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Datenaufbereitung – Digitales Nachsehen oder Nase vorn?

Datenaufbereitung © geralt

Datenaufbereitung: Hexenwerk mit Zahlen und Tabellen oder sinnvolle digitale Retrospektive? Ein wiederkehrendes Thema in unserer Beratungspraxis sind die Auswertung von Zahlen und Betriebsergebnissen und belastbare Informationen aus den Daten. In diesem Beitrag geben wir Hilfestellung für die Erfassung, Aufbereitung und Auswertung Ihrer Geschäftsdaten – für Ihren Erfolg auf solider Grundlage!

Daten, Datenaufbereitung und Informationsgehalt

Daten sind Informationen. Sie entstehen bei jedem Kassenvorgang, in jedem Geschäftsbereich und im gesamten Betrieb. Wahlweise existieren diese Informationsberge lokal auf dem Server oder in der Cloud und wachsen. Ein Problem besteht grundsätzlich: Die Datenflut erlaubt vorerst keine Aussage über nichts. Daten sind eine Grundlage für weiteres Vorgehen, keine Aussage. Das Aufbereiten der Werte hilft den Informationsgehalt herauszustellen und die Lage zu analysieren.

Datenverständnis – Zahlen im Betrieb

Umsatz, Bilanz, BWA, Kundenzahlen, Verbrauch an Toner und Papier – das sind Daten, die für sich keine hohe Aussage haben. Wenn Sie bei Daten mit Schrecken an Zahlenkolonnen und Formeln denken, stellen Sie sich lieber eine übersichtliche Tabelle vor. Alle Angaben, die nötig sind, aufgeschlüsselt, in Farbzellen wichtige Ergebnisse und klare Aussagen über die Fragestellung. Geht nicht? Mit einer ordentlichen Datenaufbereitung klappt das!

Informationsflut bändigen
Informationsflut bändigen

Datenaufbereitung – Wald und Bäume

Wenige Unternehmer sehen auf Anhieb in einer mehrseitigen Excel-Mappe mit endlos wirkenden Datenkolonnen die Lösung. Daten im Kleinen: Wenn Sie abends Ihren Kassensturz durchführen und das Wechselgeld nicht stimmt, werden Sie prüfen, woran das liegt. Wurde eine EC-Zahlung als bar verbucht? Die Datenaufbereitung im Kleinen achtet auf die stimmige Überprüfung, eliminiert Fehler und sorgt für eine Grundlage:

Der Kassensturz sagt 25€ zu wenig Wechselgeld in der Kasse. Aus dieser Grundlage ist nicht klar, ob falsch kassiert wurde oder was passiert ist. Um die Daten zu validieren, überprüft die Mitarbeiterin Belege, EC-Kassenschnitt plus Filialbericht und geht die Buchungen über Kartenzahlungen durch. Sie findet den Fehler: Ein Kauf über 25€ lief über EC mit Kasseneingabe Barzahlung. Der Fehler ist sichtbar und damit kann die Buchhaltung arbeiten. 

Mit der Aufbereitung bringen Sie Ihre Daten in Form – ohne sie zu frisieren! Doppelungen, fehlende oder falsche Daten und Ausschlussbereiche fallen aus der Liste und Sie fassen die Datensätze sinnvoll zusammen. Achten Sie auf notwendige Sicherungskopien, vor allem der eliminierten Daten!
Anreicherung und Formung, z.B. in Diagramme oder Pivot-Tabellen helfen der späteren Auswertung!

Keine Datenerhebung ohne Datenbereinigung

Fehler passieren und gehören ausgewertet. Das funktioniert nach der Bereinigung von Daten: Ungenauigkeiten werden erklärbar und die Datengrundlage störungsfrei interpretierbar. Eine Fehleranalyse ermöglicht Änderungen im Ablauf und Kaizen-Maßnahmen.

Die Analyse von Rohdaten bringt in der Regel nicht viel oder verschleiert wichtige Faktoren. Der Prozess der Datenaufbereitung hat bestimmte Methoden, um statistische Auswertungen zu ermöglichen. Werden Sie sich klar über Ihre Daten, Fehlerquellen und das Ziel der Datenanalyse.

Manche Datensätze machen den Ausschluss der Spitzen und Flauten nötig: Berechnen Sie nicht mit den Zahlen der Hochsaison den Finanzplan für das gesamte Geschäftsjahr!

Mehr Blick aufs Wesentliche durch Datenaufbereitung
Mehr Blick aufs Wesentliche durch Datenaufbereitung

Retrospektive Schritte: Was wäre sinnvoller gewesen?

Aus der Rückschau lässt sich vieles leichter erkennen. Gab es einen Wechsel Ihrer Betriebssoftware und der Data Import auf die neue Software hat nicht reibungslos funktioniert? Stress, Sorge und schlaflose Nächte folgen missglückten Übertragungen.

Die passende Datengrundlage

Normalerweise liegt das an einer nicht durchdachten Datenerhebung in der Vergangenheit. Bei der Einführung dachte keiner an einen möglichen Wechsel und die Datenaufnahme vermisste konsequente Sorgfalt? Eine langfristige Strategie empfiehlt sich neben den Unternehmenszielen und dem operativen Geschäft ebenfalls bei der Datenpflege. Welche Datensätze sind langfristig wichtig und im Idealfall als Einzelwerte exportierbar?

Datenpflege für weniger Stress

Frühzeitige Überlegungen vermeiden Wechselhektik und händische Nacharbeit im digitalen Wandel: Welche Ressourcen stehen bereit? Eigener Server, Dienste in der Cloud? Haben Sie beispielsweise Ihren alten Privat-PC für die Büro-Arbeit oder eine komplette Netzwerkumgebung des gesamten Betriebs aus einer Hand? Die Unternehmensart gibt die Ausstattung vor, die Ausgestaltung der Dateninfrastruktur folgt gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO) und der eigenen Strategie. Möchten Sie einen allgemeinen Zugriff auf die Daten durch Ihre Mitarbeiter? Oder lieber ausgewählte Vertraute mit den notwendigen Zugangsrechten? Alles digital oder Papierarchiv?

Durch Datenaufbereitung zur passenden IT-Strategie

Wenn Sie Ihre Daten zur Analyse vor-, be- und vorbereiten, halten Sie die Augen auf: In der Datenverarbeitung fallen Probleme in der Erhebung schneller auf, wenn Sie sie bereinigen. Der Wechsel von Hardware, Software oder dem Datenformat ist eine Kraftanstrengung, die mit Vorbereitung deutlich milder ausfällt. Die passende It-Strategie fällt nicht vom Himmel.
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter in die Überlegungen einbeziehen und die Brisanz verdeutlichen, ziehen alle an einem Strang. Gut für das Unternehmen, gut für die Kultur!

Daten aufbereiten, klarer sehen!

Ignorieren Sie unnötige Doppelungen und unsaubere Datensätze nicht. Nutzen Sie Schulungsangebote und schwören Sie Ihre Mitarbeiter auf eine gemeinsame Vorgehensweise ein. Wenn Sie sich genauer mit Ihrer Datenerfassung sowie der Verarbeitung befassen und die Daten aufarbeiten, sehen Sie deutlicher Ihre Ergebnisse! Sparen Sie sich für die Zukunft Nacharbeit und legen Sie mit unserer Checkliste als Hilfe die Grundlage!
Mit bestem Gruß
Johanna Pöhlmann
Bildquelle: Canva.com © geralt

Bonustipp zur Datenaufbereitung: Die Daten-Checkliste

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