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Die kombinierte ABC/XYZ-Analyse – Ein weiterer Schritt zu materialwirtschaftlichem Erfolg

ABC-XYZ Analyse
Sowohl mit der ABC-Analyse als auch der XYZ-Analyse, lassen sich einzeln wunderbare Erkenntnisse im Unternehmen gewinnen. Während die ABC-Analyse Ihnen helfen kann, herauszufinden, welche Artikel den höchsten Wertanteil ausmachen, ermöglicht die XYZ-Analyse eine differenzierte Betrachtung ihrer Bedarfszeitreihen. Das ist wiederum eine erste Entscheidungsgrundlage für Ihre Beschaffungsstrategien.

Einen noch wertvolleren Einblick bekommen Sie jedoch mit einer Kombination beider Controlling-Werkzeuge. Das heißt für Sie: doppelte Aussagekraft und doppelter Erfolg bei gleichem Aufwand. Mit diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie durch den Einsatz der kombinierten ABC-XYZ-Analyse bedeutende betriebswirtschaftliche Wirkungen in Beschaffung und Absatz erreicht werden können.

Die Idee der kombinierten ABC/XYZ Analyse

Inhaltliche Überlegungen und praktische Erfahrungen zeigen gleichermaßen, dass zwischen dem Werteanteil einzelner Güter (ermittelt anhand der ABC-Analyse) und dem zeitlichen Bedarfs- bzw. Verbrauchsverlauf dieser Positionen (ermittelt anhand der XYZ-Analyse) ein Zusammenhang hergestellt werden kann. Dieser Zusammenhang ist nötig, um das letzte Puzzleteil zu finden, das hilft, Ihre Materialwirtschaft zu optimieren.

Erst wenn Sie wissen, wie regelmäßig ein Artikel benötigt wird und welche wertmäßige Bedeutung dieser Artikel hat, können Sie eine geeignete Beschaffungsstrategie ableiten und in Ihrem Unternehmen implementieren. Darüberhinaus wissen Sie erst dann, welchen Gütern Sie Ihre volle Aufmerksamkeit schenken sollten und welche Güter unkritisch sind. So können Sie Ihr Monitoring, d.h. die Güterbeobachtung (beispielsweise die Kontrolle von Verbrauch oder Warenein- und ausgang), effizient und letztendlich kostensparend gestalten.

Reduzieren Sie Ihre Monitoringkosten!

Auch für das Monitoring gilt es, die gegebenen Ressourcen (Geld, Zeit, Arbeitskraft) möglichst sinnvoll einzusetzen. Es reicht nicht aus, aus der ABC-Analyse ableiten zu können, den hohen Wertanteil der A-Güter in den Fokus zu setzen.

Effizientes Monitoring ist erst möglich, wenn Sie mit dieser Erkenntnis eine XYZ-Analyse durchführen und  ein differenzierteres Bild erhalten. Sie werden erkennen, dass Sie bei einer hohen Vorhersagegenauigkeit z.B. A-Güter mit deutlich geringerer Aufmerksamkeit behandeln müssen als A-Güter mit schlecht prognostizierbarem Verbrauch.

An dieser Stelle gebe ich noch den Hinweis, dass die XYZ-Analyse auch gern als RSU-Analyse bezeichnet wird. Dieser Begriff kommt häufig in der deutschen Materialwirtschaft vor. Dabei steht r steht für regelmäßig, s für saisonal und u für unregelmäßig.

 Systematische Planung erhöht die Vorhersagegenauigkeit

Die Vorhersagegenauigkeit des Verbrauches ist ein großes Problem bei teileintensiven Unternehmen. Mit der klassischen XYZ-Analyse können Sie den Teileverbrauchs zwar deutlich besser vorhersagen – Sie haben sich schließlich systematisch mit dem Verbrauch auseinandergesetzt! Aber sie beruht auf Vergangenheitswerten und kann dadurch zu großen Abweichungen führen. Auftragseingänge können sich jederzeit ändern, teilweise sogar dramatisch, wie die Jahre 2007 bis 2009 gezeigt haben (Weltwirtschaftskrise im Zuge der Finanzkrise).

Die deutlich bessere Variante ist es, den Verbrauch seiner Teile gemeinsam mit dem Vertrieb zu planen. Der stete Abgleich mit dem tatsächlichen Verbrauch optimiert die Planung. Die Abweichungen zwischen Plan und Ist (also die Delta-Mengen) sind eine deutlich sinnvollere Grundlage zur Bestimmung des Schwankungsverhaltens. Sie verbessern immens Ihre Vorhersagegenauigkeit! Eine genaue Anleitung, wie man das durchführt, finden Sie hier.

Der Zusammenhang zwischen Werthaltigkeit und Schwankungsverhalten

Um den gewollten Zusammenhang herzustellen, kombinieren Sie einfach die Ergebnisse der jeweiligen Analyse. Sie erhalten auf diese Weise neun (statt bisher drei) Kategorien, die nachstehend in der kombinierten ABC-XYZ-Matrix abgetragen sind. Diese intuitiv verständliche Erweiterung der Kategorisierung um eine neue Dimension ermöglicht eine umfassendere Sicht auf Ihre Güter.

ABC-XYZ-Matrix

Die kombinierte ABC-XYZ-Matrix | Nachgezeichnet aus
Quelle: Arnold, Ulli: Beschaffungsmanagement. Schaeffer-Poeschel Verlag, 2. Auflage, Stuttgart 1997. | Bild samt Quellenangabe verwendet werden

Handlungsempfehlungen mit Hilfe der kombinierten ABC-XYZ-Analyse

Im Folgenden möchte ich Ihnen einige typische Beschaffungsstrategien nennen, die sich für die entsprechende Güterklassifizierung eignen. Fassen Sie diese bitte weniger als eine in Stein gemeißelte Universalnorm, sondern mehr als bewährte Handlungsempfehlungen auf, die auf vielfachen Erfahrungswerten beruhen. Dass sich in Einzelfällen abweichende Beschaffungsstrategien anbieten, hat mitunter Gründe, die von der kombinierten ABC-XYZ-Analyse nicht berücksichtigt werden können. Beachten Sie hierzu auch meinen Hinweis.

Hinweis: Denken Sie daran, dass neben den Kriterien Werthaltigkeit und Schwankungsverhalten auch andere Einflussfaktoren wie beispielsweise Preisschwankungen die Beschaffungspositionen beeinflussen können. Sind bei A-Gütern mit geringer Verbrauchsschwankung große Preisschwankungen zu beobachten, kann es wirtschaftlich sinnvoll sein, ggf. von der bewährten Beschaffungsstrategie einer synchronen Lieferung abzuweichen.

Beschaffen Sie A-Teile möglichst verbrauchssynchron!

Bei Materialdispositionen mit hohem Wertanteil (A-Gut) und einem stark unregelmäßigen Verbrauch (Z-Gut) benötigen Sie eine genaue Beschaffungs- und Lagerplanung. Hohe Sicherheitsbestände sollen nicht zu einer unnötigen Kapitalbindung im Lager führen, die Opportunitätskosten mit sich bringen kann: beispielsweise durch Zinsverluste oder gar Verderben von Ware. Zu vermeiden ist gleichzeitig die Möglichkeit eines Produktionsausfalls durch zu geringe Lagerbestände. Dieser Zielkonflikt – „hoher Lagerbestand zur Versorgungssicherheit“ und „geringer Lagerbestand zur Kostenreduzierung“ – führt zur Katgeorie AZ-Gut. Dieses AZ-Teil ist für Sie besonders kritisch und sollte mit äußerster Sorgfalt beobachtet werden. Möglicherweise sollten Sie versuchen, die Zusammenarbeit mit Ihrem/Ihren Lieferanten dahingehend zu intensivieren, dass eine schnelle Abrufbarkeit gewährleistet werden kann.

Unproblematischer sind für Sie hingegen AX-Güter. Regelmäßiger Verbrauch und gute Planbarkeit bei gleichzeitig hohem Wertanteil regen an, die Möglichkeit einer Just-in-Time-Lieferung in Betracht zu ziehen. Überspitzt gesagt, sollten Sie versuchen, dass der LKW mit den benötigten Teilen genau dann ankommt, wenn Sie die Teile auch verwenden.

Legen Sie C-Güter lieber auf Lager

Bei Gütern mit geringem Wertanteil (C-Gütern) und starkem Schwankungsverhalten dominiert der Aspekt der Produktionssicherheit. Es kann für Sie daher die kostengünstigere Alternative sein, für ein solches CZ-Produkt einen höheren Sicherheitsbestand anzulegen. Sie müssen damit keine exakte Beschaffungs- und Lagerplanung führen.

Als unkritisch können Sie auch CX-Güter klassifizieren. Aufgrund ihres geringen Wertanteils und der stabilen Planbarkeit ihres Verbrauchs müssen Sie nur einen geringen Teil Ihrer Aufmerksamkeit auf diese Güterkategorie richten. Denkbar ist  beispielsweise eine automatisierte Beschaffung zu festen Zeitpunkten mit festgelegten Mengen.

Schritt für Schritt zur kombinierten ABC-XYZ-Analyse

  1. Überlegen Sie sich, was Sie auswerten wollen und welche Daten Sie dafür benötigen. Neben der Beschaffungsseite, lässt sich mit der kombinierten ABC-XYZ-Analyse auch der Absatz analysieren, um so gewinnbringende Erkenntnisse für die Produktionsplanung zu erhalten.
  2. Besorgen Sie sich die Daten für die ABC- bzw. XYZ-Analyse aus der Buchhaltung, aus dem Vertrieb, aus dem Lager, der Marketingabteilung. Denken Sie daran, dass Materialeingang, -ausgang und -verbrauch nicht zwingend übereinstimmen. Es können immer Teile fehlerhaft sein, kaputt oder verloren gehen.
  3. Führen Sie eine ABC-Analyse durch. Sollten Sie hierzu weitere Fragen haben, schauen Sie sich doch einfach den dazugehörigen Beitrag.
  4. Führen Sie für die gleichen Artikel eine XYZ-Analyse durch. Auch hier kann ich Sie bei Unklarheit nur ermuntern, einen Blick in den umfassenden Beitrag zu werfen.
  5. Kombinieren Sie die Erkenntnisse beider Controlling-Werkzeuge und überführen Sie diese in die neue ABC-XYZ-Matrix, wie ich sie oben vorgestellt habe.
  6. Leiten Sie die entsprechenden Handlungsempfehlungen für die Wahl von Beschaffungsstrategien (alternativ Produktionsstrategien bei Analyse des Absatzes) ab. Passen Sie Ihr Monitoring dahingehend an.
  7. Kontrollieren Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen. Sollte es zu unerwünschten Effekten kommen, überdenken Sie die gewählte Strategie. Gewichtung und Einordnung von Gütern können sich im Zeitablauf verschieben, daher sollten Sie die kombinierte ABC-XYZ-Analyse in regelmäßigen Abständen wiederholen.

Sollten Sie weitergehende Fragen zur kombinierten ABC-XYZ-Analyse haben, können Sie gerne mit mir Kontakt aufnehmen. Trauen Sie sich!

Es grüßt aus Bayreuth

Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © Africa Studio

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