Controlling – große Verwechslungsgefahr!
Im deutschen Sprachgebrauch wird Controlling sehr oft missverstanden.
Controlling bedeutet NICHT kontrollieren!
Controlling bedeutet steuern, leiten oder regeln und setzt deshalb NICHT auf Überwachung von unternehmerischen Vorgängen oder Mitarbeitern. Denn viel mehr sorgt Controlling mit verschiedenen Techniken für die Strategie-, Ergebnis- und Finanztransparenz.
Controlling zeigt damit allen Beteiligten die Auswirkungen Ihres Handelns und trägt somit zu höherer Wirtschaftlichkeit bei. In dieser Rubrik finden Sie deshalb alles Wissenswerte zu Controlling, den Steuerungselementen und starten in eine effizientere Arbeitsweise!
Inhaltsverzeichnis
Orientierung: Was Sie bei uns zum Controlling finden
Hier finden Sie Informationen, die Ihnen den Zweck, die Auswahl und den Einsatz der jeweiligen Teile des Controllings erläutern. Mit unseren Tipps und Tricks bauen Sie daher selbst ein übersichtliches Kennzahlen-Dashboard und die passende Finanzplanung in Ihrem Unternehmen auf.
Wenn Sie sich für bestimmte Teilbereiche des Controlling wie die Kennzahlen & Dashboards, Finanzplanung, Kalkulation oder Kostenrechnung besonders interessieren, finden Sie dazu hier alle Spezialartikel.
Typische Problemfelder & Stolperfallen
Bei der Arbeit mit Controlling-Themen gibt es typische Problemfelder und Stolperfallen. Ob Kennzahlenfriedhöfe, Mitarbeiterüberwachung oder Datenschutz. Hier finden Sie deswegen Unterstützung, um nicht die selben Fehler zu begehen, wie viele vor Ihnen, sondern Ihr Controlling zum Erfolgsfaktor zu machen.
Was macht ein Controller?
Controller sind Dienstleister im eigenen Unternehmen und bieten daher den erforderlichen Controlling-Service für die betriebswirtschaftliche Daten- und Informationsversorgung. Dabei koordinieren sie Teilziele und Teilpläne (z.B. Umsatzziele, Produktions- und Personalpläne) und organisieren dadurch unternehmensübergreifend ein zukunftsorientiertes Berichtswesen.
Eine BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) mit dem Steuerberater zu besprechen, ist damit kein Controlling, weil es nur die Vergangenheit analysiert und nicht in die planerische Zukunft blickt. Legen Sie ausgehend aus der Retrospektive Ziele fest, zum Beispiel Umsatzziele für das nächste Jahr, bewegen Sie sich wieder im Controlling. Für die Umsetzung brechen wir solche Ziele dann in Teilbereiche auf, legen Kennzahlen fest und prüfen in regelmäßigen Abständen den Erfolg.
Sinnvolles Controlling in KMU
Keine Überwachung, sondern Steuerung – was bedeutet das im Einzelnen? Das Ziel eines Betriebs ist es, seine wirtschaftlichen Erwartungen zu erfüllen: Das beste Produkt, die zufriedensten Kunden, eine Rendite am Ende des Jahres, für die sich die Arbeit doch lohnt. War es früher ausreichend, seine Produkte, Dienstleistungen und Kunden zu haben, sind die Anforderungen heute um Markt, Digitalisierung, Vernetzung und Globalisierung gestiegen. Mit einem überlegten Controlling legen Sie die Basis für die andauernde Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens.
Am Anfang war das Maß
Sie messen aus, kennen Ihre Produktmaße, den Spritverbrauch Ihrer Fahrzeuge und die veranschlagte Zeit für bestimmte Aufgaben. Das sind Messwerte, die im Controlling miteinander kombiniert werden und vorhersehbare Ergebnisse garantieren:
- Dauert eine Arbeit länger als gewöhnlich, kostet Sie das dementsprechend Gewinn. Schwanken Ihre Bearbeitungszeiten stark, lohnt es sich, einen gemeinsamen Standard zu entwickeln.
- Mit Kalkulation und Nachkalkulation steuern Sie Ihre Umsätze. Hier sind exakte Größen und angepasste Aufschlagssätze wichtig, damit Sie nicht Ihren Verdienst schmälern.
- Eine andere Messeinheit sind Wartungsintervalle. Fallen Fahrzeuge oder Maschinen aus und eine Reparatur ist nötig, sorgt das für Stillstand. Das umgehen Sie mit planmäßigen Wartungsterminen und lesen aus den außerplanmäßigen Handlungsbedarf heraus. Ist der zehn Jahre alte Transporter noch wirtschaftlich oder lohnt sich eine Neuanschaffung?
Diese Beispiele dienen Ihrer Orientierung. Messen und Steuern sind wichtig für effiziente Arbeit und geben durch individuelle Kennzahlensysteme eine Grundlage für die Betriebsführung.
Hilfsmittel für das betriebliche Controlling
Messen allein ist keine Steuerung. Sobald Sie Daten erfassen zu Zeiten, Kosten, Mengen und Zeitabschnitten, brauchen Sie eine sinnvolle Dokumentation. Stempeln sich Ihre Mitarbeiter ein oder führen sie handschriftlich eine Liste? Wenn im Büro alles in eine Übersicht als Tabelle, Eingabemaske oder sonstiges fließt, werden die gemessenen Daten durch Dokumentation auswertbar. Um Aussagen treffen zu können, braucht es einen weiteren Schritt:
Daten in Beziehung zueinander setzen
Welche Zeit zählt mehr: blanke Anwesenheit oder wertschöpfende Tätigkeit? Bleiben wir kurz bei der Erfassung von Arbeitszeiten: Ohne Analyse fällt nicht auf, dass der halbe Arbeitstag mit Fahrten (nicht wertschöpfend) vertan ist. Werden im Controlling die Zeiten ausgewertet und es fällt auf, dass lediglich 50 Prozent mit wertschöpfender Kundenarbeit erfolgten, können Ziele und Maßnahmen abgeleitet werden. In der Finanzplanung und der Kostenrechnung haben wir einige Artikel und Vorlagen, damit Sie sowohl Ihre Finanzen langfristig sichern als auch Ihre Kosten exakt berechnen. Alles auf Grundlage gemessener Werte, die sinnvoll dokumentiert werden und anschließend ausgewertet.
Zielzustände festlegen und überprüfen
Ob Sie Ihre Konkurrenten preislich unterbieten wollen, mit Qualität und Schnelligkeit punkten oder Ihre Mitarbeiter in idealen Teams einsetzen – die Datengrundlage ist wichtig. Wichtiger ist der klare Weg, den wir gern mit dem Routenplaner vergleichen:
Eine schöne oder schnelle Strecke kann ich erst aussuchen, wenn ich meinen Standort (=Datengrundlage) und meinen Zielort (=Ziel-Zustand) erfasst habe. Wenn ich nicht weiß, wie groß mein Tank und mein Verbrauch bei Reisegeschwindigkeit ist, kann ich keine Tankstopps planen. Will ich am Zielort mein Auto verkaufen, brauche ich eine Übersicht über Wert und Marktpreise am Verkaufsort, sowie den aktuellen Zustand. Controlling ist nicht reine Theorie, sondern praxisnah.
Eine Controlling-Methode für alle?
An diesem Beispiel sehen wir gleich, warum die gleichen Kennzahlen nicht pauschal für alle Betriebe Sinn machen:
- Es macht einen Unterschied zu den Spritpreisen und Tankstopps, ob ich nur in Deutschland fahre oder in Länder mit höheren Spritpreisen.
- Wenn ich ein Elektroauto fahre, brauche ich Ladestationen in kürzeren Abständen als der Dieseltransporter mit hoher Reichweite eine Tankstelle.
- Ist Effektivität (Ziel: Das Auto ist verkauft.) gefragt oder Effizienz (Ziel: Das Auto ist zum besten Preis verkauft.)?
- Wie hoch ist der Kilometerstand, wie hoch das Alter? Zurück in den Betrieb: Ein hoher Umsatz ist kein alleiniges Merkmal für einen erfolgreichen Betrieb mit üppigen Gewinnen. Eine Betrachtung individueller Faktoren für die Effizienz ermöglicht den genauen Blick.
Lesen Sie in unseren Controlling Teilbereichen Kennzahlen & Dashboards, Kalkulation, Finanzplanung und Kostenrechnung alles, was Sie wissen müssen!
Welche wichtigen Themen gibt es im Controlling?
Neben vielen Themenfeldern, die in größeren Unternehmen einen hohen Stellenwert haben (Beispiele sind Beteiligungs- und Konzerncontrolling), haben wir uns darauf konzentriert, die essenziellen Anforderungen von kleinen Unternehmen verständlich aufzubereiten.
Dazu haben wir die vier Kernthemen mit diversen Einzelaspekten in unserem Blog ausführlich beleuchtet. Sie haben sich in der Praxis bei unseren Kunden bewährt und sind wichtigstes Hilfsmittel für mehr Effizienz.
Kennzahlen & Dashboards
Viele Inhaber kleiner Unternehmen sind sich unsicher, welche Kennzahl für die Steuerung ihres Betriebes sinnvoll ist. Mit unserer Erfahrung im Controlling helfen wir weiter.
Eins vorweg: Es gibt kein Patentrezept! Wenn Sie den Umsatz und den Blick aufs Bankkonto als Steuerungssysteme nehmen, ist das ein Anfang. Das Problem: Diese Werte zeigen mitunter Fehlentwicklungen aufzudecken.
Um Ihnen den Einstieg in die Welt der Kennzahlen zu erleichtern, haben wir die folgenden Grundlagenartikel verfasst.
Der erste Beitrag soll helfen, die richtige Einstellung zum Thema Kennzahlen, Messen der Prozessleistung etc. zu finden.
Lesen Sie jetzt, wie Sie eine positive Einstellung zum Thema „Messen von betrieblichen Abläufen“ aufbauen.
Im Grundlagenartikel „Zählen, Messen, Wiegen“ geht es konkreter um Kennzahlen im Controlling, wie sie aufgebaut sind und was „Key Performance Indicators“ sind. Sie lernen, wie Kennzahlen bei der Betriebsführung helfen und kein „Zahlenfriedhof“ werden.
Zählen, Messen, Wiegen – KPIs im Unternehmen
Lesen Sie jetzt alles über Kennzahlen und KPIs für relevante Inforationen in Ihrem Unternehmen!
Aufbauend auf der richtigen Einstellung und einer Auswahl von Kennzahlen wird in diesem Beitrag der Aufbau einer Balanced-Scorecard gezeigt. Natürlich Schritt für Schritt und abgestimmt auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen.
Balanced Scorecard für Handwerker
Jetzt lesen, wie sie Schritt für Schritt die perfekte Unternehmensstrategie aufbauen!
Produkt-Controlling mit der BCG-Matrix
Die BCG-Matrix hilft Ihnen, sich über Ihr Produktportfolio besser im Klaren zu sein. Sie haben damit eine Grundlage, welche Leistungen Sie in Zukunft weiter anbieten wollen und von welchen Sie sich besser trennen.
BCG-Matrix im Handwerksbetrieb
Jetzt lesen, wie sie Schritt für Schritt zum perfekten Portfolio gelangen!
Zum Schluss gibt es noch das „Universalwerkzeug“ ABC-Analyse!
Lesen Sie jetzt, wie Sie die richtigen Hebel finden, um wirklich etwas zu bewegen.
Finanzplanung
Wieviel Umsatz braucht’s denn? Es gibt Unternehmer, die die Frage nach der notwendigen Umsatzgröße zur Deckung aller anstehenden Kosten und Investitionen nicht beantworten können.
Dabei ist eine plausible Finanzplanung die Grundlage einer angemessenen Budgetplanung. Mit einem Budgetplan lässt sich wunderbar überprüfen, ob bestimmte Finanzpositionen aus dem Ruder laufen.
Lesen Sie unsere besten Artikel im Bereich der Finanzplanung
Lesen Sie, wie Sie in 7 einfachen Schritten einen Budgetplan aufstellen.
Mit Video-Tutorial und Excel-Vorlage!
Neben dem Budgetplan raubt jedes Jahr ein anderes Thema vielen Unternehmern die Nerven:
Die Inventur. Um der Inventur den Schrecken zu nehmen, haben wir einen umfassenden Grundlagenartikel zur Inventur verfasst.
Mit unserem Schritt-für-Schritt Artikel sind Sie bestens vorbereitet und weniger gestresst.
Kalkulation
Die Kalkulation und damit die Festsetzung der Preise für Kunden sind immer wieder Anlass für Fehlentwicklungen.
Entweder es gibt keine Deckungsbeitragsrechnung, oder die verrechneten Sätze sind nicht in angemessener Höhe. Oder es wird gleich „gegoogelt, was die Konkurrenten verlangen“.
Die Kalkulation muss immer unternehmensindividuell erfolgen und sämtliche Kosten decken. Eine transparente Kalkulation vermeidet auch unbezahlte Auftragsmehrungen, auf denen man sitzen bleiben kann. Das Stichwort in diesem Zusammenhang heißt Cost Engineering, welches Kalkulation und Prozessmanagement miteinander vereint und als Folge Ihre Kosten senkt.
Unser Top-Artikel im Bereich der Kalkulation stellt Ihnen die Deckungsbeitragsrechnung vor. Verständlich und Schritt für Schritt!
So vermeiden Sie aufwändige Umlageschlüssel und nervige Gemeinkosten-Debatten!
Kostenrechnung
Seine Kosten im Griff zu behalten ist der Schlüssel zum Gewinn. Dazu ist ein gutes Verständnis über die Begriffe in der Kostenrechnung sehr hilfreich.
Mit Werkzeugen wie dem Betriebsabrechnungsbogen, Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung behalten Sie den Überblick. Übrigens, auch Kulanz und Rabatte sind Kosten, die Sie im Auge behalten sollten.
Der Betriebsabrechnungsbogen ist für viele das Buch mit sieben Siegeln. Wir haben dieses Buch in „Verständlich“ übersetzt und dafür einen umfassenden Hintergrundartikel verfasst.
Hier wird der BAB endlich verständlich erklärt!
Typische Probleme beim Controlling
Trügerisches Bauchgefühl, eindeutig uneindeutige Zahlen vom Steuerberater oder die unterschiedliche Wahrnehmung im Team: Wir stellen Ihnen kurze Beispiele vor, wie sie in verschiedenen Unternehmen vorkommen.
Unsinnige Kennzahlen
Gerade für Handwerks- und kleine Betriebe sind die „Zehntausend wichtigsten Betriebs-Kennzahlen“ eher unbrauchbar. Beschränken Sie sich auf wenige, dafür aussagekräftige Messwerte! Kennzahlenfriedhöfe braucht kein Unternehmen, sondern greifbare Werte, die in einem sinnvollen Zusammenhang lesbar sind.
Wichtig: Wenn eine Kennzahl für Ihren Betrieb nicht geeignet ist, werden Sie diese nicht nutzen und schlimmer: ungepflegte Analysen bleiben als schlechtes Gewissen und halten von wichtigeren Dingen ab! Sinnvoller sind Kennzahlen wie die Bearbeitungs– und Durchlaufzeit Ihrer Angebote bzw. Aufträge.
Erhebung von Kundendaten
Was ist erlaubt und was nicht? Natürlich brauchen Sie Informationen über Ihre Kunden! Diese Daten wie Alter, Geschlecht, Beruf, Wohnort und mehr sind mit Vorsicht zu erheben – der Datenschutz klassifiziert und schützt sensible Personendaten. Achten Sie beim Datensammeln auf rechtliche Probleme, bevor Sie von Abmahnungen und wütenden Kunden verfolgt werden!
- Keine Daten sammeln, die Sie jetzt und später nicht auswerten können oder wollen.
- Nicht unbedacht Daten sammeln, die nicht qualifiziert werden können. („Ich kenne die Hosengröße jedes Kunden!“ ist gut für den Schneider, nicht hilfreich für den Glaser und hat eine hohe Fehlerquote ohne Datengrundlage!)
- Eine Datenerhebung braucht Datenschutz: Hier lohnen sich Kennzahlen zu Sicherheit, Speicher und Back-Ups.
Angst vor Kontrolle
Typische Befürchtung von Chefs und Mitarbeitern ist eine Überwachung durch Controlling, die das Arbeitsklima stören oder zerstören könnte.
Ohne Überprüfung von erreichten Zielen und Kennzahlen wird der Erhalt der Wirtschaftlichkeit schwierig! Gleiches gilt für die Berechnung von Stundensätzen, -löhnen und Kosten, die Sie erfassen und Ihren Kunden in Rechnung stellen können.
Erreichen Mitarbeiter nicht die gesetzten Ziele, stehen neue Möglichkeiten offen, am Vorgehen, gemeinsam erarbeiteten Standards und individueller Fortbildung anzusetzen.
Ohne die Festlegung und Überprüfung von Kennzahlen tappen Sie im Dunkeln und können Fehler nicht gezielt aufspüren und bearbeiten.
Hilfe beim Aufbau des Controllings
Den Einstieg finden, das fällt oft schwer. Bei uns sind die Hürden sehr niedrig, da wir uns auf die Unterstützung kleiner Unternehmen spezialisiert haben.
Wenn Sie Hilfe oder auch nur einen Sparring-Partner suchen, dann sehen Sie sich unsere UAS-Effizienzwerkstatt näher an.
Lernen Sie, Ihre betrieblichen Abläufe kontinuierlich zu verbessern und damit „weniger für die Katz“ zu arbeiten.
Sie können aber auch jederzeit mit uns direkt Kontakt aufnehmen! Völlig kostenlos, unverbindlich und risikofrei!
Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder
Bildquelle: fotolia, © Kzenon
