Cloud Computing – brauch ich ständige Arbeit online?

Cloud Computing und Cloud Dienste sind in Zeiten mobiler Geräte ein wichtiges Thema, denn IT in ihrer herkömmlichen Form gerät an ihre Grenzen. Oftmals wächst vor allem kleinen Firmen das Management der Infrastruktur über den Kopf und bindet personelle und finanzielle Ressourcen. Die Betreuung interner Netzwerke durch professionelle Anbieter ist ähnlich teuer, wie eigene Mitarbeiter für diese Tätigkeit abzustellen. Cloud Computing ermöglicht Nutzung ohne eigene große IT-Kenntnisse. Vor allem KMU profitieren von der Möglichkeit, auf Softwarelösungen über das Internet zuzugreifen und dadurch die Effizienz zu steigern. Sie müssen keine kostenaufwendigen Investitionen, wie in eigene Server, leisten und profitieren trotzdem von einer effektiven Datenverarbeitung.

Cloud Computing – was ist das eigentlich?

Cloud Computing ist eines der Schlagworte der Digitalisierung. Aber was genau verbirgt sich nun hinter diesem Begriff?

Auf deutsch übersetzt bedeutet Cloud Computing in etwa: Rechnen in der Wolke. Damit wird der Ansatz umschrieben, dass Rechenkapazität, Datenspeicher, Netzwerkkapazitäten oder auch Software flexibel angepasst von einem Anbieter zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet, dass ein Teil der EDV, beispielsweise Rechenzentrum, Datenspeicher oder Software, nicht mehr selbst vom Nutzer betrieben und gewartet werden, sondern bei einem Anbieter gemietet werden. Durch die Bereitstellung der Dienstleistungen in der Cloud kann dieser Anbieter räumlich weit entfernt sein.

„Cloud Computing“ oder einfach nur kurz „Cloud“ ist also in der Regel eine Dienstleistung eines Anbieters mit dem Ziel, Daten oder eine Infrastruktur im Internet zur Verfügung zu stellen. Nutzen kann das Angebot jeder, egal ob Privatperson oder ein Unternehmen.

Wie ist ein Cloud-Dienst als solcher zu erkennen?

Im weltweiten Netz gibt es etliche Anwendungen und Dienstleistungen, die in der ein oder anderen Form von vielen Menschen genutzt werden. Oft sind sich die Anwender nicht im Klaren darüber, dass sie in diesem Moment einen Cloud-Dienst in Anspruch nehmen.

Bekannte Dienste sind unter anderem Apples „iCloud“, Dropbox, Office365 oder Evernote. Aber auch andere Anbieter, wie Flickr, Instagram, Facebook, etc. sind Dienstleister, die einem Anwender erlauben, Daten in der Cloud abzuspeichern. Nimmt der Anwender bestimmte Einstellungen vor, können auch weitere Nutzer auf die Daten zugreifen. Gehört so ein Geben und Nehmen von Daten und Informationen auch zu den Cloud-Diensten?

Im Wesentlichen definiert sich eine Cloud Dienstleistung in zwei primäre Kategorien:

1. Bereitstellung einer Infrastruktur

Der Anbieter stellt in der Cloud eine komplette Infrastruktur für die Datenverarbeitung zur Verfügung. Mit Hilfe dieses Dienstes können Sie beispielsweise Daten auf einer entfernten Hardware (Datenserver oder ein anderes Speichermedium) sichern und diese über das Internet verwalten. Ein typisches Beispiel hierfür ist der Dienst Dropbox. Er ermöglicht es, alle gewünschten Daten entfernt abzulegen und sie nach Bedarf zu jeder Zeit und überall abrufbar zu machen.

Die Cloud löst in diesem Fall die Festplatten und andere Speichermedien ab, die ansonsten nötig wären, alle Dateien und Dokumente eines nicht digitalen Unternehmens zu sichern.

2. Bereitstellung eines Dienstes

Ein in der Cloud zur Verfügung gestellter Dienst löst die zur Datenverarbeitung notwendige Software in ihrer bisherigen Form ab. Die Installation auf dem lokalen Rechner entfällt, dafür kann der Nutzer (oft gegen Gebühr) die Anwendungen im kompletten Umfang in der Cloud nutzen. Er benötigt im eigenen Büro lediglich einen stabilen Internet-Zugang. Der Anbieter gewährleistet, dass die Daten zu jeder Zeit und an jedem Ort abrufbar und bearbeitbar sind.

Beispiele sind Microsoft oder sevDesk. Office365 stellt mit seinem Dienst das komplette Microsoft Office Paket im Netz zur Verfügung. In diesem Fall werden Dokumente und Dateien auf den Servern von Microsoft gespeichert, während sevDesk ein speziell für das Cloud-Computing entwickeltes Programm anbietet und ebenfalls eigene Server vorhält.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Cloud-Anbieter müssen unter Umständen nicht nur das Bundesdatenschutzgesetz, sondern auch die europäische Datenschutzrichtlinie beachten. Wichtig ist in diesem Zusammenhang der Standort der Server, auf dem der Anbieter die Daten vorhält. Steht dieser im Ausland, beispielsweise in den USA, können dortige Gesetze den Zugriff auf die Cloud-Daten erlauben (USA: Patriot Act, FISA Amendments Act).

Interessiert sich ein Unternehmen für das Cloud-Computing ist es also empfehlenswert, sich im Vorfeld genauestens darüber zu informieren, wo der Firmensitz des Wunsch-Anbieters liegt und in welchem Land die Server stehen.

Die „Orientierungshilfe Cloud Computing der Aufsichtsbehörden für den Datenschutz“ stellt zwar fest, dass es datenschutzrechtlich unerheblich ist, ob ein Cloud-Anbieter in Deutschland oder in im EWR-Raum die Daten verarbeitet da innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes von einem dem deutschen Niveau entsprechenden Datenschutz ausgegangen werden kann.

Dennoch gibt es Bestrebungen, den Standortvorteil Deutschland mit seiner gesamten Rechtsverbindlichkeit in Sachen Cloud-Computing besser hervorzuheben. So hat sich beispielsweise die Initiative „Cloud Services made in Germany“ zum Ziel gemacht, dass alle ihr angehörigen Cloud-Anbieter nicht nur den Hauptsitz und Gerichtsstand hier haben müssen, sondern vor allem in Deutschland gegründet sind. Selbstverständlich bieten alle der Initiative angehörigen Anbieter Verträge nach deutschem Recht, deutschsprachigen und hier ansässigen Support an.

Cloud-Anbieter ist insolvent – Was ist mit meinen Daten ?

Doch trotz dieser Absicherungen ist der Insolvenzfall bei kaum einem der etablierten Cloud-Dienste geregelt. Geht ein Anbieter in die Insolvenz, kann man davon ausgehen, dass auch die eigenen Daten verloren sind. Die Wahrscheinlichkeit, dass Google, Microsoft und Co. aus wirtschaftlichen Gründen den Dienst einstellen, ist derzeit eher unwahrscheinlich. Aber die Auswahl eines Cloud-Dienstes, der bspw. ein Nischenprodukt anbietet oder ein sogenanntes Startup-Unternehmen ist, sollte kritischer betrachtet werden.

Auch hier muss man den Anwendungsfall genauer betrachten. Handelt es sich dabei „nur“ um eine Datensicherungslösung, so hat man im Insolvenzfall seine Sicherungskopie verloren. Wenn man den Cloud-Dienst allerdings für sein tägliches Geschäft benötigt (Auftragsverwaltung, Lagerhaltung, etc.), ist man im Falle einer Insolvenz verloren. Hier kann man nur hoffen, dass der Anbieter seine Kunden vorwarnt und eine Sicherung der Daten anbietet.

Sollte dieses Szenario eintreten muss man sich mit einem Umstieg auf ein anderes Softwareprodukt (Cloud oder Desktop) auseinandersetzen. Dies ist nicht einfach und kann einen Anwender vor unlösbare Probleme stellen, die in der Regel nur ein Fachmann (Informatiker, Firmen mit Dienstleistungsangeboten für Softwaremigrationen wie beispielsweise CIT) lösen kann.

Im Hinblick auf diese Tatsachen ist es für ein Unternehmen umso wichtiger, sich vor einer Umstellung auf Cloud Computing genauestens über die möglichen Anbieter zu informieren. Die „Initiative Services made in Germany“ bietet hierfür eine exzellente Anlaufstelle.

Was bringt Cloud Computing jetzt speziell für meinen kleinen Betrieb?

Kosten- und Zeitersparnis

Ein bedeutender Vorteil des Cloud Computings wurde in diesem Beitrag bereits mehrfach angesprochen: Der Kauf, die Installation und vor allem die Wartung von Software entfällt, ebenso wie die Bereitstellung und Instandhaltung von leistungsfähiger Hardware und Speichermedien. Probleme mit der Software gehören damit der Vergangenheit an.

Gegen eine Gebühr übernimmt der Dienstleister diese Aufgaben für Sie und im Betrieb werden personelle und finanzielle Ressourcen frei. So hat beispielsweise der Mitarbeiter, der sich bisher „nebenbei“ mit den Rechnern in der Firma beschäftigt hat, jetzt wieder Zeit, sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren, da die vorhandene Software nicht ständig durch Updates auf den neuesten Stand gebracht werden oder die Speichermedien täglich gewechselt werden müssen.

Ebenso überzeugt die bequeme Verlässlichkeit und die hohe Verfügbarkeit der Dienste. Benötigt wird nur ein Internetzugang und ein Computer mit einem Internetbrowser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari, etc.). Je nach Dienst funktionieren viele Aufgaben auch in Smartphone-Apps. Die Verlässlichkeit garantiert der Anbieter und sie ist in der Regel auch vorhanden. Durch eine Cloud-Lösung wird ein tageszeitabhängiger höherer Bandbreiten-Bedarf abgefedert und gewährleistet so einen reibungslosen Arbeitsablauf.

Vernetzung der Mitarbeiter

Cloud Computing hat aber, vor allem für kleine Betriebe, einen dritten, ganz maßgeblichen Vorteil: Nämlich die Möglichkeit, die einzelnen Arbeitsplätze und dadurch die Mitarbeiter der Firma zu vernetzen und standardisierte Arbeitsabläufe und die Ablage organisieren.

Gerade in kleinen Firmen oder Handwerksbetrieben mit wenig Mitarbeitern im Büro fehlen häufig Server-basierte Lösungen. Die Rechner an den Arbeitsplätzen sind nicht über Server verbunden und die Daten und Dokumente werden lokal auf den Festplatten gespeichert. Dies hat mehrere negative Folgen. Zum einen können Mitarbeiter nur auf die Daten zurückgreifen, die auf ihrem lokalen Rechner gespeichert sind. Ein Austausch mit den Kollegen findet nicht statt.

Eine zweites mögliches Problem stellt das Dokumentenmanagement dar. Wenn eine standardisierte Ablage fehlt, speichert jeder Mitarbeiter seine Dokumente nach eigenem Gusto. Den Kollegen wird es dadurch schwer bis unmöglich gemacht, Daten zu finden und aufzurufen. Hinzu kommt, dass bei einer EDV-Lösung ohne Serveranbindung die Passwörter für die einzelnen Arbeitsplätze weitergegeben werden müssen.

Kann oder will ein Unternehmen die hohen Investition- und Wartungskosten für eine Server-basierte Lösung nicht tragen, ist Cloud Computing die ideale Lösung.

Durch ein standardisiertes Dokumentenmanagement wird gewährleistet, dass alle Dokumente von allen Mitarbeitern jederzeit aufzufinden und aufzurufen sind. Durch die Konzeption der Anwendungen ist eine falsche Ablage ist nahezu ausgeschlossen.

Aufgabenverteilung

Ein unschätzbares Plus ist jedoch die verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Durch diese erhöhte Flexibilität können Mitarbeiter von unterwegs oder im Homeoffice aus in Echtzeit auf die Datenbanken der eigenen Firma zurückgreifen. Die eingegebenen Daten werden sofort verarbeitet und somit für alle Mitarbeiter, egal wo sie sich gerade befinden, nutzbar.

Bestimmte Cloud-Dienstleistungen bieten die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen und zu verwalten. Microsoft Outlook (im Office Paket enthalten) oder sevDesk wären hierfür Beispiele.

Je nach Nutzungsrecht können Ihre Mitarbeiter selbst Aufgaben erstellen oder zuweisen. Sie können auf einen Blick alle für sie relevanten Aufgaben einsehen, den Status überprüfen und ändern und auf diese Weise immer einen Überblick über den Verlauf der Aufgaben behalten.

Hilfreich ist eine solche Anwendung vor allem in Betrieben mit mehreren Teilzeit-Kräften oder Außendienstlern. Durch das Zuweisen und die Rückmeldung über die Erledigung ist gewährleistet, dass die Kollegen die Aufgaben bekommen, auch wenn keine persönliche Übergabe möglich ist. Gerade in Betrieben, in denen sich die Mitarbeiter selten sehen, weil sie unterschiedliche Schichten haben oder viel im Außendienst unterwegs sind, erleichtert eine solche Cloud-Lösung die Kommunikation untereinander.

Diese Aufgaben-Funktion sorgt dafür, dass kein Vorgang verloren geht und Zuständigkeiten immer geklärt sind.

Mobilität durch Cloud Computing

Durch das starke Aufkommen von Tablets und Smartphones, bieten die Hersteller von Cloud-Lösungen immer mehr auch den Zugang ihrer Dienste über mobile Geräte an. Hier schlägt man bequem zwei Fliegen mit einer Klappe.

Der Außendienstmitarbeiter eines Schreinerunternehmens kann direkt über sein Smartphone oder sein Tablet die Bestellung für eine neue Küche in das System eingeben. Die Daten sind in Echtzeit im Hauptsitz des Betriebes abrufbar und können sofort verwertet werden. Der Außendienstler wiederum über seine mobilen Geräte direkt auf die Aufgaben und den Terminkalender zugreifen und so dem Kunden bereits eine Aussage darüber machen, wann die Handwerker für dein Einbau der Küche vor Ort sein werden.

Dadurch erreicht man nicht nur eine bessere Vernetzung zwischen den Mitarbeitern und reibungslosere Geschäftsabläufe, sondern hat auch einen unschätzbaren Wettbewerbsvorteil.

Das klingt alles super – wo ist der Haken bei der Cloud?

Eine der Schattenseiten ist die Sicherheit. Sobald sich der Anwender im Internet bewegt, ist er auch dortigen Gefahren ausgesetzt. Nicht nur er setzt sich ihnen aus, auch der Dienste-Anbieter. Meist ist die Verbindung des Nutzers zum Anbieter mit Hilfe einer „gesicherten Verbindung“ (erkennbar an „https“ im Browser) geschützt, jedoch zeigen Probleme, wie bspw. der Heartbleed Fehler (= Fehler in der Verschlüsselungssoftware SSL), dass das Internet immer anfällig für Angriffe von dubiosen Kriminellen sein wird.

Auch die Anbieter von Diensten sind ein interessantes Ziel von Hackern. Sie müssen sich noch stärker absichern. Die Skandale über Lauschangriffe der NSA bringen auch hier Ernüchterung. Es gibt derzeit keine hundertprozentige Sicherheit.

Der Nutzer ist ebenfalls gefordert Updates einzuspielen und kann sich keinesfalls in Sicherheit wiegen. Browser- und Betriebssystem Updates verringern das Risiko eines Angriffs deutlich. Vor vielen Viren, Trojanern und Scammern schützt der gesunde Menschenverstand und eine Prüfung von Textzeilen, beispielsweise über eine Suchmaschine. Schutzprogramme mit aktivierten Updates für die Datenbanken übernehmen den Rest. Eine Mitarbeiter-Schulung zu Internet-Sicherheit sollten Sie zum Schutz Ihrer Unternehmensdaten in Ihr Programm aufnehmen!

Cloud Computing– Soll ich jetzt oder soll ich nicht?

Vorsicht im Umgang mit der Cloud ist in jedem Fall geboten. Der Einsatz von Diensten großer Anbieter ist sicherlich nicht ganz so risikobehaftet was den Insolvenzfall anbelangt. Jedoch sind auch hier zum Teil sicherheitstechnische, als auch rechtliche Bedenken einzuräumen. Im Falle eines Zugriffs über Drittstaaten bieten nur wenige Anbieter eine Verschlüsselung auf ihren Servern an, die vorgehaltenen Daten werden meist nur über eine Browserverbindung verschlüsselt.

Nichtsdestotrotz ist das Potential von neuen, interessanten Cloud-Anbietern mit ihren Lösungen riesig und man sollte ihnen definitiv eine Chance geben sich auf dem Markt zu etablieren und die enormen Vorteile nutzen, die sich daraus vor allem für kleine Unternehmen ergeben.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang nur, dass es für ein Unternehmen, das sich für die Cloud entscheidet, immer eine „Exit“-Strategie im EAM geben sollte. Nicht nur für den Fall der Insolvenz, sondern auch für den Fall des Wechsels eines Anbieters aus Unzufriedenheit.

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

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