Die Prozessoptimierer Aufgaben sind klar: Als Prozessanalytiker mögliches Verbesserungspotenzial erkennen und Prozesse durch Anpassung verbessern. Diese Rolle im Prozessmanagement arbeitet vor allem mit der Datenauswertung von Kennzahlen-Messungen. Für Lösungsideen braucht es Kreativität, allerdings ist der Prozessoptimierer immer gebunden an die Datenlage, nicht an sein Bauchgefühl.
Voraussichtliche Lesedauer: 5 Minuten
Inhaltsverzeichnis
Der Prozessoptimierer = Prozessanalytiker
Prozessanalytiker leiten Projekte zur Prozessumgestaltung, führen Workshops zur Prozessfindung und -gestaltung durch, coachen Process Owner und messen und berichten über die Prozessleistung.
BPM CBOK® Version 4 .0, deutsche Version, S. 412.
Der Prozessoptimierer hat dementsprechend wenig mit der Organisation und Planung des Prozesses zu tun, sondern arbeitet mit dem Prozessmanager und dem Prozessverantwortlichen an der Prozessoptimierung. Dafür nutzt er die erhobenen Kennzahlen und die kontinuerlichen Messergebnisse, die im Prozessleitfaden festgehalten sind. Ausgehend von dieser datenbasierten Betrachtung des Prozesses, hält der Prozessanalytiker die Entwicklung der Performance fest und nimmt sie als Grundlage für Optimierungsmöglichkeiten. Für diese sind Erfahrungswerte und auch Kreativität erforderlich, weswegen neben der internen Rollenzuweisung, z.B. im Controlling, auch eine externe Hinzuziehung von Prozessberatern sinnvoll ist.
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Was macht ein Prozessoptimierer?
Wie genau geht der Prozessoptimierer nun vor und was sind seine Methoden? Die Prozessoptimierer Aufgaben sind abhängig von den gesetzten Unternehmenszielen, den erhobenen Kennzahlen und der gemessenen Prozessleistung. So ist ein kontinuierliches Monitoring der Entwicklung durch den Prozessverantwortlichen die Grundlage, um Abweichungen zu erkennen. Denn ohne Messung keine Steuerung. Zentrales Element der Prozessoptimierung ist die datenbasierte Arbeit mit den Messergebnissen und den gesteckten Unternehmenszielen. Der Prozessanalytiker sorgt dabei für einen Abgleich und kann anhand der Messungen Probleme benennen.
Der Prozessananalytiker arbeitet mit Datenanalyse, nicht mit Bauchgefühl, persönlicher Einschätzung oder ähnlichem. So gelingt eine kontinuierliche Messung und Verbesserung, die sich zweifelsfrei nachweisen lässt. Zur Prozessoptimiererung wiederum zieht der Prozessoptimierer seine Erfahrung heran und erarbeitet Konzepte zur Prozessverbesserung. Diese untermauert er dabei mit Befragungen und Benchmarks.
Eine der wichtigsten Prozessoptimierer Aufgaben ist dabei die zuerst lösungsfreie Herangehensweise. Er stellt analytisch den Ist-Zustand fest und erarbeitet daraus einen neutralen Überblick. Erst mit allen Informationen erstellt der Prozessanalytiker Vorschläge zur Verbesserung, damit er nicht durch Schnellschüsse und zu eng gefasste Lösungsansätze die übergeordneten Ziele übersieht.
Die Prozessoptimierer Aufgaben und auch Anforderungen sind daher die folgenden Bereiche:
- Die Analyse der erhobenen Messergebnisse
- lösungsfreie Herangehensweise an den Ist-Zustand
- aus der vollständigen Analyse Vorschläge aus der Erfahrung und den Daten formulieren.
Wie arbeitet der Prozessoptimierer?
Die Daten aus dem Prozess bereitet der Prozessanalytiker auf und setzt sie in klare Verhältnisse. Das sind beispielsweise die festgelegten Prozessziele, die Unternehmensziele oder auch vergleichbare Benchmarks.
Er befragt die Prozessexperten in Interviews und am Gemba, also am Ort des Prozessgeschehens. Er baut dadurch eine umfangreiche Analysegrundlage auf. Sobald der Prozessoptimierer alle Daten und Informationen zusammengetragen hat, kann er einen passenden Lösungsvorschlag erarbeiten. Diesen präsentiert er dem Prozessmanager und dem Prozesseigner.
Für das Auffinden von Verbesserungspotenzial kommen die Ansätze des Lean Managements zum Tragen: Einen Prozess optimieren gelingt durch Aufspüren der acht Arten der Verschwendung und durch die Prozessverbesserungszyklen PDCA und DMAIC. Mehr Informationen, auch zu Six Sigma, finden Sie in unserem Lean Management-Bereich.
Worauf kommt es noch an beim Prozessanalytiker?
Für ein erfolgreiches Prozessmanagement brauchen Sie für die Rolle des Prozessoptimierers jemanden mit tieferem Verständnis von Datenmanagement, der anhand von Daten Potenziale erkennen kann und umfassend arbeitet. Außerdem benötigt der Prozessoptimierer ein gutes Selbstbewusstsein, um sich mit seinen Vorschlägen durchzusetzen. Auch Beharrlichkeit bei der Datenerfassung auf den einzelnen Ebenen sind nötig. Mit dem richtigen Ausbildungshintergrund (BPM oder beispielsweise Six Sigma) kommt die Erfahrung, lösungsfrei an den Prozess heranzugehen, das richtige Vorgehen zu entwicklen und eine nachhaltige Optimierung zu erzielen. Kreativität ist für die Verbesserungsideen gut, allerdings steht bis zu diesem Schritt die datenbasierte Analyse im Vordergrund.
Mit bestem Gruß
Axel Schröder
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