In meinen Beratungsprojekten für kleinere und mittlere Betriebe aus Handwerk und Mittelstand geht es oft um die Dokumentation von erfolgskritischen Geschäftsprozessen. Warum? Das Praxishandbuch BPMN 2.0 nutze ich, weil meistens wenigen Mitarbeitern diese Prozesse klar sind. Oder weil eine Zertifizierung ansteht, das Risikomanagement ein System benötigt, etc. Wir testen die Unternehmen gemeinsam mit einer kritischen Überprüfung hinsichtlich Effizienz (also die Dinge richtig tun).
Inhaltsverzeichnis
Meine Motivation und mein Anspruch an das Praxishandbuch BPMN 2.0
Aus meiner beruflichen Praxis in der Industrie habe ich bereits umfangreiches Prozessmanagement Methodenwissen, als auch praktische Modellierungskenntnisse in Großprojekten. Diese Erfahrung stammt in erster Linie aus ARIS und den zugehörigen Produkten der Software AG (vormals IDS-Scheer). Ich war deshalb äußerst gespannt, was das hochgelobte Buch zu bieten hat und welchen Mehrwert ich für meine Kunden daraus gewinnen kann. Denn Geschäftsprozess und Aktivitäten hin zu mehr Effizienz sind meistens die größten Baustellen in eingesessenen Betrieben.
Der Inhalt des Praxishandbuchs BPMN 2.0:
Das Buch richtet sich aber eindeutig an Leser mit Business Process Management (BPM) Vorkenntnissen. Denn absolute Neulinge werden die servierte Kost nur schwer verdauen können. Die allgemeinen Vorteile werden im ersten Kapitel lediglich angerissen und von den Autoren als bestehend vorausgesetzt. Auf Fragen wie: „Warum sollte man denn Prozessmanagement im Unternehmen anwenden“ oder „Welchen erheblichen Mehrwert kann man daraus ziehen?“ gehen sie nicht ein.
Grundlegende Informationen zum Buch
Der Fokus liegt nicht darauf, ob man Prozessmanagement betreibt. Mehr stellt das Buch eine Methode vor, wie man dabei Business Process Management (BPM) mit einem Modellierungsstandard (der BPMN 2.0) betreiben kann. Das Buch konzentriert sich deshalb auf die (syntaktische wie semantische) korrekte Modellierung von Prozessen mittels BPMN.
Dieser Anspruch geht dabei ziemlich in die Tiefe bis an den Rand der vollständigen Prozessautomation. Dazu später mehr. Gut gelungen fand ich den camunda-BPM Kreislauf als Meta-Modell für ein erfolgreiches Business Process Management. Gerade für Leser, die sich mit der reinen Modellierung beschäftigt haben und sich weiterentwickeln möchten, dürfte das Meta-Modell eine gute Hilfe sein. Dies gilt auch für das vorgestellte Methodenframework, das sich wie ein roter Faden durch das Buch zieht.
Prozess-Modellierung mit Höhen und Tiefen
Im zweiten Kapitel geht es in die Erklärung der Notation mit vielen Praxisbeispielen und ausführlicher Darstellungen. Den Autoren gelingt es, die Fallstricke der Praxis, die jedem Modellierer und Prozessanalysten irgendwann erwischt, an scheinbar trivialen Beispielen exzellent darzustellen. Dafür ein großes Lob – dies wurde ausgezeichnet umgesetzt! Ernüchterung trat bei mir auf Seite 20 ein. Hier musste ich lesen, dass die BPMN 2.0 Prozesslandschaften, Aufbauorganisation, Daten, Strategie, Geschäftsregeln und IT-Landschaft NICHT abbilden kann.
Na Prost Mahlzeit, soll ich noch weiterlesen? Als alter ARIS-Hase und mit gewohnter Kollaboration von Personalabteilung mit Organigrammen, EDV-Abteilung mit der IT-Bebauung und den Fachabteilungen in den eEPK’s, war ich geschockt. An dieser Stelle hätten die Autoren einen Hinweis auf Möglichkeiten und entsprechende Beispiele z.B. in einem Anhangkapitel geben können, wenn man den Fokus auf die reine BPMN nicht aufgeben will. Man findet nur allgemein den Satz: „Aber da die BPMN eben ein Standard ist, entstehen gerade sehr gute Softwarewerkzeuge, die alle notwendigen weiteren Sichten (Funktionen, Daten etc.) abdecken und in der Prozessdarstellung auf BPMN bauen.“ (Quelle: Seite 20 des Buches Praxishandbuch BPMN 2.0)
Prozesse und Ereignisse im Modell
Dies ist mir definitiv zu wenig! Am Ende des zweiten Kapitels gibt es eine Darstellung, wie andere Notationen (z.B. die erwähnte EPK oder der ibo-Folgeplan) in BPMN überführt werden können. Diese Darstellung stellt meines Erachtens den notwendigen Aufwand wesentlich zu einfach, geradezu nett und unproblematisch dar. Ich bin mir sicher, dass es in der Praxis an dieser Stelle zu erheblichem Frust kommen kann. Ein konkretes Beispiel: Auf Seite 110 wir eine EPK exemplarisch in ein BPMN Modell überführt, die Org-Einheit wird zur Lane. Und was passiert mit den hinterlegten Attributen bzw. den verknüpften sonstigen Informationsobjekten? Gerade bei Einheiten der Organisation sind Standorte, Rollen, Stellenbeschreibungen, Aktivitäten, Vorgesetzte und vieles mehr hinterlegt. Oft existiert sogar ein automatischer Export aus HR-Systemen. Diese Fragen bleiben offen.
Business Process Model – ein kurzer Lichtblick
Im dritten Kapitel des Buches Praxishandbuch BPMN 2.0 von Jakob Freund und Bernd Rücker wird die Modellierung der strategischen Prozessmodelle vorgestellt. Die Ebene 1 des Methodenframeworks. Am Beispiel der Personalbeschaffung (Recruiting) wird gezeigt, was in strategischen Prozessmodellen dargestellt werden sollte und was nicht. Es schließt sich eine einfache Prozessanalyse an, die ebenfalls sehr eingängig dargestellt wird. Leider ist das spannende Kapitel mit 25 Seiten ziemlich kurz geraten. Der Fokus liegt den Autoren nicht auf den Ebene 1 Prozessen.
Sind wir mal ehrlich, wie viele Unternehmen kommen von Null, also keiner BPM-Methodik über den Top-Down-Ansatz zuerst zu Ebene 1? Und wie viele Geschäftsführer fragen dann mit großen Augen „Das machen wir?“. Habe ich leider zu oft erlebt. Gerade hier hätte ich die Verdichtung von Geschäftsprozessen zu Landkarten, die Implementierung eines einfachen Risikomanagements, etc. als sehr hilfreich empfunden. Offen blieb mir die Frage, wie ich eine Vielzahl von Ebene 1 Prozessen ordentlich dargestellt bekomme, womit man unweigerlich beim Tooling landet.
Von der Strategie zum operativen Geschäft – die starke Seite!
Ab dem vierten Kapitel des Buches Praxishandbuch BPMN 2.0 erhält man Informationen über die operative Ebene des Methodenframeworks.
In dieser Ebene wird der Geschäftsprozess soweit detailliert, dass alle drei Anspruchsgruppen (Prozess-Participant, Prozess-Analyst und Prozess Engineer) des Prozesses damit arbeiten können. Der Prozess-Participant stellt die Frage „wie muss ich arbeiten“, der Analyst „wie wird gearbeitet“ und der Engineer „was macht die Prozess-Engine“. Um diese Fragen zu beantworten ist eine ausreichende Detailtiefe notwendig, die man sich mit dem Buch optimal erarbeiten kann. Es wird ausgezeichnet dargestellt, wie man aus der Ebene 1 über verschiedene Zwischenschritte zu einem vernünftigen Prozessmodell der operativen Ebene gelangt. Dieses ist vorbereitet für eine weitere technische Umsetzung im Rahmen der Prozessautomation. Hier leistet das Buch gute Dienste!
Prozesse und Informationen für Geschäft und Software
Gut gelungen fand ich die Darstellung, wie man Geschäftsregeln aus den Prozessen extrahiert und sauber in Entscheidungstabellen überführt. Diese werden wiederum als Dokumente an die Prozesse „angedockt“.
Das fünfte Kapitel des Praxishandbuches von Jakob Freund und Bernd Rücker taucht tief in die Ebenen der Prozessautomatisierung ein. Damit gleichzeitig auch in die Methoden der Entwicklung von Software. Leser, die sich „einen Überblick über BPMN 2.0 verschaffen wollen“ werden mit diesem Kapitel überfordert sein. Genauso ergeht es Lesern, die keine Grundkenntnisse in moderner Softwareentwicklung haben.
Trotz ordentlicher Wirtschaftsinformatikkenntnisse hatte ich an dem Kapitel ordentlich zu beißen. Mit einem Umfang von 65 Seiten nimmt das Kapitel einen bedeutenden Teil des Buches ein. In diesem Kapitel geht es um die Überführung der Modelle in ausführbare Codes. Gut gelungen sind die vielen Praxisbeispiele, wie man sinnvollerweise bestimmte IT-Systeme ansprechen kann (Code-Schnipsel!). Wer nicht eine neue EDV-Applikation, auf Grundlage eines Prozessmodells, entwickeln will, wird mit dem Kapitel nicht viel anzufangen wissen. Ich persönlich sehe das Kapitel als Nachschlagewerk bei bestimmten praktischen Problemstellungen und weniger als Kapitel, das man „eben so durchliest“.
Das sechste Kapitel (Umfang 10 Seiten) des Praxishandbuches Business Process Management 2.0 gibt wertvolle Praxistipps. Angegebene Internetadressen helfen zur Vertiefung und Vernetzung mit anderen „Leidensgenossen“. Schön wären mehr Literaturangaben zur Methode an sich gewesen, um Anfängern den Einstieg ins Management von Geschäftsprozessen zu erleichtern.
Fazit zum Praxishandbuch BPMN 2.0:
Ein lesenswertes Buch für alle, die sich bereits mit Prozessmanagement auseinandergesetzt haben. Für Einsteiger und „Überblick-Verschaffer“ kann ich das Buch nur bedingt empfehlen und rate zum Einstieg „Prozesse entwickeln“ zu lesen. Zu viel Raum wird für tiefgründige Elemente verwendet, welche sich dem Einsteiger in der Prozessaufnahme und -arbeit kaum erschließen. Für alle, die bereits umfangreiche Praxiserfahrung in der Modellierung haben, jedoch eine echte Empfehlung. Und das, weil nicht nur an der Oberfläche der BPMN 2.0 gekratzt wird. Das Buch geht bis in die IT-Umsetzung im Sinne einer Prozessautomatisierung mittels Process-Engine und ermöglicht. Eine nette Beilage fand ich das BPMN-Poster. Ich würde in der Gesamtschau dem Buch eine Bewertung mit 4 von 5 Sternen geben.
Wenn Sie Unterstützung bei der Dokumentation oder der Verbesserung/Optimierung Ihrer Prozesse in Ihrem Handwerksbetrieb benötigen, nehmen Sie mit mir Kontakt auf! Das Erstgespräch ist natürlich kostenlos und sorgt für erste Aha-Erlebnisse!
Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder
