Abseits des KonTraG sollten Sie die drei typischen, generischen Prozessrisken kennen. Sie bieten einen einfachen Einstieg in die Prozessoptimierung und ergänzen Ihr das Risikomanagement um nicht-finanzielle Risiken.
Voraussichtliche Lesedauer: 7 Minuten
Inhaltsverzeichnis
- Warum ist Risikomanagement in Prozessen so wichtig?
- Die Bedeutung von generischen Prozessrisiken
- Welche generischen Prozessrisiken gibt es?
- Wie nutzt man die drei generischen Prozessrisiken in der Praxis?
- Anwendung der generischen Prozessrisiken in der Praxis
- Schlussfolgerung zu den generischen Prozessrisiken
Warum ist Risikomanagement in Prozessen so wichtig?
Die meisten größeren Unternehmen führen ein Risikomanagement durch, insbesondere wenn sie aufgrund ihrer Größe oder Struktur unter das KonTraG fallen, das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich.
Risikomanagement in Prozessen ist von entscheidender Bedeutung, um langfristigen Erfolg und finanzielle Stabilität zu gewährleisten. Gerade im Bereich des finanziellen Risikomanagements können unerwartete Ereignisse oder Schwankungen in den Prozessen erhebliche Auswirkungen auf die Rentabilität eines Unternehmens haben. Durch eine gezielte Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken können potenzielle Verluste minimiert und Chancen optimal genutzt werden. Ein effektives Risikomanagement in Prozessen ermöglicht es Unternehmen, sich proaktiv auf verschiedene Szenarien vorzubereiten und ihre Widerstandsfähigkeit gegenüber externen Einflüssen zu stärken. Daher ist es unerlässlich, Risikomanagement als integralen Bestandteil der Unternehmensführung zu betrachten und kontinuierlich zu verbessern.
Die Bedeutung von generischen Prozessrisiken
Generische Prozessrisiken sind potenzielle Hindernisse oder Schwachstellen, die in nahezu allen Unternehmensprozessen auftreten können. Sie stellen eine konstante Bedrohung für die Effizienz und Leistungsfähigkeit eines Unternehmens dar. Die Identifizierung und Behebung dieser Risiken sind entscheidend für den Erfolg einer Prozessoptimierung. Sie dienen als Ausgangspunkt für die Analyse und Verbesserung der Abläufe, um langfristig eine reibungslose und effiziente Funktionsweise zu gewährleisten. Es ist von entscheidender Bedeutung, sich dieser generischen Prozessrisiken bewusst zu sein und gezielte Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu minimieren und somit den Weg für eine erfolgreiche Prozessoptimierung zu ebnen.
Welche generischen Prozessrisiken gibt es?
Nr.1: „Der Prozess ist ungesteuert“
Was bedeutet das genau und worauf zielt das Risiko ab?
Die Mitarbeiter führen einen Prozess Tag ein Tag aus durch, aber es gibt keinen klaren Prozessverantwortlichen, der seiner Rolle gerecht wird oder gerecht werden kann. Es gibt keine klaren Prozessziele und auch keine Prozesssteuerung mit Hilfe von Prozesskennzahlen. Was wäre zu tun, damit sie dieses Risiko mittigeren, also in den Griff bekommen?
Sie sollten einen Prozessverantwortlichen bestimmen, der nicht nur Pflichten hat, sondern besonders im Verhältnis zu den Linienführungskräften echte Entscheidungsbefugnisse. Keinen Papiertiger! Was die Aufgaben und Pflichten eines starken Prozessverantwortlichen ausmacht, finden Sie in diesem Video!
Setzen Sie Prozessziele, natürlich abgeleitet aus den Unternehmenszielen. Nur wenn es unerreichte Prozessziele gibt, gibt es einen Grund für eine Verbesserung des Prozesses. Sonst ist ja alles fluffig und jeder hat sich wohlig eingerichtet. Wie man Prozessziele setzt und worauf es dabei ankommt, sehen sie noch mal ganz genau in diesem Video!
Zusammengefasst zum generischen Prozessrisko: „Der Prozess ist ungesteuert“. Es geht darum, den Prozess zu führen und zu steuern, mag er in seinem jetzigen Ist-Zustand noch so schlecht laufen. Sie brauchen einen Verantwortlichen und eine Zielrichtung. Darauf kommt es in erster Linie an.
Nr. 2: „Der Prozess ist ineffizient“
Das zweite generische Prozessrisiko “Der Prozess ist ineffizient” birgt die Gefahr von Zeit- und Ressourcenverschwendung sowie geringerer Produktivität.
Dadurch, dass es aus der Behandlung des ersten Prozessrisikos unerreichte Prozessziele gibt, ist unmittelbar klar, dass er ineffizient läuft. Denken Sie dabei an einen Produktivitätsfortschritt in Höhe von mindestens der Inflationsrate! Wenn sie die Preise für Ihre Produkte nicht einfach erhöhen können, weil ihre Kunden sonst bei der Konkurrenz kaufen, müssen sie produktiver werden.
Und zwar in Höhe der Inflationsrate, wenn sie ihre bisherige Marge behalten wollen. Bämm, das knallt erstmal richtig rein. Viele Unternehmen lösen Prozessprobleme, speziell im Bereich der Verwaltung und der Bürotätigkeiten, indem Mitarbeiter eingestellt werden. Damit lösen Sie aber nur scheinbar steigende Volumina oder andere Schwierigkeiten im Prozess. Sie werfen Menschen auf das Problem und lösen nicht die Grundursache! Um das Risiko „der Prozess ist ineffizient“ zu mittigeren, sollten sie regelmäßig über die Prozesskennzahlen sprechen und gemeinsam mit den Mitarbeitern in regelmäßigen KVP-Sitzungen den Prozess optimieren.
Ein ineffizienter Prozess kann zu Verzögerungen führen, die Kundenzufriedenheit senken und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen. Um dieses Risiko zu minimieren, sollten klare Prozessschritte definiert, regelmäßig überprüft und optimiert werden.
Die Einführung von Automatisierungs- und Digitalisierungslösungen kann dabei helfen, den Prozess reibungsloser und effizienter zu gestalten. Durch kontinuierliche Schulungen und Mitarbeiterbeteiligung kann zudem das Bewusstsein für effiziente Prozesse geschärft werden. Eine proaktive Herangehensweise in der Identifizierung und Behebung ineffizienter Prozesse ist entscheidend, um die Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens langfristig zu stärken.
Nr. 3: „Das Prozesswissen ist singulär“
Das Risiko, dass das Prozesswissen singulär ist, birgt die Gefahr, dass sich entscheidende Informationen auf eine einzige Person oder eine kleine Gruppe von Personen konzentrieren.
Das ist ein ganz fieses Prozessrisiko. Wenn diese Person oder Gruppe unvorhergesehen ausfällt, dann haben sie ein echtes Problem.
Jetzt denken sie mal an kleinere Unternehmen wie Handwerksbetriebe. Bei wie vielen davon kommt es vor, dass bestimmte Angebote nur der Chef schreiben kann. Oder bestimmte Projekte nur “die Frau Meier” in den Griff bekommt.
Der Punkt ist, mit dem generischen Prozessrisiko können sie Ihre Prozesse systematisch hinterfragen, ob es wirklich zu jedem Schritt eine zweite Person gibt, die im Zweifel als Vertreter sofort einspringen könnte. In Verbindung mit der Skills-Matrix ist das ein extrem wertvolles Werkzeug für unmittelbare Prozessstabilisierung.
Wie nutzt man die drei generischen Prozessrisiken in der Praxis?
Viele Prozessmanagement-Suiten haben ein GRC Modul. GRC ist die Abkürzung für Governance, Risk and Compliance.
Im Kern können sie damit Ihr betriebliches Risikomanagement aufbauen. Das bedeutet in der Praxis, sie fügen ein Risiko zu ihrem Prozess hinzu und mit der entsprechenden Kontrolle ist das Risiko mittigiert. Über die entsprechenden Auswertungen haben sie auf einen Blick die Übersicht, wo sie aktiv werden sollten.
Dies kann zu Engpässen führen und die Effizienz des gesamten Unternehmensprozesses beeinträchtigen. Um dieses Risiko zu mindern, ist es wichtig, das Wissen zu dokumentieren und zu teilen. Durch Schulungen und ein effektives Wissensmanagement können Unternehmen sicherstellen, dass wichtige Informationen breit verteilt sind und nicht von einzelnen Mitarbeitern abhängig sind. So wird die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens gestärkt und die Risiken von Wissensverlust minimiert.
Anwendung der generischen Prozessrisiken in der Praxis
Die effektive Anwendung von generischen Prozessrisiken in der Unternehmenspraxis ist entscheidend für eine umfassende Prozessoptimierung. Ein bewährter Ansatz hierfür ist die Nutzung von Prozessmanagement-Suiten, die über ein integriertes GRC-Modul verfügen. Durch die Verknüpfung von Prozessmanagement mit Governance, Risk Management und Compliance können Unternehmen Risiken frühzeitig identifizieren, bewerten und steuern.
Ein Beispiel hierfür bietet die BPM-Suite Adonis, die speziell entwickelt wurde, um Unternehmen bei der ganzheitlichen Prozessoptimierung zu unterstützen. Mit ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche und leistungsstarken Analysefunktionen ermöglicht Adonis eine praxisnahe Anwendung der generischen Prozessrisiken. Unternehmen können Risiken gezielt in ihre Geschäftsprozesse integrieren, um so Effizienz zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren.
Durch die konsequente Anwendung von generischen Prozessrisiken in der Praxis mit Hilfe innovativer Lösungen wie Adonis sind Unternehmen in der Lage, ihre Prozesslandschaft nachhaltig zu optimieren und somit langfristig erfolgreich zu sein.
Schlussfolgerung zu den generischen Prozessrisiken
Im Hinblick auf die vorliegende Analyse der generischen Prozessrisiken lässt sich festhalten, dass diese eine entscheidende Rolle für den Erfolg und die Effizienz eines Unternehmens spielen.
Die Reflexion über die Bedeutung dieser Risiken verdeutlicht, wie wichtig es ist, sie frühzeitig zu identifizieren, zu bewerten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Nur durch eine proaktive Auseinandersetzung diesen potenziellen Stolpersteinen können Unternehmen langfristig konkurrenzfähig bleiben und ihre Ziele erfolgreich erreichen.
Mit bestem Gruß aus Bayreuth,
Ihr Axel Schröder
Bildquelle: canva.com @kanchanachitkhamma
