Digitale Prozesse verbessern für jedes Unternehmen 📌

Digitale Prozesse sind doch das Schlagwort der letzten Jahre für KMU in den meisten Branchen. Neben Beispielen und Vorstellungen durch Kammern und Verbände bleibt dabei bei unseren Kunden die Frage: Was sind digitale Prozesse und klappt das in meinem Unternehmen? Wir gehen deshalb den Fragen auf den Grund, geben eine Digitale Prozesse Definition und erklären mit Beispielen!

Digitale Prozesse – unnötig oder überlebenswichtig?

Ob Handwerk oder Handel: Diese Zuspitzung bringt in den wenigsten Fällen sinnvolle Lösungen. Die Digitalisierung nimmt dabei mehr Raum ein und ist Segen und zeitweise Fluch zugleich. Jeder, den eine Telefon-/Internet-Störung erwischt, weiß doch ein Lied davon zu singen. Denn die digitalen Prozesse und Workflows der Hotline sind selten auf Anhieb hilfreich. Was macht aber einen digitalen Prozess aus? Ferngesteuerte Produktion ohne Mitarbeiter, automatische Kanban-Bestellung als Beschaffungsstrategie oder doch selbstständig agierende Verkaufsautomaten? Wie sieht dabei Ihr digitaler Wandel aus? Für eilige Leser haben wir die wichtigsten Informationen kurz zusammengefasst:

Digitale Prozesse – Definition:

Ein Ablauf (= Prozess), der von seinem Start- bis zu seinem Endereignis weitestgehend ohne Eingriff von außen abläuft. Digitale Prozesse haben Ergebnisse, die vorhersehbar und analysierbar sind. Die Auswertung ist notwendig für die kontinuierliche Verbesserung.

Aber was heißt das in der Praxis? Wir stellen uns deswegen den Wareneingang ohne elektronische Hilfsmittel vor:

• Ein Betrieb bestellt bei einem Vertreter, per Telefon, Fax oder Post mit einem Bestellformular seine Waren. Die Kopie wandert dann in den Bestellordner mit offenen Bestellungen.
• Die Lieferung kommt, ein Mitarbeiter nimmt sie entgegen und quittiert dabei den Eingang.
• Ein Mitarbeiter verbucht anschließend händisch die Ware und gleicht die Kopie des Bestellscheins aus dem Ordner mit dem Lieferschein ab.
• Der Mitarbeiter heftet die Unterlagen richtig ab und zeichnet dann gegebenenfalls die Ware aus.
• Im Inventar, einem Karteikasten oder ähnlichem System steht der Bestand und ein Mitarbeiter sucht bei Bedarf.

Heutzutage ist dagegen dank digitaler Prozesse Lieferung und Wareneingang weitestgehend automatisiert und transparent:

• Kunden kaufen Waren, die das System dann automatisch nachbestellt.
• Die Lieferung ist dabei abhängig von der Branche durch die Lieferantenschnittstelle transparent: Alle Details und der Lieferstand sind einsehbar.
• Bei der Lieferung folgt nur die menschliche Prüfung auf Mängel und Vollständigkeit.
• Die Verbuchung läuft dabei über Barcode, QR-Code oder RFID-Chip, das System aktualisiert seinen Bestand. Das erleichtert deshalb später die Inventur.

Unsere Beispielprozesse „Belege und Buchhaltung“ und „Rechnungserstellung“ im Video

In diesen zwei Videos beschreiben wir Ihnen den Prozess „Belege und Buchhaltung“ und die „Rechnungserstellung“ genauer und wie diese ohne und mit Digitalisierung aussehen. Jetzt anschauen und herausfinden, wie auch Sie die Durchlaufzeit von über 2000 Minuten auf unter 7 Minuten senken können.

Was macht digitale Prozesse aus?

Vollautomatisierte Systeme arbeiten dabei mit den vorgegebenen Prozessen, gleichen Schwankungen aus und sorgen für Verbesserung. Diese industrielle Fertigung auf hohem technischen Niveau benötigt deswegen digitale Prozesse mit klaren BPMN Gateways und zielgerichteten Abläufen. Denn Menschen sind in der Lage, bestimmte Umwege in ihre Routine einzubauen, das merken Unternehmen bei Einarbeitung neuer Mitarbeiter:
Die Maschine braucht dagegen eine manuelle Feinkorrektur, die Mitarbeiter mündlich weitergeben? Neue Mitarbeiter wissen solche Details nicht, dann hakt die Maschine.
An diesem Beispiel erklären wir in der Beratungspraxis gerne, dass ein schlechter Prozess digitalisiert einen schlechten digitalen Prozess abgibt. Prozessmanagement benötigt ein Grundverständnis und den Willen, einen effizienten Prozess zu erstellen. Bei der Digitalisierung fallen dagegen Schwächen auf – einer der Gründe, warum sich viele Betriebe scheuen. Mit unseren Kunden erarbeiten wir das ideale Vorgehen, um Schritt für Schritt mehr Anpassungsfähigkeit durch Digitalisierung zu schaffen. Darunter fällt Prozesse verbessern mit Lean Methoden.

Wozu braucht es digitales Prozessmanagement?

Für bestimmte Betriebe ist Digitalisierung und Prozessmanagement keine Notwendigkeit mehr. Hier handelt es sich vermehrt um individuelle Betriebe von Selbstständigen mit klarer Zielgruppe und Wertangebot. Digitalisierung bringt in diesen speziellen Fällen keine Erleichterung.
Der Großteil der eher digitalen Unternehmen arbeitet dagegen mit verschiedenen digitalen Prozessen:

1. Warenwirtschaft mit automatisierter Bestandskontrolle
2. Logistik mit teilautomatischen Prozessen
3. Automatisierte Maschinen, die nach Programmen sägen/bohren/schneiden.
4. Kundenverwaltung durch CRM
5. Kommunikation mit Chat-Bots, Erfassung der Kundendaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.

Jeder dieser Bereiche benötigt einen klaren Prozess, der den Hilfsmitteln den Weg zeigt.

Vorteile digitaler Prozesse

Digitale Hilfsmittel bieten unschlagbare, offensichtliche Vorteile, die aus der digitale Prozesse Definition nicht ersichtlich sind:

• mehr Zeit für tatsächliche Projekte statt Bürotag
• weniger Überraschungen bei der Inventur durch genaue Bestände, gerade Warenausgabeautomaten etablieren sich hier zur projektbezogenen Ausstattung der Mitarbeiter.
• sinkender Frust wegen Suchzeiten, falscher Ablage oder Probleme mit der Wartung.

Daneben zwingen digitale Prozesse zur genauen Überlegung des eigenen Handelns:

• Was ist der logische und effizienteste Weg, diese Aufgabe anzugehen?
• Wer steht wo in der Wertschöpfungskette und braucht wann welche Information?
• Wieso arbeiten wir auf diese Art und Weise und gibt es eine bessere Möglichkeit?
• Wofür zahlt der Kunde und was sind versteckte Kosten?

Daten aus automatisierten Prozessen

Digitale Prozesse erfassen automatisch Kundenanfragen und sichern die notwendigen Daten im CRM-System, damit die Mitarbeiter weiterarbeiten. Im Idealfall werden für das Print-Marketing und das Internet-Marketing weitere Daten erhoben: Standort, Nutzerverhalten, Endgerät und mehr, die die Datenaufbereitung für die strategische Zielsetzung nutzt. Das analoge Beispiel ist die Frage nach der Postleitzahl an der Supermarktkasse, das durch den Kassenbericht ebenfalls digitalisiert zugeordnet wird.
Durch einen digitalen Fertigungsprozess fällt die Auswertung leichter, wenn es mit bestimmten Bauteilen Probleme gibt. In solchen Fällen wird der Mitarbeiter zum Problemlöser und kümmert sich um Kaizen-Maßnahmen, während die Maschine arbeitet.

Kundenbindung durch digitale Prozesse

Ein großes Plus bieten digitale Prozesse in der Kundenbindung. Neben den Standard-Kundendaten sind die Hinterlegung verschiedener Informationen hilfreich, um besten Service zu bieten.
Vom Pop-Up, ob es sich bei mehreren Kunden mit gleichem Namen um den richtigen handelt bis zum hinterlegten Rabatt. Informationen, die im Team einzeln kommuniziert wurden, erfassen digitale Prozesse automatisch.
Diese Beispiele sind Schlaglichter der Digitalisierung. Die richtige IT-Strategie für die digitale Transformation in KMU findet sich mit der genauen Betrachtung des Geschäftsmodells. Von diesem aus entstehen Prozesse wie mit unseren ADONIS Tipps, die die Grundlage einer digitalen Umsetzung bedeuten.

Kosten senken durch digitalisierte Abläufe

Einer der ersten Prozesse, den wir mit unseren Kunden durchgehen, ist die Rechnungsstellung. Hier verlieren viele Betriebe Unsummen an Zeit und Geld, weil sie die Möglichkeiten der genutzten Software nicht ausschöpfen.
Der Prozess vom Angebot zum Auftrag über Fertigung, Lieferung und Rechnungsstellung bis Zahlungseingang ist im Idealfall ein glatter Fluss. In der Realität ziehen sich Laufwege, Suchzeiten, Wartezeiten und umständliche Formulare wie ein roter Faden durch Betriebe. Die acht Arten der Verschwendung finden sich in vielen Fällen im Büro und verursachen unsichtbaren Schaden:

• lange Wartezeiten ärgern Kunden
• viele beteiligte Mitarbeiter verzögern durch Überlastung, Krankheit oder Urlaub
• unleserliche Material- oder Arbeitszeitzettel erschweren die Rechnungsstellung
• lange Zahlungsziele kosten Liquidität und die Möglichkeit Lieferanten-Skonto zu ziehen.

Im Endeffekt sind nicht effiziente Prozesse – analog und digital gleichermaßen – für hohe Verluste verantwortlich. Betriebe verstehen sinkende Rendite bei starkem Umsatz nicht und nehmen mehr Aufträge an. Der Teufelskreis dreht sich schneller, gerade wenn es keine Kapazitätsplanung gibt. 

Nachteile des digitalen Prozessmanagements

Neben dem offensichtlichen Nachteil – Digitalisierung macht nicht wie aus Zauberhand einen schlechten Prozess gut – gibt es Nachteile, die sich mit der Zeit dennoch in barer Münze auszahlen:

Die Arbeit, jeden Prozess durchzudenken, auseinander zu nehmen und gemäß der genutzten Prozesssprache abzubilden, ist mühsam und langwierig. Wir empfehlen grundsätzlich mit einem Teilbereich anzufangen, durchzutesten und anschließend den nächsten Bereich anzugehen.
Die Kosten sind im Gegensatz überschaubar: In vielen Fällen nutzen Betriebe Software und Datenschnittstellen, wie die DATEV-Schnittstelle, ohne den bezahlten Umfang auszureizen. ERP-Systeme und CRM-Software sind vorhanden und bieten mehr – die Software zu erkunden und Möglichkeiten auszuloten, benötigt Zeit.
Ein großer Kostenpunkt ist die Erneuerung von Software und Endgeräten. Die Gegenrechnung lohnt sich, wie viel Ihre Mitarbeiter umständlich Zeit verarbeiten und was eine Umstellung letztendlich spart. Mit Enterprise Architecture Management behalten Sie Ihre Technik und Software im Blick!

Digitale Prozesse – Fluch oder Segen?

Die innere Einstellung ist entscheidend, ob eine Digitalisierung Ihrem Betrieb gut tut oder schadet. Change Management bedeutet, eigene Vorurteile über Bord zu werfen und die Mitarbeiter mit der eigenen Vorbildfunktion mit ins Boot zu holen. Die Erleichterung durch bessere Programme bringt routinierte Mitarbeiter durch Veränderung erst ins Schwitzen. Gerade, wenn es an der Fehlerkultur mangelt. Mit Plan und klarer Zielsetzung schaffen Sie ein positives Arbeitsklima, sodass alle an einem Strang für den Betrieb ziehen.
Sie wollen digitale Prozesse im überschaubaren Rahmen testen? Schreiben Sie uns, um unser exklusives Kennenlernangebot unverbindlich zu erhalten! Möglichkeiten, wie Sie Ihre Geschäftspraxis digitaler gestalten, erörtern wir gerne in unserem kostenlosen Erstgespräch mit Ihnen!

Mit besten Grüßen,
Axel Schröder

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