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Die Inventur – Arten, Durchführung, Fallstricke

Inventur - Tipps & Tricks zur effizienten Bestandsaufnahme

Begriff „Inventur“ – was ist das?

Inventur – bei diesem Begriff werden viele Geschäftsinhaber blass. Warum? Weil viele damit einen enormen Aufwand verbinden. Wenige wollen aktuelle Bestandszahlen vorgelegt bekommen. Die Differenzen (z.B. unerklärliche Fehlmengen, Schwund) schwarz auf weiß auf dem Tisch zu haben, ist schwer zu verarbeiten.

Typische Fragen, die im Zusammenhang mit der Inventur auftreten:

  • Was ist die Inventur?
  • Wer muss eine Inventur durchführen?
  • Welche Inventurarten gibt es?
  • Wie sollte eine „gute“ Inventur ablaufen?

Müssen Inventuren nervenaufreibend sein, weil im Anschluss das böse Erwachen in Sachen Soll- und Ist-Zahlen kommt?

Um die Beantwortung dieser Fragen soll es im Folgenden gehen!

Zuerst klären wir, was unter dem Begriff Inventur zu verstehen ist. Viele denken bei der Inventur an Schüler und Studenten, die spät nachts in Lebensmittelmärkten schufften. Alle möglichen Sorten Schokolade werden von ihnen aus dem Regalen gekramt und die Anzahl per Strichliste aufgenommen.

Der Begriff Inventur umfasst deutlich mehr Anwendungsbereiche als reines Zählen von Produkten. Genauer bezeichnet die Inventur die physische oder buchmäßige Erfassung aller Bestandteile in einem Betrieb. Der Bilanzbestand wird gesichert, an Vermögen und an Schulden.

Hier lässt sich der rechtliche Anteil erkennen: Mit einer Inventur weisen Sie die ordentliche Führung von Büchern und Betrieb nach. Ziel der Inventur ist es, den realen Bestand an Gütern oder monetären Mitteln festzustellen. Der reale Bestandswert kann im Vergleich zu dem niedriger oder höher sein. Den Wert bestimmen Sie z.B. durch das Controlling bzw. das Warenwirtschaftssystem. Fehler passieren und so können Soll- und Ist-Werte abweichen. Gründe hierfür können z.B. Fehlbuchungen bei größeren Lieferungen sein, nicht registrierte abgegangene Produktmengen oder im schlimmsten Fall Schwund durch Diebstahl.

Zusammengefasst gibt es folgende Gründe für Abweichungen der realen Bestände von den Buchbeständen: unzureichende Prozesse, Schlamperei oder Diebstahl.

Infografik Inventurübersicht

Infografik Inventurübersicht

Wer muss/sollte eine Inventur durchführen?

Der Wunsch vieler Geschäftsführer oder Inhaber ist, dass die eigenen Mitarbeiter neben der normalen Arbeitsleistung die Inventur durchführen. Kein Ärger mit Beschäftigung externer Kräfte, keine Extrakosten, keine Extraschichten.

Oder doch nicht?

Das Inventur-Personal sollte sinnvollerweise nichts mit dem Unternehmen an sich zu tun haben. Zumindest sollten Mitarbeiter nur solche Bestände erfassen, mit denen sie im normalen Tagesgeschäft nicht zu tun haben.

Die Gefahr steigt ansonsten, dass andere Interessen als die Ermittlung der realen Bestandswerte im Vordergrund stehen.

Die Inventur wird am Bestene so gestaltet, dass ein Zähler, ein Schreiber und ein Kontrolleur in einem Team zusammenarbeiten. Diese Drei sollten nach Möglichkeit im Alltag in verschiedenen Bereichen arbeiten.

Das verhindert im Rahmen des 4-Augen-Prinzips oder 6-Augen-Prinzips, dass falsch gezählt wird oder Bestände unterschlagen werden.

Stellen Sie sich im Extremfall vor: Der Mitarbeiter, der bei einem Fliesenlegerbetrieb die Acrylkartuschen für sein Privatbadezimmer geklaut hat, soll jetzt exakt diese Bestände. Wird das Ergebnis der Realität entsprechend ausfallen?

Solche Fälle von Betrug durch Mitarbeiter gibt es öfters als gedacht. Bestände im Magazin eines Gastronomiebetriebes sind in der Realität weit weg von den Buchbeständen.

Die Einteilung einzelner Teams und deren Vorgehensweise setzt ein vertrauenswürdiger Mitarbeiter um: Dieser „Planer“ erstellt detaillierte Arbeitsanweisungen für seine Mitarbeiter und weist unter Anwendung des Vier-Augen-Prinzips einen Ansager und einen Schreiber ein. Jedes Team bekommt seinen festgelegten Aufnahmeort.

Um Manipulationen auszuschließen, sollten keine Mitarbeiter des Lagers oder der Buchhaltung bei der Inventur helfen.

Eine Inventur intern durchzuführen gelingt, wenn Aushilfsarbeitskräfte speziell für die Inventur eingestellt werden. Hier kommen die angesprochenen Studenten, Schüler oder Minijobber ins Blickfeld. Sie können zusammen mit einem internen Mitarbeiter die Zählung und Erfassung durchführen.

Die Übertragung der Inventurwerte in das Warenwirtschaftssystem bzw. die Buchung zum Umlaufvermögen kann anschließend ein Mitarbeiter der Buchhaltung durchführen.

Wir haben Ihnen hier eine Inventur in einem größeren Unternehmen gezeigt. Je nach Personalstärke, EDV-Ausstattung und Sortimentsgröße sind Inventuren intern möglich, sinnvoll oder sollten überdacht werden.

Arten der physikalischen Inventur

Arten der physikalischen Inventur

Welche Inventurarten gibt es?

Eingangs haben wir erwähnt, dass Inventur nicht nur Aushilfskräfte mit Klemmbrett im Warenlager bedeutet. Ein Zusammenspiel aus Lagerwirtschaft und Buchhaltung sorgt für die Kontrolle und Korrektur der Bestände. Es findet neben der Warenwirtschaft eine zweite Überprüfung statt: In der Buchhaltung werden durch die Inventur Anlage- und Umlaufvermögen kontrolliert.

Inventur des Anlagevermögens

Die Inventur des Anlagevermögens lässt sich in 3 große Bereiche einteilen:

  1. Sachanlagen: betriebliche Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte (bebaut oder unbebaut), technische Anlagen und Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Fahrzeuge, geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau;
  2. immaterielle Vermögensgegenstände: … sind selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte oder Lizenzen, Patente und ein Geschäfts- oder Firmenwert;
  3. Finanzanlagen: Beteiligungen, Ausleihungen an verbundene Unternehmen oder Wertpapiere des Anlagevermögens.

Bei Sachanlagen oder immateriellen Vermögensgegenständen ergeben sich im Normalfall keine großen Änderungen. Es kann ein Ab- oder Zugang stattfinden, dieser muss bilanziell erfasst werden. Durch Inventuren kann man Arbeit vorwegnehmen, die normalerweise am Ende des Geschäftsjahres anfällt, z.B.Geräte und Maschinen, die für die Leistungserbringung angeschafft werden.

Die neue Rohrkamera der Klempnerei mit über 800€ (Grenze für Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter, Stand 2018) ist in ein Anlagenverzeichnis zu überführen. Sie sollte im Folgejahr noch vorhanden sein – ansonsten muss ihr Verbleib geklärt werden.

Gerade die Kleingeräteverwaltung (Kettensägen, Bohrmaschinen, Akkuschrauber bis hin zu Presslufthämmern, Gabelhubwaben etc.) stellt viele Handwerksbetriebe vor enorme Herausforderungen. Stimmen Wartung, Aufbewahrung, Einsatzfähigkeit? Oder muss gesucht werden, bzw. ein leerer Akku erst getauscht? Wenn Sie Ihren Kleingeräten hinterherlaufen müssen, nehmen Sie mit mir Kontakt auf. Wir haben hier in diversen Handwerksbetrieben praktikable Lösungen erarbeitet.

Inventur des Umlaufvermögens

In der Theorie der Betriebswirtschaftslehre wird das Umlaufvermögen auf der Aktivseite der Bilanz normalerweise in der Art ausgewiesen:

  1. Vorräte/ Vorratsvermögen
    • Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
    •  unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen
    •  fertige Erzeugnisse und Waren
    •  geleistete Anzahlungen
  2. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände
    • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
    • Forderungen gegen verbundene Unternehmen
    • Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht
    • sonstige Vermögensgegenstände
  3. Wertpapiere
    • Anteile an verbundenen Unternehmen
    • eigene Anteile
    • sonstige Wertpapiere
  4. Liquide Mittel
    • Schecks
    • Kassenbestände
    • Bundesbank- und Postgiroguthaben
    • Guthaben bei Kreditinstituten

Kommen Ihnen manche Punkte bekannt vor? Wie steht es um den Wert Ihrer Wertpapiere? Sind die Kontostände deckungsgleich? Von großem Vorteil kann es sein, die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen auf Herz und Nieren zu prüfen. Desto früher wissen Sie, welche Kunden Sie noch zur Zahlungen auffordern müssen. Ihr Ziel sollte ein positiver Jahresabschluss sein, den sie am ehesten erreichen, wenn Ihre Forderungen beglichen sind.

Stichtagsinventur vs. permanente Inventur

Ihnen sollten die Formen der sogenannten Stichtagsinventur und der permanenten Inventur bekannt sein. Beide haben ihre Vor- und Nachteile. Im Normalfall gibt es eine Art, die sich für IHR Unternehmen am besten eignet.

Bei einer Inventur zum Stichtag wird in der Regel vor Jahresende oder zu Jahresbeginn ein Tag festgelegt, an dem die Inventur durchgeführt wird.

Die permanente Inventur wird fortlaufend durchgeführt. Dazu werden zu einem sinnvollen Zeitpunkt unterjährig (wenn der Bestand am niedrigsten ist) die Güter mengenmäßig erfasst und in ein Lagerbuch übertragen. Im Laufe eines Jahres sollen alle Güter erfasst werden.

Der entscheidende Vorteil der permanenten Inventur liegt in der Reduktion des Zählaufwandes (weil zum niedrigsten Bestand gezählt wird). Ein weiterer Pluspunkt ist, dass die Inventur nicht innerhalb eines engen Zeitraumes erfasst wird. Stattdessen kann sie über das Jahr verteilt geplant und durchgeführt werden.

Differenzmengen fallen bei der permanenten Inventur schneller auf als beim einmaligen Termin.

Konkret werden am Tag der Erfassung bzw. innerhalb eines eng gesteckten Zeitraumes (bspw. 1 Tag oder 1 Woche) alle Zu- und Abgänge des jeweiligen Gutes im Lager buchhalterisch registriert. So ist zu jeder Zeit bekannt, welche Teile in welcher Zahl im Lager vorhanden sind. Werden Produkte von Mitarbeitern entnommen, kann ein Materialentnahmeschein eingeführt werden, der in einem entsprechenden Zeitraum von der Buchhaltung in der Bilanz umgesetzt wird.

Barcode-Scannern vereinfachen die Aufnahmean statt Fachbezeichnungen einzeln zu überprüfen. Wird ein Produkt entnommen oder hinzugefügt und mit Hilfe des Barcode-Scanners registriert, wird der Bestand autonoatisch über das System abgeglichen.

In der Praxis verläuft eine permanente Inventur, dass z.B. bei der Anlieferung neuer Ware ans Lager die Lagerverwaltung ein Materialzugangsformular ausfüllt und dieses unverzüglich an die Buchhaltung weitergibt. In einer Bäckerei würde man z.B. den Lieferschein für diverse Zutaten direkt an die Buchführenden weitergeben. Für den Verbrauch aus dem Lager entnommenes Material, kann mit Hilfe des erwähnten Materialentnahmescheins als Abgang vom Lagerbestand registriert werden.

Die Buchhaltung kann zu jedem Zeitpunkt des Jahres Auskunft über die einzelnen Bestände im Lager geben. Eine Überraschung über den Lagerbestand am Bilanzstichtag bleibt bei der permanenten Inventur aus.

Zusammengefasst:

Die Stichtagsinventur wird einmal im Jahr durchgeführt und es ergeben sich folgende Vorteile:

  • pünktliche Prüfung kurz vor dem Bilanzstichtag,
  • weniger zeitlicher und bürokratischer Aufwand,
  • geringere Kosten für das eingesetzte Personal.

Die permanenten Inventur findet immer statt und hat folgende Vorteile:

  • permanente Überprüfungen der Bestände verhindert Überraschungen,
  • Vorhersage über Bestände lässt ein besseres Lagermanagement zu,
  • Störungen des Betriebsablaufes werden durch sinnvolle Planung und variablen Prüfungstermine vermieden; gezählt wird, wenn die Lagerbestände niedrig sind.

Die Vorteile des jeweiligen Verfahrens sind gleichzeitig die Nachteile des jeweils anderen Verfahrens. Die Anwendungsfreundlichkeit der Verfahren bemisst sich an der Unternehmensgröße bzw. die Anzahl der zu prüfenden Gegenstände.

Somit ergibt sich die Faustformel:

„Je größer das Unternehmen, desto eher lohnt sich eine permanente Inventur, um dauerhafte Störungen der zumeist komplexen Betriebsabläufe zu verhindern!“

Speziell für kleine Handwerksbetriebe:

Eine besondere Variante der permanenten Inventur bietet sich vor allem für einen Handwerksbetrieb, der mit mehreren Arbeitsplätzen für die Arbeitnehmer arbeitet.

Hier sind die Materialentnahmen und -zugänge jedes einzelnen in hoher Zahl vorhanden. Es wäre ein enormer Zeitaufwand,  jedes Mal einen neuen Materialentnahmeschein anzufertigen.

Viel effizienter ist hier das System 5S (dazu finden Sie einen Artikel mit genaueren Informationen zum System von uns), welches die Arbeitsplatzorganisation neu definiert, um sie mit der permanenten Inventur zu kombinieren.

Der Arbeitnehmer füllt für seinen Arbeitsplatz am Ende des Tages ein vorgefertigtes Formular aus und notiert dort alle Materialzugänge und -abgänge. Mit Hilfe dieses einen Prozesses ist es möglich, einen Mangel an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen festzustellen. Darüber hinaus werden zeitgleich die Bestandsveränderungen registriert.

Daraus folgt, dass die Einkaufsabteilung für die Aufstockung der Materialien sorgen kann. Die Buchhaltung hat gleichzeitig immer aktuelle Zahlen, welche es einfacher machen, das Rentabilitätsziel und das Liquiditätsziel Ihres Unternehmens zu erreichen.

Exkurs zur Stichtagsinventur

Fälschlicherweise wird von Zeit zu Zeit der Begriff zeitnahe Stichtagsinventur als eine Unterart der Stichtagsinventur verstanden oder als grundlegend anders wahrgenommen. Im Gesetz gibt es eine klare Definition: der Zeitraum, in dem die Inventur stattfindet, soll direkt vor oder nach dem Bilanzstichtag liegen. Als Stichtagsinventur gilt die auf wenige Tage (i.d.R. bis zehn Tage, vgl. R 5.3 EStR 2005) vor oder nach dem Bilanzstichtag ausgeweitete Bestandsaufnahme. Für Bestandsveränderungen zwischen dem Aufnahme- und dem Bilanzstichtag ist ein eindeutiger Buch- und Belegnachweis erforderlich. Die Begriffe „zeitnah“ und Stichtagsinventur gehören zusammen.

Das deutsche Handelsgesetzbuch verlangt nach § 240 Abs. 2 HGB, dass ein Geschäftsjahr nicht länger als 12 Monate sein darf. Der Stichtag muss nicht mit dem letzten Tag des Jahres (31. Dezember) zusammenfallen. Er dient der Abgrenzung der Geschäftsjahre im Rechnungswesen eines Unternehmens. Im Zentrum dieser Abgrenzung steht die Erfüllung des Periodisierungsprinzips nach § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB, das wir Ihnen später in einem Exkurs näher erläutern.

Die Stichtagsinventur soll eine effektive Inventur gewährleisten, sodass innerhalb weniger Tage das Inventurverfahren abgeschlossen wird. Hierfür wird die eigentliche Produktion ruhen gelassen, sodass alle Mitarbeiter in Inventurtrupps die Inventur durchführen sollen – händisch oder mit Barcode-Scannern.

Die genauen Bestände werden für die Anfertigung der Bilanz des entsprechenden Geschäftsjahres verwendet. Rundungs- bzw. Fortschreibungsfehler werden vermieden. Der hohe Arbeitsaufwand entfällt auf die Durchführung der Inventur, eine zeitgleiche Produktion ist unwahrscheinlich. Der Jahreswechsel bietet sich aus verschiedenen Gründen an, da in vielen Fällen die Produktivität leidet, z.B. weil alte Aufträge auslaufen. Entstandender Raum und Zeit werden sinnvollerweise für eine Inventur genutzt.

Vollerfassung vs. Stichproben

Ebenfalls sinnvoll ist die Unterscheidung in eine Vollerfassung und eine Stichprobeninventur. Bei der Vollerfassung muss im wahrsten Sinne des Wortes jeder Gegenstand in die Hand genommen werden. Bei der Stichprobeninventur wird  ein statistisch zufällig ausgewählter Ort oder Gegenstand geprüft. Mit Hilfe dieser Stichprobe wird von diesem kleinen „gemessenen“ Bereich auf die Gesamtheit der Prüfgegenstände geschlossen.

Dieser Schritt ist kritisch zu betrachten: Zwar ist die Statistik ein nützliches Hilfsfach, die Auswahl eines zufällig gewählten Bereiches muss für sinnvolle Ergebnisse äüßerst sorgfältig erfolgen. Es kann bei mangelhaftem Vorgehen zu einem zu guten oder einem zu schlechten Ergebnis kommen. Durch eine Stichprobe erreicht man nicht immer den Durchschnitt der zu prüfenden Gegenstände. Bei der Vollerfassung sind Fehler selten. Sie bildet das ab, was real im Lager oder auf dem Konto ist.

Wir betrachten ein weiteres Mal das Problem der Betriebsgröße:

Je größer Ihr Unternehmen ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie eine Vollerhebung durchführen können, ohne dass der Betriebsablauf maßgeblich gestört wird. Aus diesem Grund kommt eine Stichprobeninventur eher in Frage.

Hierbei ist es entscheidend, ob es einen erheblichen Kosten- und/oder Bilanzunterschied macht, wenn Sie die Stichprobenmethode wählen. Geht es um erhebliche monetäre Größen bei den zu prüfenden Gegenständen, sollten keine Kosten und Mühen gescheut werden, eine Vollerfassung durchzuführen.

Fortschreibung der Werte

Diese Option beinhaltet, dass auf Grundlage von Erfahrungswerten die zukünftigen Bestände geschätzt werden, wobei eine exakte Nachprüfung ausbleibt. Eine Fortschreibung können Sie vornehmen, wenn Sie nicht zu einer Inventur verpflichtet sind. Erstellen Sie regelmäßig eine permanente Inventur und möchten einen Durchlauf ausfallen lassen, können Sie von einer Fortschreibung der Werte Gebrauch machen.

Sie haben diese Freiheit, wenn das Gesetz nicht von Ihnen eine Inventur fordert. Z.B. muss mindestens alle 3 Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme erfolgen, sodass eine Fortschreibung nicht ohne Weiteres möglich ist. Die entsprechende Rechtsnorm hierzu ist im Handelsgesetzbuch unter §240 (3) HGB abgefasst.

Die Fortschreibung der Werte erleichtert den allgemeinen Betriebsablauf, der nicht für Stunden oder Tage zum erliegen kommt. Insofern macht diese Option Sinn, wenn das Unternehmen unter starkem Produktionsdruck steht und keine Zeit für diese außerordentlichen Tätigkeiten ist.

Es sollte ebenso bedacht werden, dass die zu häufige Verwendung der Wertfortschreibung zu einer Verzerrung der wirklichen Bilanzpositionen führt. Dieser Umstand ist tragbar, wenn es sich nicht um äußerst kostspieliges Inventar handelt. Bei kostenintensiven bzw. prozentual großen Bilanzpositionen kann es sinnvoll sein, in jedem Fall eine Prüfung nachzuholen.

Achtung: Früher oder später können Nachlässigkeiten in der Prüfung des Lagerbestandes zu erheblichen Problemen führen! Die Fortschreibung der Werte macht nur dann Sinn, wenn Ihr Unternehmen auf gewisse Erfahrungen in Bezug auf die Bestände zurückgreifen kann.

Inventar/Inventur – was ist der Unterschied?

Wie im vorherigen Punkt angesprochen, gibt es neben der Inventur das Inventar. Wo liegt der Unterschied?

Das Ergebnis der Inventur ist das aufgelistete Inventar. Zum Inventar gehören:

  • Vermögensgegenstände
  • Schulden
  • Reinvermögen

Die Vermögensgegenstände in der Bilanz werden eingeteilt in Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Die Gegenstände des Anlagevermögens sind jene, die dauernd dem Geschäftsbetrieb dienen sollen (siehe: §247 (2) HGB). Das Anlagevermögen ist zum Umlaufvermögen schwieriger zu liquidieren.

Hierzu kann man sich ein einfaches Beispiel vor Augen führen. Eine Produktionshalle zählt zum Anlagevermögen und es würde wesentlich mehr Zeit und Geld kosten, diese zu verkaufen als z.B. Wertpapiere (Umlaufvermögen), deren Verkauf teils nur eines Telefonats bedarf.

Aus der Summe dieser beiden Vermögensbereiche werden dann die Schulden (ebenfalls dem Inventar zugehörig) abgezogen. Aus dieser Differenz lässt sich das Reinvermögen errechnen, welches gleichzeitig das Eigenkapital darstellt:

Die Vermögensteile haben wir bereits oben aufgelistet, es fehlen nur noch die Verbindlichkeiten eines Unternehmens:

  1.  Schulden
    1. Langfristige Schulden
      • Hypotheken
      • Darlehen
    2. kurzfristige Schulden
      • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
      • Sonstige Verbindlichkeiten

Das Reinvermögen erhält man durch Bildund der Vermögens und Schuldenssumme und den Abzug der Schulden vom Gesamtvermögen

Anlagevermögen + Umlaufvermögen = Summe des Vermögens

Addition der Posten = Summe der Schulden

→ Summe Vermögen – Summe Schulden = Reinvermögen

Sonderformen von Inventuren

Verlegte Inventur als Bewertungsvereinfachungsverfahren

Der Begriff „verlegte Inventur“ ist missverständlich: Man kann nicht einfach eine Inventur verlegen. Nach spätestens 3 Jahren braucht es eine körperliche Bestandaufnahme – der Gesetzgeber stellt dies in §240 (3) HGB klar.

In einigen Fällen ermöglicht das Inventurvereinfachungsverfahren nach § 241 (3) HGB und R. 5.3 (1) EStR die Inventur zu verlegen. Der Gesetzgeber formuliert Folgendes:

„… In dem Inventar für den Schluss eines Geschäftsjahrs brauchen Vermögensgegenstände nicht verzeichnet zu werden, wenn auf Grund des besonderen Inventars durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahrens gesichert ist, dass der am Schluss des Geschäftsjahrs vorhandene Bestand der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt ordnungsgemäß bewertet werden kann.“

Der Gesetzgeber räumt Ihnen ein, eine verlegte Inventur durchzuführen, falls:

– die Vermögensgegenstände in besonderem Inventar aufgeführt sind,
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten wurden,
Fort- bzw. Rückschreibung der Werte stattgefunden hat.

Diese Art der Inventur macht es Ihnen möglich, in einem 5-Monats-Zeitraum die Inventur vorzuziehen oder nachzuholen, wenn die Inventur aufgrund großer Bestände zum Bilanzstichtag nicht möglich oder die Bedingungen für die permantente Inventur nicht erfüllt sind. Dann kann die Inventur innerhab der letzten drei Monate vor oder innerhalb der folgenden zwei Monate nach dem Stichtag durchgeführt werden. Wird dieser Zeitraum gewählt, muss eine wertmäßige Fortschreibung bzw. eine Rückrechnung zum Bilanzstichtag erfolgen.

Fortschreibung bzw. Rückrechnung ist wie folgt darstellbar:

Vorgelagerte Inventur – Fortschreibung

Wert am Inventurstichtag
+ Wert aller Zugänge (zwischen Inventur- und Bilanzstichtag)
– Wert aller Abgänge (zwischen Inventur- und Bilanzstichtag)
= Wert am Bilanzstichtag

Nachgelagerte Inventur – Rückrechnung

Wert am Inventurstichtag
– Wert aller Zugänge (zwischen Inventur- und Bilanzstichtag)
+ Wert aller Abgänge (zwischen Inventur- und Bilanzstichtag)
= Wert am Bilanzstichtag

Der Unterschied liegt in der Subtraktion der Zugänge oder der Abgänge des Inventars.

Die Vorteile der verlegten Inventur gründen darauf, dass in saisonalen Stoßzeiten ein größerer Arbeitsaufwand vermieden werden kann. Sollten dann Inventurdifferenzen auftreten, können diese bei der vorgelagerten Inventur in einem größeren Zeitrahmen näher analysiert werden. Dabei können Sie herausfinden, wie die Differenzen entstanden sind.

Nachteile ergeben sich gegebenenfalls bei der Kalkulation der Wertfort- bzw. -rückrechnung, da hierbei zusätzliche Fehler bezüglich der Bestandszahlen entstehen können. Somit gilt es, an dieser Stelle zu überprüfen, ob für Vor- oder Nachteile überwiegen.

Wie läuft eine Inventur ab?

Jetzt haben Sie einen guten Überblick über sämtliche Arten von Inventuren und über die Positionen des Inventars. Im Folgenden beleuchten wir den Ablauf der Inventur.

Chronologisch fangen wir bei Planung und Strukturierung an. Anschließend folgen Erläuterungen zur Durchführung und zu den Ergebnissen der Inventurprozesses.

Planung der Inventur

Um eine reibungsfreie Inventur zu gewähren, ist eine gute Planung und ein entsprechender Vorlauf unerlässlich. Im Vorfeld benötigt es je nach Größe schnell 6 Wochen, um Behinderungen von Betriebsablauf und Stichtagsinventur zu vermeiden.

Bei permanenten Inventuren sollten die Termine am besten zu Beginn des Jahres festgesetzt werden. Dias gilt dann, wenn Sie mit Produktionszahlen rechnen können oder verlässliche Vergangenheitswerte in Ihrem Unternehmen haben.

Ansonsten müssen Sie Termine so anpassen, dass Sie geringe Behinderungen im Betriebsablauf haben, sobald Ihnen die Produktionsspitzen bekannt sind. Eine gute Planung lässt sich in ein paar grundlegende Bestandteile zerlegen:

  • Zeitplan (Wann?)
  • Personalplan (Wer?)
  • Methode der Inventur (Wie?)
  • Zuweisung der Inventurbereiche (Wo?)

Mit Hilfe dieser 4 W-Fragen kann man die Planung einer Inventur grundsätzlich strukturieren. Gehen wir die einzelnen Elemente Schritt für Schritt durch:

Zeitplan

Ziel der Zeitplanung sind entsprechend kleine Lagermengen. So kann bei der Inventur Zeit und Geld gespart werden, da geringere Mengen an Produkten zu zählen sind. Ein möglichst niedriger Stand von zu bearbeitenden Aufträge ist ein weiterer Faktor. Idealerweise kann Ihnen hierbei ein extern beauftragtes Unternehmen eine genaue Vorhersage geben, wie lange eine Inventur dauern würde. Je realistischer Ihre Planung, desto reibungsloser der Ablauf mit wenig Störung der Betriebsabläufe.

Personalplanung

Hierbei steht die Frage im Raum, ob ein externes Unternehmen, welches auf Inventuren spezialisiert ist, beauftragt werden kann und soll. Spielt die Zeit eine untergeordnete Rolle, kann die Inventur mit eigens beschafftem Personal geplant werden. Zur erweiterten Organisation gehören Stellenausschreibungen, Schließen von Arbeitsverträge und Einteilung/Einweisung.

Für kleinere mittelständische Betriebe kann es sich lohnen, ein externes Unternehmen zu beauftragen. Der bürokratische Aufwand, eine Inventur selbst zu organisieren, ist vergleichsweise hoch.

Methode der Inventur

Zentral steht hier die Frage nach der Größe Ihres Unternehmens im Raum. Je größer Ihr Unternehmen, desto schwieriger werden Stichtagsinventuren und Vollerfassungen. Der Grund dafür ist, dass Arbeitsabläufe maßgeblich gestört werden bzw. die Inventur schlicht zu lange dauert.

Zuweisung der Inventurbereiche

In diesem Punkt geht erneut um die intelligente Gestaltung des Zeitplans. Kann man die Inventur steuern und einzelne Bereiche prüfen? Wenn ja, dann können Sie den Plan so umsetzen, dass jeweils an einem Tag ein anderer Bereich geprüft wird. Die Bereiche können dann so ausgewählt werden, dass die Behinderung des Betriebsalltages klein gehalten wird.

Typische Fragestellungen bei der Inventur

Zu guter Letzt sollen typische Fragen zur Inventur geklärt werden:

Mehr- und Mindermengen – wie entstehen sie und wie geht man damit um?

Die unangenehmste Frage, die sich Ihnen stellen kann ist, wie mit Minder- oder Mehrmengen umgegangen werden soll.

Beides passiert häufig. Gerade bei Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen kann dieser Fall auftreten. Warum? Zu Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen zählen typischerweise Dinge wie Nägel, Schrauben, Kriechöle etc.

Nicht jedes Kleinteil wie eine Schraube, die als Mehrbedarf genutzt wird, taucht in der Auflistung der verwendeten Betriebsmittel auf. Nägel oder Schrauben können verrosten und werden entsorgt, ohne dass es jemand notiert. Ähnliches passiert im Finanzbereich: Eine Buchung wird getätigt, ohne dass das zutreffende Buchungsformular ausgefüllt wurde, da der Durchführende gerade im Stress war. Oder Verschnitt-Mengen werden nicht korrekt erfasst (ausgebucht oder zurückgebucht).

Nicht um sonst heißt es: „Wo gehobelt wird, fallen auch Späne!“

Nach dem deutschen Handelsgesetz gibt es grundsätzlich eine Option mit Mindermengen oder Mehrmengen umzugehen. Nach § 240 Abs. 3 HGB dürfen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe mit einer gleichbleibenden Menge und einem gleichbleibenden Wert angesetzt werden, wenn:

  • die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe regelmäßig ersetzt werden,
  • der Gesamtwert von nachrangiger Bedeutung für das Unternehmen ist,
  • der Bestand nur geringen Veränderungen hinsichtlich Größe, Wert und Zusammensetzung unterliegt und
  • alle 3 Jahre eine körperliche Inventur durchgeführt wird.

Dieser gesetzliche Rahmen räumt Ihnen die Möglichkeit ein, nicht ständig die Zahlen der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe überprüfen zu müssen.

Das gilt nicht in Bezug auf die angesetzten Werte bei Immobilien, Maschinen, Konten etc.!

Hierbei sind Sie nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (kurz: GoB) dazu verpflichtet, folgende Grundsätze sowie Prinzipien einzuhalten:

Exkurs Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB):

Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit (Rechtsgrundlage: § 239 Abs. 2 HGB)

Handelsbücher müssen so geführt werden, dass die Eintragungen in den Büchern vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfolgen haben. Zudem sind die angegebenen Daten nicht zu verfälschen!

Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit (Rechtsgrundlage: § 238 Abs. 1 S. 2 HGB, § 243 Abs. 2 HGB)

Dieser Grundsatz nutzt unabhängigen Dritten. Diese sollen sich mit Hilfe der Bücher in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens machen können.

Grundsatz der Einzelbewertung (Rechtsgrundlage: § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 3 UGB)

Die Bewertung der einzelnen Bilanzpositionen ist so vorzunehmen, dass die Bewertungskriterien der Eröffnungsbilanz und der Schlussbilanz eines Geschäftsjahres übereinstimmen!

Alle Gegenstände sollen einzeln und vorsichtig bewertet werden, sodass etwaige vorhersehbare Risiken und Verluste schon in der Bilanz verzeichnet werden.

Grundsatz der Vollständigkeit (Rechtsgrundlage: § 239 Abs. 2 HGB, § 246 Abs. 1 HGB)

Ähnlich wie der 1. Grundsatz sollen alle Daten vollständig sein. Es darf nicht durch veränderte oder unterschlagene Information die Bilanz beeinflusst werden!

Wertaufhellung (Rechtsgrundlage: § 252 Abs.1 Nr.4 HGB)

In diesem Grundsatz ist verankert, dass vorhersehbare Risiken oder Verluste noch zum Abschlussstichtag hin in der Bilanz realisiert werden müssen. Für Gewinne gilt das folgende Realisationsprinzip: Sie sind zum Abschlussstichtag zu berücksichtigen, wenn sie auch zum Abschlussstichtag realisiert werden, d.h. auf ein Konto eingehen bzw. zu einem Zahlungsstrom führen.

Realisationsprinzip (Rechtsgrundlage: § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 4 UGB)

Demzufolge dürfen Vermögensgegenstände in der Bilanz nur mit ihren Anschaffungskosten (AK) oder ihren Herstellungskosten (HK) bewertet werden. Eine Bewertung zu dem (vermuteten) Verkaufspreis ist nicht zulässig. Diese Wertobergrenze ist auch als AK/HK-Prinzip bekannt.

Grundsatz der sachlichen und zeitlichen Abgrenzung (Rechtsgrundlage zur zeitlichen Abgrenzung: § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 5 UGB)

Der Grundsatz der sachlichen Abgrenzung steht in Verbindung mit dem zuvor behandelten Realisationsprinzip. Hierbei geht es nicht um die Vermögensgegenstände der Bilanz. Es geht darum, dass die Aufwendungen und Erträge der GuV in Abhängigkeit ihrer Zahlungen der jeweiligen Periode zuzuordnen sind (periodengerecht). Ein Unternehmen kauft z.B. Rohstoffe, welche erst im nächsten Jahr in der Produktion verbraucht werden. Die Ausgaben für diese Rohstoffe werden erst im nächsten Jahr zu Aufwendungen.

Beim Grundsatz der zeitlichen Abgrenzung sind zeitraumbezogene Vermögensänderungen, wie z. B. Mieteinnahmen und -ausgaben, zeitlich proportional jener Periode zuzurechnen, in der sie ursächlich entstanden sind. Also nicht der Periode, in der die Zahlung erfolgte.

Das Unternehmen erhält am 1. November 2012 eine Mietzahlung für ein Gebäude in Höhe von 15.000 € für die folgenden 5 Kalendermonate. 5.000 € sind dem Jahr 2012 zuzuordnen und die restlichen 10.000 € dem Jahr 2013.

Grundsatz der Vorsicht (Rechtsgrundlage: § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 4 UGB)

Die Bewertung erwirkt, dass sich der Geschäftsinhaber lieber ärmer als reicher rechnen kann, was vor allem dem Gläubigerschutz dienen soll. Das Realisationsprinzip und das Imparitätsprinzip sind zwei Unterprinzipien des Grundsatzes der Vorsicht!

Grundsatz der Fortführung der Unternehmenstätigkeit (Rechtsgrundlage: § 252 Abs. 1 Nr. 2 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 2 UGB)

Bei jeglicher Bewertung der Vermögensgegenstände des Unternehmens ist von einer Fortführung der Geschäftstätigkeit auszugehen. Aufgrund einer vermuteten geschäftlichen Entwicklung darf keine Ausnahme bezüglich der Bewertung gemacht werden.

Inhaltlich ähnelt dieses Prinzip dem Grundsatz der sachlichen und zeitlichen Abgrenzung, denn Erträge der jeweiligen Periode (i.d.R. das Geschäftsjahr) müssen den entsprechenden Aufwendungen gegenübergestellt werden.

Stichtagsprinzip (Rechtsgrundlage: § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 3 UGB)

Vermögensgegenstände und Schulden sind zum Abschlussstichtag einzeln zu bewerten. Umsatzerlöse, Aufwendungen und Erträge werden am Bilanzstichtag abgegrenzt, sodass eine klare zeitlich Linie für die Bewertung der aufgeführten Positionen gesetzt ist.

Den genauen Wortlaut zu diesen Paragraphen finden Sie im Handelsgesetzbuch (kurz: HGB) unter den jeweils hier aufgeführten Paragraphen. Grundsätzlich sind Sie dazu verpflichtet entsprechend klare, wahre und nachvollziehbare Werte bei einer Inventur zu ermitteln. Der Grund ist, dass sich diese Bestandswerte in der Bilanz wiederfinden. Diese ist die Grundlage für die Ermittlung des Vermögens. Auch ist sie im Rahmen der Gewinn und Verlustrechnung für Ermittlung des Jahresüberschusses / Jahresfehlbetrages, welcher die Steuerlast festsetzt, entscheidend.

Exkurs Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Ende

Wird bei einer Inventur und in der Buchführung gut vorgearbeitet, haben es die Steuerprüfer und Sie hinterher einfacher. Vergleichbar ist das mit der Aufstellung und Abgabe der eigenen Steuererklärung. Je genauer und detaillierter Sie diese einreichen, desto weniger Dokumente müssen nachgereicht oder offene Fragen beantwortet werden.

Nicht alles kann man in Bezug auf Bilanz und Inventur in Eigenregie verstehen und regeln. Deshalb kann es im Zweifelsfall sinnvoll sein, einen Experten zu Rate zu ziehen!

Vom Regal in die EDV – wie werden die Zähllisten effizient in die Warenwirtschaft übernommen?

Heute gibt es unzählige Möglichkeiten, eine Inventur durchzuführen und kleine digitale Hilfsmittel zu verwenden.

Am schnellsten geht die Erfassung mit Barcodes. Es ist grundsätzlich möglich, von vorneherein jedes im Unternehmen vorhandene Gut mit einem Barcode zu versehen. Der Aufwand für die Erstellung der Barcodes relativiert sich im laufenden Betrieb der Ein- und Auslagerung (Kommissionierung). Sie spüren die eingesparte Zeit in der Inventur deutlich.

Das ist eine Option für physische Produkte. Bei der Inventur ist es ein einfaches Unterfangen, nur mit einem Barcode-Scanner die einzelnen Produkte einzuscannen und die Mengen dazu zu erfassen. Es werden keine klassischen Zähllisten mehr benötigt, die im Gegensatz zum Scanner fehleranfällig sind. Zähllisten als reine Papierausdrucke sind anfangs kostengünstig, denn es müssen keine Barcode-Scanner gekauft, die Mitarbeiter geschult und Barcode-Etikette aufgeklebt werden.

Das Problem der Zähllisten ist die Unübersichtlichkeit und die unpraktische Handhabung. Es können sich bei größeren Inventuren Unmengen von Zähllisten ansammeln, die wegen ihrer Menge eine lange Zeit der Bearbeitung benötigen. Die Kosten der Zähllisten stecken nicht im Papier, sondern in der benötigten Bearbeitungszeit, die gerne übersehen wird.

Kurz und knapp auf den Punkt: Bei großen Beständen lohnt sich der Barcode-Scanner. Geht es um kleinere Zahlen von physischen Produkten oder um monetäre Werte, ist eine herkömmliche Zählliste das Mittel der Wahl!

Sollten Sie Kleinteile wie Schrauben zählen müssen, so ist es zu zeitaufwändig und ineffizient, diese von Hand zu zählen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, mit Hilfe einer Inventurwaage die Anzahl der Kleinteile zu bestimmen.

Hierfür muss das Einzelgewicht eines Kleinteils bekannt sein. Das auf der Waage abgelesene Ergebnis wird verwendet, um mit Hilfe von Division durch das Einzelgewicht die Anzahl festzustellen. Da nicht alle Kleinteile gleichviel wiegen, ist es  notwendig zu runden. Falls Sie exaktere Werte haben möchten, können Sie mit einer Anzahl z.B. 25 aus 1000 (nicht weniger, sonst verzerrt es den Wert) eine Stichprobe ziehen (hier finden Sie einen Hintergrundartikel zum Hypothesenthest).

Dann addieren Sie die Gewichte und dividieren durch die gezogene Anzahl. Sie erhalten den Mittelwert, mit dem Sie bei größeren Mengen besser und verlässlicher rechnen können!

Moderne Inventurwaagen nehmen Ihnen diese Arbeit ab und zeigen Ihnen direkt die exakte Menge der zu erfassenden Güter an.

Infografik Ablauf Inventur

Infografik Ablauf Inventur

Schlussbetrachtung Inventur

Im Idealfall steht Ihre Inventurorganisation mit den ersten Schritten Ihrer Unternehmensführung. Wenn Sie nachträglich justieren müssen, sollten Sie sinnvoll planen.

Es ergibt sich ein Spannungsfeld der Vor- und Nachteile der Methoden. Bei Analyse von Stärken / Schwächen und Chancen / Risiken ergeben sich strategische Vorteile bei der Wahl einer bestimmten Methode. (Zum Thema SWOT-Analyse finden Sie hier einen Artikel). Die gesetzlichen Vorgaben bieten einen Rahmen, den Sie füllen müssen. Wie müssen Sie selbst entscheiden. Wichtige Faktoren sind die Betrachtung von Betriebsgröße, der Auslastung Ihrer Mitarbeiter, generellen Abläufen, saisonalen Schwankungen und daraus resultierenden Rahmenbedingungen. Die Inventur muss gemacht werden, dann können Sie das auch vernünftig organisieren und planen! Wir stehen an Ihrer Seite, rufen Sie uns für Ihr unverbindliches und kostenloses Erstgespräch an!

Denken Sie quer und gehen Sie neue Wege, auch bei scheinbar alternativlosen Prozessen wie der Inventur!

Bonus-Tipp zur Inventur

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Mit bestem Gruß aus Bayreuth
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia – © industrieblick

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