Der Prozesseigner – Aufgaben und Übersicht

In unserer Reihe Rollen im Prozessmanagement gehen wir weiter zum Prozessverantwortlichen bzw. Prozesseigner/ Prozessowner. Die Prozesseigner Aufgaben umfassen die optimale Prozessdurchführung mit genauer Fachkenntnis. Der Prozessverantwortliche ist damit selbst in der Lage seinen Prozess auszuführen, hat aber in der Regel seine ausführenden Mitarbeiter. Er ist verantwortlich mittels der Prozesssteuerung dafür zu sorgen, dass der Prozess seine Ziele erreicht.

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Was ist ein Prozesseigner?

Ein Process Owner hat die laufende Verantwortung und Rechenschaftspflicht für die erfolgreiche Gestaltung, Entwicklung, Ausführung und Leistung eines vollständigen Ende-zu-Ende-Geschäftsprozesses. Prozessverantwortung kann eine Vollzeitverantwortung oder eine zusätzliche Verantwortung sein, z.B. eine Linien- oder Stabsfunktion.

BPM CBOK® Version 4 .0, deutsche Version, S. 410.

Von den unterschiedlichen Rollen im Prozessmanagement ist die Rolle des Prozessverantwortlichen die, welche für den Prozessverlauf an sich verantwortlich ist. Denn der Prozessmanager verwaltet seinen Prozess, der Prozesseigner sorgt dafür, dass alle Arbeiten nach Plan und bestmöglich erfolgen. Allerdings hat der Prozessverantwortliche die Aufgabe mit den zur Verfügung stehenden Mitteln gleichbleibende oder bessere Prozessergebnisse zu liefern. Er modelliert nicht selbst, aber bestimmt das Prozessdesign, misst Kennzahlen und kann auch operativ mitarbeiten. Daher kann die Aufgabe des Prozessverantwortlichen problemlos im Organigramm mit einer Führungsposition zusammenfallen. Der Prozesseigner übermittelt dem Prozessmanager die Ergebnisse, für die er selbst Verantwortung trägt.

Der Prozessverantwortliche im Videoüberblick

Welche Rechte und Pflichten der Processowner in der Regel hat und welche Hindernisse auf ihn zukommen können, sehen Sie in diesem praxisnahen Video der YouTube-Playlist Rollen im Prozessmanagement:

Was sind die Prozessowner Aufgaben, Rechte und Pflichten?

Jede Rolle im Prozessmanagement trägt ihre Verantwortung für einen bestimmten Bereich, die zusammen ein erfolgreiches und nachhaltiges Prozessmanagement ermöglichen. Der Prozessverantwortliche ist für die Prozessleistung und Durchführung verantwortlich und damit für qualifizierende und quantifizierende Ergebnisse. Das bedeutet, dass er den Prozess überblickt und überwacht, selbst ausführen kann und Messungen vornimmt. Für den erfolgreichen Ablauf nutzt er alle zur Verfügung stehenden Ressourcen bestmöglich aus und kann anhand der Zahlen vorweisen, welche Ergebnisse bei Veränderungen zu erwarten sind. Er sogt auch bei Problemen und Hindernissen für die gelingsichere Ausführung und Zielerreichung.

Mit diesen Prozesseigner Aufgaben trägt er auch disziplinarische Verantwortung und leitet die beteiligten Mitarbeiter im Ende-zu-Ende-Prozess an. Deshalb ist Personalverantwortung eine wichtige Basis dieser Rolle. Anhand des Prozessleitfadens baut der Prozesseigner ein sinnvolles Kennzahlensystem für die Erreichung der Ziele auf und behält die Ergebnisse im Blick. Weichen die Ergebnisse ab, gehört es zu den Pflichten des Prozessverantwortlichen, Verbesserungsmaßnahmen anzustoßen.

Die Prozesseigner Aufgaben sind damit knapp heruntergebrochen:

• Prozessdurchführung sicherstellen
• Prozessleistung messen und überwachen
• Prozessverbesserungen anstoßen.

Wer ist geeignet für den Prozessverantwortlichen?

Der Prozesseigner ist in der Regel vergleichbar mit Führungskräften der Aufbauorganisation mit fundiertem Prozesswissen. Da die prozessorientierte Organisation bereichsumspannend arbeitet, ist die Verantwortung nicht auf eine Abteilung reduziert. Das bedeutet, dass der Prozessverantwortliche nicht nur die eigenen Mitarbeiter seiner Abteilung anleitet, sondern auch die Mitarbeiter der benachbarten Bereiche. Hier kann es zu Problemen kommen, die durch klare Kommunikation abgemildert werden können. Der Prozessverantwortliche braucht klar übertragene Verantwortung und eine mögliche Mitbestimmung für Budget- und Kapazitätsplanungen, um seine Ziele zu erreichen.

Worauf kommt es noch an beim Prozesseigner?

Ein gelungenes Prozessmanagement braucht die richtige Kombination von Fachwissen an der richtigen Stelle, Prozessdenken für saubere Abläufe und einen Willen zur prozessorientierten Zusammenarbeit. Der Prozesseigner muss seine Bedarfslage aus dem Prozess und den Prozesszielen heraus erklären können, braucht dafür aber den Rückhalt der Unternehmensführung und des Prozessmanagers.

Läuft ein Prozess nicht rund, sollte er Unterstützung in Form eines Prozessoptimierers oder Prozessberaters bekommen können, um bisher übersehene Effizienzen zu heben. Eine Blockade von oben schadet in der Regel nicht nur dem Prozess und dem Status des Prozessverantwortlichen, sondern langfristig dem Unternehmen.

Je nachdem wie Ihr Organisationsmodell im Unternehmen aufgestellt ist, gelingt die Transformatione eines leitenden Fachangestellten zum Prozessverantwortlichen ohne Probleme. Aber gerade im Topmanagement oder bei ausgeprägtem Silodenken, braucht es deutliche Signale und den Rückhalt für die wertvolle Fachexpertise einer neuen übergeordneten Führungskraft.

Mit bestem Gruß

Axel Schröder

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