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Claim Management – der richtige Umgang mit Forderungen!

Claim Management © pixabay
Claim Management, auch Nachforderungsmanagement kommt in jedem Handwerksbetrieb oder anderen Unternehmen vor. Mit dem richtigen Claim Management, können Sie ihre Projekte effektiv steuern und verlieren nicht den Überblick über ihre Forderungen.

Was ist Claim Management?

Claim Management, bedeutet übersetzt Nachforderungsmanagement. Laut Definition der DIN 69905 versteht man darunter die „Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen“. Doch was bedeutet das eigentlich?

Hält sich ein Projektpartner nicht an die gemeinsam verfassten Vorschriften, kommt das Claim Management zum Einsatz. Es bezeichnet die Reaktion auf ungewollte Abweichungen vom Vertrag und deren Auswirkungen. Werden beispielsweise Fristen nicht eingehalten, Lieferungen falsch bzw. unzureichend geliefert oder kommen erst gar nicht an, werden Claims (Forderungen) an den Vertragspartner gestellt. Bei kleinen Abweichungen vom Vertrag muss eventuell keine Forderung and den Auftragnehmer bzw. Auftraggeber gestellt werden. Häuft sich dies oder hängt das Projekt von dieser Abweichung ab, sollte eine Nachforderung unabdingbar sein. Hierbei können Entschädigungen in Form von Geldzahlungen, sachlichen Leistungen oder einer Verlängerung des zeitlichen Rahmens vereinbart werden. Um diese Forderungen durchsetzen zu können, ist eine genaue Dokumentation notwendig, um nötige Beweise vorlegen zu können.

Warum Claim Management?

Durch einen klar strukturierten Vertrag können Risiken minimiert werden und Vertragspartner können sich gegenseitig absichern. Deswegen sollten alle möglich eintretenden Fälle vertraglich geregelt sein, um Missverständnisse auszuschließen und beiden Parteien deren Konsequenzen bewusst gemacht werden. Potenzielle Schäden sind beispielsweise Mängel, Verzögerungen oder fehlerhafte Lieferungen. Durch einen vertraglich geregelten Ablauf des Projekts, können Nachteilspositionen ausgeglichen werden bzw. überhaupt nicht entstehen.

Warum Claim–Management

Warum Claim–Management

Ein Beispiel für eine Claim Situation

Ein neues Haus wird gebaut und ist soweit fertig, dass mit dem Innenausbau begonnen werden kann. Vorher müssen jedoch die Fenster eingesetzt werden. Diese werden rechtzeitig geliefert, doch beim Einbau stellen Sie fest, dass falsch gemessen wurde und einige Fenster nicht passen. Da die Bestellung eine Sonderanfertigung war, dauert die Bestellung und Lieferung ein paar Wochen. Dies legt den Innenausbau still. Andere Lieferungen müssen zwischengelagert werden, Teile können erst verspätet eingebaut werden, Handwerker haben zu einem späteren Zeitpunkt womöglich keine Zeit. Die verlorene Arbeitszeit müssen Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder reinholen. Doch wie?

Sie überlegen sich die doppelte Anzahl an Arbeitskräften einzusetzen, um den Projekttermin einhalten zu können. Sie sind sich sicher, dass dieser Mehraufwand in Rechnung gestellt werden kann. Bei der nächsten Besprechung möchte der Lieferant, den Mehraufwand allerdings nicht bezahlen. Er fühlt sich nicht dafür verantwortlich Fehler bei der Abmessung gemacht zu haben, sondern dies die Fehler des Projektleiters seien. In diesem Fall setzt das Nachforderungsmanagement an. Einerseits möchte der Kunde schnellstmöglich eine Fertigstellung seines Hauses erzielen, dabei aber nicht mehr Kosten tragen. Andererseits möchte der Projektleiter seinen Kunden und deren Weiterempfehlung nicht verlieren, aber auch nicht auf den Mehrkosten sitzenbleiben. Deshalb kommt es zum Claim Management zwischen Lieferanten und Bauunternehmen. Schlussendlich ist es erstrebenswert eine möglichst justizfreie Lösung zu finden, falls diese Situation nicht vertraglich vereinbart wurde.

Wie kommt es zum Claim

Wie kommt es zum Claim?

Claim-Management und praktisches Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement, ist der Auslöser für Claims. Hierbei geht es nicht nur darum Claims zu fordern, sondern diese auch abzuwehren und zu verhandeln. In der Praxis gibt es hierfür einen typischen Ablauf zur Überprüfung und Feststellung der aktuellen Situation. Zuerst müssen die Verträge aufgesetzt werden, mit denen beide Vertragsparteien einverstanden sind. Hierbei kann es zu ersten Fehlern kommen, da oftmals Kleinigkeiten vergessen werden. Eventuell ist es ratsam einen Anwalt bei der Aufsetzung einzuschalten. Es sollte immer mit Voraussehen gehandelt werden. Situationen durchgespielt werden und mögliche, eintretende Probleme im Vornerein besprochen werden.

Des Weiteren ist hierbei das Früherkennen von Problemen von hoher Bedeutung. Wird ein Problem an der Wurzel erkannt und eliminiert kann es später keine Schäden mehr anrichten und die Entschädigungssumme geringgehalten werden. Beim Claim Management geht es nicht darum, dem anderen Vertragspartner möglichst viel Geld aus der Tasche zu ziehen, sondern vielmehr darum, Ressourcen zu schonen und das Budget einzuhalten. Somit werden alle Parteien zufrieden gestellt. Der Vorgang sollte stets überwacht und beobachtet werden. Probleme, und deren Konsequenzen im Projektmanagement werden schneller festgestellt, dokumentiert und schlussendlich geltend gemacht. Im besten Fall ist der Auftragspartner mit den Nachforderungen einverstanden. Dies ist jedoch oftmals nicht der Fall.

Verschieden Arten des Claim Managements

In der Regel wird zwischen aktiven, passiven und defensiven Nachtragsmanagement unterschieden. Wobei auch eine Erweiterung des aktiven zum vorbeugenden Claim Management vorgenommen werden kann.

  • Vorbeugendes Claim Management
  • Aktives Claim Management
  • passives Claim Management
  • Defensives Claim Management

Vorbeugendes Claim Management

Beim vorbeugenden Claim Management geht es darum, alle möglichen Ursachen, welche zu Problemen in den Projekten führe, zu finden. Zeitlich findet diese Art des Nachforderungsmanagements vor Eintreten eines potenziellen Claims statt. Hierfür schaut man sich die Kooperationspartner und deren Kooperationsform an. Es wird nach Schwachstellen im eigenen Unternehmen gesucht, auf die Vertragsgestaltung geachtet und versucht das Risiko zu kontrollieren. Ziel des Ganzen ist es, einen Claim weitestgehend zu verhindern.

Aktives Claim Management

Diese Form des Nachforderungsmanagements geht in das aktive Claim Management über. Dokumente und Beweise für einen Claim werden zusammengetragen und termingerecht an den Auftraggeber oder Auftragnehmer übersandt. Mithilfe von Verweisen auf den Vertrag wird die Anspruchsgrundlage geschaffen. Ziel ist es hierbei nicht den Vertragspartner vor den Kopf zu stoßen, sondern gemeinsam nach einer budgetorientierten Lösung zu suchen. Deswegen ist es ratsam alternative Strategien auszuarbeiten, mit welchen die Projekte nicht gefährdet werden. Jedoch gibt es auch Parteien, welche eine aktive, aggressive Strategie verfolgen und dessen Einsatz nur auf den eigenen Erfolg abzielt. Forderungen gegenüber anderen Parteien werden grundsätzlich abgelehnt und versucht einen möglichst hohen Nutzen aus den Claims zu ziehen.

Passives Claim Management

Bei der Verfolgung einer passiven Claim-Strategie, unterwirft man sich seinem Vertragspartner, um Konflikte und Diskussionen zu vermeiden. Eigene Claims werden nicht durchgesetzt und Fremdforderungen nicht abgewiesen.

Defensives Claim Management

Beim defensiven Claim Management geht es darum, mögliche Claims vorerst nicht zu Tage zu bringen. Sie werden nur eingesetzt, um sich bei einem möglichen Gegenclaim wehren zu können. Daten werden gesammelt aber erst im Notfall eingesetzt. Grundlage für diese Art des Claim-Managements, ist Vertrauen, frühzeitige Warnung und Mitteilung von Qualitäts– oder Terminproblemen. Eingesetzt wird diese Strategie, wenn der Betrieb wirtschaftlich vom Projektabschluss abhängig ist.

Arten von Claim Management

Arten von Claim Management

Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Claim Management

Zusammengefasst sollten Sie einige Punkte während und nach Vertragsschluss beachten.

  • Vertragspartner prüfen
  • Verträge prüfen
  • Ihre Kunden über mögliche Nachforderungen informieren
  • Dokumente und Beweise führen
  • Bewertung von Claims
  • Abwägen, ob ein Claim Nutzen bringt
  • rechtlichen Beistand in Betracht ziehen

Lassen Sie sich nicht vom Projektmanagement entmutigen. Änderungen sind beinahe Standard und eine ordentliche Diskussion kann viel für das Projekt leisten. Die Suche nach dem Haken in einem Dokument wird mit der Übung leichter und der Kontakt zum Projektpartner enger.

Besten Gruß aus Bayreuth

Axel Schröder

Bildquelle: Canva.com © pixabay

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