Das Spaghetti-Diagramm 🍝 in der Prozessanalyse

Eine einfache Möglichkeit, um Verbesserungen optisch zu erkennen, ist das Spaghetti-Diagramm. In der Prozessanalyse setzen wir es ein, wenn Wege und Fertigungssysteme auf dem Prüfstand stehen. Damit gelingt es in einer Übersicht den Ist-Zustand festzuhalten und den Ziel-Zustand erstmal auf Papier zu planen. Wie das genau funktioniert, lesen Sie in diesem Beitrag!

Voraussichtliche Lesedauer: 8 Minuten

Was ist ein Spaghetti-Diagramm?

Das Spaghetti-Diagramm ist eine einfache Möglichkeit aus dem Lean Management, den Prozessfluss in der Produktion oder im Büro nachzuvollziehen. Deswegen eignet es sich besonders gut für die Suche nach Verschwendung in den Bereichen Bewegung (Mitarbeiter) und Transport (Material). Die Darstellung mit Stift und Papier erleichtert das Erkennen des aktuellen Ist-Zustands mit allen Hindernissen und Möglichkeiten. Im Rahmen einer Prozessanalyse lohnt es sich, Standardabläufe zu beobachten und mit Hilfe des Spaghetti-Diagramms Bewegung und Transport zu untersuchen. Dabei gibt es die Möglichkeit, entweder die Bewegung des Mitarbeiters oder den Transport des Werkststücks zu beobachen. Je nach Prozess können auch beide Arten gleichzeitig dokumentiert werden, sofern am Schluss das Ergebnis stimmt. Mit Hilfe einer Kamera von oben kann zusätzlich der Arbeitsplatz an sich beobachtet werden. Mehr zu den Methoden der Prozessaufnahme finden Sie unter Prozessmodellierung.

Das Spaghetti-Diagramm ist letztendlich nichts anderes als der grobe Grundriss des betrachteten Unternehmensbereichs mit vielen eingezeichneten Linien. Die Dimensionen sollten einigermaßen stimmen oder sogar maßstabsgetreu sein, wenn Sie direkt über die Skizee Optimierungen anstoßen wollen. Ansonsten reicht eine Skizze, die in etwa hinkommt. Wir nehmen also den Raum und bringen ihn auf Papier oder digital aufs Tablet. Als nächstes werden alle Arbeitsstationen, Lager und Maschinen eingezeichnet. Wenn Sie gleich eine Legende nutzen für festmontierte oder schwere Geräte, für leichtbewegliche Materialien oder auch Sicherheitsbereiche, fällt später die Optimierung leichter. Im weiteren Verlauf malen wir alle Prozessschritte mit Linien in diesen Plan ein. Am Ende sieht das Spaghetti-Diagramm ähnlich aus wie der Teller Nudeln und visualiert dadurch kritische Punkte, ungünstige Wege und Abfolgen

Ein Spaghetti-Diagramm aus der Werkstatt im Video!

Im Artikel betrachten wir den typischen Büroprozess, allerdings lohnt sich das Spaghetti-Diagramm auch besonders bei schweren Maschinen und verschiedenen Lagerbeständen. Denn hier verlieren viele Unternehmen Zeit und Geld durch eine unvorteilhafte Anordnung. Bevor großer Aufwand investiert wird, um Maschinen zu versetzen, erkennen Sie mit der Linienführung die echten Brennpunkte. Schauen Sie gleich rein:

Wie funktioniert ein Spaghetti-Diagramm?

Der Plan ist vorbereitet, festinstallierte Gegenstände sind markiert und vor Ort erfassen Sie auch alle Hindernisse – denn die gibt es fast in jedem Betrieb! Also jeder Stapel, jede Kiste, alles, was im normalen Prozessablauf steht, bleibt stehen.

Das Beispiel aus dem Büro

Da auch im Büro unnötige Wege anfallen liegt uns jetzt ein Plan eines Büros vor: Drei Arbeitsplätze, ein Kopierer und drei Regale mit unterschiedlicher Funktion, denn Eingang, Bearbeitung und Ausgang sind getrennt. Je nachdem wie lange der beobachtete Prozess dauert, starten wir die Beobachtung vor Ort und zeichnen die Prozesswege mit. Wie viele Durchläufe Sie festhalten müssen, hängt individuell von Prozessdauer, Bearbeitungszeit und Volumen ab. Am Ende sollte eine aussagekräftige Visualisierung da und die erfasste Zeiteinheit aufgeschrieben sein. In unserem Beispiel beobachten wir die Mitarbeiterinnen eine Stunde lang.

Festhalten der Bewegung im Spaghetti-Diagramm

Jetzt starten wir richtig mit dem Spaghetti-Diagramm: Malen Sie die Prozesswege ein von ihrem Start bis zum Ende. Denn allein in den meisten Büros machen Laufwege einiges aus, gerade wenn die Stationen nicht optimal ausgerichtet sind. So müssen sich manche Mitarbeiter an geöffneten Fenstern vorbeidrücken oder in einen anderen Raum wechseln. Je genauer Sie diese Prozesswege als Linien einzeichnen, desto besser wird Ihr Überblick! Damit hat Mitarbeiterin A ständig den kurzen Rollweg zum Aktenschrank und häufig einen langen Laufweg um die Schreibtische herum zur Druckerausgabe und zum Ausgangsregal.

In den weiteren Vergleichs-Aufnahmen sehen wir, dass die Tätigkeit von den Mitarbeiterinnen B und C weniger Wege zum Drucker beinhaltet, aber viele Wege zwischen den beiden Arbeitsplätzen stattfinden. In der Prozessanalyse halten wir das alles zuerst als Ist-Zustand fest.

Transport im Büro visualisiert

Wenn wir jetzt den Weg der bearbeiteten Kundendokumente betrachten, sehen wir, dass es zu längeren Transporten hin und her kommt, gerade zwischen den Mitarbeiterinnen B und C. Im Interview stellt sich heraus, dass beide unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen, aber gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten, das deshalb hin und her wandert.

Jetzt haben wir über einen vergleichbaren Zeitrahmen die Büroeinheit mit drei Mitarbeitern und eingehenden Aufträgen beobachtet und den Ist-Zustand festgehalten. Wenn wir uns diese Skizzen ansehen, wirkt das etwas chaotisch und nicht unbedingt effizient. Deswegen hilft die Prozessanalyse die Potenziale festzuhalten, die im Gesamtprozess möglich sind. Denn im Gegensatz zu diesem Büro können Veränderungen der Prozesswege mit anderen Prozessschritten kollidieren. Stellen wir uns vor, dass das Büro optimal ausgerichtet ist, aber dafür der restliche Betrieb nicht mehr an Dokumente kommen kann! Das gilt es zu vermeiden!

Was bringt mir das Gekritzel jetzt genau?

Sie bekommen durch das Spaghetti-Diagramm einen visuellen Überblick über jede Bewegung und jeden Transport im Prozess. Dieser Ist-Zustand ist wichtig, um Entscheidungen zur Prozessoptimierung zu treffen. Beispielsweise ist die Büro-Anordnung nicht auf die tatsächlichen Tätigkeiten ausgerichtet. Ein erster Schritt kann die Neupositionierung des Druckers und des Akteneingangs darstellen, um die Wege von Mitarbeiterin A zu kürzen. Die Wechsel der Dokumente zwischen den einzelnen Mitarbeitern sind schwieriger zu organisieren. Wenn noch Fehlerquoten, verlorene Dokumente und Nachfragen als Werte mit in die Beurteilung einfließen, kann der Wechsel auf digitales Arbeiten interessant werden.

Ein wichtiges Vorgehen ist es auch in der Prozessanalyse diese Prozesse zu priorisieren. Sind Ihre Mitarbeiter überlastet, können kleine Änderungen Zeit einsparen, die an anderer Stelle benötigt wird. Sind dagegen regelmäßig Probleme mit Unterlagen bekannt, lohnt es sich, den gesamten Prozess Ende-zu-Ende durchzusehen und grundlegend neuzudesignen. Hierfür sind Transport-Skizzen im Spaghetti-Diagramm wichtig, die den gesamten Weg von Start bis Ende abbilden.

Ein Tipp zur Auswertung des Spaghetti-Diagramms

Die Auswertung gelingt meistens auf einen Blick: Ein Prozess sollte wie im Fluß durch seine Stationen laufen und nicht hin und her springen. Je mehr Durcheinander zu sehen ist, desto unruhiger ist der Prozess. Das ist die qualitative Einschätzung. Sind dagegen besonders lange Wege zu erkennen, lassen sich die Zeiten aus- und hochrechnen und Einsparungen durch eine Layout-Änderung erzielen. Über eine Excel-Tabelle gelingt die Berechnung der Wege mit Durchläufen und Strecke für die genaue quantitative Einschätzung.

Mein Tipp für Sie: Üben Sie das Erkennen von Wegen – das gehört zum „Sehen lernen“ und sorgt für Verbesserungen ohne großen Aufwand. Wenn Sie den Prozess von Anfang bis Ende verfolgen und verstehen, wie der ideale Ablauf ist, lohnt sich der Aufwand vom Umräumen nicht nur zeitlich, sondern auch durch mehr Zufriedenheit aller Beteiligten. Und auch neue Ordnungselemente rechnen sich schneller als gedacht, wenn plötzlich mehr Zeit für die wertschöpfende Arbeit vorhanden ist. Bei Fragen nehmen Sie unverbindlich Kontakt auf und wir besprechen Ihre individuelle Situation!

Mit bestem Gruß

Axel Schröder

Die Spaghetti Diagramm PowerPoint Vorlage

Wichtig für die gelungene Prozessanalyse ist das Aufspüren von Verschwendung. Klassiker sind hierbei Bewegung von Mitarbeitern und Transport von Waren und Materialien. Mit der Spaghetti Diagramm Powerpoint Vorlage spüren Sie beides auf!

€0,00

Jetzt herunterladen

Bildquelle: Canva.com © marrio31; DAPA Images