Der Prozessmanager – Aufgaben und Übersicht

In unserer Reihe Rollen im Prozessmanagement starten wir auf der Führungsebene mit dem Prozessmanager und seinen verschiedenen Aufgaben. Die Prozessmanager Aufgaben umfassen dabei unterschiedliche Bereiche, aber sie bewegen sich um das Management der ihm zugewiesenen Prozesse. Er kennt sich aus, kann den Prozess und seine Leistung lesen, steuert notwendige Schulungen und auch Optimierungsmöglichkeiten.

Voraussichtliche Lesedauer: 5 Minuten

Was ist ein Prozessmanager?

Ein Prozessmanager führt die Arbeit an einem oder mehreren Prozessen durch und koordiniert sie. Prozessmanager sind an der Messung und Überwachung von Prozessmetriken beteiligt und treiben die kontinuierliche Prozessverbesserung voran.

BPM CBOK® Version 4 .0, deutsche Version, S. 411.

Unter den unterschiedlichen Rollen im Prozessmanagement ist die Rolle des Prozessmanagers diejenige, die am meisten Organisationskünste benötigt. Denn der Prozessmanager verwaltet seinen Prozess bzw. seine Prozesse und sorgt dafür, dass alle Arbeiten erfolgen. Das bedeutet nicht, dass er selbst modelliert, Kennzahlen misst oder operativ arbeitet, sondern bei ihm laufen die Fäden und Ergebnisse zusammen. Wie die Führungskraft im Organigramm sorgt er dafür, dass Ergebnisse vorliegen, die er wiederum an die Geschäftsführung kommuniziert.

Die Prozessmanager-Rolle im Video erklärt

Kommen Sie mit auf unseren Kurzdurchlauf über die Aufgaben, Rechte und Pflichten dieser Rolle im Prozessmanagement. Hier verraten wir Ihnen, was die größten Hindernisse sein können und wie Sie mit diesen umgehen können!

Was sind die Prozessmanager Aufgaben, Rechte und Pflichten?

Es gibt immer jemanden, der die Verantwortung trägt. Für sein(e) Prozess(e) trägt der Prozessmanager die verwaltende Verantwortung, wie der Prozesseigner die durchführende und steuernde Verwaltung. Und zwar über die Effizienz und damit auch seine qualitativen Ergebnisse und die Leistungsfähigkeit. Das bedeutet, dass er den Prozess im Blick hat, bei Abweichungen reagiert, gegensteuert und auch mit allen notwendigen Stellen kommuniziert. Für den erfolgreichen Ablauf stellt er alles notwendige zur Verfügung, von der BPM-Modellierung hin zur Zuteilung notwendiger Ressourcen und der Durchführung von Verbesserungen zusammen mit dem Prozessoptimierer. Er leitet dadurch alle am Prozess Beteiligten durch Anweisung und Rahmensetzung an. Ebenso trägt er Verantwortung für den Prozessleitfaden, auch für dessen Aktualisierungen. Der Prozessmanager ist eingebunden im übergeordneten Prozessmanagement und sorgt mit der Erhebung passender Kennzahlen für die sichere Auswertung. Auf die anderen Rollen im Prozessmanagement nimmt er dadurch regelmäßig Einfluss oder bekommt von dort Informationen.

Auf drei Stichpunkte heruntergebrochen hat er folgende Aufgaben:

• Prozessrahmen setzen
• Prozess verwalten
• Prozessverbesserung durchführen.

Wer ist geeignet für diese Rolle im Prozessmanagement?

In der Regel handelt es sich beim Prozessmanager nicht um eine klassische Führungskraft, sondern eher um einen Mitarbeiter, der von der Fachebene kommt. Mit mitgebrachtem oder neu erworbenen Prozessmanagement-Kenntnissen ist er bestens geeignet, seinen Prozess zu überwachen und zu verwalten. Geeignete Kandidaten erkennen Sie nicht nur an der vorhandenen Expertise, sondern auch an Fertigkeiten wie einem Optimierungswillen, gelungener Arbeitsverteilung und einem Überblick fern vom „Bauchgefühl“.

Worauf kommt es noch an?

Achten Sie darauf, dass Sie Personen als Prozessmanager einsetzen, die sowohl fachlich im Bilde sind, also auch inhaltlich mit dem Prozess vertraut sind und die auch die Interessen des verwalteten Prozesses durchsetzen können. Der Prozessmanager braucht den Rückhalt der Unternehmensführung und steht in Ergänzung, nicht Konkurrenz, mit Führungskräften der funktionalen Aufbauorganisation.

Wenn es in Ihrem Organisationsmodell damit zu Problemen kommt, braucht es deutliche Signale, dass der Prozess und seine Verwaltung im Fokus stehen, nicht der Rolleninhaber an sich. Diese Unterscheidung ist besonders wichtig bei vorherrschenden „Standesunterschieden“ im Unternehmen, die einen Prozessmanager ansonsten handlungsunfähig zurücklassen können. Entwickelt sich der Prozess in Folge auch noch negativ, schließt sich der Kreis und Ihr Unternehmen steht schlimmstenfalls schlechter da als vorher. Deswegen setzen Sie den Prozessmanager an der richtigen Stelle mit der richtigen Fachkenntnis ein und reagieren Sie schnellstmöglichst bei Problemen und klären Sie diese sachlich. Oder kennen Sie bereits die prozessorientierte Organisation?

Mit bestem Gruß

Axel Schröder

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