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Die kombinierte ABC/XYZ-Analyse – Ein weiterer Schritt zu materialwirtschaftlichem Erfolg

ABC-XYZ Analyse
Sowohl mit der ABC-Analyse als auch der XYZ-Analyse, die ich Ihnen bereits vorgestellt habe, lassen sich einzeln wunderbare Erkenntnisse im Unternehmen gewinnen.

Während die ABC-Analyse Ihnen u.a. dabei helfen kann, herauszufinden, welche Artikel den höchsten Wertanteil ausmachen und für Sie dementsprechend von besonderer wertmäßiger Bedeutung sind, ermöglicht die XYZ-Analyse eine differenzierte Betrachtung ihrer Bedarfszeitreihen, die wiederum als erste Entscheidungsgrundlage für Ihre Beschaffungsstrategien dienen kann.

Einen noch wertvolleren Einblick bekommen Sie jedoch mit einer Kombination beider Controlling-Werkzeuge. Das heißt für Sie: doppelte Aussagekraft und doppelter Erfolg bei gleichem Aufwand.

Mit diesem Artikel möchte ich Ihnen aufzeigen, wie durch den Einsatz der relativ einfach zu handhabenden Planungs- und Entscheidungshilfe der kombinierten ABC-XYZ-Analyse bedeutende betriebswirtschaftliche Wirkungen in Beschaffung und Absatz erreicht werden können, auch in Ihrem Unternehmen!

Die Idee der kombinierten ABC/XYZ-Analyse

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Inhaltliche Überlegungen und praktische Erfahrungen zeigen gleichermaßen, dass zwischen dem Werteanteil einzelner Güter (ermittelt anhand der ABC-Analyse) und dem zeitlichen Bedarfs- bzw. Verbrauchsverlauf dieser Positionen (ermittelt anhand der XYZ-Analyse) ein Zusammenhang hergestellt werden kann. Dieser Zusammenhang ist nötig, um das letzte Puzzleteil zu finden, das dabei hilft die Materialwirtschaft zu optimieren.

Erst wenn Sie wissen, wie regelmäßig ein Artikel benötigt wird und welche wertmäßige Bedeutung dieser Artikel hat, können Sie eine geeignete Beschaffungsstrategie ableiten und in Ihrem Unternehmen implementieren. Darüberhinaus wissen Sie erst dann, welchen Gütern Sie Ihre volle Aufmerksamkeit schenken sollten und welche Güter unkritisch sind, sodass Sie Ihr Monitoring, d.h. die Güterbeobachtung (beispielsweise die Kontrolle von Verbrauch oder Warenein- und ausgang), effizient und letztendlich kostensparend gestalten können.

Reduzieren Sie Ihre Monitoringkosten!

Auch für das Monitoring gilt es, die gegebenen Ressourcen (Geld, Zeit, Arbeitskraft) möglichst sinnvoll einzusetzen. Um dies zu gewährleisten, reicht es nicht aus, dass Sie aus der ABC-Analyse ableiten können, dass der Fokus auf alle A-Güter aufgrund ihres hohen Wertanteils gelegt werden sollte.

Effizientes Monitoring ist Ihnen erst dann möglich, wenn Sie auf solcher Erkenntnis aufbauend eine XYZ-Analyse durchführen und auf diese Weise ein differenzierteres Bild erhalten. Sie werden erkennen, dass Sie bei einer hohen Vorhersagegenauigkeit z.B. A-Güter mit deutlich geringerer Aufmerksamkeit behandeln müssen als A-Güter mit schlecht prognostizierbarem Verbrauch.

An dieser Stelle gebe ich noch den Hinweis, dass die XYZ-Analyse auch gern als RSU-Analyse bezeichnet wird. Dieser Begriff kommt häufig in der deutschen Materialwirtschaft vor. Dabei steht r steht für regelmäßig, s für saisonal und u für unregelmäßig.

Vorhersagegenauigkeit erhöhen durch systematische Planung

Die Vorhersagegenauigkeit des Verbrauches ist immer wieder ein großes Problem bei teileintensiven Unternehmen. Mit der klassischen XYZ-Analyse kann die Vorhersagegenauigkeit des Teileverbrauchs zwar deutlich verbessert werden (weil man gezwungen ist, sich systematisch mit seinem Verbrauch auseinanderzusetzen), beruht aber nach wie vor auf Vergangenheitswerten. Was in der Vergangenheit war, muss nicht zwangsläufig immer so sein. Auftragseingänge können sich jederzeit ändern, teilweise sogar dramatisch, wie die Jahre 2007 bis 2009 gezeigt haben (Weltwirtschaftskrise im Zuge der Finanzkrise).

Die deutlich bessere Variante ist es daher, den Verbrauch seiner Teile gemeinsam mit dem Vertrieb zu planen und laufend mit dem tatsächlichen Verbrauch abzugleichen. Die Abweichungen zwischen Plan und Ist (also die Delta-Mengen) sind dann eine deutlich belastbarere Grundlage zur Bestimmung des Schwankungsverhaltens und damit eine entscheidende Verbesserung der Vorhersagegenauigkeit. Eine genaue Anleitung, wie man das durchführt, finden Sie hier.

Der Zusammenhang zwischen Werthaltigkeit und Schwankungsverhalten

Um den gewollten Zusammenhang herzustellen, kombinieren Sie einfach die Ergebnisse der jeweiligen Analyse. Sie erhalten auf diese Weise neun (statt bisher drei) Kategorien, die nachstehend in der kombinierten ABC-XYZ-Matrix abgetragen sind. Wie darin unschwer zu erkennen ist, ermöglicht diese intuitiv verständliche Erweiterung der Kategorisierung um eine neue Dimension eine umfassendere Sicht auf Ihre Güter.

ABC-XYZ-Matrix

Die kombinierte ABC-XYZ-Matrix | Nachgezeichnet aus
Quelle: Arnold, Ulli: Beschaffungsmanagement. Schaeffer-Poeschel Verlag, 2. Auflage, Stuttgart 1997. | Bild samt Quellenangabe verwendet werden

Handlungsempfehlungen auf Grundlage der kombinierten ABC-XYZ-Analyse

Im Folgenden möchte ich Ihnen einige typische Beschaffungsstrategien nennen, die sich für die entsprechende Güterklassifizierung eignen. Fassen Sie diese bitte weniger als eine in Stein gemeißelte Universalnorm, sondern mehr als bewährte Handlungsempfehlungen auf, die auf vielfachen Erfahrungswerten beruhen. Dass sich in Einzelfällen abweichende Beschaffungsstrategien anbieten, hat mitunter Gründe, die von der kombinierten ABC-XYZ-Analyse nicht berücksichtigt werden können. Beachten Sie hierzu auch meinen Hinweis.

Hinweis: Denken Sie daran, dass neben den Kriterien Werthaltigkeit und Schwankungsverhalten auch andere Einflussfaktoren wie beispielsweise Preisschwankungen die Beschaffungspositionen beeinflussen können. Sind bei A-Gütern mit geringer Verbrauchsschwankung große Preisschwankungen zu beobachten, kann es wirtschaftlich sinnvoll sein, ggf. von der bewährten Beschaffungsstrategie einer synchronen Lieferung abzuweichen.

Beschaffen Sie A-Teile möglichst verbrauchssynchron!

Bei Materialdispositionen mit hohem Wertanteil (A-Gut) und einem stark unregelmäßigen Verbrauch (Z-Gut) benötigen Sie eine genaue Beschaffungs- und Lagerplanung, damit hohe Sicherheitsbestände nicht zu einer unnötigen Kapitalbindung im Lager führen (mit der Folge von Opportunitätskosten, beispielsweise durch Zinsverluste oder gar Verderben von Ware) und Ihnen zum anderen keine Gefahr eines Produktionsausfalls durch zu geringe Lagerbestände droht. Aufgrund des Zielkonflikts „hoher Lagerbestand zur Versorgungssicherheit“ und „geringer Lagerbestand zur Kostenreduzierung“ ist ein solches AZ-Gut für Sie besonders kritisch und sollte von Ihnen mit äußerster Sorgfalt beobachtet werden. Möglicherweise sollten Sie versuchen, die Zusammenarbeit mit Ihrem/Ihren Lieferanten dahingehend zu intensivieren, dass eine schnelle Abrufbarkeit gewährleistet werden kann.

Unproblematischer sind für Sie hingegen AX-Güter. Der relativ regelmäßige Verbrauch und damit die gute Planbarkeit bei gleichzeitig hohem Wertanteil sollten Sie dazu veranlassen, die Möglichkeit einer Just-in-Time-Lieferung in Betracht zu ziehen. Überspitzt gesagt, sollten Sie versuchen, dass der LKW mit den benötigten Teilen genau dann ankommt, wenn Sie die Teile auch verwenden.

Legen Sie C-Güter lieber auf Lager als unnötig hohe Kosten durch Just-in-Time-Lieferung oder gar Produktionsausfälle in Kauf zu nehmen!

Bei Gütern mit geringem Wertanteil (C-Gütern) und starkem Schwankungsverhalten dominiert der Aspekt der Produktionssicherheit. Es kann für Sie daher die kostengünstigere Alternative sein,  für ein solches CZ-Gut einen höheren Sicherheitsbestand anzulegen, anstatt sich um eine exakte Beschaffungs- und Lagerplanung zu bemühen.

Als unkritisch können Sie auch CX-Güter klassifizieren. Aufgrund ihres geringen Wertanteils und der guten Planbarkeit ihres Verbrauchs müssen Sie nur einen geringen Teil Ihrer Aufmerksamkeit auf diese Güterkategorie richten. Denkbar ist  beispielsweise eine automatisierte Beschaffung zu festen Zeitpunkten mit festgelegten Mengen.

Schritt für Schritt zur kombinierten ABC-XYZ-Analyse

  1. Überlegen Sie sich, was Sie auswerten wollen und welche Daten Sie dafür benötigen. Neben der Beschaffungsseite, lässt sich mit der kombinierten ABC-XYZ-Analyse auch der Absatz analysieren, um so gewinnbringende Erkenntnisse für die Produktionsplanung zu erhalten.
  2. Besorgen Sie sich die Daten für die ABC- bzw. XYZ-Analyse aus der Buchhaltung, aus dem Vertrieb, aus dem Lager, der Marketingabteilung oder wo auch immer Sie glauben, die notwendigen Informationen zu erhalten. Denken Sie auch hierbei daran, dass Materialeingang, -ausgang und -verbrauch nicht zwingend übereinstimmen. Es können immer Teile fehlerhaft sein, kaputt oder verloren gehen.
  3. Führen Sie eine ABC-Analyse durch. Sollten Sie hierzu weitere Fragen haben, schauen Sie sich doch einfach den dazugehörigen Beitrag an oder scheuen Sie sich nicht, mich zu kontaktieren. Ich helfe gerne weiter.
  4. Führen Sie für die gleichen Artikel eine XYZ-Analyse durch. Auch hier kann ich Sie bei Unklarheit nur ermuntern, einen Blick in den umfassenden Beitrag zu werfen oder bei offenen Fragen, mich zu kontaktieren.
  5. Kombinieren Sie die Erkenntnisse beider Controlling-Werkzeuge und überführen Sie diese in die neue ABC-XYZ-Matrix, wie ich sie oben vorgestellt habe.
  6. Leiten Sie die entsprechenden Handlungsempfehlungen für die Wahl von Beschaffungsstrategien (alternativ Produktionsstrategien bei Analyse des Absatzes) ab. Passen Sie Ihr Monitoring dahingehend an.
  7. Kontrollieren Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen. Sollte es zu unerwünschten Effekten kommen, überdenken Sie die gewählte Strategie. Da sich die Gewichtung und damit die Einordnung von Gütern im Zeitablauf verschieben kann, sollten Sie schließlich die kombinierte ABC-XYZ-Analyse in regelmäßigen Abständen wiederholen.

Sollten Sie weitergehende Fragen zur kombinierten ABC-XYZ-Analyse haben, können Sie gerne mit mir Kontakt aufnehmen. Trauen Sie sich!

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © Africa Studio

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