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Der Budgetplan – Anleitung, Tipps, Video Tutorial & Excel-Vorlage

Budgetplan auch für kleine Unternehmen

Budgetplan auch für kleine Unternehmen

Die Budgetierung und ganz besonders die Aufstellung eines Budgetplanes werden gerade bei kleinen Unternehmen stark vernachlässigt, dabei ist es  mit der richtigen Herangehensweise ein großartiges Steuerungsinstrument.

Der Budgetplan hilft, während des Geschäftsjahres Abweichungen zu erkennen und notfalls gegenzusteuern. Damit behält man die Liquidität des Unternehmens im Auge.

Das Jahresergebnis auf dem Bankkonto des Unternehmens, sei es Gewinn oder Verlust, fällt so nicht „zufällig“ vom Himmel, sondern man kann sich im Vorfeld bereits darauf vorbereiten und einstellen.

Der Budgetplan ist recht einfach zu erstellen, daher ist er ein großartiges Mittel zur Steuerung seines Unternehmens und wird auch von vielen Banken und Kreditgebern unter dem Stichwort „Liquiditätsplan“ oder „Finanzplan“ eingefordert.

Haben Sie Ihre Daten halbwegs zur Hand, können Sie einen Budgetplan in einer guten halben Stunde erarbeiten und fertig stellen.

Warum sollte man einen Budgetplan erstellen?

Ein Budget-Plan ist, wie der Name schon vermuten lässt, ein Plan, welches Geld man für welche Positionen einnehmen oder ausgeben will – nicht mehr und nicht weniger.

Man macht sich im Kern Gedanken über die Zukunft seines Unternehmens und was da so kommen wird. Das geschieht in der Regel nicht willkürlich und aus dem Bauch heraus, sondern aus der historischen Erfahrung und den Erwartungen für das kommende Geschäftsjahr.

Nur wenn man diesen Budgetplan aufstellt, hat man später eine Grundlage, um die Wirklichkeit gegenüber dem Plan zu prüfen. Das ist der Soll-Ist-Vergleich beim Budget-Plan. Nebenbei steckt man sich Ziele für sein neues Geschäftsjahr, und seine Ziele zu erreichen kann doch sehr anspornend sein, oder?

Die BWA als Ersatz für einen Budgetplan?

Nun könnte man sich ja ausschließlich auf die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) seines Steuerberaters verlassen und sich den ganzen Aufwand mit der Budgetplanung sparen.
Das mag sein, hat aber entscheidende Nachteile.

  • Die BWA des Steuerberaters beruht immer auf gebuchten Werten und damit auf der Vergangenheit. Sie gibt keine Auskunft darüber, ob Sie auf dem Weg sind, Ihr Umsatzziel einzuhalten, oder die Kosten aus dem Ruder laufen.
  • Die BWA blickt immer in den Rückspiegel und nie in die Zukunft.
  • Die BWA kommt fast immer zu spät, nämlich Wochen nach dem abgeschlossenen Buchungsmonat.
  • Die BWA vergleicht den Buchungsmonat mit dem Vorjahresmonat und enthält keine Überlegungen zu Zielen oder Erwartungen wie „mehr Absatz im nächsten Quartal durch mehr Werbung“.
  • In der Buchhaltung bestehen Gestaltungsspielräume zur Gewinnermittlung. Der Gewinn kann durch diese Gestaltungsspielräume höher oder niedriger ausfallen. Beim Budgetplan handelt es sich um Geldeinheiten und die Liquidität, also „harte Fakten“ auf Ihrem Bankkonto.

Altes Kaufmannsmotto: Gewinn ist eine Meinung, Geld ein Fakt. (Profit is an opinion, cash is a fact)

Damit sollte klar sein, dass die BWA ein wertvolles Hilfsmittel für den Soll-Ist-Vergleich darstellt, aber einen Budget-Plan keinesfalls ersetzt. Gemeinsam, BWA und Budgetplan, ergeben ein starkes Steuerungsinstrument.

Wann sollte ich den Budgetplan aufstellen?

Ein guter Zeitpunkt für die Erstellung eines Budgetplanes ist für viele kleine Unternehmen und Handwerker der Spätherbst, also Anfang bis Mitte November. Dann ist der letzte „Schönwetter-Run“ im baunahen Handwerk abgearbeitet und im Handel hat das Weihnachtsgeschäft noch nicht mit der heißen Phase begonnen. Das Geschäftsjahr ist aber zu großen Teilen schon gelaufen und man hat einen Überblick über die vergangenen Monate.

Letztlich kann man das aber individuell an sein Unternehmen anpassen. Empfehlenswert ist immer eine vergleichsweise ruhige Zeit am Ende des Geschäftsjahres.

Nach Weihnachten bzw. direkt zu Beginn des neuen Geschäftsjahrs sollte der Budget-Plan aus dem Spätherbst nochmal überprüft und ggf. angepasst werden. Mit dieser zweiten Budget-Plan-Version wird dann gearbeitet.

Mein Tipp: Reservieren Sie sich schon jetzt eine feste Zeit für Ihre Budgetplanung im nächsten Jahr. Dann kommt sicher nichts dazwischen!

Budgetplanung Tipps

Aber jetzt geht es endlich los, wir erstellen einen Budgetplan Schritt für Schritt.

Aus meiner Erfahrung bei vielen kleinen Unternehmen, insbesondere bei Handwerkern möchte ich Ihnen drei Tipps mitgeben, die die Erstellung eines Budgetplanes sehr vereinfachen:

Budgetplan Tipp 1

Rückwärts rechnen geht leichter! Einen Budgetplan Bottom-Up erstellen und Top-Down auf Plausibilität checken vereinfacht enorm.

Budgetplan Tipp 2

Keine Detailverliebtheit! Es geht bei einem Budgetplan nicht um die 3. Nachkommastelle bei einer Position. Ein Budgetplan ist immer noch ein Plan mit Ungenauigkeiten und es kommt in der Praxis immer anders als geplant. Aber Sie erhalten ein praktikables Grundgerüst für weitere Überlegungen.

Budgetplan Tipp 3

Was wir bereits monatlich ermitteln können, geben wir in Monaten an. Was wir nur als Jahreswert abschätzen können (wie den benötigten Umsatz zur Deckung der Ausgaben) belassen wir erst mal als Jahreswert und brechen es später auf die einzelnen Monate herunter.

Sie können nun die einzelnen Schritte durchlesen oder direkt zum Video-Tutorial springen. Am Ende des Artikels können Sie sich einen Budgetplaner als Beispieldatei (Excel) kostenlos herunterladen.

Budgetplanung Schritt 1: Was brauchen Sie jeden Monat zum Leben?

Ermitteln Sie, was Sie jeden Monat aus dem Unternehmen entnehmen, um Ihr privates Leben zu finanzieren. Das kann im einfachsten Fall das Geschäftsführergehalt sein, das in einem Vertrag vereinbart ist. In der Praxis bei Kleinunternehmen und in Handwerksbetrieben gibt es aber oft keinen Vertrag, sondern der Chef ist gleichzeitig der Inhaber. Damit es zu keinem unkontrollierten Griff in die Kasse kommt, legen Sie bitte fest, was entnommen wird (alle Zahlenwerte sind Beispiele!).

Budgetplan - Schritt 1

Budgetplan – Schritt 1

Budgetplanung Schritt 2: Was müssen oder wollen Sie „in Ordnung bringen“?

Hier geht es um die Rückzahlung von Fremdkapital in Form von Kontokorrentkrediten, Lieferantenkrediten, Privatdarlehen und ähnlichem.

Viele kleine Unternehmen haben eine viel zu kleine Eigenkapitaldecke. Kredite mögen zwar das Wachstum fördern und viele Erweiterungen wie größere Produktionsanlagen oder Hallen können nur mit einem Kredit gestemmt werden, aber bei vielen kleinen Unternehmen wie Malerbetrieben, Zimmereien oder (Online-)Händlern ohne großes Anlagevermögen ist der Kontokorrent trotzdem am Anschlag.

Das muss nicht sein und kostet Sie nur Zinsen und ständige Berichte und Rechtfertigungen an die Bank. Führen Sie also die Kredite deutlich zurück und planen Sie das ein.

Budgetplan - Schritt 2

Budgetplan – Schritt 2

Budgetplanung Schritt 3: Was wollen Sie investieren?

Überlegen Sie sich, welche Maschinen erneuert werden müssen oder welches Fahrzeug am Ende seiner Lebenszeit angekommen ist. Vielleicht wollen Sie auch ein eigenes Betriebsgelände erwerben oder ähnliches. Planen Sie diese Ausgaben ein. Im Gegensatz zur Buchhaltung berücksichtigen Sie dabei aber nicht die Abschreibungssumme, sondern mit den vollen Rechnungsbetrag, der überwiesen werden muss.

Hier sehen Sie wieder den Unterschied zwischen einer buchhalterischen Betrachtung und einem Budget-Plan, bei dem es um Geld und Liquidität geht. Profit is an opinion, cash is a fact!

Budgetplan - Schritt 3

Budgetplan – Schritt 3

Budgetplanung Schritt 4: Was sind Ihre üblichen Betriebskosten?

Jeder Betrieb hat einen Sockel an „normalen“ betrieblichen Kosten, die vergleichsweise wenig schwanken. Dazu gehören Telefon, Zinsen, Fahrzeuge, Miete, Personal, Versicherungen.
Planen Sie diese in Ihren Budgetplan ein. Für Personalkosten, insbesondere für Löhne in saisonal getriebenen Unternehmen wie dem Bauhandwerk kann eine Nebenrechnung mit nichtlinearer Aufteilung Sinn haben. Details dazu sehen Sie im Video.

Budgetplan - Schritt 4

Budgetplan – Schritt 4

Budgetplanung Schritt 5: Bestimmen Sie den Wareneinsatz

Nehmen Sie sich alten BWAs Ihres Steuerberaters zur Hand und sehen Sie nach, welchen Wareneinsatz als Prozentwert des Umsatzes Sie in der Vergangenheit hatten. Dann sollten Sie kurz innehalten und im Rahmen einer Retrospektive überlegen, wie lange es dauert, bis die eingekaufte Ware zu Umsatz wird. Also, welche Zeitspanne vergeht zwischen Bezahlung vom Vorlieferanten und Bezahlung von Ihren Kunden. Ein grober Wert wie „eine Woche“ oder „ein Monat“ oder „ein Quartal“ reicht dabei aus. Bei Händlern sollte sich das Sortiment eher schnell drehen, im Bauhandwerk kann es schon mal dauern, bis der Beton und die Steine bezahlt sind.

Tipp: Mit Materialabschlagsrechnungen schnell wieder zu Umsatz zu kommen!

Die Analyse ist wichtig, weil wir bei größeren Zeiträumen (mehr als 4 Wochen) den Geldfluss und den Geldzufluss in der Excel-Vorlage berücksichtigen müssen. Das gilt im Prinzip auch für Zahlung von Umsatzsteuer und Rückerstattung von Vorsteuer.

Hilfe: Da dieser Schritt ein bisschen tricky ist, empfehle ich Ihnen, die entsprechende Passage im Video anzusehen.

Bugdetplanung Schritt 6: Spielen Sie mit dem Umsatz!

Nun wird es spannend. Wir müssen mit Ausprobieren ermitteln, wie viel Umsatz wir brauchen, um am Ende des Jahres mit den Ausgaben und den Einnahmen einigermaßen ausgeglichen zu sein. Hier gibt es aufgrund der prozentualen Abhängigkeiten (Steuern, Wareneinsatz etc.) keine elegante Berechnungsmethode, sondern es hilft nur auszuprobieren oder die Funktion „Zielwertsuche“ von Excel, die ich im Video exemplarisch zeige. Brechen Sie anschließend alle Jahresergebnisse auf Monatswerte herunter.

Budgetplanung Schritt 7: Reflektieren und in Verkäufe runterbrechen

Nun haben Sie eine Vorstellung, wie viel Umsatz erwirtschaftet werden muss, um die geplanten Ziele einzuhalten.

Viele Unternehmer fallen jetzt mit Schnappatmung fast vom Stuhl, weil es irrwitzige oder utopische Umsatzgrößen ergibt. Das ist aber erst mal nicht schlecht, für die Realität sensibilisiert zu sein. Ändern auf ein Normalmaß kann man immer noch, es ist ja nur ein Bugdet-Plan!

Wenn das Umsatzziel nicht erreichbar erscheint, können Sie jetzt zielgerichtet kürzen, und zwar genau an den Stellen, wo Sie Einsparpotential sehen oder eine Verschiebung der Ausgaben um ein Jahr am wenigsten schmerzt.

Das ist ein Prozess des „Heran-meinens“, also sich mit seiner Meinung und seiner Einschätzung an das Endergebnis heranzutasten. Daher sind genaue Berechnungen auch völlig irrelevant, es geht vielmehr darum, ein plausibles Gesamtbild zu erhalten.

Wenn das Umsatzziel plausibel erscheint, um die gesetzten Anforderungen zu finanzieren, kann man das Umsatzziel in Verkäufe seiner Produkte oder Projekte herunterbrechen, indem man es jeden Monat durch die üblichen Auftragsgrößen teilt. Bei bei Online-Händlern geschieht dies durch die durchschnittliche Warenkorbgröße, bei Handwerkern durch die übliche Auftragsgröße (z.B. Standard-Dachstuhl bei einer Zimmerei). Auch hier geht es nicht um die Berechnung des genauen Produktabsatzes, sondern darum, ein Gefühl für die Menge an Aufträgen zu bekommen und ob das auch noch plausibel erscheint.

Konkretes Beispiel: Eine Zimmerei, die 425.000 EUR Umsatz erwirtschaften soll, bräuchte bei einer durchschnittlichen Auftragsgröße von 8.000 EUR etwas mehr als 53 Aufträge. Zieht man die Monate Dezember, Januar und Februar als Schlechtwetter-Monate für die Abarbeitung ab, müssten jeden Monat 6 Aufträge abgearbeitet werden. Also 1,5 in der Woche und das jede Woche von März bis einschließlich November. Ist das machbar?

Oder sollten wir doch noch einmal die Kosten und die damit verbundene Umsatzanforderung hinterfragen …

Video-Tutorial Budget-Plan

Um Ihnen die Vorgehensweise zum Budgetplan zu verdeutlichen, habe ich alle Schritte in einem Video-Tutorial aufgezeichnet. In knapp 15 Minuten zum perfekten Budgetplan!

Excel-Vorlage Budget-Plan

Laden Sie sich hier die Excel-Vorlage für den Budgetplaner herunter. Es ist die Beispieldatei aus dem Video, mit der Sie nach Belieben verschiedene Szenarien ausprobieren können.

Budgetplan_Vorlage

Zusammenfassung Budgetplan

Einen Budgetplan für einen Handwerksbetrieb zu erstellen, ist wirklich kein Hexenwerk, wenn man recht hemdsärmelig an die Sache herangeht. Es geht hier nicht um buchhalterische Korrektheit (externes Rechnungswesen), sondern um einen Überblick über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens (internes Rechnungswesen) als Basis für weitere Steuerung.

Wenn Sie Interesse haben, mit solchen kleinen Schritten Ihr Unternehmen zu verbessern, dann nehmen Sie jetzt mit mir Kontakt auf!

Es grüßt aus Bayreuth,
Ihr Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © Andrey Popov


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