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Delegieren und Prozesse entwickeln statt 🐒 Monkey Business!

Monkey Business Delegieren Prozesse entwickeln © Yuri_Arcurs

Delegieren ist die Bundesliga der Mitarbeiterführung. Die Sportart hängt dabei vom Betrieb ab, aber in vielen Unternehmen zeigt sich das gleiche Bild: Monkey Business! Das bedeutet, dass Aufgaben hin und hergeschoben werden und schlussendlich Führungskräfte meistens selbst übernehmen. Wenn Sie dagegen Prozesse entwickeln zur Aufgabenverteilung und festhalten, was Sie erwarten, dann gelingt der Ligasprung, wir verraten Ihnen, wie das geht!

Voraussichtliche Lesedauer: 7 Minuten

Das passiert im Monkey Business

Das Konzept vom Money Business ist seit über 30 Jahren bekannt als die typische Zeitfalle von Führungskräften. Statt zu delegieren übernehmen diese häufig weitere Aufgaben. Dabei hüpft die Zuständigkeit über eine Aufgabe wie ein Äffchen von Schulter zu Schulter – in der Regel vom Angestellten zum Chef, vom Teamleiter zum Bereichsleiter und so weiter. Bleiben wir beim Ligaspiel, geht es um die Seite, in der der Ball gerade liegt und den Spieler zum Handeln zwingt.

Wir gehen die einzelnen Schritte durch, wie wir sie in verschiedenen Unternehmen erleben konnten:

  1. Ein Mitarbeiter oder ein Team mit Leitungsebene hat eine Aufgabe.
  2. Irgendetwas macht Probleme, also ist der nächste Schritt, das Problem zum Vorgesetzten zu tragen.
  3. Aus bestimmten und sehr unterschiedlichen Gründen nimmt sich der Vorgesetzte dieses Problems an statt die Arbeit zu delegieren.
  4. Die Mitarbeiter haben damit die Aufgabe samt Problem ausgelagert.
  5. Der Vorgesetzte packt sich etwas mehr Arbeit auf seinen Aufgabenstapel.
  6. Wenn er eine Lösung hat, stellt er die Aufgabe entweder direkt fertig oder erklärt dem Team, wie es geht.
  7. Das Team konnte die Zeit bestenfalls anderweitig nutzen, der Vorgesetzte nicht.

Die Gegenfrage ist hier natürlich, warum ist das Problem nicht vom Mitarbeiter oder dem Team selbst lösbar? Delegieren Sie einfach zurück und lassen Sie die Mitarbeiter einfach selbst zu einer Lösung kommen! Meistens existiert nicht die klare Struktur, nicht der richtige Rahmen für eine eigene Problemlösung. Und oft genug fehlt schlichtweg das Wissen über Delegieren und die Folgen von „alles selbst machen“! Für uns ist das ein klarer Fall für Prozessmanagement und wie Sie Prozesse auch zum Leben erwecken.

Monkey Business statt Delegieren
Monkey Business statt Delegieren

Delegieren will gelernt sein!

Wenn es Ihnen gerade unter den Nägeln gebrannt hat, dass manches ja doch Chef-Sache sei – da haben Sie voll und ganz recht! Aber wo verläuft die Grenze, dass Sie sich selbst darum kümmern müssen? Welches Problem ist zu groß, als dass Ihr Team nicht auf eine Lösung kommt? Oder zurück zum Monkey Business: Wann nehmen Sie den Affen gerne an sich und wann nur notgedrungen? Das Ziel ist, dass jeder im Betrieb seine Arbeit und die damit anfallenden Aufgaben bewältigen kann. Das gilt auch für Sie und Ihre Aufgaben! Entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter dahin, dass erst bei einer bestimmten Schwelle Ihre Hilfe angefordert wird. Für eine erste Einschätzung können folgende Beispiele hilfreich sein:

  • Ein wichtiger Kunde hat ein Sonderanliegen oder etwas ist bei der Bearbeitung schiefgegangen – Chefsache!
  • Die Größenordnung einer Entscheidung übertrifft eine gesetzte Linie und es braucht Ihre Entscheidung – klare Chefsache!
  • Bei der Bearbeitung hat Ihr Team festgestellt, dass plötzlich weitere Bereiche betroffen sind – sehr wahrscheinlich Chefsache!
  • Ihr Mitarbeiter kann den Drucker nicht nachfüllen? Dafür gibt es Kollegen, Handbücher und bestenfalls eine Vorgangsbeschreibung. Keine Chefsache.
  • Ein Auftrag ist nicht auf Anhieb zuzuordnen oder ein Teil ist nicht dort, wo es sein soll? In der Regel keine Chefsache.

Stellen Sie sich immer die Frage: Delegiere ich an meine Mitarbeiter die anstehenden Aufgaben oder delegieren diese ihre Aufgaben an mich?

Prozesse entwickeln mit System

Der aktuelle Prozess in einigen Betrieben ist: Ein Mitarbeiter hat eine Frage oder ein Problem, – zack! – sitzt der Affe auf der Schulter vom Chef. Dabei geht es auch anders: Geben Sie den Affen/das Problem/die Aufgabe einfach wieder zurück. Das bestärkt Ihren Mitarbeiter langfristig in der eigenen Kompetenz und entlastet Sie ungemein. Außerdem gibt es hier den Nachahmer-Effekt: Je häufiger Sie Aufgaben zurückgeben, desto seltener werden mit der Zeit diese Anfragen. So trainieren Ihre Mitarbeiter die eigenständige Problemlösung und mit dem richtigen Ansatz gelingt die Prozessoptimierung ganz leicht.

1. Nicht einfach übernehmen, sondern zurückgeben

Sie haben Ihren Kriterienkatalog, was Ihre Aufgaben sind und was nicht, oder? Was können Ihre Mitarbeiter eigenverantwortlich im Rahmen ihrer Tätigkeiten ausführen? Wann wollen Sie Bescheid wissen und wann wird etwas zur Chefsache? Wenn Sie eher Micromanager sind, dann sollten Sie sich dringend von dieser Arbeitsweise lösen. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern und erklären Sie die Grenzen, ab wann etwas zu Ihnen geht – das schafft Klarheit!

Jetzt kommt dennoch ein Mitarbeiter und möchte ein Problem mit Ihnen besprechen – je nach Charakter will er vielleicht auch, dass Sie übernehmen… Statt dem Satz „Ich mach das schon!“ sagen Sie aber „Okay, wo liegt genau das Problem und wie lässt sich das einordnen? Morgen bekomme ich einen Lösungsvorschlag, ja?Und schon prallt der Affe bzw. das Problem ab und Ihr Mitarbeiter hat einen guten Ansatz zur eigenen Bearbeitung.

2. Delegieren Sie: Was ist eigentlich das Problem?

Wenn Sie in der Vergangenheit aus Rücksichtnahme oder aufgrund einer perfektionistischen Arbeitsweise Aufgaben übernommen haben, sind Ihre Mitarbeiter eigene Problemlösung nicht gewöhnt. Dann bleibt es beim Monkey Business. Wollen Sie ausbrechen, geben Sie Ihren Mitarbeitern die Hilfestellung, selbst Prozesse zu entwickeln und zu verbessern. Mit der Problemanalyse trainieren Sie alle einen neuen Mechanismus: Probleme strukturiert und mit gegebenen Mitteln angehen. Wenn Sie sich Lösungsvorschläge präsentieren lassen, haben Sie weiterhin die Entscheidungsgewalt, aber Ihre Mitarbeiter können selbstständig ihre Aufgaben verrichten. Deshalb beginnen wir mit der klaren Problemeingrenzung der Arbeit, der Maschine, des Bereichs, was das Problem nicht ist und was vergleichbar, aber nicht betroffen ist.

Delegieren und Prozesse entwickeln
Delegieren und Prozesse entwickeln

Delegieren gelingt so in zwei Schritten

Wir sehen hier das Grundprinzip des Prozessmanagements: Struktur schaffen, Abläufe festhalten und einüben. Wenn Sie Prozesse entwickeln, bleiben diese nicht starr, sondern wachsen mit der abgebildeten Aufgabe. Dieser stete Wandel sorgt für ein flexibleres Unternehmen, das besser an seine Umwelt angepasst ist. Oder was halten Sie davon, wenn Ihre Mitarbeiter selbstständig Lösungen für Lieferschwierigkeiten, Fachkräftemangel oder Energiesparen bringen statt nur über die Probleme zu meckern? Probieren Sie es aus und bei Fragen oder Anregungen, wenden Sie sich für einen unverbindlichen Austausch gerne an uns – genau dafür sind wir erreichbar!

Mit bestem Gruß aus Bayreuth

Axel Schröder

Bildquelle: Canva.com © Yuri_Arcurs