Der Prozesslebenszyklus mit seinen Phasen

Kein Prozess entsteht aus dem Nichts oder bleibt bis in die Ewigkeit so, wie er angelegt wurde. Weil sich Prozessmanagement regelmäßig an die Anforderungen des Betriebs, des Kunden und der Umwelt anpassen soll, gibt es den Prozesslebenszyklus mit seinen Phasen. Wie wir diesen Kreislauf einteilen und warum jede der vier bis fünf Phasen wichtig ist, lesen Sie in diesem Beitrag!

Voraussichtliche Lesedauer: 9 Minuten

Was ist der Prozesslebenszyklus?

Der Prozesslebenszyklus ist eine Abfolge von Phasen im Prozessmanagement, die für eine kontinuierliche Anpassung an das Unternehmen sorgen. Von den gesetzten Zielen bis zur Umsetzung notwendiger Veränderungen erfasst der Prozessmanagement-Lebenszyklus alle Bereiche der Betriebsabläufe. Damit das gelingt, gibt es verschiedene Einteilungen und Phasenabschnitte in der Literatur. Wir arbeiten mit unserer Erfahrung in verschiedenen KMU mit den folgenden Prozesslebenszyklus Phasen, die in beinahe jedem Unternehmen umsetzbar sind.

Diese Bestandteile kommen in der Regel in Prozesslebenszyklus Modellen zum Einsatz, meistens gruppiert um zentrale Begriffe wie

• Konzeption: Prozessstrategie und Start mit der Prozesslandkarte
• Gestaltung: Prozessaufnahme, Prozessdokumentation und Prozessmodellierung
• Durchführung: Prozessdurchführung der verantwortlichen Mitarbeiter und Prozessteuerung durch den Prozessverantwortlichen.
• Analyse und Optimierung: Die Prozessanalyse gibt den Ist-Zustand an und die Prozessoptimierung sorgt für Verbesserungsvorschläge zum Ziel-Zustand.
• Controlling: Die langfristige Überprüfung des Prozesses durch Kennzahlen und Rückmeldung.

Das Video zum Prozesslebenszyklus 

Andere Beispiele, andere Worte und das ganze in einem stetig sich entwickelnden Video-Prozess – schon neugierig? Wir legen uns mit unseren Videos ins Zeug, damit Sie die für Sie richtige Information im richtigen Format bekommen. Vorhang auf für den Prozessmanagement-Lebenszyklus!

Die Abfolge der Prozesslebenszyklus Phasen

Von der grundlegenden Einordnung der Prozesslebenszyklus Phasen gehen wir über zur genaueren Betrachtung. Wichtig ist die Verinnerlichung des Prozesslebenszyklus-Prozesses, der mit klaren Zielen von der Anlage bis zur verbesserten Version abläuft. Prozesslebenszyklus ist daher auch als Begriff wichtig, denn manche Prozesse sind trotz aller Optimierungsversuche am endgültigen Lebensende angelegt und benötigen dann eine Prozessoptimierung durch Neuaufbau.

1. Die Prozessstrategie

Wir starten mit den Unternehmenszielen aus der Strategie, die das Ziel des einzelnen Prozesses vorgeben. Das beste Produkt, der schnellste Anbieter, hohe Kundenzufriedenheit, umweltgerechte Produktion – es gibt sehr viele Zielsetzungen, die sich auf das Ergebnis des einzelnen Prozesses niederschlagen sollen. Wollen Sie Ihren Kunden den günstigsten Preis bieten, brauchen Sie hierfür den effizientesten Produktionsweg. Soll es die höchste Qualität sein, müssen dagegen die Qualitätskriterien eindeutig sein.

Auch das Geschäftsmodell findet sich hier dabei wieder, denn jedes Prozessmanagement braucht die übergeordenete Unternehmensorganisation. Idealerweise handelt es sich hierbei um die prozessorientierte Organisation, die von Anfang bis Ende auf ihre Ziele ausgerichtet ist.

Unternehmensziele in Prozessziele verwandeln und Verbesserungen umsetzen

Die Umsetzung der Unternehmensziele fällt allerdings in vielen Unternehmen schwer. Im Beispiel: Die Kundenreklamationen sind hoch und sollen um 50% gesenkt werden. Bleibt es allein bei der Aussage, passiert vermutlich wenig. Wenn Sie aber vom Kundenservice rückwärts dieses Ziel aufspalten, bekommen Sie eine Zielentfaltung mit organisationsweiter Zusammenarbeit und gelungener Verbesserungsumsetzung:

Der Kundenservice dokumentiert die Gründe für die Reklamationen: 30% Prozent waren Farbänderungen, die der Kunde nicht akzeptieren wollte, 20% Schäden am Lack, 50% waren dagegen mit der Liefergeschwindigkeit nicht zufrieden. Jetzt sind verschiedene Abteilungen gefragt:

• Das Marketing, Produktion und Verpackung/Logistik.
  • Das Marketing ist angehalten herauszufinden, warum denn die Farben von den Kundenwünschen abweichen. Dabei stellt die Abteilung fest, dass die kleinen Farbflächen nicht aussagekräftig auf jedem Bildschirm sind. Die Farbbeispiele werden angepasst und dann um Vergleichsfotos ergänzt. Nach zwei Monaten ist der Reklamationsgrund deshalb auf 10% gesunken.
  • In der Produktion ist das Ziel, den Grund für die Lack-Abplatzer zu finden und dann abzustellen. Dabei wird festgestellt, dass die Trockenstrecke länger nicht gewartet wurde und die Trocknung ungleichmäßig war. Die Maschine liefert dann neu eingestellt keine Qualitätsmängel mehr und der Reklamationsgrund sinkt auf 3%.
  • Die Logistik findet keinen offensichtlichen Fehler im Verpackungsprozess, stellt aber dennoch fest, dass fertige Waren im Schnitt bis zu fünf Tage auf die Auslieferung warten. Von den Überlegungen einen Express-Versand anzubieten rückt die Logistik in Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen doch erstmal ab und nimmt die Liegezeit in Angriff. Diese ergibt sich dabei aus der Sortierung der fertigen Waren vor der Verpackung. Eine Optimierung sorgt deshalb für die tägliche Lieferung der Pakete mit der längsten Liegedauer, die Beschwerden sinken um 20%.

Die umgesetzte Unternehmensstrategie hat für eine Reduzierung der Kundenreklamationen um 57% gesorgt, weil alle beteiligten Abteilungen in ihren Prozessen daran gearbeitet haben. Diese Aufspaltung der Strategie auf einzelne Prozessziele ist daher der grundlegende Schritt zum Prozessdenken.

2. Die Prozessdokumentation & Prozessmodellierung

Kein Prozessmanagement ohne Prozessdokumentation und Prozessmodellierung, denn hier sind die Prozesse verschriftlicht. Als Grundlage dienen sie jetzt für die täglichen Handgriffe in Checklisten und für die weitere Prozessbehandlung als Blaupause. Durch die einheitliche Prozessmodellierung mit Process Governance Document (Prozessleitfaden) legen Sie den Grundstein im Prozesslebenszyklus für die nächsten Phasen. Die Ideen aus der Konzeption und der Strategie fließen dabei als Richtlinien der Gestaltung mit ein. Rollenzuteilung, Dokumentationstiefe, und weitere Faktoren sorgen für ein gelungenes Rahmenwerk.

3. Die Prozesssteuerung und Prozessdurchführung

Prozesse auf dem Papier bringen nicht viel, denn sie wollen umgesetzt werden. Im Prozesslebenszyklus nimmt daher die Prozessdurchführung mit der Prozesssteuerung einen großen Raum ein: das operative Geschäft. In der Praxis bedeutet das, dass die Prozesse ausgeführt werden von den Prozessexperten (ausführende Mitarbeiter) und Ergebnisse liefern. Die Rollen im Prozessmanagement allen voran Prozessmanager und Prozessverantwortlicher sorgen für die Prozesssteuerung: Welche Kennzahlen sind wichtig, wie sind die Ergebnisse und hat der Prozess alles, was er braucht?

4. Die Prozessanalyse und die Prozessoptimierung

Der Prozesslebenszyklus sorgt für gleichbleibend oder bessere Ergebnisse während der Prozesslaufzeit. Damit das gelingt, wird in der Prozessanalyse der Ist-Zustand festgehalten mit der Einbettung in die Unternehmensziele aus Phase 1 und der Prozessstrategie. Auf den Ergebnissen der Prozessanalyse bauen Sie dann die Maßnahmen zur Prozessverbesserung hin zum Ziel-Zustand auf. Das kann kontinuierlich in kleinen Schritten passieren oder als großes KVP-Projekt (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) oder sogar als Neuentwicklung des Prozesses.

5. Das Prozesscontrolling

Das Controlling ist im Prozesslebenszyklus für manche Unternehmen eine wichtige Phase mit Prozessüberwachung (nicht Mitarbeiter!) und Reports. In anderen Betrieben mit guter Prozesssteuerung fällt sie dagegen weg. Denn die Methode der Prozesssteuerung und -überwachung ist mittels Kennzahlen und Prozessleistung mindestens ähnlich, nur dass sie im Rahmen des wiederkehrenden Prozesslebenszyklus in der Regel durch die Prozesssteuerung übernommen werden kann. Wenn ein Prozesscontrolling sinnvoll und wichtig ist, braucht es die richtige Rolle im Prozessmanagement, sinnvolle Kennzahlen und regelmäßig erhobene Prozessleistungsdaten, die sensibel auf Änderungen hinweisen.

Was bringt die Ausrichtung am Prozesslebenszyklus?

Ich kenne Betriebe, die ihre Prozesse für die ISO-Zertifizierung dokumentiert und dann in die Schublade verräumt hatten. Hier gab es weniger Optimierung und mehr Frust, wenn die Leistung schleichend schlechter wurde oder Prozesse immer komplexer. Die Ausrichtung am Prozesslebenszyklus sorgt für eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Unternehmens und der Wertschöpfung. Damit hilft der Prozesslebenszyklus auch dem Grundziel der meisten Unternehmen näher zu kommen, nämlich den Unternehmenswert langfristig zu steigern.

Natürlich kann auch kontinuierliche Verbesserung mit Ideenmanagement helfen, allerdings sind die Prozesslebenszyklus Phasen eine klare Abfolge, die in einen zeitlichen Rahmen gesetzt werden kann, der zum Unternehmen passt. Der nächste Schritt im Prozessmanagement-Lebenszyklus ist bekannt und kann durch Termine und Datenerhebungen klar strukturiert und organisieirt werden.

Mein Tipp: Schritt für Schritt im Prozesslebenszyklus beginnen

Wenn Sie nach diesen Informationen nicht wissen, wie Sie anfangen sollen, bedeutet das vermutlich, dass Ihr Prozessmanagement noch nicht ausgebaut ist. Damit haben Sie einen großen Vorteil: Sie können jetzt beginnen, Ihr Prozessmanagement aufzubauen und in der ersten Phase mit der Prozessstrategie beginnen und die Prozessorganisation anlegen. Von hier aus entwickeln Sie Prozess für Prozess und arbeiten sich durch die Phasen durch.

Falls Sie dagegen gerade überlegen, wie Sie den Prozesslebenszyklus in Ihre eingeschliffenen Prozesse integrieren können, dann wird Sie die Antwort verwundern: Starten auch Sie im ersten Schritt und gleichen Sie Ihre Unternehmenziele mit den Prozesszielen ab. Gerade hier sind häufig mit der Zeit Differenzen entstanden, die Sie als Einstieg in den bewussten Prozesslebenszyklus angehen können.

Wenn Sie Fragen zum Prozessmanagement-Lebenszyklus und seinen Phasen haben, verbessern Sie Ihre Situation und rufen Sie mich für einen unverbindlichen Austausch an oder schreiben Sie mir Ihr Anliegen!

Mit besten Grüßen

Ihr Axel Schröder

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