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Digitale Zeiterfassung – schonen Sie Nerven und Geldbeutel

digitale Zeiterfassung © Polka Dot Images
Nach wie vor ist die digitale Zeiterfassung ein eher vernachlässigtes Thema in Deutschlands Unternehmen. Speziell in kleinen Unternehmen wird nicht weiter darauf geachtet, ob man überhaupt die Arbeitszeiten erfasst. Wenn überhaupt Zeiten erfasst werden, dann mit den sogenannten Stundenzetteln. Was viele Unternehmen nicht wissen: diese Stundenzettel sind ein enormer Zeitfresser und somit teuer.

Digitale Stundenzettel = Zeit- und Kostenersparnis

Vor allem für Unternehmen mit wenig Budget ist es eine gute Motivation, dies in Zukunft zu ändern, um einen weiteren Schritt in die Digitalisierung zu gehen. Eine IT-Strategie lohnt sich im kleinsten Betrieb und zeigt sich durch geringere Verschwendung. Deshalb fassen wir zusammen, warum die händischen Stundenzettel ein großer Zeitfresser sind und was der Unterschied zur modernen Zeiterfassung ist.

Der Stundenzettel – dauerhafte Zeitaufwand für Buchhaltung

Das Erfassen mit dem klassischen Stundenzettel ist in den meisten Unternehmen nahezu identisch. Der Ablauf wiederholt sich beim Erfassen des Zettels täglich, beim Eintragen in ein Excel-Dokument wöchentlich und die Auswertung monatlich. Ähnlich sieht es auch bei den Problemen aus, die in nahezu jedem Unternehmen identisch sind. All diese Probleme sind relativ zeitintensiv.

Schritt 1: Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten mit dem Stundenzettel

Dies ist der erste Schritt der analogen Arbeitszeiterfassung. Hierbei entstehen gleich mehrere Probleme. Wie wir wissen, haben die meisten Handwerker und Angestellten während des Arbeitstages viel zu tun und vergessen teilweise, den Stundenzettel auszufüllen. Probleme enstehen im Nachgang: erinnern, wann, wie und wo man gearbeitet hat und mitunter unwissentlich falsche Daten.

Das Ende vom Lied: Die zusammengefassten Arbeitszeiten sind ungenau oder gar falsch. Erfasst man die Stundenzettel wiederum richtig und regelmäßig, nimmt dies viel Zeit in Anspruch. Dies ist der erste Zeitfaktor in unserer Zeiterfassungskette.

Schritt 2: Buchhaltung sammelt Stundenzettel ein

Direkt im Anschluss werden die Stundenzettel entweder im Büro abgegeben oder von der Buchhaltung eingesammelt. Hier lauern die nächsten Probleme: Mitarbeiter vergessen neben der Erfassung auch die regelmäßige Abgabe. Oft kommen z.B. Handwerker, spät vom Kundeneinsatz zurück und haben direkt weitere Verpflichtungen. Der Stundenzettel bleibt im Betriebsfahrzeug liegen oder wird in der Tasche mit nach Hause genommen.

So muss die Buchhaltung den Zetteln permanent hinterherrennen und kann sich nicht auf andere wichtige Themen konzentrieren, wie zum Beispiel die Abrechnung eines Kundenauftrags. Dies ist der zweite enorme Zeitfaktor. Zudem ist die Buchhaltung nicht in der allerbesten Stimmung, wenn sie ständig nach den Stundenzetteln fragen muss. Das Betriebsklima leidet.

Schritt 3: Buchhaltung überträgt Stundenzettel in Excel

Im Anschluss an die Abgabe bzw. das Einsammeln der Stundenzettel geht es an den Übertrag. Dazu benutzen die meisten Unternehmen Microsoft Excel. Die Buchhaltung setzt sich an den Computer und fängt an, die Stundenzettel in Excel zu übertragen. Hier kann man sich die Fehlerquelle und den damit verbundenen Zeitaufwand fast schon denken:

Die Zettel sind mitunter schlecht ausgefüllt oder gar unleserlich, da nicht jeder Mensch eine schöne Handschrift oder die Geduld zur Schönschrift hat. So dauert es für die Buchhalterin länger als nötig, alle Stundenzettel in Excel zu übertragen.

Und wo eine Übertragung viel Zeit in Anspruch nimmt und unleserliche Zettel der Normalfall sind, da sind auch Übertragungsfehler vorprogrammiert. Somit kommen zu den teilweise falsch ausgefüllten Stundenzetteln, auch noch falsche Werte in der Excel-Tabelle hinzu. Dies kostet viel Zeit und im Endeffekt hat man trotzdem keine genauen Daten.

Zudem können die Mitarbeiter die schlussendlichen Zahlen nicht immer nachvollziehen, weil sie von mehr Arbeitszeit und demnach auch mehr Gehalt ausgegangen sind. Transparente Abrechnung sieht anders aus und sorgt für Unruhe in der Belegschaft.

Schlussendlich gehen die falschen Daten in die Verwaltung Lohnbuchhaltung/Steuerberatung und werden dann als Grundlage für die Arbeitgeberkosten etc. verwendet.

Digitale Zeiterfassung als Gegenentwurf

Nachdem wir nun ausführlich den Weg der auf dem Stundenzettel erfassten Zeit bis hin zur Abrechnung besprochen haben, vergleichen wir dies mit der digitalen Zeiterfassung. Im Endeffekt bleibt der Weg der gleiche, mit dem Unterschied, dass viele Schritte automatisiert erfolgen: Eine enorme Zeitersparnis für Unternehmen!

Schritt 1: Digitale Zeiterfassung im Betrieb

Die Arbeitszeiterfassung bleibt gleich. Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten selbstständig. Dennoch gibt es Unterschiede: Die Zeiten werden direkt am Handy, Tablet oder PC erfasst. Die Unleserlichkeit schließen wir aus. Zudem können Sie und Ihre Mitarbeiter sogenannte “Stempelerinnerungen” einstellen, sodass Erinnerungen zum Erfassen der Arbeitszeit aufploppen. Der Punkt “Vergesslichkeit” ist dadurch ebenfalls ad Acta gelegt.

Zusätzlich ergibt sich durch die Erfassung via Smartphone ein weiterer Vorteil. Durch die vorherige Konfiguration von Projekten, Kunden oder Tätigkeiten kann man detailliert alle Zeiten erfassen. Das schafft neue Möglichkeiten im Rahmen der Auswertung von Arbeitszeiten, Projektplanung und Prozessmanagement.

Schritt 2: Buchhaltung hat direkten Zugriff

Durch die automatische Erfassung der Arbeitszeiten in der App werden alle Arbeitszeiten automatisch mit dem System synchronisiert. Kein Mitarbeiter vergisst, die Zeiten abzugeben und kein Büro-Mitarbeiter muss Stundenzetteln hinterherrennen. Ein vollständiger Arbeitsschritt und Ärger im Team fallen weg.

Schritt 3: Übertragung auf Knopfdruck

Da die Arbeitszeiten automatisch ins System laufen, muss man auch nichts mehr übertragen. Allein die Arbeitsschritte „Einsammeln“ und „Übertragen“ sparen Zeit und Büroangestellte haben Kapazitäten für wichtigere Dinge. Zudem gibt es keine falschen Daten mehr im System – das mach den Rest der Belegschaft glücklich.

Die einzige Aufgabe der Büroangestellten bei der Zeiterfassung ist den Download-Button zu drücken und die erfassten Arbeitszeiten als Excel-Datei herunter zu laden. Im Anschluss wird diese Datei an den Steuerberater geschickt und das war es auch schon.

Stundenzettel analog und digital im Vergleich

Zeiterfassung analog und digital im Vergleich

Was ist wichtig bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Je nach Unternehmenskultur und gelebten Unternehmenswerten sind Ihre Mitarbeiter unterschiedlich motiviert, von altbekannten Abläufen abzuweichen. Jedes Unternehmen lebt von der Anpassungsfähigkeit und der Motivation der Belegschaft!

Mitarbeiter auf Kriegsfuß mit digitaler Zeiterfassung

Viele Mitarbeiter sind neuen Dingen anfangs eher negativ gegenübergestellt. Speziell beim Thema Zeiterfassung denkt man bei neuen, digitalen Systemen zuerst an Überwachung oder Verfolgung. Auch bei alten Mitarbeitern herrscht oft Ratlosigkeit, wenn es um neue Technik geht. Unverständnis von beiden Seiten führt häufig zur Resignation. Holen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit “ins Boot” und klären Sie über die Beweggründe für den Schritt auf. So kann man den Verdacht der Überwachung umgehen.

Mitarbeiter vermitteln, warum dieser Schritt notwendig ist

Dieser Artikel ist eine ideale Vorlage, um Ihren Mitarbeitern die Gründe des Wechsels zu erklären. Wer weniger Zeit mit dem Erfassen der Arbeitszeit verwendet, hat mehr Ressourcen für andere Dinge übrig, beispielsweise die Neukundengewinnung. Gerade die Gewinnung neuer Kunden setzt ein positives Signal, dass sie langfristig in einem gesicherten Unternehmen arbeiten können. Gehen Sie dabei individuell auf Ihr Team ein und wenden Sie die richtige Vermittlungsmethode an.

Mitarbeiter erklären, welche Vorteile die digitale Zeiterfassung hatDigitale Zeiterfassung Checkliste

Von der Umstellung von einer analogen auf eine digitalen Zeiterfassung profitiert aber nicht nur der Arbeitgeber, sondern auch die Mitarbeiter. Vorhin wurde schon erwähnt, dass analog erfasste Arbeitszeiten auch analog in Excel übertragen werden und der Mitarbeiter keinen Überblick mehr über seine Zeiten hat. Viele Mitarbeiter erfassen daher ihre Arbeitszeiten zusätzlich nebenher, um eine Art Kontrolle zu haben. Vergessen Sie nicht dieses Bedürfnis nach eigenem Überblick!

Mit einer digitalen Zeiterfassung ist das nicht mehr nötig! Durch die App sehen die Mitarbeiter minutengenau, wann sie gearbeitet haben und wo sie Pause gemacht haben.

Zusammengefasst sehen Arbeitnehmer und Arbeitgeber transparent die Arbeitszeiten, was für einen entspannten Umgang sorgt.

Übertragung analoger und digitaler Stundenzettel

Übertragung analoger und digitaler Stundenzettel

Die Umstellung auf digitale Zeiterfassung lohnt sich!

Aus unserer eigenen Praxis können wir sagen: Die Umstellung von analoger zu einer digitalen Zeiterfassung lohnt sich definitiv! Man spart sich nicht nur Zeit und Geld, sondern erfasst alle Arbeitszeiten gesetzeskonform und transparent.

Vor allem die Transparenz spielt eine große Rolle: Klären Sie Ihre Mitarbeiter über die Zeiterfassung auf und lassen Sie keine Frage unbeantwortet. Das richtige Vorgehen bei der Einführung einer digitalen Neuerung folgt unseren bekannten Prozessschritten und funktioniert umso besser, je positiver Ihre Unternehmenskultur ist!

Mit besten Grüßen

Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com @ Polka Dot Images

Bonustipp zur digitalen Zeiterfassung: Checkliste zur Umstellung

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