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Effizienz und Effektivität – was ist was? Definitionen & Tipps


Effektivität & Effizienz

Effektivität & Effizienz

Diese beiden Begriffe tauchen nicht nur im betriebswirtschaftlichen Sprachgebrauch auf, sondern sind mittlerweile, weg vom wissenschaftlichen Gebrauch, stark im alltäglichen Leben verflochten.

Dennoch oder gerade deshalb sind sich viele der eigentlichen Bedeutung der Begriffe gar nicht bewusst. Zukünftig sollten diese beiden Begriffe für Sie Metaphern statt nur leerer Worthülsen sein. Mit Hilfe eines besseren Verständnisses kann man andere Begriffe als Synonym verwenden und so vermeiden, dass das Predigen der beiden Ansätze für die Mitarbeiter nur eine leere Phrase ist, sondern sich wirklich die wesentlichen Dinge verbessern!

Lassen Sie uns starten …

Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität

Es ist keine Seltenheit, dass schon in der Schule zu den beiden Begrifflichkeiten bzw. den Definitionen Effektivität und Effizienz Metaphern gelehrt werden, welche zumeist von einem Spatzen auf dem Dach handeln. Diesen Spatzen möchte man aber von besagtem Dach verjagen. Woraufhin der Lehrer die Schüler fragt: „Wie würdet ihr denn den Spatzen verjagen?“

Der erste Schüler meint: „Ich würde mir einen Panzer leihen und ihn vom Dach bomben!“ Unter einem breiten Schmunzeln bemerkt der Lehrer dann: „Also gehen würde das sicherlich; weg wäre der Spatz dann auch, aber sonderlich effizient ist das nicht!“

Somit also wäre gezeigt, dass das Verjagen eines Spatzen mit einem Panzer zwar effektiv, aber nicht effizient ist.

Wiederum also stellt der Lehrer die Frage nach einer besseren Möglichkeit, den Spatzen zu verjagen, und ein zweiter Schüler ist bereit, seinen Vorschlag vorzutragen. „Ich würde den Spatzen mit einem Luftgewehr inklusive Zielvorrichtung erlegen!“, sagt der zweite Schüler. „Den Spatzen mit einem Gewehr zu erlegen, ist im Vergleich zur Jagdmethode mit dem Panzer effizient!“, antwortet darauf der Lehrer.

Dieses Beispiel, was recht wenig mit Betriebswirtschaft zu tun hat, zeigt, wie deutlich sich die Begriffe unterscheiden. Allgemein gehalten, kann man also die beiden Begriffe wie folgt definieren:

Definition Effektivität:

Effektivität (effectiveness) ist ein Beurteilungskriterium, mit Hilfe dessen sich beschreiben lässt, ob eine Maßnahme geeignet ist, ein vorgegebenes Ziel zu erreichen. Die Art und Weise der Zielerreichung werden dabei außer Acht gelassen, sodass sie auch nicht direkt in die Bewertung einfließen.

Als Formel in Worten:

Effektivität als Formel

Effektivität als Formel

Nach der International Standard Organisation wird der Begriff auch als „Ausmaß, in dem geplante Tätigkeiten verwirklicht und geplante Ergebnisse erreicht werden“ (ISO 9000:2005 Nr. 3.2.14) beschrieben.

Die Effektivität beschreibt also den Grad der Zielerreichung und gibt ebenfalls Auskunft über die Qualität der Zielerreichung. Verwenden können Sie ebenfalls Begriffe wie erfolgreich oder wirksam.

Sie wollen einen EFFEKT erzeugen!

Im Unterschied zur Effektivität wird Effizienz wie folgt definiert:

Definition Effizienz:

Effizienz (efficiency) ist ein Beurteilungskriterium, mit dem sich beschreiben lässt, ob eine Maßnahme geeignet ist, ein vorgegebenes Ziel in einer bestimmten Art und Weise zu erreichen. Dabei soll die vorher festgelegte Art und Weise unbedingt eingehalten werden.

Als Formel in Worten

Effizienz als Formel

Effizienz als Formel

Per Definition gibt Effizienz also Auskunft über die Kosten-Nutzen-Relation. Die International Standard Organisation beschreibt den Begriff wie folgt: „Verhältnis zwischen dem erzielten Ergebnis und den eingesetzten Mitteln“ (ISO 9000:2005 Nr. 3.2.15).

Als Synonym können Sie hier ebenfalls die Worte lohnend oder wirtschaftlich verwenden.

Klar wird also, dass das Kriterium, welches die beiden Begriffe unterscheidet, die Art und Weise ist, wie einem Ziel nachgegangen wird! In Anlehnung an das oben genannte Beispiel in Bezug auf den Spatzen hat Peter Ferdinand Drucker schon im Jahr 1963 in einem Zeitschriftenartikel der Harvard Business Review darauf verwiesen, dass sich die beiden Begriffe unterscheiden. Damals entwickelte er den Ansatz, dass

  • Effektivität: „die richtigen Dinge tun“ und
  • Effizienz: „die Dinge richtig tun“ 

bedeutet.

Zu diesem Zeitpunkt verwendete Peter Drucker den Begriff Effizienz jedoch eher, um die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu beschreiben und nicht die Wirtschaftlichkeit. In diesem Zusammenhang soll nun ein kleiner Einblick in die betriebliche Praxis der beiden Begriffe folgen.

Effektivität und Effizienz in der betrieblichen Praxis

Oft hört man den Satz in deutschen Chefetagen, dass das Unternehmen effizienter werden muss. Dass dabei meistens schon ein gewisses Maß an Effektivität herrscht, deutet niemand an.

Wie aber soll eigentlich Effektivität oder Effizienz im Rahmen der betrieblichen Tätigkeiten beurteilt werden? Das ist übrigens Teil unserer Feinen Organisationsentwicklung!

Machen dies die Mitarbeiter aus dem Management per Augenmaß oder gar nach ihrem Gusto? Die Antwort auf letztere Frage ist schlicht: Nein.

Mit Hilfe von sogenannten Key Performance Indicators (KPI) kann man mathematisch feststellen, welchen Grad der Effektivität oder Effizienz das Unternehmen oder ein Projekt hat. Key Performance Indicators klingt an dieser Stelle recht hochtrabend, meint aber nichts anders als messbare Eigenschaften. Jene müssen gefunden werden, um überhaupt eine mathematische Berechnung machen zu können. Andernfalls nämlich würden die Mitarbeiter des Managements tatsächlich mit Augenmaß arbeiten.

Gesamtanlageneffektivität (-effizienz)

Eine Möglichkeit, einen mathematisch messbaren Wert für die Effektivität bzw. Effizienz zu erhalten, ist mit Hilfe der Gesamtanlageneffektivität oder auch Gesamtanlageneffizienz zu erarbeiten. Dabei wird allerdings nur die Effektivität bzw. die Effizienz einer Anlage betrachtet, nicht aber die des gesamten Produktionsprozesses! Dabei werden im deutschen Sprachgebrauch die Gesamtanlageneffizienz und die Gesamtanlageneffektivität gleichgesetzt. Häufig wird dann für den Begriff auch die Abkürzung GAE verwendet. Diese Kennzahl wurde vom Japan Institut of Plant Maintenance eingeführt und soll grob gesagt das Maß der Wertschöpfung einer Anlage wiedergeben.

Der Vorteil dieses KPI ist es, dass man nicht nur die Produktivität einer Anlage überprüfen kann, sondern auch Kenntnis darüber erlangt, ob das Projekt oder die Anlage Verluste erzeugt. Man kann ebenfalls den Begriff der GAE noch erweitern, indem man die Gesamtserviceeffizienz (OSE oder englisch Overall Service Effectiveness) hinzunimmt und damit dann die Overall Administration Effectiveness (OAE) eines Unternehmens berechnet.

Grundsätzlich gibt es 3 Typen von KPIs, die benutzt werden, um dann die GAE zu bestimmen:

  • Verfügbarkeitsfaktor
  • Leistungsfaktor
  • Qualitätsfaktor

Diese 3 Faktoren sollen einen Wert zwischen 0 – 100% annehmen.

Zusammenfassend lässt sich also feststellen, dass die GAE eine Kennzahl für ungeplante Verluste einer Anlage ist. Daher werden im ersten Schritt von der Kalenderzeit (24 Stunden an 7 Tagen in der Woche) die geplanten Stillstände abgezogen. Geplante Stillstände können durch folgende Vorfälle eintreten:

  • keine Belegung/Besetzung
  • geplante Wartung
  • Pause
  • Streik
  • keine Produktherstellung

Die zurückbleibende Betriebszeit einer Anlage wird somit als Basis für die GAE angenommen und ist damit definiert als 100 %. Von diesen 100 % wiederum werden die Leistungs-, Verfügbarkeits- und Qualitätsverluste abgezogen, sodass sich schlussendlich die GAE einer Anlage ergibt. Im Folgenden sollen die für die GAE benötigten Faktoren betrachtet werden.

Berechnen lässt sich die GAE mit Hilfe folgender Formel:

GAE = Verfügbarkeitsfaktor x Leistungsfaktor x Qualitätsfaktor x 100

Verfügbarkeitsfaktor

Verfügbarkeitsfaktor als Formel

Verfügbarkeitsfaktor als Formel

Wie man an der Formel sieht, geht es um den Zeitverlust. Somit gibt der Verfügbarkeitsfaktor Auskunft über die Stillstände der Anlagen, welche durch folgende Ereignisse induziert werden können:

  • kurzfristig fehlendes Personal
  • kurzfristig fehlendes Material
  • fehlenden Fertigungsauftrag
  • Warten auf die Instandhaltung
  • Warten auf Qualitätsfreigaben
  • Stromausfall
  • Fehler an der Anlage (Störung)

Die Schwierigkeit liegt beim Verfügbarkeitsfaktor, die geplanten von den ungeplanten Stillständen zu unterscheiden.

Die geplanten Stillstände sollen nämlich bereits in die Berechnung des GAE eingehen. Ungeplante Stillstände hingegen sollen zur Berechnung des Verfügbarkeitsfaktors dienen.

Ebenfalls problematisch ist, dass bei der Optimierung des Verfügbarkeitsfaktors 2 Paradigmen aufeinanderprallen. Einerseits können durch große Losgrößen – also eine große Anzahl gleicher zu produzierender Produkte – die Rüstkosten reduziert werden. Wird eine große Menge desselben Produktes hergestellt, so müssen die Anlagen nicht ständig umgebaut, angepasst oder neu eingestellt werden.

Entgegen dieser Option, den Zeitverlust zu minimieren, können aber die Auslastungszeiten nicht optimiert werden. Der gewonnene Effekt durch die geringen Umrüstzeiten würde an anderer Stelle wieder aufgefressen, denn für große Losgrößen wird meistens mehr Lagerplatz benötigt und damit würde der Abbau von Lagerzeiten nicht erfolgen können.

Schlussendlich also muss der Blick beim Verfügbarkeitsfaktor auf die vermeidbaren unplanbaren Ausfälle fallen, sodass man z.B. einem Stromausfall mit einer Notstromreserve entgegenwirken kann. Jede Unternehmung birgt andere Ausfallrisiken, weshalb eine individuelle Analyse der Risiken erfolgen muss.

Leistungsfaktor

Leistungsfaktor als Formel

Leistungsfaktor als Formel

Der Leistungsfaktor wird oftmals als Indikator benutzt, um den Leistungsverlust, welcher auch als Verlust an Effektivität bezeichnet werden kann, zu messen. Zu berücksichtigen ist, dass der Leistungsfaktor nur bezogen auf die Laufzeit und nicht auf die Betriebszeit der Anlage berechnet werden darf.

Analog zur Berechnung der anderen Faktoren treten auch hier Komplikationen auf, denn die Istleistung ist oft sehr gut messbar, die Sollleistung als Vorgabewert ist allerdings schwieriger zu errechnen. Wenn keine Angaben des Maschinenherstellers verfügbar oder diese nicht realistisch sind, so muss man eine andere Methode heranziehen, welche auch als Konzept der „bestdemonstrierten Stückzeit“ bezeichnet wird.

Dafür werden die Produktionsgeschwindigkeiten der einzelnen Produkte auf der Basis von Vergangenheitswerten miteinander verglichen. Im Anschluss wird die höchste Produktionsgeschwindigkeit als Sollleistung im Sinne von 100 % als Leistungsfaktor definiert. Diese Definition hilft allerdings den Mitarbeitern aus der Produktionsplanung nur selten, denn dabei würde der Sollwert regelmäßig nicht erreicht und es könnte so keine zuverlässige Prognose mehr erstellt werden, wann und wie viele Produkte in einer vorgegeben Zeit erstellt werden.

Ebenfalls problematisch ist bei dieser Berechnungsmethode, wenn eine Vielzahl von unterschiedlichen Produkten auf einer Anlage produziert werden, somit ist der Aufwand für die Ermittlung einer Vorgabezeit unter Umständen sehr hoch. Einfacher ist es, wenn nur ein oder wenige Produkte auf der Anlage hergestellt werden, denn dabei ist die Berechnung des Leistungsfaktors einfacher.

Schlussendlich kann diese Methode auch verwendet werden, um einen Überblick über den Leistungsverlust zu erlangen. Dabei ist auch eine genaue Dokumentation hilfreich, wann, warum und wie es zu:

  • Geschwindigkeitsabfällen,
  • kleineren Stillständen oder
  • Störungen kam.

Qualitätsfaktor

Der Qualitätsfaktor ist ein Maß für den Verlust auf Grund defekter und zu überarbeitender Teile. Er ist wie folgt definiert:

Qualitätsfaktor als Formel

Qualitätsfaktor als Formel

Um diesen Faktor einschätzen zu können, ist eine pragmatische Sichtweise sehr wichtig, denn häufig wird ungenügende Qualität nicht an der Anlage entdeckt, die sie verursacht hat. Hier hat es sich bewährt, das „Entdeckerprinzip“ einzusetzen, also die Anlage mit einer GAE-Reduktion zu belasten, an der der Fehler entdeckt wurde. Mit Hilfe dieser Methode kann man also den Qualitätsfaktor statistisch um die normalen, fehlerhaften Produkte bereinigen.

Selten kommt es vor, dass im produzierenden Gewerbe zu genau 100% fehlerfreie Produkte hergestellt werden. Dieser statistisch „normale“ Fehler muss deshalb ausgeklammert werden. Somit sollte also schon in der Produktionsplanung eine Berechnung erfolgen, welche diesen Verlust einberechnet. Je genauer der prognostizierte Normalfehler ist, desto besser kann eine Aussage darüber getroffen werden, ob der Ausschuss sich noch in einem Normalbereich bewegt.

Vorsicht: Die Erkenntnis, dass die fehlerhaften Produkte außerhalb des Normalbereiches liegen, lassen nicht automatisch einen Rückschluss darauf zu, dass die Mitarbeiter für die höheren Ausschüsse verantwortlich sind. Der Wert gibt nur Auskunft darüber, dass während der Produktion höhere Ausschüsse als normal aufgetreten sind!

Das 3-E-Konzept

Eine Möglichkeit, sich über die einzelnen Dimensionen von Effektivität und Effizienz bewusst zu werden, ist das 3-E-Konzept, welches in Deutschland vor allem von Budäus vertreten wird. Dabei wird das Verhältnis zwischen den Grundbegriffen „Effizienz“ und „Effektivität“ beschrieben, wie es im Rahmen des neuen Steuerungsmodells festgesetzt wurde.

Das drei Ebenen Konzept (3-E Konzept)

Das Drei-Ebenen-Konzept (3-E Konzept)

Wie eingangs schon beschrieben wurde, wird auch in dieser Grafik ersichtlich, dass zuerst die Effektivität mit Hilfe der gesetzten Ziele erreicht werden sollte. Danach sollte die Effizienz im Rahmen des zu erreichenden Budgets betrachtet werden und zu guter Letzt der Prozess mit dem Ziel die Kosteneffizienz zu ermitteln.

Dieses Modell kann Ihnen ebenfalls dabei helfen, jedes Projekt in Ihrem Unternehmen in diese 3 Phasen einzuteilen. Dabei können Sie die Zielerreichung der einzelnen Projektphasen immer überprüfen.

Eine zusätzliche Dimension, welche hier ebenfalls eingeführt wird, ist die der Recht- und Gesetzmäßigkeit. Diese kommt allerdings nur zum Tragen, wenn Sie ein Produkt herstellen, welches gesetzliche Normen zu erfüllen hat. Diese Gesetzmäßigkeiten bilden dann für Sie den Rahmen, in dem Sie die Effizienzsteigerung durchführen können. Würden Sie dabei gegen Gesetze verstoßen, können Sie diese Optimierung nicht vornehmen!

Tipps wie sich Effektivität und Effizienz steigern lassen

Je geringer die Komplexität der einzelnen Prozesse und Projekte, die in Ihrem Unternehmen ablaufen, desto eher können Sie auch die Diskrepanzen in der Produktionszeit lokalisieren und auf ihre Ursache zurückführen. Steigt die Komplexität der Arbeitsprozesse – bspw. ein mehrstufiges Fertigungsverfahren mit vielen Zwischenschritten – so wird es immer schwieriger, die Quelle des Effektivitäts- oder Effizienzverlustes auszumachen.

Trotzdem gibt es sehr gute Möglichkeiten, grundsätzlich eine Optimierung vorzunehmen. Ein Ansatz ist dabei die Arbeitsplatzorganisation nach dem System 5S. Dabei soll durch eine klare, strukturierte Vorgabe zur Arbeitsplatzordnung und -sauberkeit der Zeitverlust durch unnötiges Suchen und Sortieren vermieden werden. Hierzu finden Sie ebenfalls einen ausführlichen Artikel (5S).

Des Weiteren können Sie auch aus Ihren Fehlern lernen, egal ob diese in der Produktion passiert sind oder in der Verwaltung, denn mit Hilfe von Retrospektive werden diese Fehler kein zweites Mal auftreten. Hierfür ist es notwendig, die in der Vergangenheit aufgetretenen Probleme zu dokumentieren, dann zu optimieren und im Anschluss auf die Wirksamkeit der Optimierungsmaßnahme zu überprüfen. Auch hierzu können Sie einen ausführlicheren Artikel finden: Retrospektive.

Schlussendlich aber ist es wichtig zu begreifen, dass Effektivität und Effizienz eine Firmenphilosophie sind und man vor allem als Geschäftsführer diese Dinge vorleben kann und muss. Nur dann werden Ihre Mitarbeiter auch hinter der Idee stehen, in der Produktion die GAE zu überprüfen!

Hier haben wir noch ein leckeres Stöffchen zum Thema Feine Organisationsentwicklung

Mit bestem Gruß,
Axel Schröder


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