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Die Inventur – Arten, Durchführung, Fallstricke

Inventur - Tipps & Tricks zur effizienten Bestandsaufnahme

Begriff „Inventur“ – was ist das?

Inventur - Zählen und Listen bearbeiten

Inventur – zählen, messen und Listen bearbeiten

Inventur – bei diesem Begriff sind in der Vergangenheit schon viele Geschäftsinhaber blass geworden. Warum? Einerseits, weil viele damit einen enormen Aufwand verbinden und sich andererseits davor scheuen, die aktuellen Bestandszahlen vorgelegt zu bekommen und schwarz auf weiß die Differenzen (meistens unerklärliche Fehlmengen, Schwund) auf dem Tisch zu haben.

Typische Fragen, welche im Zusammenhang mit der Inventur auftreten:

  • Was ist überhaupt die Inventur und wer muss eine Inventur machen?
  • Welche Inventurarten gibt es?
  • Wie hat eine „gute“ Inventur abzulaufen?

Müssen Inventuren immer nervenaufreibend sein, weil danach das böse Erwachen in Sachen Soll- und Ist-Zahlen kommt?

Um die Beantwortung dieser Fragen soll es im Folgenden gehen!

Zuerst allerdings sollte geklärt werden, was unter dem Begriff Inventur zu verstehen ist. Ganz viele nämlich verbinden mit Inventur Studenten und Schüler in Lebensmittelmärkten, die spät nachts alle möglichen Sorten von Schokolade aus den Regalen des Marktes kramen und per Strichliste die gezählte Anzahl aufnehmen.

Der Begriff Inventur umfasst aber viele Anwendungsbereiche mehr, als nur physische Produkte zu zählen.

Daher folgt hier ein erster Definitionsansatz zur Inventur.

Inventur: … ist die körperliche oder buchmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens, die in der Bilanz dem Grunde nach angesetzt werden müssen bzw. können.

Diese Definition orientiert sich an Gablers Wirtschaftslexikon.

Sie hilft allerdings nicht zu verstehen, wozu eine Inventur gemacht werden muss.

Ziel der Inventur ist es, den realen Bestand an Gütern oder auch monetären Mitteln festzustellen. Der reale Bestandswert kann im Vergleich zu dem (z.B. durch das Controlling oder im Warenwirtschaftssystem festgestellten Wert) niedriger oder höher sein.

Diese Soll- und Ist-Werte können auseinanderfallen, weil Menschen wie Maschinen nicht unfehlbar sind.

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Gründe hierfür können z.B. Fehlbuchungen bei größeren Zugängen bei Lieferungen, nicht registrierte abgegangene Produktmengen, aber auch Schwund durch Diebstahl sein.

Abweichungen der realen Bestände von den Buchbeständen sind plakativ unzureichende Prozesse, Schlamperei oder Diebstahl.

Wer muss/sollte eine Inventur durchführen?

Diese Frage würde natürlich jeder Geschäftsführer oder Inhaber eines Handwerksbetriebes gerne mit „die eignen Mitarbeiter sollen die Inventur durchführen“ beantworten, denn das würde viel Geld und Zeit sparen.

Oder vielleicht doch nicht?

Das Personal, was die Inventur durchführt, sollte möglichst nichts mit dem Unternehmen an sich zu tun haben, zumindest aber mit Mitarbeitern, die Bestände erfassen, die im normalen Tagesgeschäft in einem anderen Bereich tätig sind.

Die Gefahr ist groß, dass andere Interessen als die Ermittlung der realen Bestandswerte im Vordergrund stehen.

Das Ziel ist es also, die Inventur so zu gestalten, dass ein Zähler, ein Schreiber und ein Kontrolleur in einem Team zusammenarbeiten, die nach Möglichkeit im Alltag wenig miteinander zu tun haben.

Das verhindert im Rahmen des 4-Augen-Prinzips oder 6-Augen-Prinzips, dass falsch gezählt wird oder gar Werte unterschlagen werden.

Stellen Sie sich im Extremfall vor, genau der Mitarbeiter, der bei einem Fliesenlegerbetrieb die Acrylkartuschen für sein Privatbadezimmer geklaut hat, soll jetzt die Bestände an Acyl zählen. Wird das Ergebnis der Realität entsprechend ausfallen?

Solche Fälle von Betrug durch Mitarbeiter gibt es leider zuhauf, Bestände im Magazin eines Gastronomiebetriebes sind in der Realität oft weit weg von den Buchbeständen.

Zudem sollte eine Arbeitskraft mit Planung der einzelnen Teams und dem Vorgehen beauftragt werden. Dieser „Planer“ hat die Aufgabe, detaillierte Arbeitsanweisungen für seine Mitarbeiter zu erstellen und unter Anwendung des Vier-Augen-Prinzips einen Ansager und einen Schreiber einzuweisen.

Das Team muss den festgelegten Aufnahmeorten zugewiesen werden. Um Manipulationen auszuschließen, sollten keine Mitarbeiter des Lagers oder der Buchhaltung bei der Inventur helfen.

Eine Möglichkeit, dennoch eine Inventur intern und nicht extern durchzuführen, ist Aushilfsarbeitskräfte nur für die Inventur einzustellen. Hier kommen wieder die schon angesprochenen Studenten, Schüler oder Minijobber ins Blickfeld, die gemeinsam mit einem internen Mitarbeiter die Zählung und Erfassung der Werte durchführen.

Das Einspielen der Inventurwerte in das Warenwirtschaftssystem bzw. die Buchung zum Umlaufvermögen kann dann im Nachhinein ein Mitarbeiter der Buchhaltung durchführen.

Welche Inventurarten gibt es?

Anfangs wurde kurz angerissen, dass die Inventur nicht nur auf die Bestandsaufnahme von Gütern im engeren Sinne zu beschränken ist. Es werden nicht nur Daten an die Buchhaltung gegeben und diese dann in Bezug auf die Lagerbestände korrigiert, sondern auch die Buchhaltung selbst gilt es, auf ihre Arbeit zu prüfen, indem durch die Inventur Anlage- und Umlaufvermögen geprüft werden.

Inventur des Anlagevermögens

Die Inventur des Anlagevermögens lässt sich in 3 große Bereiche einteilen:

  1. Sachanlagen: betriebliche Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte (bebaut oder unbebaut), technische Anlagen und Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Fahrzeuge, geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau;
  2. immaterielle Vermögensgegenstände: … sind selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte oder Lizenzen, Patente und ein Geschäfts- oder Firmenwert;
  3. Finanzanlagen: Beteiligungen, Ausleihungen an verbundene Unternehmen oder Wertpapiere des Anlagevermögens.

Bei Sachanlagen oder immateriellen Vermögensgegenständen ergeben sich im Normalfall keine großen Änderungen. Allerdings kann sicherlich auch hier ein Ab- oder Zugang stattfinden und muss bilanziell erfasst werden. Durch Inventuren kann man Arbeit vorwegnehmen, die sonst am Ende des Geschäftsjahres anfällt. Besonders sind hier die Geräte und Maschinen zu nennen, die für die Leistungserbringung angeschafft werden.

Der hochwertige Akkuschrauber eines Zimmereibetriebes, der mehr als 410 € in der Anschaffung kostet (Grenze 2014), ist in ein Anlagenverzeichnis zu überführen. Also sollte er im Folgejahr auch noch vorhanden sein oder sein Verbleib ist zu klären.

Gerade die Kleingeräteverwaltung (Kettensägen, Bohrmaschinen, Akkuschrauber bis hin zu Presslufthämmern, Gabelhubwaben etc.) stellt viele Handwerksbetriebe vor enorme Herausforderungen.

Wenn auch Sie ständig Ihren Kleingeräten hinterherlaufen, nehmen Sie mit mir Kontakt auf. Wir haben hier in diversen Handwerksbetrieben praktikable Lösungen erarbeitet.

Inventur des Umlaufvermögens

Inventur - das oftmals nervenaufreibende Zählen langer Regalwände

Inventur – das oftmals nervenaufreibende Zählen langer Regalwände

In der Theorie der Betriebswirtschaftslehre wird das Umlaufvermögen auf der Aktivseite der Bilanz meistens folgendermaßen ausgewiesen:

  1. Vorräte/ Vorratsvermögen
    • Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
    •  unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen
    •  fertige Erzeugnisse und Waren
    •  geleistete Anzahlungen
  2. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände
    • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
    • Forderungen gegen verbundene Unternehmen
    • Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht
    • sonstige Vermögensgegenstände
  3. Wertpapiere
    • Anteile an verbundenen Unternehmen
    • eigene Anteile
    • sonstige Wertpapiere
  4. Liquide Mittel
    • Schecks
    • Kassenbestände
    • Bundesbank- und Postgiroguthaben
    • Guthaben bei Kreditinstituten

An Hand dieser Aufstellung werden Sie sicherlich selber schon einige Punkte mit Erinnerungen aus der Vergangenheit verbinden. Es kann gut sein, dass z.B. der Verfall des Wertes von Wertpapieren nicht auf den neusten Stand gebracht wurde oder Kontostände differieren.

Von großem Vorteil kann es sein, die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen auf Herz und Nieren zu prüfen, denn je eher wissen Sie, welche Kunden Sie noch zur Zahlungen auffordern müssen, damit auch Ihre Bilanz am Ende des Jahres ein positives Aussehen erlangt und nicht noch eine ellenlange Liste von offenen Zahlungen aussteht. Auch zum Thema Forderungsmanagement (säumige Zahler bzw. Zahlungsausfall) haben wir für kleine Unternehmen in der Vergangenheit praktikable Prozesse erarbeitet. Sprechen Sie uns an!

Stichtagsinventur vs. permanente Inventur

Weiterhin sollten Ihnen auch die Formen der sogenannten Stichtagsinventur und der permanenten Inventur bekannt sein. Beide Formen haben ihre Vor- und Nachteile. Dennoch gibt es grundsätzlich eine Form, die sich für IHR Unternehmen am besten eignet.

Bei einer Stichtagsinventur wird meistens vor Jahresende oder zu Jahresbeginn ein Tag festgelegt, an dem die Inventur durchgeführt werden soll.

Die permanente Inventur wird, wie der Name schon sagt, fortlaufend durchgeführt. Dazu werden zu einem sinnvollen Zeitpunkt unterjährig (wenn der Bestand am niedrigsten ist) die Güter mengenmäßig erfasst und in ein Lagerbuch übertragen. Im Laufe eines Jahres sind alle Güter mindestens einmal voll zu erfassen.

Der entscheidende Vorteil der permanenten Inventur liegt in der Reduktion des Zählaufwandes (weil zum niedrigsten Bestand gezählt wird) und dass die Inventur nicht innerhalb eines engen Zeitraumes zu erfassen ist, sondern über das Jahr verteilt geplant und durchgeführt werden kann.

Differenzmengen fallen meistens bei der permanenten Inventur schneller auf als bei der Stichtagsinventur.

Konkret werden am Tag der Erfassung bzw. innerhalb eines eng gesteckten Zeitraumes (bspw. 1 Tag oder auch 1 Woche) alle Zu- und Abgänge des jeweiligen Gutes im Lager buchhalterisch registriert, sodass zu jeder Zeit bekannt ist, welche Teile zu welcher Zahl im Lager vorhanden sind. Werden Produkte von Mitarbeitern entnommen, so kann bspw. ein Materialentnahmeschein eingeführt werden, der wiederum in einem entsprechenden Zeitraum von der Buchhaltung in der Bilanz umgesetzt wird. Dieses Vorgehen wird heute schnell mit Barcode-Scannern an den Fachbezeichnungen gemanagt.

Wird dann ein Produkt entnommen oder hinzugefügt und mit Hilfe des Barcode-Scanners registriert, so kann diese Information simultan an die Buchhaltung auf elektronischem Wege weitergegeben werden.

In der Praxis läuft eine permanente Inventur zumeist so ab, dass z.B. bei der Anlieferung neuer Ware ans Lager die Lagerverwaltung ein Materialzugangsformular ausfüllt und dieses unverzüglich an die Buchhaltung weitergibt. In einer Bäckerei würde man z.B. den Lieferschein für diverse Zutaten direkt an die Buchführenden weitergeben. Wird dann Material aus dem Lager entnommen und somit für die weitere Produktion verbraucht, so kann mit Hilfe des oben genannten Materialentnahmescheins direkt der Abgang vom Lagerbestand registriert werden.

Schlussendlich kann die Buchhaltung zu jedem Zeitpunkt des Jahres Auskunft über die einzelnen Bestände im Lager geben. Eine Überraschung über den Lagerbestand durch eine Stichtagsinventur am Bilanzstichtag bleibt bei der permanenten Inventur aus.

Zusammengefasst:

Die Stichtagsinventur wird einmal im Jahr durchgeführt und deshalb ergeben sich folgende Vorteile:

  • pünktliche Prüfung kurz vor dem Bilanzstichtag
  • weniger zeitlicher und bürokratischer Aufwand
  • geringere Kosten für das eingesetzte Personal

Die permanenten Inventur findet immer statt mit folgenden Vorteilen:

  • permanente Überprüfungen der Bestände verhindert Überraschungen
  • Vorhersage über Bestände lässt ein besseres Lagermanagement zu
  • Störungen des Betriebsablaufes können durch sinnvolle Planung durch die variablen Prüfungstermine vermieden werden; gezählt wird, wenn die Lagerbestände auf sehr niedrigen Ständen sind.

Die Vorteile des jeweiligen Verfahrens sind gleichzeitig auch die Nachteile des jeweils anderen Verfahrens. Die Anwendungsfreundlichkeit der Verfahren bemisst sich vor allem an der Unternehmensgröße bzw. die Anzahl der zu prüfenden Gegenstände.

Somit ergibt sich die Faustformel:

„Je größer das Unternehmen, desto eher lohnt sich eine permanente Inventur, um dauerhafte Störungen der zumeist komplexen Betriebsabläufe zu verhindern!“

Exkurs zur Stichtagsinventur

Fälschlicherweise wird von Zeit zu Zeit der Begriff zeitnahe Stichtagsinventur als eine Unterart der Stichtagsinventur verstanden oder sogar als etwas komplett verschiedenes genommen. Dabei gibt es im Gesetz nur eine Definition zur Stichtagsinventur nämlich, dass der Zeitraum, in dem die Inventur stattfindet, direkt vor oder nach dem Bilanzstichtag liegen soll. Als Stichtagsinventur gilt auch die auf einige Tage (i.d.R. bis zehn Tage, vgl. R 5.3 EStR 2005) vor oder nach dem Bilanzstichtag ausgeweitete Bestandsaufnahme. Für Bestandsveränderungen zwischen dem Aufnahme- und dem Bilanzstichtag ist ein eindeutiger Buch- und Belegnachweis erforderlich. Somit gehen die Begriffe „zeitnah“ und Stichtagsinventur immer einher.

Das deutsche Handelsgesetzbuch verlangt nach § 240 Abs. 2 HGB, dass ein Geschäftsjahr nicht länger als 12 Monate sein darf. Somit muss der Bilanzstichtag nicht mit dem letzten Tag des Jahres (31. Dezember) zusammenfallen. In den meisten Firmen Deutschlands und Europas aber wird es so gehalten, dass der letzte Tag des Jahres auch der Bilanzstichtag ist. An dieser Stelle soll noch einmal erwähnt sein, dass der Stichtag nichts anderes zu bedeuten hat als eine Abgrenzung der Geschäftsjahre im Rechnungswesen eines Unternehmens. Somit steht im Zentrum dieser Abgrenzung die Erfüllung des Periodisierungsprinzips nach § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB, welches wir Ihnen auch später in einem Exkurs noch näher erläutern.

Mit Hilfe der Stichtagsinventur soll eine möglichst effektive Inventur gewährleistet werden, sodass innerhalb weniger Tage das Inventurverfahren abgeschlossen wird. Hierfür wird die eigentliche Produktion aber meist ruhen gelassen, sodass jegliche Mitarbeiter in Inventurtrupps die Inventur durchführen sollen, was wiederum (s.o.) alles händisch oder mit Barcodes erfolgen kann.

Schlussendlich also kann man mit Hilfe der zeitnahen Stichtagsinventur die genauen Bestände für die Anfertigung der Bilanz des entsprechenden Geschäftsjahres verwenden und vermeidet so Rundungsfehler (bzw. Fortschreibungsfehler). Andererseits liegt in dieser Zeit der Geschäftsbetrieb weitgehend lahm und der gesamte Arbeitsaufwand, welcher meist recht hoch ist, entfällt auf die Durchführung der Inventur. Dennoch lässt sich eine solche Inventur relativ gut zum Jahreswechsel durchführen, da dort meist die Produktivität leidet, z.B. weil alte Aufträge auslaufen und so Raum und Zeit entsteht, eine Inventur durchzuführen.

Vollerfassung vs. Stichproben

Ebenfalls sinnvoll ist die Unterscheidung in eine Vollerfassung und eine Stichprobeninventur. Während bei der Vollerfassung im wahrsten Sinne des Wortes jeder Gegenstand einmal durch die Hände der durchführenden der Inventur geht, wird bei der Stichprobeninventur quasi nur ein statistisch zufällig ausgewählter Ort oder Gegenstand geprüft. Mit Hilfe dieser Stichprobe soll dann von diesem kleinen „gemessenen“ Bereich auf die Gesamtheit der Prüfgegenstände geschlossen werden.

Dieser Schritt ist allerdings kritisch zu betrachten. Die Statistik ist sicherlich ein nützliches Hilfsfach, dennoch birgt die Auswahl eines zufällig gewählten Bereiches die Gefahr, dass genau dieser geprüfte Bereich besonders gut  bzw. besonders schlecht ist.

Damit erreicht man durch eine Stichprobe nicht immer den Durchschnitt der zu prüfenden Gegenstände. Hier kommt wieder die Vollerhebung ins Spiel, mit Hilfe derer man so gut wie keine Fehler machen kann, denn sie bildet ab, was auch wirklich im Lager oder dem Konto ist.

Wenden wir dennoch unseren Blick einmal zurück auf das vorher schon angesprochene Problem der Größe:

Je größer Ihr Unternehmen ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie eine Vollerhebung durchführen können, ohne dass der Betriebsablauf maßgeblich gestört wird. Genau aus diesem Grund würde dann eine Stichprobeninventur eher in Frage kommen.

Hierbei ist es natürlich auch entscheidend, ob es einen erheblichen Kostenunterschied und/oder Unterschied in der Bilanz macht, wenn Sie doch die Stichprobenmethode wählen. Geht es um erhebliche monetäre Größen bei den zu prüfenden Gegenständen (pro Stück), dann sollten möglichst keine Kosten und Mühen gescheut werden, eine Vollerfassung durchzuführen.

Fortschreibung der Werte

Diese Option beinhaltet, dass auf Grundlage von Erfahrungswerten auch die zukünftigen Bestände ungefähr geschätzt werden, wobei eine exakte Nachprüfung ausbleibt. Eine Fortschreibung der Werte können Sie vornehmen, wenn Sie nicht unbedingt eine Inventur durchführen müssen. Führen Sie z.B. normalerweise die Form der permanenten Inventur durch und möchten einen Inventurtermin ausfallen lassen, so können Sie von einer Fortschreibung der Werte Gebrauch machen.

Natürlich kommt dieser Schritt nur in Frage, sofern das Gesetz nicht von Ihnen sogar eine Inventur fordert. Das Gesetz gebietet, dass mindestens alle 3 Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme erfolgen muss, sodass eine Fortschreibung der Werte nicht möglich ist. Die entsprechende Rechtsnorm hierzu ist im Handelsgesetzbuch unter §240 (3) HGB abgefasst.

Natürlich erleichtert die Fortschreibung der Werte den allgemeinen Betriebsablauf, da dieser dann nicht gestört wird. Insofern macht diese Option sicherlich Sinn, wenn das Unternehmen unter starkem Produktionsdruck steht und keine Zeit für diese außerordentlichen Tätigkeiten ist.

Es sollte ebenso bedacht werden, dass die zu häufige Verwendung der Wertfortschreibung zu einer Verzerrung der wirklichen Bilanzpositionen führt. Dieser Umstand ist nicht weiter schlimm, wenn es sich nicht um besonders kostspieliges Inventar handelt. Bei sehr kostenintensiven bzw. prozentual großen Bilanzpositionen ist es aber auch hier sinnvoll, in jedem Fall eine Prüfung nachzuholen.

Früher oder später können Nachlässigkeiten in der Prüfung des Lagerbestandes sonst zu erheblichen Problemen führen.

Des Weiteren sei hier erwähnt, dass eine Fortschreibung der Werte allenfalls erfolgen sollte, wenn Ihr Unternehmen schon auf eine gewisse Erfahrung in Bezug auf die Bestände zurückgreifen kann. Mit Hilfe der Erfahrung lässt sich meistens eine sehr viel zuverlässigere und der Realität nähere Prognose machen!

Inventar Inventur – was ist der Unterschied?

Wie schon im vorherigen Punkt angesprochen, gibt es neben der Inventur auch das Inventar. Wo aber liegt der Unterschied?

Das Ergebnis der Inventur ist das aufgelistete Inventar. Zum Inventar gehören:

  • Vermögensgegenstände
  • Schulden
  • Reinvermögen

Die Vermögensgegenstände in der Bilanz werden eingeteilt in Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Dabei sind Gegenstände des Anlagevermögens nur jene, die dauernd dem Geschäftsbetrieb dienen sollen (siehe auch: §247 (2) HGB). Das Anlagevermögen ist dabei relativ zum Umlaufvermögen schwieriger zu liquidieren.

Hierzu kann man sich ein einfaches Beispiel vor Augen führen. Eine Produktionshalle zählt zum Anlagevermögen und es würde wesentlich mehr Zeit und wahrscheinlich sogar Geld kosten, diese zu verkaufen als z.B. bei Wertpapieren (Umlaufvermögen), die man teilweise mit Hilfe eines Anrufes schon verkauft hat. Dabei wird sowohl das Umlaufvermögen als auch das Anlagevermögen aufgelistet.

Aus der Summe dieser beiden Vermögensbereiche werden dann die Schulden (ebenfalls dem Inventar zugehörig) abgezogen. Aus dieser Differenz lässt sich das Reinvermögen errechnen, welches gleichzeitig das Eigenkapital darstellt:

Hierzu eine kurze Auflistung der Vermögenswerte:

  1. Anlagevermögen
    1. Sachanlagen
    2. Immaterielle Vermögensgegenstände
    3. Finanzanlagen
  2. Umlaufvermögen
    1. Vorräte/Vorratsvermögen
      • Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
      • unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen
      • fertige Erzeugnisse und Waren
      • geleistete Anzahlungen
    2. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände
      • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
      • Forderungen gegen verbundene Unternehmen
      • Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht
      • sonstige Vermögensgegenstände
    3. Wertpapiere
      • Anteile an verbundenen Unternehmen
      • eigene Anteile
      • sonstige Wertpapiere
    4. Liquide Mittel
      • Schecks
      • Kassenbestände
      • Bundesbank- und Postgiroguthaben
      • Guthaben bei Kreditinstituten

Anlagevermögen + Umlaufvermögen = Summe des Vermögens

Dagegen stehen die Verbindlichkeiten eines Unternehmens:

  1.  Schulden
    1. Langfristige Schulden
      • Hypotheken
      • Darlehen
    2. kurzfristige Schulden
      • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
      • Sonstige Verbindlichkeiten

Addition der Posten = Summe der Schulden

→ Summe Vermögen – Summe Schulden = Reinvermögen

Sonderformen von Inventuren

Verlegte Inventur als Bewertungsvereinfachungsverfahren

Der Begriff „verlegte Inventur“ tritt häufig auf, obwohl er missverstanden werden kann. Es ist nicht, wie der Begriff vielleicht vermuten lässt, möglich eine Inventur so einfach zu verlegen. Wie in diesem Artikel mehrfach erläutert wird, ist es notwendig, nach spätestens 3 Jahren eine körperliche Bestandaufnahme in Form einer Inventur durchzuführen, wie auch der Gesetzgeber in §240 (3) HGB klarstellt.

In einigen Fällen aber ist es im Rahmen der Inventurvereinfachungsverfahren nach § 241 (3) HGB und R. 5.3 (1) EStR möglich, die Inventur zu verlegen. Der Gesetzgeber formuliert hierzu Folgendes:

„… In dem Inventar für den Schluss eines Geschäftsjahrs brauchen Vermögensgegenstände nicht verzeichnet zu werden, wenn auf Grund des besonderen Inventars durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahrens gesichert ist, dass der am Schluss des Geschäftsjahrs vorhandene Bestand der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt ordnungsgemäß bewertet werden kann.“

Somit räumt Ihnen der Gesetzgeber ein, eine verlegte Inventur durchzuführen, falls:

– die Vermögensgegenstände in besonderem Inventar aufgeführt sind
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten wurden
Fort- bzw. Rückschreibung der Werte stattgefunden hat

Diese Art der Inventur macht es Ihnen möglich, in einem 5-Monats-Zeitraum die Inventur vorzuziehen oder nachzuholen. Dieser Zeitraum ist nach dem Gesetz so definiert, dass wenn die Inventur auf Grund sehr großer Bestände zum Bilanzstichtag nicht möglich oder die Bedingungen für die permanente Inventur nicht erfüllt sind, so kann sie innerhalb der letzten drei Monate vor oder innerhalb der folgenden zwei Monate nach dem Stichtag durchgeführt werden. Wird dieser Zeitraum gewählt, muss eine wertmäßige Fortschreibung bzw. eine Rückrechnung zum Bilanzstichtag erfolgen.

Die Fortschreibung bzw. Rückrechnung kann man in vereinfachter Weise folgendermaßen darstellen:

Vorgelagerte Inventur – Fortschreibung

Wert am Inventurstichtag
+ Wert aller Zugänge (zwischen Inventur- und Bilanzstichtag)
– Wert aller Abgänge (zwischen Inventur- und Bilanzstichtag)
= Wert am Bilanzstichtag

Nachgelagerte Inventur – Rückrechnung

Wert am Inventurstichtag
– Wert aller Zugänge (zwischen Inventur- und Bilanzstichtag)
+ Wert aller Abgänge (zwischen Inventur- und Bilanzstichtag)
= Wert am Bilanzstichtag

Der kleine aber feine Unterschied liegt somit in der Subtraktion der Zugänge oder der Abgänge des Inventars.

Die Vorteile der verlegten Inventur begründen sich darauf, dass in saisonalen Stoßzeiten ein größerer Arbeitsaufwand vermieden werden kann. Sollten dann Inventurdifferenzen auftreten, können diese bei der vorgelagerten Inventur in einem größeren Zeitrahmen näher analysiert werden. Dabei können Sie herausfinden, wie die Differenzen entstanden sind.

Nachteile ergeben sich gegebenenfalls bei der Kalkulation der Wertfort- bzw. -rückrechnung, da hierbei zusätzliche Fehler bezüglich der Bestandszahlen entstehen können. Somit gilt es, an dieser Stelle zu überprüfen, ob für Vor- oder Nachteile überwiegen.

Wie läuft eine Inventur ab?

Nachdem Sie nun einen guten Überblick über sämtliche Arten von Inventuren und über die Positionen des Inventars haben, möchten Sie sicherlich wissen, wie man am besten eine Inventur durchführt. Chronologisch soll nun angefangen bei der Planung und Strukturierung hin zur Durchführung und den Ergebnissen der Inventurprozess erläutert werden.

Planung der Inventur

Um eine reibungsfreie Inventur zu gewähren, ist eine gute Planung und ein entsprechender Vorlauf unerlässlich. Der Vorlauf sollte dabei einen Zeithorizont von mindestens 6 Wochen umfassen, denn so lassen sich bei Stichtagsinventuren noch unnötige Behinderungen des Betriebsablaufes vermeiden!

Bei permanenten Inventuren sollten die Termine am besten schon zu Beginn des Jahres festgesetzt werden. Dies ist nur möglich, wenn Sie mit Produktionszahlen rechnen können oder verlässliche Vergangenheitswerte in Ihrem Unternehmen haben.

Andernfalls müssen Sie, sobald Sie über die Produktionsspitzen und Produktionslöcher Bescheid wissen, die Termine so anpassen, dass Sie wieder möglichst geringe Behinderungen im Betriebsablauf zur Folge haben. Eine gute Planung lässt sich in ein paar grundlegende Bestandteile zerlegen:

  • Zeitplan (Wann?)
  • Personalplan (Wer?)
  • Methode der Inventur (Wie?)
  • Zuweisung der Inventurbereiche (Wo?)

Mit Hilfe dieser 4 W-Fragen kann man die Planung einer Inventur grundsätzlich strukturieren. Gehen wir die einzelnen Dinge noch einmal Schritt für Schritt durch:

Zeitplan

Dieser ist so zu wählen, dass die Lagermengen entsprechend klein sind, denn es spart bei der Inventur Zeit und Geld, die geringeren Mengen an Produkten zu zählen. Zudem sollte eine KW gewählt werden, in der ebenfalls die zu bearbeitenden Aufträge eher von kleiner Zahl sind, sodass die Inventur die Arbeitsabläufe so wenig wie möglich stört! Idealerweise kann Ihnen hierbei ein extern beauftragtes Unternehmen eine genaue Vorhersage geben, wie lange eine Inventur dauern würde. Somit ist eine genaue Planbarkeit möglich, welche der Aufrechterhaltung eines normalen Betriebsalltages sehr dienlich ist.

Personalplanung

Hierbei steht die Frage im Raum, ob ein externes Unternehmen, welches auf Inventuren spezialisiert ist, beauftragt wird, um diese durchzuführen. Spielt die Zeit aber eine eher untergeordnete Rolle, so könnte man ebenfalls auch selbst eine Inventur mit eigens dafür beschafftem Personal planen. Dafür müssen Stellen ausgeschrieben werden, Arbeitsverträge geschlossen werden und eine Einteilung erfolgen.

Für kleinere mittelständische Betriebe empfiehlt sich hierbei jedoch, ein externes Unternehmen zu beauftragen, denn der bürokratische Aufwand, eine Inventur selbst zu organisieren, ist vergleichsweise hoch.

Methode der Inventur

Zentral steht hier die Frage nach der Größe Ihres Unternehmens im Raum. Je größer Ihr Unternehmen, desto schwieriger werden Stichtagsinventuren und Vollerfassungen, denn die Arbeitsabläufe werden maßgeblich gestört bzw. die Inventur dauert schlicht zu lange. Außerdem wird der Zeitaufwand oft so groß, dass ein normaler Produktionsbetrieb oft für mehrere Tage oder Wochen außer Kraft gesetzt ist.

Zuweisung der Inventurbereiche

In diesem Punkt geht es noch einmal um die intelligente Gestaltung des Zeitplans. Ist es möglich, die Inventur so zu gestalten, dass einzelne Bereiche geprüft werden, dann können Sie den Plan so umsetzen, dass jeweils an einem Tag ein anderer Bereich geprüft wird. Die Bereiche können dann so ausgewählt werden, dass die Behinderung des Betriebsalltages eher klein gehalten wird.

Typische Fragestellungen bei der Inventur

Zu guter Letzt sollen nun noch typischen Fragen zur Inventur geklärt werden:

Mehr- und Mindermengen – wie entstehen sie und wie geht man damit um?

Die wohl unangenehmste Frage, die sich Ihnen stellt, wenn die Inventur durchgeführt wurde, ist, wie nun mit Minder- oder Mehrmengen umgegangen werden soll.

Entstehen können beide recht häufig. Gerade bei Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen kann dieser Fall auftreten. Warum? Zu Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen zählen typischerweise Dinge wie Nägel, Schrauben, Kriechöle etc.

Von Zeit zu Zeit kann es nun sein, dass eine Schraube mehr benötigt wird und diese nicht in der Auflistung der verwendeten Betriebsmittel auftaucht, oder sogar Nägel oder Schrauben verrosten, und diese werden entsorgt, ohne dass es jemand notiert. Ähnliches kann auch mit monetären Werten passieren. Beispielsweise wird eine Buchung getätigt, ohne dass das zutreffende Buchungsformular ausgefüllt wurde, da der Durchführende gerade im Stress war. Oder Verschnitt-Mengen werden nicht korrekt erfasst (ausgebucht oder zurückgebucht).

Alle diese Dinge sind menschlich und passieren im Zeitverlauf.

Nicht um sonst heißt es: „Wo gehobelt wird, fallen auch Späne!“

Nach dem deutschen Handelsgesetz gibt es grundsätzlich eine Option mit Mindermengen oder Mehrmengen umzugehen. Nach § 240 Abs. 3 HGB dürfen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe mit einer gleichbleibenden Menge und einem gleichbleibenden Wert angesetzt werden, wenn:

  • die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe regelmäßig ersetzt werden,
  • der Gesamtwert von nachrangiger Bedeutung für das Unternehmen ist,
  • der Bestand nur geringen Veränderungen hinsichtlich Größe, Wert und Zusammensetzung unterliegt und
  • alle 3 Jahre eine körperliche Inventur durchgeführt wird.

Dieser gesetzliche Rahmen räumt Ihnen die Möglichkeit ein, nicht ständig die Zahlen der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe überprüfen zu müssen.

Dieses gilt aber nicht in Bezug auf die angesetzten Werte bei Immobilien, Maschinen, Konten etc.

Hierbei sind Sie nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (kurz: GoB) dazu verpflichtet, folgende Grundsätze sowie Prinzipien einzuhalten:

Exkurs Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB):

Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit (Rechtsgrundlage: § 239 Abs. 2 HGB)

Dieser Grundsatz impliziert, dass die Handelsbücher so geführt werden müssen, dass die Eintragungen in den Büchern vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfolgen haben. Zudem sind die angegebenen Daten nicht zu verfälschen!

Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit (Rechtsgrundlage: § 238 Abs. 1 S. 2 HGB, § 243 Abs. 2 HGB)

Dieser Grundsatz soll dem Umstand dienen, dass auch ein unabhängiger Dritter sich mit Hilfe der Bücher in einem angemessenen Zeitraum einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens machen kann.

Grundsatz der Einzelbewertung (Rechtsgrundlage: § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 3 UGB)

Die Bewertung der einzelnen Bilanzpositionen ist so vorzunehmen, dass die Bewertungskriterien der Eröffnungsbilanz und der Schlussbilanz eines Geschäftsjahres übereinstimmen!

Außerdem sollen alle Gegenstände einzelnen bewertet und vorsichtig bewertet werden, sodass etwaige vorhersehbare Risiken und Verluste schon in der Bilanz verzeichnet werden.

Grundsatz der Vollständigkeit (Rechtsgrundlage: § 239 Abs. 2 HGB, § 246 Abs. 1 HGB)

Ähnlich wie der 1. Grundsatz sollen alle Daten vollständig sein. Es darf also nicht durch veränderte oder unterschlagene Information die Bilanz beeinflusst werden!

Wertaufhellung (Rechtsgrundlage: § 252 Abs.1 Nr.4 HGB)

In diesem Grundsatz ist verankert, dass vorhersehbare Risiken oder Verluste noch zum Abschlussstichtag hin in der Bilanz realisiert werden müssen. Für Gewinne hingegen gilt das folgende Realisationsprinzip! Sie sind nur zum Abschlussstichtag zu berücksichtigen, wenn sie auch zum Abschlussstichtag realisiert werden, d.h. auf ein Konto eingehen bzw. zu einem Zahlungsstrom führen.

Realisationsprinzip (Rechtsgrundlage: § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 4 UGB)

Demzufolge dürfen Vermögensgegenstände in der Bilanz nur mit ihren Anschaffungskosten (AK) oder ihren Herstellungskosten (HK) bewertet werden. Eine Bewertung zu dem (vermuteten) Verkaufspreis ist nicht zulässig. Diese Wertobergrenze ist auch als AK/HK-Prinzip bekannt.

Grundsatz der sachlichen und zeitlichen Abgrenzung (Rechtsgrundlage zur zeitlichen Abgrenzung: § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 5 UGB)

Der Grundsatz der sachlichen Abgrenzung steht in Verbindung mit dem zuvor behandelten Realisationsprinzip. Hierbei geht es nicht um die Vermögensgegenstände der Bilanz, sondern darum, dass die Aufwendungen und Erträge der GuV in Abhängigkeit ihrer Zahlungen der jeweiligen Periode zuzuordnen sind (periodengerecht). Kauft ein Unternehmen z.B. Rohstoffe, welche erst im nächsten Jahr in der Produktion verbraucht werden, dann werden die Ausgaben für diese Rohstoffe auch erst im nächsten Jahr zu Aufwendungen.

Beim Grundsatz der zeitlichen Abgrenzung sind zeitraumbezogene Vermögensänderungen, wie z. B. Mieteinnahmen und -ausgaben, zeitlich proportional jener Periode zuzurechnen, in der sie ursächlich entstanden sind, und nicht in der Periode, in der die Zahlung erfolgte.

Das Unternehmen erhält am 1. November 2012 eine Mietzahlung für ein Gebäude in Höhe von 15.000 € für die folgenden 5 Monate. 5.000 € sind dem Jahr 2012 zuzuordnen und die restlichen 10.000 € dem Jahr 2013.

Grundsatz der Vorsicht (Rechtsgrundlage: § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 4 UGB)

Es soll so bewertet werden, dass sich der Geschäftsinhaber lieber immer ärmer als reicher rechnen kann, was vor allem dem Gläubigerschutz dienen soll. Das Realisationsprinzip und das Imparitätsprinzip sind zwei Unterprinzipien des Grundsatzes der Vorsicht!

Grundsatz der Fortführung der Unternehmenstätigkeit (Rechtsgrundlage: § 252 Abs. 1 Nr. 2 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 2 UGB)

Bei jeglicher Bewertung der Vermögensgegenstände des Unternehmens ist von einer Fortführung der Geschäftstätigkeit auszugehen, sodass keine Ausnahmen aufgrund einer vermuteten geschäftlichen Entwicklung bezüglich der Bewertung gemacht werden dürfen.

Periodisierungsprinzip Rechtsgrundlage: § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB

Inhaltlich ähnelt dieses Prinzip dem Grundsatz der sachlichen und zeitlichen Abgrenzung, denn Erträge der jeweiligen Periode (i.d.R. das Geschäftsjahr) müssen den entsprechenden Aufwendungen gegenübergestellt werden.

Stichtagsprinzip (Rechtsgrundlage: § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 3 UGB)

Vermögensgegenstände und Schulden sind zum Abschlussstichtag einzeln zu bewerten, Umsatzerlöse, Aufwendungen und Erträge sind am Bilanzstichtag abzugrenzen, sodass eine klare zeitlich Linie für die Bewertung der aufgeführten Positionen gesetzt ist.

Den genauen Wortlaut zu diesen Paragraphen finden Sie im Handelsgesetzbuch (kurz: HGB) unter den jeweils hier aufgeführten Paragraphen. Grundsätzlich sind Sie aber dazu verpflichtet entsprechend klare, wahre und nachvollziehbare Werte bei einer Inventur durchzuführen, denn diese Bestandswerte finden sich dann wiederum in der Bilanz wieder und die Bilanz ist die Grundlage für die Ermittlung des Vermögens entscheidend sowie auch für die im Rahmen der Gewinn und Verlustrechnung für Ermittlung des Jahresüberschusses / Jahresfehlbetrages, welcher wiederum die Steuerlast bestimmt.

Exkurs Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Ende

Wird also bei einer Inventur und in der Buchführung gut vorgearbeitet, so haben es die Steuerprüfer und Sie hinterher einfacher. Vergleichbar ist das mit der Aufstellung und Abgabe der eigenen Steuererklärung: Je genauer und detaillierter Sie diese einreichen, desto weniger Dokumente müssen nachgereicht oder offene Fragen hinterher noch beantwortet werden.

Nicht alles kann man in Bezug auf Bilanz und Inventur selbst verstehen und regeln, weshalb es auch Sinn machen kann, im Zweifelsfall einen Experten zu Rate zu ziehen!

Vom Regal in die EDV – wie werden die Zähllisten effizient in die Warenwirtschaft übernommen?

Heute gibt es unzählige Möglichkeiten, eine Inventur durchzuführen und dabei kleine digitale Hilfsmittel zu verwenden.

Am schnellsten geht die Erfassung mit Barcodes. Es ist grundsätzlich möglich, von vorneherein jedes im Unternehmen vorhandene Gut mit einem Barcode zu versehen. Der Aufwand für die Erstellung der Barcodes relativiert sich im laufenden Betrieb der Ein- und Auslagerung (Kommissionierung) sowie bei der eingesparten Zeit für die Inventur relativ schnell.

Diese Option ist aber nur für physische Produkte möglich. Bei der Inventur wäre es dann ein sehr einfaches Unterfangen, nur mit einem Barcode-Scanner die einzelnen Produkte einzuscannen und die Mengen dazu zu erfassen. Dabei werden dann keine klassischen Zähllisten mehr benötigt, die im Gegensatz dazu vergleichsweise fehleranfällig sind. Zähllisten als reine Papierausdrucke sind anfangs kostengünstig, denn es müssen keine Barcode-Scanner gekauft, die Mitarbeiter geschult und Barcode-Etikette aufgeklebt werden.

Allerdings sind Zähllisten auch sehr unübersichtlich und unhandlich. Es können sich bei größeren Inventuren Unmengen von Zähllisten ansammeln, die dann wegen ihrer Menge eine lange Zeit der Bearbeitung benötigen. Die Kosten der Zähllisten stecken also nicht im Papier, sondern in der benötigten Bearbeitungszeit, die oft übersehen wird.

Haben Sie also eine große Zahl physischer Produkte in Ihrem Lagerbestand so ist die Lösung Barcode-Scanner empfehlenswert. Geht es eher um kleinere Zahlen von physischen Produkten oder eher um monetäre Werte, dann ist immer noch eine herkömmliche Zählliste das Mittel der Wahl!

Sollten Sie Kleinteile wie Schrauben zählen müssen, so ist es viel zu zeitaufwändig und damit ineffizient, diese alle von Hand zu zählen. Genau aus diesem Grund empfiehlt es sich, mit Hilfe einer Inventurwaage die Anzahl der Kleinteile zu bestimmen.

Hierfür muss das Einzelgewicht eines Kleinteils bekannt sein. Der auf der Waage dann abgelesene Wert kann verwendet werden, um mit Hilfe einfacher Dimension durch das Einzelgewicht die Anzahl festzustellen. Da nicht alle Kleinteile gleichviel wiegen, ist es dann notwendig, den errechneten Wert zu runden. Falls Sie ganz genaue Werte haben möchten, können Sie auch mit einer Anzahl z.B. 25 aus 1000 (nicht weniger, denn das verzerrt den Wert) eine Stichprobe ziehen (hier finden Sie einen Hintergrundartikel zum Hypothesenthest).

Dann addieren Sie die Gewichte und dividieren durch die gezogene Anzahl. Den Wert, den Sie dann erhalten, ist ein Mittelwert, mit dem Sie bei größeren Mengen besser und verlässlicher rechnen können!

Moderne Inventurwaagen nehmen Ihnen diese Arbeit ab und zeigen Ihnen direkt die exakte Menge der zu erfassenden Güter an.

Schlussbetrachtung Inventur

In der betrieblichen Praxis ist es wichtig, schon vor Beginn der Geschäftstätigkeit oder strategisch für die Zukunft zu planen, mit welcher Methode im Unternehmen die Inventur durchgeführt werden soll.

Dabei ergibt sich ein Spannungsfeld in Bezug auf die Vor- und Nachteile der durchzuführenden Methoden. Bei genauer Analyse ihrer Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken ergeben sich auch für Sie bei der Wahl einer bestimmten Methode strategische Vorteile (zum Thema SWOT-Analyse können Sie hier ebenfalls von uns einen Artikel finden).

Eine ganz besondere Variante der permanenten Inventur bietet sich vor allem für einen Handwerksbetrieb, der mit mehreren Arbeitsplätzen für die Arbeitnehmer arbeitet.

Hier sind die Materialentnahmen und -zugänge jedes einzelnen in sehr hoher Zahl vorhanden, weshalb es ein enormer Zeitaufwand wäre, jedes Mal einen neuen Materialentnahmeschein anzufertigen.

Viel effizienter ist hier das System 5S (dazu finden Sie ebenfalls einen Artikel mit genaueren Informationen zum System von uns), welches die Arbeitsplatzorganisation neu definiert, um sie mit der permanenten Inventur zu kombinieren.

Hierzu füllt der Arbeitnehmer für seinen Arbeitsplatz am Ende des Tages nur ein vorgefertigtes Formular aus und notiert dort alle Materialzugänge und -abgänge. Mit Hilfe dieses einen Prozesses ist es nicht nur möglich, einen Mangel an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen festzustellen, sondern auch die Bestandsveränderungen zu registrieren.
Daraus folgt, dass die Einkaufsabteilung für die Aufstockung der Materialien sorgen kann und die Buchhaltung immer aktuelle Zahlen hat, welche es einfacher machen, das Rentabilitätsziel und das Liquiditätsziel Ihres Unternehmens zu erreichen.

Denken Sie quer und gehen Sie neue Wege, auch bei scheinbar alternativlosen Prozessen wie der Inventur!

Mit bestem Gruß aus Bayreuth,
Axel Schröder
Bildquelle: Fotolia – © Robert Kneschke; © industrieblick

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