Change Management, also eine Veränderung der Unternehmenskultur, ist eine der härtesten Aufgaben in Betrieben. Wahlweise sind Mitarbeiter demotiviert, wenn sie ungenügend Unterstützung haben. Oder Unternehmer haben Ideen für bessere Prozesse und stoßen dann auf eine Wand aus Desinteresse.
In diesem Beitrag bearbeiten wir deshalb die Veränderung von Unternehmenskultur als Projekt: Change Management. Mit dabei, das Video zu unserem erfolgreichen Webinar „Veränderung umsetzen in fünf Schritten!“ – für Sie hier und auf unserem YouTube-Kanal!
Inhaltsverzeichnis
Change Management und Unternehmenskultur
In unserem Artikel über Unternehmenskultur haben wir bereits die verschiedenen Möglichkeiten vorgestellt. Viele Betriebe haben dabei eine neutrale Kultur, wenige eine positive oder negative. Gerade für Change Management brauchen wir jedoch einen klaren Blick auf die Elemente der Unternehmenskultur. Verbindende Elemente wie Leitbild oder Vision, das Arbeitsklima und die Kommunikation untereinander sind daher entscheidend.
Denn laut Definition ist Change Management keine Maßnahme, die Sie mit einer internen Fortbildung regeln. Ein Unternehmen wie Ihres lebt und atmet und Sie leben deshalb die Werte vor – und ziehen Ihr Team mit!
Wir arbeiten uns deswegen durch die verschiedenen Bereiche durch, die eine gelungene Veränderung im Betrieb ermöglichen.
Change Management, wie es nicht geht
Für den Worst Case nutzen wir dabei unsere Beispiel-Floristikerin Emilia Müller. Aus dem kleinen Blumenladen wurden mehrere Filialen, die typische Probleme zeigen:
- Denn jede Filiale kocht ihr eigenes Süppchen.
- Es gibt eine Hierarchie von Emilia zu den Filialleiterin bis zur Reinigungskraft.
- Anweisungen gibt es, aber ihre Einhaltung ist nicht garantiert.
- am Ende der Woche steigen die Biomüll-Berge, entweder durch mangelnde Pflege oder falsche Bestellung.
Emilia reicht es, dass keiner ihre Anweisungen ernst nimmt. Ein Coach hilft ihr deswegen beim Projekt Change Management. Sie berufen die Filialleiter ein und planen dabei die Veränderungen: Jede Filiale bekommt eine Vorschlagsbox für Lob und Kritik. Diensttablets erleichtern die Absprache und zwei Filialen erwartet dann ein Verkaufscoaching. Die Change Gruppe klopft sich auf die Schultern und freut sich über die gute Arbeit. Gesagt, getan – Effekt: nichts.
Probleme im Change Management
Ein Unternehmen lebt doch von seinen Mitarbeitern: Das Gleiche gilt für die Kultur. Wenn nicht alle am gleichen Strang ziehen, scheitert die Veränderung. Die Filialleiter sind dabei eine Gruppe auf gleicher Ebene. Der Kulturwandel braucht aber die Einbindung jedes Mitarbeiters durch und durch. Schaffen Sie neue Arbeitskleidung an, neue Geräte und Pausenverpflegung – ohne Durchdringung der einzelnen Person wird Change Management schwierig. Das erreichen Sie nicht durch hierarchische Sitzungen. Gewohnheiten zu verändern braucht den Willen und die Begründung, warum eine Änderung die Mühe wert ist.
Wie funktioniert Change Management?
Das Wichtigste ist die Erkenntnis, dass Veränderung nicht sofort passiert. Schnelle Erfolge brauchen bis zur Verankerung Zeit. Das Verständnis über die Elemente der Unternehmenskultur, den Bedürfnissen der Mitarbeiter und gewachsene Strukturen steht an erster Stelle. Change Management schafft den Rahmen, in dem das Projekt stattfindet: Mit klar formulierten Zielen, beispielsweise mit OKR-Methode, Vorgehen, Etappen und Auswertungen. Nötige Modelle stehen zur Verfügung, um aus dem Portfolio von Psychologie, BWL und Kommunikation zu schöpfen. Die Umsetzung ist individuell und von Betrieb zu Betrieb anders.
Bereiche für erfolgreiches Change Management
Erfolgreiche Führungskräfte wissen, dass Sie den inneren (intrinsischen) Antrieb der Mitarbeiter für bessere Arbeit anspornen. Mediatoren kennen unterschiedliche Arten für Konfliktmanagement. Fachleute für Kommunikation verschiedene Arten von Kommunikations-Modellen. Prozessmanager definieren Ihnen den idealen Ablauf in BPMN-Modellen. Jedes Unternehmen braucht eine unterschiedliche Zusammenstellung der notwendigen Bereiche:
Emilia arbeitet mit dem Coach an ihrer personlichen Entwicklung als Führungskraft. Zusätzlich holt sie einen Unternehmensberater an Board. Vor Ort beobachten er und seine Mitarbeiterin die Abläufe in den Filialen, halten Probleme fest und sprechen mit den Teammitgliedern. Im direkten Kontakt hören sie die andere Seite, die im ersten Change Management Ansatz nicht zu Wort kam. Hier entwickeln sich interessante Gespräche über die unterschiedlichen Standorte und Kunden, dasselbe Sortiment und Probleme mit der Technik. Die Filialleiterinnen erzählen unter der Hand, dass sie eine Mitarbeiterin herumschieben. Sie nehmen die Chefin vor den Lieferanten in Schutz, wenn die Absprache nicht passt.
Als externe Beratung kennen wir die Unterschiede in den Unternehmen: Mit einem Hierarchiegefälle verändern sich Kommunikation und Botschaft. Wenn sich eine Sache einspielt, weicht keiner mehr zurück. Mit der Zeit entsteht ein großer Berg Insider-Wissen und Emotionen, die im Change Management Beachtung benötigen. Die Vorbildfunktion der Führungskräfte übersehen viele Unternehmen und damit das einhergehende Potenzial.
Change Management Schritt für Schritt
Wie funktioniert Change Management in der Praxis, ohne Zeit und Geld in den Sand zu setzen? Wir kennen die Situation in KMU und Handwerksbetrieben: Alle vertragen sich, ab und zu gibt es eine Ausnahme und jeder findet, dass die Arbeit passt. Schauen wir genauer hin, kommen die kleinen und größeren Probleme zutage, die in der Regel wenige Mitarbeiter auffangen. Wehe, Urlaub oder Krankheit nimmt diese Goldstücke raus – die Probleme treten zu Tage, die Stimmung sinkt. Wir erarbeiten aus diesem Grund Stück für Stück mit allen das ideale Vorgehen zu einer besseren Unternehmenskultur.
Startschuss: Was ist da?
Zuerst steht die Feststellung des Ist-Zustands an. Das gesamte Unternehmen kommt auf den Prüfstand: Zuerst vom organisatorischen Rahmen mit Unternehmenshandbuch, Prozessmanagement, Materialien für Einarbeitung, Mitarbeiterwechsel, Fort- und Weiterbildung oder die Ablage organisieren. Hierunter fallen Richtlinien für die Kommunikation (Krankmeldung, geeignete Kanäle und Priorisierung von Aufgaben), die Vertriebswege, Abläufe bis Rechnungseingang oder Instandhaltung.
Prüfen Sie, wie Ihre Organisation von außen wirkt: gibt es mündliche oder schriftliche Anleitungen? Regeln Flussdiagramme den perfekten Ablauf oder jeder wie er es macht?
Ein Organigramm ermöglicht die Übersicht über Personen und Funktionen – ballt sich auf einem Mitarbeiter zuviel Last? Erfassen Sie Ihren Organisationsgrad und halten Sie die Liste bereit für Ihre Mitarbeiter.
Einer macht kein Team
Change Management betrifft alle: Wir schauen über die Schulter, fragen nach und bekommen die ehrlichen Aussagen, wo es hakt. In Gemba-Walks arbeiten wir am Ort des Geschehens. Hier ist wichtig, wie die Fehlerkultur im Unternehmen ist. Trauen sich Mitarbeiter Probleme anzusprechen, wenn sie fürchten, Fehler zu machen?
Inhaber haben hier die größten Probleme: Es gibt eine Hierarchie und diese verfälscht die Aussagen. Die Gesprächskultur ist unglaublich wichtig: Bei Kleinstbetrieben funktionieren Fragebogen als anonyme Aussage nicht, weil jeder die Schrift der anderen kennt oder keiner weiter da ist.
Wie gehen wir mit diesen Situationen um? Bei kleinen Teams lohnt sich die Arbeit mit moderierten Besprechungen mit allen – notfalls ohne die Chefetage. Hemmungen sinken, negative Aussagen zu treffen. Durch die gezielte Moderation bleiben die wichtigen Punkte fest und die Besprechung ufert nicht aus. Alternativ arbeiten Sie bottom-up durch die verschiedenen Teams und erstellen einen Fragenkatalog, wie die jeweilige Sicht ist. Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter seine Sicht mitteilt und ohne Sanktionen Probleme anspricht.
Veränderung: Jetzt geht es los!
Wandel von oben funktioniert in vielen kleinen Betrieben schleppend bis nicht. Mit der Basisarbeit, die alle Mitarbeiter einschließt, erarbeiten Sie jetzt Ihren Fahrplan: Welche Probleme gibt es und ergeben sich größere Muster? Investitionsstau oder eine mangelnde IT-Strategie sind keine ultimative Lösung – in manchen Betrieben sind Sie die Lösung für ultimativ viele Probleme.
Ein Patentrezept finden Sie hier nicht. Die Auswertung der Aussagen mit dem Ist-Zustand ist ein schmerzhafter Prozess, den wir unterstützen. Zu den unternehmerischen Aufgaben gehört die Bearbeitung von KVP und Strategieentwicklung, darunter Change Management. Mit der Auswertung entstehen Bereiche zur Veränderung. Die Umsetzung von Change Management richtet sich nach dem Ist-Zustand, der Kommunikation und der Motivation. In unserem Teamfragebogen finden Sie am Ende Aussagen, wie Sie Ihre Mitarbeiter motivieren.
Video-Webinar ansehen: Lohnt sich der Wandel?
Jede Veränderung in einem Unternehmen fällt unter Change Management. Ein neues Betriebssystem, neue Geschäftsbereiche oder Kundensegmente: Jede Veränderung durchläuft den Prozess von Widerstand bis Akzeptanz. Wenn Sie Unterstützung benötigen, haben wir in unserem kostenlosen Erstgespräch ein offenes Ohr!
Wussten Sie schon? Das Thema Change Management, Veränderungen umsetzen und die richtige Motivation im Team ist immer wieder Thema bei unseren Kunden und Interessenten. Deswegen haben wir das Webinar „In fünf Schritten Veränderung durchsetzen!“ für Sie aufbereitet und stellen es kostenlos auf unserem YouTube-Kanal zur Verfügung:
FAQ zum Change Management
Die Definition von Change Management beinhaltet den planvollen Veränderungsprozess eines Unternehmens. Dabei werden Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen tiefgreifend verändert, sodass der gewünschte Zielzustand erreicht wird.
Es gibt zahlreiche Methoden um den Veränderungsprozess durchzuführen. Der Definition des Change Managements zu entnehmen, kommen sowohl autoritäre als auch kooperative Methoden in Frage, welche einen Beitrag zur Erfüllung der Unternehmensvision leisten. Diese Change Management Methoden wären zum Beispiel: Befehl, Expertenlösung, Scheinpartizipation, Projektmanagement oder Change Agents.
Der Change Management Prozess läuft je nach ausgewählter Change Management Methode unterschiedlich ab. Kurz und prägnant zusammengefasst werden meist 6 Schritte durchlaufen:
1. Kommen Sie mit den Verantwortlichen ins Gespräch.
2. Geben Sie die Notwendigkeit der Veränderung offiziell bekannt.
3. Warten Sie bis die Veränderung akzeptiert wurde und der alte Prozess verabschiedet werden kann.
4. Helfen Sie dabei das „NEUE“ zu akzeptieren.
5. Setzen Sie das „NEUE“ um und motivieren Sie.
6. Das Neue wurde zur neuen Normalität und die neue Leistung wird bewertet.
Zu aller erst können Sie natürlich das Change Management selbst durchführen, wenn Sie sich dessen Größe und Komplexität zutrauen. Da das Change Management jedoch sehr tiefgreifend ist und über Ebenen hinweg Prozesse verändert, ist es durchaus sinnvoll sich einen Berater zur Seite zu stellen.
Mit besten Gruß
Axel Schröder
Bildquelle: Canva.com © SergeyNivens
