Claim Management – der richtige Umgang mit Forderungen!

Claim Management, auch Nachforderungsmanagement kommt in jedem Handwerksbetrieb oder anderen Unternehmen vor. Mit dem richtigen Claim Management, können Sie ihre Projekte effektiv steuern und verlieren nicht den Überblick über ihre Forderungen.

Was ist Claim Management?

Claim Management, bedeutet übersetzt Nachforderungsmanagement. Laut Definition der DIN 69905 versteht man darunter die „Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen“. Doch was bedeutet das eigentlich?

Hält sich ein Projektpartner nicht an die gemeinsam verfassten Vorschriften, kommt das Claim Management zum Einsatz. Es bezeichnet die Reaktion auf ungewollte Abweichungen vom Vertrag und deren Auswirkungen. Kann ein Lieferant seine Fristen nicht einhalten oder liefert falsch bzw. unzureichend, enstehen Claims (Forderungen) an den jeweiligen Vertragspartner.

Bei kleinen Abweichungen vom Vertrag braucht es eventuell keine Forderung an den Auftragnehmer bzw. Auftraggeber. Häuft sich dies oder hängt das Projekt von dieser Abweichung ab, sollte eine Nachforderung unabdingbar sein. Hierbei kommen Entschädigungen in Form von Geldzahlungen, sachlichen Leistungen oder einer Verlängerung des zeitlichen Rahmens zur Anwendung. Um diese Forderungen durchsetzen zu können, ist eine genaue Dokumentation notwendig, um nötige Beweise vorlegen zu können.

Warum Claim Management?

Durch einen klar strukturierten Vertrag können Sie Risiken minimieren und mit Ihren Vertragspartnern gegenseitig absichern. Deswegen sollten Sie alle möglicherweise eintretenden Fälle vertraglich regeln, um Missverständnisse auszuschließen. Dazu gehört es auch, dass sich beide Parteien der Konsequenzen bewusst sind. Potenzielle Schäden sind beispielsweise Mängel, Verzögerungen oder fehlerhafte Lieferungen. Durch einen vertraglich geregelten Ablauf des Projekts gleichen Sie Nachteilspositionen aus bzw. verhindern ihre Entstehung.

Ein Beispiel für eine Claim Situation

Ein neues Haus ist in Bau und soweit fertig, dass der Innenausbau beginnen kann. Vorher müssen jedoch die Fenster eingesetzt werden. Der Lieferant lädt sie rechtzeitig vor Ort ab, doch beim Einbau stellen Sie fest, dass einige Fenster aufgrund falscher Messungen nicht passen. Da die Bestellung eine Sonderanfertigung war, dauert die Bestellung und Lieferung ein paar Wochen. Dies legt den Innenausbau still. Andere Lieferungen kommen in ein Zwischenlager und die Teile müssen warten. Die beauftragten Handwerker haben zu einem späteren Zeitpunkt womöglich keine Zeit. Die verlorene Arbeitszeit müssen Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder reinholen. Doch wie?

Sie überlegen sich, die doppelte Anzahl an Arbeitskräften einzusetzen, um den Projekttermin einhalten zu können. Sie sind sich sicher, dass Sie diesen Mehraufwand in Rechnung stellen können. Bei der nächsten Besprechung möchte der Lieferant, den Mehraufwand allerdings nicht bezahlen. Er fühlt sich nicht für Mess- oder Übertragungsfehler verantwortlich, sondern sieht den Projektleiter in der Schuld. In diesem Fall setzt das Nachforderungsmanagement an. Einerseits möchte der Kunde schnellstmöglich eine Fertigstellung seines Hauses erzielen, dabei aber nicht mehr Kosten tragen. Andererseits möchte der Projektleiter seinen Kunden und deren Weiterempfehlung nicht verlieren, aber auch nicht auf den Mehrkosten sitzenbleiben. Deshalb kommt es zum Claim Management zwischen Lieferanten und Bauunternehmen. Schlussendlich ist es erstrebenswert eine möglichst justizfreie Lösung zu finden, wenn es keine vertragliche Grundlage gibt.

Claim-Management und praktisches Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement, ist der Auslöser für Claims. Hierbei geht es nicht nur darum Claims zu fordern, sondern diese auch abzuwehren und zu verhandeln. In der Praxis gibt es hierfür einen typischen Ablauf zur Überprüfung und Feststellung der aktuellen Situation. Zuerst braucht es Verträge, mit denen beide Vertragsparteien einverstanden sind. Hierbei kann es zu ersten Fehlern kommen, wenn Eventualitäten nicht ins Vertragswerk einfließen. Eventuell ist es ratsam einen Anwalt bei der Aufsetzung einzuschalten. Gerade bei Fristverzug braucht es ein vorausschauendes Vertragswerk. Situationen durchgespielt werden und mögliche, eintretende Probleme im Vornerein besprochen werden.

Des Weiteren ist hierbei das Früherkennen von Problemen von hoher Bedeutung. Rechnen Sie frühzeitig mit einem Problem, richtet es mit dem richtigen Risikomanagement später keine Schäden mehr an. Beim Claim Management geht es nicht darum, dem anderen Vertragspartner möglichst viel Geld aus der Tasche zu ziehen, sondern vielmehr darum, Ressourcen zu schonen und das Budget einzuhalten. Somit sind alle Parteien zufrieden. Den ganzen Vorgang Claim Management sollten Sie stehts gut beobachten und überwachen. Damit beschleunigen Sie den Prozess bei Problemen und deren Konsequenzen im Projektmanagement. Im besten Fall ist der Auftragspartner mit den Nachforderungen einverstanden. Dies ist jedoch oftmals nicht der Fall.

Verschieden Arten des Claim Managements

In der Regel wird zwischen aktiven, passiven und defensiven Nachtragsmanagement unterschieden. Wobei auch eine Erweiterung des aktiven zum vorbeugenden Claim Management vorgenommen werden kann.

• Vorbeugendes Claim Management
• Aktives Claim Management
• passives Claim Management
• Defensives Claim Management

Vorbeugendes Claim Management

Beim vorbeugenden Claim Management geht es darum, alle möglichen Ursachen, welche zu Problemen in den Projekten führen, zu finden. Zeitlich findet diese Art des Nachforderungsmanagements vor Eintreten eines potenziellen Claims statt. Hierfür schaut man sich die Kooperationspartner und deren Kooperationsform an. Sie suchen daher nach Schwachstellen im eigenen Unternehmen, achten auf die Vertragsgestaltung und versuchen das Risiko zu kontrollieren. Ziel des Ganzen ist es, einen Claim weitestgehend zu verhindern.

Aktives Claim Management

Diese Form des Nachforderungsmanagements geht in das aktive Claim Management über. Dokumente und Beweise für einen Claim werden zusammengetragen und termingerecht an den Auftraggeber oder Auftragnehmer übersandt. Mithilfe von Verweisen auf den Vertrag schaffen Sie eine Anspruchsgrundlage. Ziel ist es hierbei nicht den Vertragspartner vor den Kopf zu stoßen, sondern gemeinsam nach einer budgetorientierten Lösung zu suchen. Deswegen ist es ratsam alternative Strategien auszuarbeiten, um die Projekte nicht zu gefährden. Jedoch gibt es auch Parteien, welche eine aktive, aggressive Strategie verfolgen. Hier ist keine gütliche Einigung das Ziel, sondern nur der eigene Erfolg. Forderungen von anderen Parteien stoßen grundsätzlich auf Ablehnung und aggressive Forderende versuchen einen möglichst hohen Nutzen aus den Claims zu ziehen.

Passives Claim Management

Bei der Verfolgung einer passiven Claim-Strategie, unterwirft man sich seinem Vertragspartner, um Konflikte und Diskussionen zu vermeiden. Eigene Claims werden nicht durchgesetzt und Fremdforderungen nicht abgewiesen. Konfliktmanagement funktioniert mit der passiven Strategie, allerdings selten zum eigenen Vorteil.

Defensives Claim Management

Beim defensiven Claim Management geht es darum, mögliche Claims vorerst nicht zu Tage zu bringen. Sie werden nur eingesetzt, um sich bei einem möglichen Gegenclaim wehren zu können. Daten werden gesammelt aber kommen erst im Notfall zum Einsatz. Grundlage für diese Art des Claim-Managements, ist Vertrauen, frühzeitige Warnung und Mitteilung von Qualitäts– oder Terminproblemen. Eingesetzt wird diese Strategie, wenn der Betrieb wirtschaftlich vom Projektabschluss abhängig ist.

Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Claim Management

Zusammengefasst sollten Sie einige Punkte während und nach Vertragsschluss beachten.

• Vertragspartner prüfen
• Verträge prüfen
• Ihre Kunden über mögliche Nachforderungen informieren
• Dokumente und Beweise führen
• Bewertung von Claims
• Abwägen, ob ein Claim Nutzen bringt
• rechtlichen Beistand in Betracht ziehen

Lassen Sie sich nicht vom Projektmanagement entmutigen. Änderungen sind beinahe Standard und eine ordentliche Diskussion kann viel für das Projekt leisten. Die Suche nach dem Haken in einem Dokument wird mit der Übung leichter und der Kontakt zum Projektpartner enger.

Besten Gruß aus Bayreuth

Axel Schröder

Bildquelle: Canva.com © pixabay

Verbessertes Claim Management mit unserer Checkliste

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