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Digitales Unternehmen: Was funktioniert am besten für Sie?

Digitalisierung von Prozessen Digitales Unternehmen © RgStudio

Das digitale Unternehmen hat unterschiedliche Gesichter: Vom Start-Up mit verstreuten Arbeitsplätzen im Remote-Verfahren und reiner digitaler Dienstleistung zum voll automatisierten digitalen Betrieb im Handwerk, der nur wenig menschliche Überwachung braucht, ist alles dabei. Aber was bedeutet es, einen mittelständischen Betrieb digital zu führen? Wir reden nicht von wegrationalisierten Arbeitsplätzen, sondern der reinen Unterstützung durch die heutigen Möglichkeiten. Wie sieht es bei Ihnen aus?

Welche Bereiche gehören zu einem digitalen Betrieb?

Digital ist heutzutage vieles, denn es gibt beinahe alles mit LCD-Anzeige, Bluetooth-Anbindung, in der Smart-Alternative oder mit Cloud-Anbindung. Das Wort allein macht daher keine Digitalisierung aus, deswegen starten wir mit den einzelnen Bestandteilen, die in unseren Augen zu einem digitalen Unternehmen gehören.

Digitales Unternehmen: Einsatz und Vernetzung der Technik

Die erste Frage betrifft in der Regel die eingesetzte Technik. Von interner Kommunikation über genutzte Maschinen bis High-Tech-Elementen wie Augmented und Virtual Reality für die Kundenzufriedenheit sprechen wir deshalb von der technischen Ausstattung. Je höher der Nutzungsgrad der vorhandenen Geräte und je besser die Vernetzung innerhalb des Unternehmens, desto eher gehen wir von einem digitalen Unternehmen aus. Nicht zu vergessen endet der Technikeinsatz schließlich beim Computer zum Rechnungen schreiben oder der vorhandenen Anbindung ans Online-Banking bzw. zum Dienstleister. Wir geben zwei kurze Beispiele:

glicher technischer Einsatz im Kleinstunternehmen

Glasermeister Durchblick hat seine Laufkundschaft, die mit ihm Aufträge bespricht. Beim Aufmaß-Termin hält er alles auf seinem Notizblock fest. Zurück im Büro sucht er die Materialien aus dem Herstellerkatalog raus und schickt den Bestellschein per Fax. Später telefoniert er mit Lieferant und Kunde für den Einsatztermin. Danach tippt er an seinem WindowsXP-Rechner die Angaben in sein Formular. Dieses druckt er aus und verschickt es per Post an den Kunden. Bei Barzahlern nutzt er den Quittungsblock. Einmal die Woche zieht er sich seine Kontoauszüge und gleicht seine Rechnungen ab.

Mögliche Nutzung im digitalen Betrieb

Innenausstatter Wohnschön bekommt vorwiegend Anfragen über sein Kontaktformular auf der Website, das die wichtigsten Fragen vorab klärt. Spricht alles für einen Vor-Ort-Termin kann der Kunde sich direkt online einen Termin buchen. Am Tablet und mit verbundener Lasertechnik erfasst er in wenigen Augenblicken die meisten Maße. Dann ergänzt er manuell, erstellt vor Ort das Angebot und löst die Bestellung per Lieferanten-Schnittstelle aus. Der Folgetermin wird direkt vereinbart und nach Abschluss geht auf Knopfdruck die Rechnung per E-Mail raus.

Beide Szenarien kennen wir aus der Praxis und nutzen daher die Gegenüberstellung zur Einrahmung eines analogen und eines digitalen Betriebs. Die passende IT-Strategie muss dabei zum Unternehmen passen und allen Rahmenbedingungen, die wir im Folgenden durchgehen.

Vielfalt für Arbeitsweisen im Betrieb
Vielfalt für digitale Unternehmen

Digitale Kommunikationswege

Es gibt inzwischen unzählige Möglichkeiten, wie Kunden Sie finden, beauftragen, bewerten und ähnliches. Ein digitales Unternehmen verbindet dabei die Kommunikationswege und koordiniert sie in irgendeiner Art und Weise. Schließlich sollte Ihr Kunde Ihnen eine Mail schreiben können und Sie anrufen und alles landet im gleichen Auftrag oder der gleichen Kartei. Dabei ist mehr nicht immer besser: Sie müssen Ihre Kommunikationswege zeitlich und personell bedienen, sonst drohen verprellte Kunden.

Hier kommt die technische Ausstattung wieder zum Tragen: Können Sie Teile Ihrer Branchensoftware besser nutzen? Hier sind gerade CRM-Module sinnvoll, wenn Sie auch andere Geräte und Kanäle einbinden können. Ein genauer Blick in die bereits genutzte Software lohnt sich deshalb in den meisten Fällen.

Immer wichtiger sind heutzutage die Punkte Sichtbarkeit und Bewertungen, schließlich ist die Internetrecherche deutlich verbreiteter als der Blick in die Gelben Seiten. Ist Ihr Kundenstamm stabil über andere Kanäle, reicht es, in regelmäßigen Abständen eine Bestandsaufnahme zu machen und dann aktiv zu werden.

Die passende Prozessstruktur im digitalen Betrieb

Gerade bei den Möglichkeiten eines digitalen Betriebs kommen wir nicht um einige Absätze Prozessmanagement herum. Denn ein Großteil der Digitalisierung funktioniert nur, weil die zugrundeliegenden Abläufe dokumentiert und modelliert sind. Ein einfaches Beispiel aus dem Büro: Sie können E-Mails per Mausklick in einen Ordner verschieben, z.B. Bestellbestätigungen Ihres Lieferanten. Ein Routine-Vorgang mit Routine-E-Mails, die Sie in der Regel nicht prüfen müssen. Bei E-Mail-Programmen wie Outlook können Sie dafür eine Regel erstellen und automatisiert verschieben lassen. Notwendig dafür ist es, die richtigen Informationen zu hinterlegen und den Prozess zu kennen.

Im Großen können Sie über digitale Prozesse weite Teile Ihres Unternehmens gestalten, Mitarbeiter entlasten und die Kundenzufriedenheit steigern. Unser Tipp: Gerade Kleinstbetriebe können von der digitalen Aufrüstung der bestehenden Auftragsverwaltung mit flow.trace profitieren.

Auch hier müssen Ziel, Ausgangsbasis und Machbarkeit zusammenpassen. Ein Sprung vom Auftragskalender zum vollautomatisierten Vertriebs-Bot kann zwar glücken, aber passt am Schluss nicht zum Geschäftsmodell „persönliche Kundenbindung“. Melden Sie sich bei uns für ein kostenloses Erstgespräch, in dem wir Ihre Chancen und Risiken durchgehen!

Prozessstrukturen analysieren
Prozessstruktur im digitalen Betrieb

Vorteile eines digitalen Unternehmen

Der digitale Betrieb ist Bestandteil von Kammer-Initiativen, staatlicher Förderung und Forschung mit großen Vorteilen für die Unternehmerlandschaft. Die großen Firmen investieren, entwickeln und setzen um und mit der Zeit kommen angepasste Arbeitsmethoden auch in KMU an. Die Vorteile eines digitalen Unternehmens liegend dabei klar auf der Hand:

  • Es arbeitet schneller, da digitale Prozesse und Technologien Durchlauf- und Bearbeitungszeiten senken.
  • Der Betrieb funktioniert effizienter, wenn Reibungsverluste durch gute Abstimmung wegfallen.
  • Die Anpassungsfähigkeit steigt, da die meisten digitalen Lösungen nicht statisch sind, wie das Programm, das vor 10-15 Jahren installiert wurde.

Die Globalisierung mit allen Vor- und Nachteilen ist fester Bestandteil der Arbeitswelt. Der Markt entwickelt sich stetig weiter und nimmt dabei an Geschwindigkeit zu. Gleichzeitig ist der Kampf um Fachkräfte und Auszubildende je nach Branche eine starke Belastung für einen Betrieb. Eine klare Positionierung im Bereich „digitales Unternehmen“ hilft Ihnen deshalb, Ihre Ziele individuell zu setzen und zu erreichen. Wir schauen uns das im Detail an:

Schnellere Prozesse dank Digitalisierung

Wie viele verschiedene Geräte nutzen Sie mit welchem Grad der Vernetzung? Wir kommen auf das Aufmaß-Beispiel von oben zurück: Glasermeister Durchblick macht beim Aufmaß Fotos mit der Digitalkamera, um seinen Handy-Akku zu schonen. Diese müssen von der Kamera auf den PC übertragen werden, in den richtigen Ordner verschoben werden und so weiter. Innenausstatter Wohnschön dagegen hat seine Software auf dem Tablet. Damit kann er direkt aus dem Programm Fotos mit dem Tablet schießen. Mit einem Cloud-Dienst synchronisiert das direkt ins Büro. Er spart sich durch ein Endgerät mit einer Software mehrere Arbeitsschritte, die ein zusätzliches Fehlerpotenzial aufweisen.

Effizientere Arbeit durch sinnvolle Technik

Wie verarbeiten Sie Informationen per E-Mail? Als Aufgabe anlegen, in die Branchensoftware kopieren oder ganz traditionell händisch in ein Formular eintragen? Wie funktioniert der Wareneingang für einen Kundenauftrag? Scannen und direkt auf den richtigen Wagen laden oder Listen ausdrucken, raussuchen und abgleichen, Haken setzen und mehr? Selbst wenn Ihre Branchensoftware eher umständlich arbeitet, gibt es Automatisierungsdienste, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Hier sind wir wieder bei Prozessdenken: Der ideale Prozess verläuft in direkten Schritten ohne Umwege. Wenn Sie es schaffen, durch den richtigen Technikeinsatz Zwischenstationen zu kürzen, werden Sie einerseits effizienter und weniger von diesen Stationen abhängig.

Schneller auf Änderungen am Markt reagieren

Gegenüber macht ein Konkurrent auf und das mit günstigeren Preisen? Gerade für fertigende Betriebe ohne Vor-Ort-Fertigstellung ist diese Situation bekannt. In Zeiten mit Initiativen für lokale Einkäufe sind die Möglichkeiten für Online-Shopping schier grenzenlos und der Konkurrenzdruck weltweit nicht zuletzt an Materialpreisen spürbar. Ein digitales Unternehmen hat hier den großen Vorteil, dass eine bewusste und informierte Entscheidung getroffen wurde. Ob diese für mehr digitale Unterstützung oder weniger gefallen ist, bleibt zweitrangig – die aktive Auseinandersetzung ist der Schlüssel zum Erfolg! Denn hier spielen alle Bereiche des Geschäftsmodells hinein, vom Kundensegment bis zum Wertangebot: Haben Sie einen besonderen Charme, der lokale Laufkundschaft anzieht, brauchen Sie eine Strategie, wenn sich Ihr Umfeld ändert oder Sie doch mit Konkurrenz kämpfen müssen. Zielen Sie auf Schnelligkeit in Ihrem Wertangebot ab, ist eine digitale Aufstellung meistens empfehlenswert.

Digitales Unternehmen – die Vorteile
Digitales Unternehmen – die Vorteile

Nachteile digitaler Unternehmen

Wo Licht ist, ist Schatten und daher gibt es natürlich auch Nachteile von digitalen Unternehmen. Die Wissensvermittlung von großen Firmen über Jahre und Jahrzehnte (Beispiel Lean Management-Methoden) in KMU zeigt den intensiven Ressourceneinsatz. Diesen können die wenigsten kleineren Betriebe stemmen, um die passende Software zu suchen, einzusetzen, zu wechseln, jedes Mal die Mitarbeiter neu zu schulen und ständig alle Neuerungen im Blick zu haben. Daher ist es für KMU wichtig, den richtigen Kompromiss zu finden, um die folgenden Nachteile zu vermeiden:

Keine Zeit für nötigen Wissensaufbau

Ein ERP-System umstellen ist eine große Herausforderung. Daten müssen bestenfalls im laufenden Betrieb gesichert, angepasst und übertragen, Mitarbeiter geschult und Geräte ausgetauscht werden. Ein Kraftakt, der in den seltensten Fällen ohne externe Dienstleister zu stemmen ist. Im Gegensatz zu Großkonzernen steht dabei in der Regel weder eine eigene IT-Abteilung, noch Projektabteilungen und ähnliches zur Verfügung. Das bedeutet, dass die Recherche, Beauftragung und Überwachung zum normalen Tagesgeschäft dazukommt. Da auch diese Entscheidungen zur Unternehmensführung gehören, ist es sinnvoll, eine Beratung hinzuziehen oder kontinuierlich daran zu arbeiten. Ein veraltetes System birgt größere Risiken und Kosten als eingekauftes Wissen.

Digitales Unternehmen in der analogen Wüste

Der Plan steht, alles ist vorbereitet, das neue System wird implementiert, alle im Team darauf geschult und jetzt die böse Überraschung: Der Cloud-Dienst funktioniert nicht sinnvoll mit der bestehenden Internetlösung. Hier gibt es zwar verschiedene Ausweichmöglichkeiten, allerdings ist der langsame Ausbau der Breitband-Infrastruktur ein großes Hemmnis für viele Betriebe im eher ländlichen Raum.

Wenn dagegen Lieferanten keine Schnittstelle für ein neues System liefern können oder wollen, gibt es in der Regel Auswege, um das bestmögliche aus dem digitalen Unternehmen herauszuholen. Die Umgebungs-Analyse gehört in jedem Fall zur Vorbereitung, um rechtzeitig Schritte einzuleiten.

Roadmap zum digitalen Unternehmen

Ob für die digitale Strategie, Produktenwicklung oder digitalen Fortschritt, neben der Zielsetzung braucht es einen Etappenplan, was wann wie in Angriff genommen sein soll. In Unternehmen, die wenig Fachwissen im Bereich IT haben, ist die Roadmap häufig nicht langfristig oder detailliert genug ausgearbeitet und das Projekt scheitert plötzlich. Auch sind falsche Erwartungen in der Belegschaft möglich: Von Angst vor Arbeitsplatzverlust, über Unsicherheit vor Computertechnik hin zu Zufriedenheit mit dem Status Quo, gerade wenn dieser lange besteht. Gemeinsam bekommen Sie den digitalen Wandel hin, wenn Sie im Vorfeld genügend Energie und Zeit aufwenden

Schöne digitale Welt – die Nachteile
Schöne digitale Welt – die Nachteile

Unsere Empfehlung auf dem Weg zum digitalen Betrieb

Nicht jeder Betrieb eignet sich für die komplette Digitalisierung der Abläufe mit Cloud-Diensten, mobilen Geräten und mehr. Digitalisierung ist ein Blumenstrauß an Möglichkeiten, den Sie sich zurechtstecken können. Deswegen raten wir einem Betrieb zu der sinnvollen Einheit digitaler Methoden, manchmal ist das eine kleine Helfer-App oder Sie optimieren die Nutzung bestehender Systeme. In anderen Fällen ist das Unternehmen aus alten Lizenzen herausgewachsen und sorgt durch jede Änderung für Verbesserung. In diesem Fall kommt es auf die Mitarbeiterstruktur, die Unternehmenskultur und das verfügbare Budget an, um einen System-Nachfolger oder ein Upgrade zu suchen.

Unsere Empfehlung für Sie ist daher die genaue Überprüfung Ihres Geschäftsmodells und daraufhin die Überprüfung Ihrer digitalen Aufstellung. Wenn hier Probleme offensichtlich werden, prüfen Sie alle Stellen mit Systemwechsel, die eingesetzte Software und die Nutzung im Betrieb, um eine Entscheidung zu treffen. Für Unterstützung und eine unabhängige Meinung freuen wir uns auf Ihre Nachricht!

Mit besten Gruß aus Bayreuth

Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com ©