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Digitaler Wandel – Schritt für Schritt

Digitalisierung © MinervaStudio

Digitaler Wandel ist in aller Munde: Arbeiten aus dem Homeoffice oder digitale Vermarktung über Website und Online-Shop kennt seit Covid-19 jeder. Gerade in KMU und im Handwerk stellt sich die Frage: Wie nutzen wir den digitalen Wandel mit allen Vorteilen – vor allem, wenn wir analog arbeiten? In diesem Beitrag lesen Sie die einzelnen Schritte, die Sie anhand unseres kostenlosen Überblicks am Ende im eigenen Betrieb durchführen!

Digitaler Wandel und digitaler Unsinn

Es gibt Menschen, die jede App und jedes Gadget auf der Stelle brauchen. Auf der anderen Seite haben wir traditionelle Personen, die erst spät in neue Technologien und Medien einsteigen. Wo stehen Sie? Täglich ein TikTok-Video, perfekte Insta-Shots und eine Website mit Konfigurator im Online-Shop? Oder nutzen Sie lieber ein ordentliches Verkaufsgespräch direkt am Kunden und dem entsprechendem Objekt? Jeder Unternehmer und Handwerker braucht seine Nische und das gilt ebenso für den digitalen Wandel. Wir beleuchten die Möglichkeiten, die Ihnen die Arbeit erleichtern und in manchen Betrieben bedeutet das Einschränkung der digitalen Möglichkeiten.

Digital von A bis Z

Ihre Zielgruppe ist technikaffin, neugierig und individuell, Marke Hipster? Hier brauchen Sie in der Regel ein passendes Marketing-Konzept, das beispielsweise die eigene Zusammenstellung der Produkte im Baukasten ermöglicht. Zusätzlich eine individuelle Kundenbetreuung per Mail, Telefon und sozialen Medien.

Digitaler Wandel sieht bei jedem Unternehmen unterschiedlich aus: Ein Glaser gibt mit mobilem Gerät das Aufmaß direkt ins System ein. Der Kunde bekommt direkt vor Ort das errechnete Angebot und beauftragt mit Unterschrift auf dem Display. (Im ADONIS Tipp 3 spielen wir das BPMN Gateway in allen Entscheidungsfällen durch!). Durch die übermittelten Daten geht der Bestellprozess los und die Terminfindung beschleunigt sich.

Digitale Helfer

Nicht in jedem Gewerk und jeder Ausrichtung funktioniert die komplette Vernetzung. Digitaler Wandel bedeutet mehr: Bündelung von Informationen und Reduzieren von parallelen Systemen. Wie haben Sie Ihre Kundendatei organisiert? Ein dickes Adressbuch, Auftragsabheftung im Ordner, Datenbank im ERP-System oder eigenes CRM? Sobald Sie mehrere Möglichkeiten haben, steigt das Risiko Daten zu verlieren oder durcheinander zu kommen. Ein Schritt zu mehr Digitalisierung beinhaltet hier eine Methode System-übergreifend zu nutzen: Aus der Kundenkartei generieren Sie Werbemaßnahmen, schalten Angebote und Aufträge frei und bündeln Informationen zu Dienstleistungen und Produkten. Kundenakquise wird mit der richtigen Unterstützung eine Leichtigkeit!

Sozial vernetzt?

Es gibt Betriebe, die wenig mit dem digitalen Wandel anfangen: Der Familienbetrieb hat seine Stammkunden und ist örtlich gut etabliert. Durch die private Nutzung sozialer Medien wie Facebook und Instagram gibt es einen semi-professionellen Betriebs-Auftritt mit tollen Bildern und Neuigkeiten. Zielsetzung und Strategie fehlen durch den Hobby-Charakter. Es gibt einen Unterschied, ob Sie sich bewusst oder unbewusst gegen den digitalen Wandel stellen. Eine bewusste Entscheidung steht auf soliden Grundlagen und regelmäßig auf dem Prüfstand. Widerwille gegen den digitalen Kram und Verweigern möglicher Erleichterungen ist fehlende Anpassungsfähigkeit. Die digitale Transformation ist steuerbar! Entscheiden Sie sich mit unserem kostenlosen Überblick für Ihre Position!

Digitaler Wandel in verschiedenen Stadien
Digitaler Wandel in verschiedenen Stadien

Digitaler Wandel im Betrieb – wie starte ich?

Wichtig ist wie bei jedem Projekt die richtige Grundlage. EAM und IT-Strategie lohnen sich mit dem einzelnen Rechner und Smartphone: Welche Accounts, welches Datenmanagement und welche Funktionen zahlen und nutzen Sie? Die Bestandsaufnahme von Software und Lizenzen sorgt für einen ersten Überblick.

Prozessmanagement mit klaren Geschäftsprozessen hilft bei der Organisation des Datenflusses. Vom ersten Kontakt bis zur Rechnungsstellung erfassen Sie alle Systeme und Daten, finden Doppelungen oder Umwege. Das passende Online-Marketing erschließt sich aus der Analyse von Zielgruppe und Absatzwegen.

Daten als wichtiges Element der Digitalisierung

Sorgte die DSGVO beim Start für Schweißausbrüche, ist die Lage mittlerweile entspannter. Voraussetzungen und Informationen sind leicht zugänglich und viele Systeme arbeiten Datenschutz-konform. Daten sind ein wichtiges Gut, das Schutz braucht: Wie sieht das bei Ihnen aus? Eigener Server, externe Festplatte, Cloud-Dienst? Welche Daten besitzen Sie und wie schützen Sie diese vor Verlust und Diebstahl? Der Vorteil digitaler Dokumenten-Verwaltung wie mit ELO ist der schnelle Zugriff und der gesparte Raum im Büro. Wie beim Ordnerregal benötigen Sie eine klare Struktur, die schnellen Zugriff ohne Suchzeiten erlaubt. Verdeutlichen Sie sich, welche Daten Sie nutzen. Wo liegen diese Daten und welche Wege gibt es, darauf zuzugreifen? In welchem Rhythmus gibt es die Sicherung der Dateien? Oder andersrum: Führen Sie eine Strichliste, wenn etwas nicht auf Anhieb klappt!

Geräte und Systeme

Mehr Geräte im Betrieb bedeuten mehr Synchronisierung: Wer hat Zugriff auf was woher? Gibt es geschützte Bereiche? Wie hängt alles zusammen? Ist reibungsloses Arbeiten garantiert oder arbeiten Sie um Systeme herum? Achten Sie vor allem auf Laufzeiten und Support! Hat Ihre Software einen aktiven Support oder ist sie eigentlich vom Markt?

Wir kennen aus unserer Beratungspraxis verschiedene Fälle, in denen ein Gerät nicht mehr dem Standard entsprach. Eine Notiz macht auf die korrekte Nutzung (mit Umwegen) aufmerksam, anstatt das Gerät zu tauschen und der Nutzung anzupassen. Solche Lösungen kosten Zeit und erhöhen die Fehlerquote bei Einarbeitung und in stressigen Zeiten. Oder bindet ein Tischler zwei schmale Schlitzschraubenzieher zusammen, weil der breite Schlitz unbrauchbar ist? Das IT-System funktioniert im Idealfall reibungslos von Anfang bis Ende. Wenn es stockt, sehen Sie hin und ändern es – nicht Ihre Arbeitsweise!

Dienste und Anwendungen

Digitaler Wandel heißt vor allem: mehr Vernetzung. Die Welt rückt näher zusammen, wir sind leichter erreichbar. Hierzu zählen mobile Dienste, die im Kundenkontakt Zeit sparen, wie digitales Aufmaß. Nicht zu vergessen die Werbekanäle. Printwerbung bleibt weiter ein wichtiger Faktor, in verschiedenen Bereichen braucht es heutzutage verstärkt Online-Marketing. Achten Sie auf ein schlüssiges Corporate Design!

Kein Weg geht an Ihrem Kundensegment und der passenden Customer Journey vorbei. Mit der Business Model Canvas fällt die Visualisierung Ihres Geschäftsmodells leichter. Vertriebskanäle reichen hierbei vom Schaufenster über die eigene Website hin zum passenden Social Media-Auftritt. Wichtig: Arbeiten Sie mit Ihren Kapazitäten, nicht darüber hinaus! Durch das Corona Pandemie-Risiko und die einhergehende Neuorientierung kam viel ins Rollen. Viele Betriebe waren ge- und überfordert. Neue Vertriebswege aufbauen, Online-Präsenz zeigen, in die richtigen Netzwerke einsteigen. Manches bleibt, anderes verschwindet – jetzt ist die richtige Zeit zur Bestandsaufnahme!

Elemente der digitalen Arbeit
Elemente der digitalen Arbeit

Digitaler Wandel mit dem passenden Ziel

Was wollen Sie mit oder ohne Digitalisierung erreichen? Im ersten Schritt ging es um die Grundlagen, jetzt brauchen Sie die richtige Zielsetzung: Schneller arbeiten, weniger Fehler und Verluste, mehr Kunden oder ein besseres Betriebsergebnis?

Digitaler Wandel kann in jedem dieser Bereiche weiterhelfen, wenn Sie beispielsweise Verschwendung ausmerzen. Zur Zielentfaltung brauchen Sie die richtige Zielsetzung und passende Etappen.

Wir nehmen unseren Beispielbetrieb Bodo Bodenlos:

Im E-Mail-Programm sammelt der Betrieb Bodenlos die Kundendaten. Im Auftragsbuch aus Papier stehen Namen, Auftrag und Telefonnummer. Jeder Auftrag hat einen doppelten Durchschlag mit allen Informationen. Für jede Rechnung überträgt Frau Bodenlos die Angaben mit Taschenrechner und schreibt auf der Vorlage im Schreibprogramm. Quittungen und EC-Belege heftet sie an die Kopie und legt sie im Buchhaltungsordner ab.

Einsparung durch digitales Arbeiten

Die Kundendaten sind vierfach vorhanden: E-Mail-Programm, Kurzform mit Fehlerquote im Auftragsbuch, Auftragsschein, Rechnung.

Wir stellen uns vor, es gibt ein Programm, in das alle Informationen einfließen. Die Kundendaten speichert der Betrieb mit individuellen Kommentaren. Material bestellen die Mitarbeiter direkt auf den Kunden und verbuchen die Arbeitszeit mit Zeiterfassung auf das Projekt. Auftrag abgeschlossen? Ein Knopfdruck und fertige Rechnungen gehen direkt per E-Mail an die Kunden. Arbeiten Sie mit der passenden Software? Glückwunsch! Es bleibt die Prüfung auf Dubletten und passende Schnittstellen zum Banking, Steuerbüro und Lieferanten.

Kommt Ihnen die Arbeitsweise nicht bekannt vor? Nutzen Sie die Gelegenheit und wagen Sie die Umstellung! Die Implementierung einer neuen Software kostet Zeit, Geld und Nerven – einmalig, nicht immer wieder!

Vernetzung für mehr Kundenservice

Neben den internen Vorteilen, verbessern Sie Ihre Kundenbeziehung. Nutzen Ihre Mitarbeiter im Außendienst beispielsweise ein Tablet mit Direktzugriff auf Ihr WWS, beschleunigen Sie Ihre Angebote. Fehlende Informationen aus Notizzetteln gehören der Vergangenheit an, wenn Sie alles direkt im Kundenkonto speichern. Lieferschwierigkeiten sehen Sie nicht erst bei der Bestellung aus dem Büro, sondern direkt vor Ort. Wichtiger weiterer Punkt: Sie sparen Zeit und Geld bei nahtloser Arbeitsweise. Die Ersparnis geben Sie durch günstigere Preise weiter.

Holen Sie Angebote von gängiger Branchen-Software ein und prüfen Sie, was Sie benötigen. Manche Betriebe fahren mit dem Komplettpaket gut, andere nutzen Baukastensysteme verschiedener Hersteller. Hier sind Schnittstellen für leichte Im- und Exporte wichtig. Dieser Schritt beinhaltet die Ermittlung des Funktionsumfangs und gilt für Betriebe mit und ohne ERP: Welche Funktionen haben und brauchen Sie? Welcher Hersteller bietet das angemessene Preis-Leistungs-Verhältnis?

Digitaler Wandel und Sichtbarkeit

Neben den Gelben Seiten werden Netzwerke wie Facebook, Pinterest, Xing und GooglemyBusiness wichtig. Prüfen Sie regelmäßig die Suchergebnisse Ihres Betriebs und reagieren Sie adäquat auf Kommentare und Bewertungen. Die Sichtbarkeit und Kompetenz im Internet Marketing sind entscheidende Faktoren in der Kundengewinnung. Ein Shitstorm kann Sie ruinieren und durch freie Bewertungsportale benötigen Sie keinen eigenen Auftritt für Kritik.

Eine erste Bestandsaufnahme ist die Suche nach Ihrem Betrieb und die Ermittlung, ob es automatisch angelegte Profile gibt. Geben Sie die Hoheit nicht aus der Hand, sondern füllen Sie die Profile mit Ihren Wunschinfos.

Eine ausgefeilte Social-Media-Strategie fassen Sie besser ins Auge, wenn Sie die Kapazitäten oder die Ressourcen haben. Versierte Mitarbeiter oder Azubis brauchen beispielsweise Zugänge und Vorgaben. Vergessen Sie Messen und Steuern der Maßnahmen nicht!

3 Stufen des digitalen Wandels
3 Stufen des digitalen Wandels

KMU und digitaler Wandel

Kein Unternehmen ist wie das andere. Aus diesem Grund bleiben wir bei dem bewährten Vorgehen und raten zu Bestandsaufnahme, Zielsetzung und Strategieentwicklung in kleinen Etappen. In unserem kostenlosen Erstgespräch helfen wir Ihnen weiter, wenn Sie einen Ankerpunkt benötigen. Digitales Arbeiten ist wie Handwerk: Ohne Übung kein Meister und das mit einer guten Portion Fachwissen.

Lassen Sie sich nicht von der Digitalisierung abhängen, sondern bleiben Sie am Steuer! Sogar, wenn Sie weiterhin analog arbeiten. Digitaler Wandel ist eine Entwicklung, die Sie zumindest beobachten sollten, um den rechtzeitigen Einstieg nicht zu verpassen.

Mit besten Grüßen

Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com © MinervaStudio

Bonustipp Digitaler Wandel: Der Digital-Überblick

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