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Effiziente Aufgabenverwaltung im Team oder Raten mit Stiller Post?

Stille Post Prinzip
Sinnvolle Aufgabenverwaltung im Schichtwechsel betrifft nicht nur große Industriebetriebe, Schichtdienst im Bergbau oder Übergaben im Krankenhaus.

In kleinen Unternehmen oder Handwerksbetrieben ist in der Regel keine Schichtübergabe im oben genannten Sinn zu leisten. Aber ohne eine sinnvolle Aufgabenverwaltung können entscheidende Details schnell verloren gehen! Der Kunde erwartet sinnvolle und reibungslose Arbeitsabläufe, aber oft gibt es Stille Post, keine Kommunikation oder dafür mehrmaliges Nachfragen.

Stellen Sie sich einen Neubau vor. Ein Einfamilienhaus, in das bald eine fünfköpfige Familie einziehen will. Der Innenausbau beinhaltet noch mehrere Stockwerke, Wände verputzen und malern. Jedes der Kinderzimmer im ersten Stock bekommt eine andere Motivfarbe. Die Wohnräume im Erdgeschoss sind in gleicher Technik, dafür in verschiedenen Farbtönen gehalten. Das Schlafzimmer unterm Dach soll in Metallic-Effekten glänzen und für die Bäder wird eine besondere Kombination mit Latexfarbe benötigt.

Der Lehrling ist die ganze Woche auf der Baustelle. Der Malermeister erklärt ihm zum Feierabend, was noch alles zu erledigen ist. Er soll sich für jeden Raum alle Absetzungen mit den verschiedenen Farben merken und am nächsten Tag dem Kollegen mitteilen. Dieser leitet dann seine Helfer mit den Informationen an und am Ende haben wir ein perfektes Ergebnis.

Total aus der Luft gegriffen, dass diese Art Aufgabenverwaltung funktioniert? Lassen Sie uns gemeinsam überlegen, was zu einer produktiven Übergabe im Arbeitsablauf gehört.

Wie organisiere ich effizient die Übergabe im Team?

Diese Aufgabe gilt gerade für Betriebe, die mit vielen Aushilfskräften arbeiten oder deren Mitarbeiter im Außendienst beim Kunden sind. Eine verbesserte Aufgabenverwaltung sorgt für einen reibungslosen Ablauf und eine höhere Kundenzufriedenheit.

Mit Hilfe von klaren Strukturen kann die erfolgsorientierte Aufgabenverwaltung und das Teamwork unter den Kollegen verbessert werden. Übergaben werden flüssiger und der Kunde kann jederzeit über den aktuellen Stand informiert werden. Wie das aussieht, verdeutlicht die Grafik zum Ablauf eines Schichtwechsels.

Von Auftragsannahme über die ersten Vorabeiten hin zum Schichtwechsel wird alles dokumentiert - eine Infografik zur Aufgabenverwaltung

Gelungener Ablauf im Schichtwechsel mit Aufgabenverwaltung

Alle Arbeitsschritte werden von Anfang an schriftlich kommuniziert, Früh- und Spätschicht können sich reibungslos ablösen.]

Prioritäten setzen und den Überblick bewahren!

Welche Aufgaben stehen an? Welche Zeiten und Anweisungen müssen beachtet werden? Welche Kompetenz wird benötigt? Sind die Räume noch unverputzt, wird das die oberste Priorität in der Aufgabenverwaltung haben. Vor der Trocknung kann nicht weitergearbeitet werden. Solange braucht es nicht die fertig gemischte Farbe fürs Kinderzimmer. Es werden die Aufgaben für den Tag gesammelt und z.B. mit Hilfe einer ABC-Analyse priorisiert:

  • Welche Aufgaben müssen definitiv an diesem Tag noch erledigt werden?
  • Welche könnten bis zum nächsten Tag liegen bleiben?
  • Welche Aufgaben bedürfen noch einer Vorbereitung für den Kollegen?

Mit effektivem Zeitmanagement schneller zum Ziel!

Als nächsten Schritt ist zu überlegen, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen. Was kann noch in der Vormittagsschicht erledigt werden? Was kann angefangen, aber heute nicht mehr beendet werden? Ist es sinnvoll trotzdem zu beginnen? Bringt jemandem eine halb geputzte Wand etwas? Unter Umständen hilft es dem Kollegen mehr, wenn er selbst eine Aufgabe beginnt. Verwalten Sie die Arbeit sinnvoll und schaffen Sie Pufferzeiten. Standardisierte Geschäftsabläufe helfen eine gemeinsame Arbeitsweise im Unternehmen einzuhalten und Übergänge zu erleichtern.

Aufgabenverwaltung – Stille Post oder lieber nachhaltig?

Die rein mündliche Informationsweitergabe funktioniert grundsätzlich nach dem „Stille-Post-Prinzip“. Inhalte und Menge der Informationen verändern sich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Sie können vergessen oder unterschiedlich interpretiert werden.

Das ist menschlich und völlig normal! Die Gedächtnisleistung des Gehirns wird oftmals überschätzt. Eine gelungene Aufgabenverwaltung ist dann gewährleistet, wenn alle Beteiligten auf alle benötigten Informationen zurückgreifen können.

Testen Sie doch mit allen Mitarbeitern, wie sich folgenden Anweisungen entwickeln:

„Bringst Du mir auf dem Rückweg den Tacker mit?“

und

„In fünf Tagen um drei Uhr brauchen wir im Lagerfach B3 fünf Stapel 60g-Kopierpapier im A4-Format.“

Welche Zahlendreher sind möglich? Welche Informationen können verloren gehen? Oder wurden gar nicht transportiert… Wie viele Blätter sind denn in einem „Stapel“? Und wo ist der Tacker? Wie viele Informationen werden jeden Tag im Betrieb weitergegeben?

Eine gelungene Aufgabenverwaltung lebt von Strukturen wie einem immer gleichen Übergabeprotokoll. Auch Pläne oder Skizzen sind sinnvoll. Diese Aufzeichnungen haben einen doppelten Zweck: Erstens helfen sie zu überprüfen, ob an alle Details für die Übergabe gedacht wurden. Zweitens sind sie ein Leitfaden für die nachfolgenden Kollegen. Hier kommt es auch darauf an, wie vertraut alle Mitarbeiter miteinander sind. Dennoch sollte die Aufgabenverwaltung immer so gestaltet werden, dass nicht nur der Lieblingskollege die Skizze entschlüsseln kann. Im Ernstfall kann so auch die Krankheitsvertetung problemlos übernehmen. Auf unserem Neubau könnte die Vorarbeit so aussehen, dass auf einem Plan alle abgeschlossenen Arbeiten eingetragen werden. Auf einem zweiten werden die nächsten Schritte mit Details vermerkt.

Kooperation und Teamwork als Schlüssel zu mehr Effizienz!

Von großer Bedeutung für eine gelungene Übergabe von Aufgaben sind auch die allgemeinen Umstände wie die Unternehmenskultur und das Klima in der Belegschaft. Spannungen unter Kollegen oder Konkurrenzdenken kann bei der Übergabe kontraproduktiv wirken. Hier ist die Führungskraft gefragt! Sie behält den Überblick und verbessert durch aktives Zuhören das Miteinander, bietet Raum für Dialog und Verbesserung. Im Team sollte auch besprochen werden, welche Abläufe und Zwischenstationen erstellt und verwaltet werden sollten:

  • Welche Vorabeiten sollten abgeschlossen sein?
  • Bis zu welchem Punkt sollte ich kommen, damit der nächste reibungslos weitermachen kann?
  • Wie viel Material muss übrig seine?

Abläufe standardisieren, Einheit schaffen!

Wer nach einem langen Tag auf der Baustelle noch über die weiter anfallenden Aufgaben informieren soll, braucht dafür eine Menge Konzentration. Diese lässt zum Feierabend stark nach. Die Standardisierung und Festlegung von Listen und Prozessen nimmt dem Aufgabenmanagement viel Fehler- und Stresspotential.

Warum? Jeder standardisierte Prozess gewährleistet, dass jede Aufgabe unabhängig von Zeit und Person in der gleichen Weise durchgeführt wird. Eine glatte Übergabe ist so garantiert!

Es geht beim Aufgabenmanagement nur noch darum, ob alle Informationen klar festgehalten wurden. Die Kollegen müssen sich nicht mehr lange mit Besprechungen darüber aufhalten, auf welche Weise die Vorgänge bearbeitet werden. Oder befürchten am Ende der Stille-Post-Kette lediglich Fragmente der Arbeitsansweisung zu erhalten. Die notwendigen Details sind festgeschrieben und nichts wird vergessen. Die Verantwortungsspitze beim Schichtwechsel verflacht, die Mitarbeiter können entspannter in ihren Feierabend.

Es ist ganz gleich, wie in Ihrem Betrieb die Übergaben geregelt sind – Hauptsache sie sind es! Überlegen Sie mit ihren Mitarbeitern, welche Informationen wichtig sind. Wenn jeder anhand einer gemeinsam erstellten Checkliste den Arbeitsablauf, Fortschritt und die nächsten Schritte erkennt, liegen Sie richtig!

Wie geht´s noch leichter?

Es gibt einige sinnvolle Programme um einen Schichtwechsel bzw. eine Arbeitsübergabe effizient zu verwalten. Tools wie eine CRM-Software beispielsweise garantieren standardisierte Abläufe. Für kleine Handwerksunternehmen ist es unter Umständen lohnenswert, auf Apps eines Cloud-Dienstleisters zurückzugreifen. Auf diese Weise werden Kosten für Hard- und Software gespart. Außerdem umgeht man die Kosten und Arbeit mit einem internen Server, diversen Installationen und ständigen Update.

Elektronische Schichtbücher wie auch Software ähnlich Outlook von Microsoft, ermöglichen es Aufgaben schriftlich zu erstellen. Zusätzlich können wichtige Informationen aufgenommen werden und die ganze Aufgabe dem entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen werden. Manche CRM-Software funktioniert auch auf Smartphone und Tablet. Dies ist vor allem für Betriebe interessant, die viel im Außendienst arbeiten. Koordinierte Aufgabenverwaltung mit  Abgleich und Austausch von Aufgaben und Informationen ist spielend einfach möglich.

Schluss mit der Stillen Post!

  • Arbeitsabläufe klar dokumentieren!
  • Aufgabenverwaltung sinnvoll kommunizieren!
  • Alle relevanten Daten übergeben!
  • Schriftlich ist immer besser als mündlich!
  • Digitale Aufgabenverteilung kann mehr Übersicht schaffen!

Eine Neustrukturierung und auch eine Standardisierung kann helfen effizienter zu arbeiten. Klare Kommunikation und Aufgabenverteilung sorgen für reibungslose Abläufe. Wenn die Mitarbeiter bei der Einführung einer strukturieren Aufgabenverwaltung eingebunden sind, steigt die Akzeptanz und damit die Qualität der Übergabe. Sobald die Dokumentation Routine geworden ist, geht es schneller und entspannter in den Feierabend!

Video zum Schichtwechsel

Mit bestem Gruß aus Bayreuth

Axel Schröder

Quelle: fotolia, © DDRockstar

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