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Digitale Werkstatt mit flow.trace 💬

Digitale Werkstatt Flow.trace RFID Scanner RFID Kanban Karten © 74images; geralt

Eine digitale Werkstatt mit RFID Kanban Karten und RFID Scannern kann erstmal viel. Sie kommt allerdings in der Regel in großen Unternehmen zum Einsatz. Flow.trace schließt diese Lücke, gerade für kleine Betriebe: Auftragsorganisation, Kundenbenachrichtigung und dabei alles auf einen Blick in der Übersicht behalten. Die RFID-Scanner und das Karten-/App-System ermöglichen daher die angepasste Status-Erfassung von Auftragseingang bis zur Abholung.

Digitale Werkstatt in Kleinstbetrieben?

Der Optiker, die Fahrradwerkstatt oder der Reparaturdienst ums Eck sind typische Beispiele dafür. Viele Kleinstunternehmen mit wenigen Mitarbeitern und viel Laufkundschaft organisieren ihre Auftragsverwaltung dementsprechend und die Werkstattarbeit nach einem eigenen System. Hier kommen meistens keine ERP-Systeme zum Einsatz, sondern Auftragsmappen oder Zettel. Die digitale Werkstatt setzt gewöhnlich ein größeres Unternehmen voraus, sodass die Kapazitäten bereit stehen können. Auch die Kundenverwaltung ist in kleinen Betrieben eher im analogen oder digitalen Adressbuch statt in einem CRM. Rückfragen, Benachrichtigungen per E-Mail, Nachricht oder Anruf erfolgen demnach je nach Zeitfenster durch die Mitarbeiter.

Was bedeutet das im Detail?

  • Aufträge werden manuell erfasst und dokumentiert, z.B. über Vordrucke, Mappen oder Klemmbretter.
  • Die Übersicht der Auftragslage an allen Stationen funktioniert meistens über Ablage, Wandhalterungen oder wartende Aufträge.
  • Der Beginn der Arbeit, Warten auf Teile oder Fertigstellung sind in der Kommunikation mit dem Kunden daher unterschiedlich gelöst. Beispielsweise gibt es einen Anruf bei Rückfragen oder bei Verzögerungen. Mache Betriebe setzen Software für automatisierte Benachrichtigungen ein. Dabei ist die Verbindung der Systeme wichtig, um vermeidbare Rückfragen zu verhindern, die eine ordentliche Bearbeitung verzögern.

Probleme, die in diesen Zusammenhängen entstehen können, sind typischerweise Unter- oder Überkapazität aufgrund einer fehlenden Übersicht. Auch Verzögerungen durch Kundennachfragen und notwendige Gänge/Suchen zum Auftragsstatus kommen deshalb gehäuft vor.

Werkstatt ohne flow.trace und RFID Scanner
Werkstatt ohne flow.trace und RFID Scanner

Flow.trace als digitale Werkstatt-Lösung für kleine Unternehmen?

Auf der Suche nach neuen Lösungen und IT-Tools sind wir auf flow.trace gekommen und haben das System anschließend ausführlich getestet. Das Unternehmen überträgt das Kanban-Prinzip des Lean Managements mit der klaren Status-Erfassung und Visualisierung mit einem Kanban-Board auf den typischen Werkstatt-Ablauf. Deshalb eignet es sich für Betriebe, die mehr Ordnung wollen, ohne vollständig umzustellen.

Was ist dabei und wie funktioniert eine RFID Kanban Karte?

Unsere Starter-Box beinhaltet vier Scannerboxen, fünf RFID Kanban Karten und unseren Zugang zum Browser-basierten Dienst mit Kanban-Board, Auftrags- und Kundenverwaltung. Der Anschluss ist simpel und erfolgt über das bestehende WLan, sowie ein im WLan eingebundenes Smartphone. Jeder der Scanner ist mit einer Station im Ablauf oder einer Aktion gekoppelt: Auftrag angenommenin BearbeitungRückrufAuftrag fertig. Bei der Auftragsannahme wird die nummerierte Chipkarte mit den Auftragsdaten verknüpft und zeigt mithilfe der Scanner den aktuellen Status des Auftrags. Durch dieses System kann jeder Betrieb eine digitale Werkstatt ohne teure Software-Lösung aufbauen. Die typischen Abläufe mit Scannern, Karten und Software führen wir im Video vor:

UAS-Test Flow.trace: digitalisierte Auftragsverwaltung für Handwerksbetriebe
Unboxing und Testlauf mit Flow.trace Scannern und RFID-Karten in der UAS

Der RFID-Scanner und die RFID Kanban Karte als digitale Unterstützung

Wie funktioniert nun das System mit den Scannern und Karten? Das Organisationssystem, das bisher im Einsatz ist, ob Vordrucke mit oder ohne Durchschläge, Aufgabenverwaltung am PC/ in einer mobile App oder in einem Auftragsbuch bekommt Unterstützung. Handliche Scannerboxen werden an den Stationen aufgestellt oder an die Wand gehängt, sowie an den Strom und das WLan-Netz angeschlossen. Die Auftragsverwaltung über die Scanner erfolgt in der flow.trace-App.

  1. Die Auftragserfassung notiert den Auftrag und die Kundendaten (E-Mail, Telefon, Whatsapp). Entweder geschieht das manuell auf einem Auftragsvordruck oder direkt in der Software.
  2. Mittels Start-Scanner und einer RFID-Karte für die Auftragstasche oder direkt am Klemmbrett ist der Auftrag in der flow.trace-Software verknüpft.
  3. Der Auftrag in Papierform mit Karte liegt zur Bearbeitung bereit. Der Status im Kanban-Board des Cloud-Diensts steht auf „Auftrag angenommen“.
  4. Der Mitarbeiter, der den Auftrag anfängt zu bearbeiten, scannt in der Werkstatt an Scanner 2 die Karte, damit verschiebt sich der Status in der Software.
  5. Ist der Auftrag fertiggestellt, kommt der nächste Scanner zum Einsatz mit Status „Auftrag fertiggestellt“. Je nach Einstellung im Kundenmenü von flow.trace geht die Benachrichtigung direkt an den Kunden zur Abholung oder zur Absprache bei Lieferung etc. an den Mitarbeiter.
  6. Ist der „Auftrag abgeschlossen“, d.h. Lieferung beziehungsweise Abholung erfolgt, trennt sich die Karte vom Auftrag und ist bereit für den nächsten Auftrag.

Das Prinzip „digitale Werkstatt“ funktioniert dadurch mit den bestehenden Mitteln, die flow.trace um eine elektronische Zusatzlösung ergänzt.

Digitale Werkstatt mit flow.trace und RFID Kanban Karten
Digitale Werkstatt mit flow.trace und RFID Kanban Karten

Praxisbeispiel „Digitale Werkstatt“ durch flow.trace-Ablauf

Unser Musterbetrieb, die Schreinerei Bodenlos, führt häufig Auftragsarbeiten aus und ist deshalb idealer Testkandidat. Gerade Privatkunden rufen an, kommen vorbei oder schreiben eine E-Mail für ihre Wünsche. Da es häufig Probleme mit der Kapazitätsplanung gibt und dem Überblick – gerade bei Rückfragen –, kommen jetzt die Scanner zum Einsatz.

Der erste Einsatz ist der Laufkundenbereich: Kunden bringen ihre Möbel oder Möbelteile vorbei und holen sie dann nach Fertigstellung wieder ab. Bisher war das ein Mix aus Schrift-Entziffern, Aufträge suchen und Fortschritt nachfragen. Und jetzt?

Am Verkaufstresen liegt neben dem Auftragsvordruck der Scanner bereit. Kunden kommen und im Gespräch erfasst der Mitarbeiter, was gemacht werden muss. Als Auftragsskizze, Auftragsübersicht oder für einen Kostenvoranschlag. In der Regel passiert das händisch auf Papier. Der Mitarbeiter fragt die Kundendaten ab oder überträgt sie bei Bestandskunden in die Kundenmaske von flow.trace. Wichtig: Die Mitarbeiter können unterschiedliche Kontaktmöglichkeiten anwählen, um den Kunden bei jedem Statuswechsel zu informieren!

Der Auftrag, z.B. eine zu reparierende Schublade, wird mit einer Karte auf dem Scanner am Tresen verknüpft. Dafür gibt es in der Schreinerei Klarsichthüllen mit Kartenfach. Der Auftrag in die Mappe und steht gleichzeitig digital und analog zur Verfügung. Sobald jemand den Auftrag bearbeitet, kommt die Hülle an den nächsten Scanner. Eine Nachricht informiert den Kunden über die Veränderung. Ist das Werk vollbracht, hält der Mitarbeiter das Klemmbrett an den „Fertig“-Scanner und die Abholbenachrichtigung geht raus. Keine Abholung? Der Kunde bekommt die Benachrichtigung mit Rückrufbitte zur Terminierung.

Durch die Umstellung sparen Betriebe viele Zwischenfragen und Informationsanrufe, gerade bei Materialbestellungen mit Wartezeit. Damit ist eine höhere Konzentration und Effizienz bei der eigentlichen Arbeit möglich. Das Kanban-Board zeigt zusätzlich alle Aufträge auf einen Blick, Fälligkeiten und überfällige Aufträge. Das eingebaute Dashboard in der Web-App erfasst die wichtigen Werte wie Auftragsvolumen, Durchlaufzeit und mehr. Kapazitätsplanung und Übersicht über die Unternehmensentwicklung auf einen Klick!

flow trace für eine digitale Werkstatt – ein IT-Test der Axel Schröder Unternehmensberatung

Unser Test-Fazit zu flow.trace

In kurz: Wir sind begeistert! Die Anwendung von flow.trace für eine digitale Werkstatt mit robusten RFID-Scannern und RFID Kanban Karten hilft Klein(st)betrieben zu mehr Übersicht und deshalb zu deutlicher Arbeitserleichterung. Das System ist dabei individuell auf den Betrieb angepasst, die Kosten berechnen sich nach der variablen Scanner-Anzahl. Die Web-App erfasst die Karten einwandfrei, lediglich die manuelle Neuanlage von Kundendaten ist ein Manko. Hier sind wir gespannt, was die Entwickler in der nächsten Zeit in die App integrieren, denn kontinuierliche Verbesserung gehört zu flow.trace dazu!

Neugierig geworden? Für mehr Infos und Ihre persönlichen Möglichkeiten mit flow.trace füllen Sie einfach kurz das Kontaktformular aus oder rufen Sie uns an +4917620809943. Gemeinsam prüfen wir dann Ihre betriebliche Situation mit und ohne Einsatz von flow.trace.

Mit besten Grüßen

Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com ©