen ist der Inhaber in der Regel präsent und arbeitet in vielen Fällen auch noch selbst mit, man kann daher auch fragen, wenn etwas unklar ist.

Aber in einem Unternehmenshandbuch kann man dennoch bestimmte Dinge dauerhaft regeln und sich selbst als Inhaber von Routine-Fragen entlasten. Als Unternehmer gewinnt man nach einer Zeitinvestition in die Erstellung des Unternehmenshandbuches wieder Zeit in Form von Entlastung – die Investition erwirtschaftet also Zinsen.

Damit kann ich die Frage, ob ein kleines Unternehmen ein klassisches Organisationshandbuch braucht, um erfolgreich zu sein, mit einem eindeutigen Nein beantworten.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil eines Unternehmenshandbuchs ist es, daß niedergeschriebenes nachlesbar und damit beweisbar wird. Man entgeht dem Risiko, in seinen Gedanken bestimmte Dinge zu verklären und nicht ganz so ernst zu nehmen, wie sie anfangs gedacht waren. Dieses Risiko besteht insbesondere bei Selbständigen ohne Mitarbeiter. Ziele, unternehmerische Vision, Meßpunkte etc. werden sehr schnell aufgeweicht, wenn man sie nicht niederschreibt. Wenn man diese wichtigen Ergebnisse strategischer Arbeit sowieso aufschreiben will, warum sollte man dann nicht alle grundsätzlichen Dinge in einem strukturierten Dokument zusammenfassen und nennt dieses Unternehmenshandbuch? Um nichts anderes geht es ja.

In einem Unternehmenshandbuch werden grundlegende Dinge (die sich nicht wöchentlich oder gar täglich ändern) aufgeschrieben, zusammengefasst und für sich selbst bzw. für die Mitarbeiter zugängig gemacht.

Ein Unternehmenshandbuch bewahrt einen als Chef auch vor Einzelfallgerechtigkeit. Wenn man festlegt, welche Personengruppe was darf (Stichwort: Wertgrenzen), muß man im Nachgang nicht ermitteln, ob jemand seine Kompetenzen überschritten hat.

Ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter in der Verwaltung Büromaterial bis 1000.- EUR Rechnungssumme ohne Rückfrage beim Chef bestellen darf und dies in einem Unternehmenshandbuch aufgeschrieben ist, ist es sehr leicht zu überprüfen, ob der Mitarbeiter seine Kompetenzen überschritten hat oder nicht. Wird nun ein zweiter Mitarbeiter zu eben diesem Thema eingestellt (z.B. um im Urlaubs- oder Krankheitsfall keine Ausfälle zu haben), kann man einfach diese Regelung übertragen und muß keine individuelle „Lösung“ sorgen, die dann bei Unterschieden in der Kompetenz zu Unmut führt (stellen Sie sich vor, der neue Mitarbeiter dürfte dann für 2000.- EUR bestellen und der „Alte“ nur 1000.- EUR, weil man sich nicht mehr so sicher ist, wo die Grenze lag).

In einem Unternehmenshandbuch kann man auch seine betrieblichen Abläufe dokumentieren. Damit hat man alle wichtigen Informationen beisammen, man erspart sich eine Zettelwirtschaft und kann das Unternehmenshandbuch gleich zur zielgerichteten Einarbeitung neuer Mitarbeiter verwenden.

Der Vorteil der Dokumentation und damit der Überprüfbarkeit gegen sich selbst (als Chef oder Einzelunternehmer) bzw. gegen seine Mitarbeiter rechtfertigen meiner Ansicht nach den Aufwand der Erstellung bei weitem.

Welche Themen sollte man in ein Unternehmenshandbuch aufnehmen?

Aus meiner Erfahrung heraus sollte ein Unternehmenshandbuch folgende Themen enthalten, wobei manche Themen je nach Größe des Unternehmens nur angerissen werden und andere ausführlicher behandelt werden sollten:

  • Unternehmerisches Leitbild, bestehend aus Vision, Mission und Kernwerten
  • Kundengruppe, Kundenwünsche und Personas, die das verkörpern
  • Produkte, die die Kundenprobleme lösen
  • Organisationsstruktur (wenn Unternehmen mehrere Mitarbeiter hat, sonst entfällt der Punkt)
  • Geschäftsprozesse und Qualitätssicherung
  • Beschwerdemanagement
  • Risikomanagement
  • Wettbewerber und Markt
  • Personal mit Stellenbeschreibungen und Vergütungsmodell (sofern Mitarbeiter vorhanden)

Wie kann ein Unternehmenshandbuch ausgestaltet sein?

Hier gibt es kaum Vorgaben. Man kann es als einfaches Textdokument verfassen (z.B. mit einem gängigen Textverarbeitungsprogramm), man kann es (sofern vorhanden) als Intranetseiten gestalten etc. Bewährt haben sich in jedem Fall ein Inhaltsverzeichnis, eine Tabelle, wer welche Passagen geändert hat mit Änderungs-Stand, eine Festlegung, wer für die Aktualisierung zuständig ist und eine Aufnahme von Bildern, wo es möglich und sinnvoll ist. Bilder helfen den Mitarbeitern beim Lesen und Verstehen der Inhalte, gerade im Handwerk sind Bilder, wie etwas gemacht wird, oft verständlicher als seitenlange Texte.

Fazit zum Unternehmenshandbuch

Man sollte bei Gründung seines Unternehmens bereits beginnen, die wesentlichen Überlegungen aufzuschreiben. Oftmals kommen im Laufe der Zeit echte Aha-Effekte, wenn man die ursprünglichen Annahmen wieder durchliest. Bereits etablierte Unternehmer sollten einen Strategieworkshop zum Thema unternehmerisches Leitbild zum Anlaß nahmen, mit der Erstellung eines Unternehmenshandbuchs zu beginnen. Alleine das Niederschreiben des Kapitels „Unternehmerisches Leitbild“ aus den drei Unterpunkten „Mission“, „Vision“ und „Kernwerte“ ermöglicht erhebliche Erkenntnisgewinne und hilft allen Mitarbeitern zu erkennen, wo die Reise hingehen soll.

Damit ist auch ein weiterer wichtiger Punkt angeschnitten: Transparenz! Machen Sie Ihr Unternehmenshandbuch allen Mitarbeitern zugängig. Seien Sie offen zu den Mitarbeitern und zeigen z.B. Sie auf, wie die Vergütungsmodelle in Ihrem Unternehmen organisiert sind. Daß es eben nicht danach geht, wer dem Chef gefällig ist, sondern die Mitarbeiter, die entsprechendes leisten, finanziell und nicht finanziell dafür belohnt werden.

Letztlich ermöglicht ein gepflegtes Unternehmenshandbuch durch seine nachlesbaren Leitplanken ein geordnetes Wachstum eines Unternehmens und verhindert ungezügelten, krebsartigen Wildwuchs. Durch zu rasantes Wachstum ohne Leitplanken sind aufstrebende Unternehmen schon gescheitert und vom Markt wieder verschwunden.

Ich selbst führe ein an meinen Bedürfnissen angepasstes Unternehmenshandbuch und bin um die gewonnen Erkenntnisse froh. Ich kann Ihnen ein solches Unternehmenshandbuch nur empfehlen.

Wenn Sie Unterstützung zum Thema Strategieworkshop (Unternehmerisches Leitbild) oder der passgenauen Erarbeitung eines Unternehmenshandbuches benötigen, sprechen Sie mich an oder tragen Sie sich zu den kostenlosen Erfolgsbriefen ein. Ich unterstütze Sie gerne bei Ihren Vorhaben!

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder