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Organigramm erstellen – Planung, Umsetzung, Tipps & Tricks

Organigramm Erstellen

Organigramm für alle, die keine Zeit haben (Ultra-Zusammenfassung)

Für alle Leser, die etwas mehr Zeit haben, hier nun der ganze umfassende Artikel. Viel Freude beim Lesen!

Einführung: Warum ein Artikel über Organigramme?

Sucht man nach dem Suchbegriff „Organigramm erstellen“, bekommt man auf den ersten Treffern Anleitungen, wie man ein Organigramm technisch umsetzt.

Es gibt Videos, wie man mit Excel, Wort, PowerPoint oder anderen Office-Programmen ein Organigramm erstellen kann.

Auf der anderen Seite findet man bei den großen Suchmaschinen Ergebnisse, die zu den Organigrammen von Behörden oder halbstaatlichen Institutioen führen.

Meiner Meinung nach ist das viel zu kurz gegriffen und daher möchte ich Ihnen hier eine Schritt für Schritt Anleitung zur Erstellung eines Organigramms geben und ein paar Infos zur Aufbauorganisation allgemein.

Dieser Artikel soll Ihnen helfen, ein Organigramm besser zu verstehen und anschließend selbst ein Organigramm einfach zu erstellen.

Diese Schritt für Schritt Anleitung zum Thema Organigramm umfasst daher

  • die Planung eines Organigramms
  • die Umsetzung eines Organigramms mit Video-Tutorials
  • Tipps & Tricks, auf was man achten sollte.

Was ist ein Organigramm?

Das Wort Organigramm ist die Zusammenfassung von Organisation und Diagramm. Es ist damit die grafische Darstellung der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Zur grafischen Darstellung bedient man sich bestimmter Symbole, die im Regelfall die Linienstellen als Kästchen und unterstützende Stellen (Stabsstellen) als Kreise darstellt.

In einem Organigramm ebenfalls werden die Hierarchien in einem Unternehmen dargestellt. Damit besitzt das Organigramm eine entscheidende Innenwirkung, jedem wird schnell sichtbar, wie er im Unternehmen steht.

Ein einfaches Organigramm

Ein einfaches Organigramm

Warum braucht man ein Organigramm?

Das ist eine gute Frage! Es gibt Millionen von Unternehmen, die kein Organigramm haben und auch gut zurecht kommen, wobei fast alle großen Unternehmen ein Organigramm haben. Ein Organigramm hilft, den Überblick über sein Unternehmen zu behalten und legt über die festgelegten Hierarchien Verantwortlichkeiten fest. Neben der (visuellen) Darstellung der Struktur eines Unternehmens kann ein Organigramm dabei helfen,

  • kaufmännische Software (sogenannte ERP-Systeme) einzuführen
  • durch Delegation Aufgaben von der Geschäftsführung „nach unten“ abzugeben und damit für Entlastung zu sorgen (klassisches Beispiel: die Personalabteilung führt Aufgaben aus, die in kleinen Unternehmen typischerweise der Chef selbst erledigt)
  • die Führung von Teams zu erleichtern (mehr als 15 Personen lassen sich viel schwerer führen, hier empfiehlt sich eine Teilung)
  • Dritten schnell einen Überblick über das Unternehmen zu geben und eine gute Organisation zu zeigen (Beispiel: ein Organigramm als Teil der Unterlegen für die Bewilligung eines größeren Kredites für eine neue Halle)

Gerade der letzte Punkt „Kreditentscheidung bei der Bank“ ist nicht zu unterschätzen. Wenn das Unternehmen finanziell gesund ist, dann bekommt es vermutlich auch ohne ein Organigramm den Kredit für die neue Halle. Aber wenn sich das Unternehmen in der Krise befindet, dann wird sich eine Ausweitung des Kontokorrent ohne Organigramm sehr schwer gestalten bis nahezu unmöglich. Insbesondere weil die Unternehmer in der Krise schon genug Sorgen haben, ist es sehr hilfreich, sein Organigramm „in der Schublade“ zu haben und nicht zu Zeiten des größten Stresses auch noch ein Organigramm für die Bank malen zu müssen.

Mein Tipp: Wenn Sie sich bereits Gedanken über ein Organigramm machen, haben Sie schon mal über ganzheitliche Organisationsentwicklung nachgedacht? Hier weitere Infos zum Thema Feine Organisationsentwicklung.

Definition von Begriffen zum Organigramm

AufbauorganisationHierarchieOrganisationseinheitStelle
Die Aufbauorganisation bildet das hierarchische Gerüst einer Organisation. Mit Organisation ist ein sehr weit gefasster Begriff gemeint. Der Begriff Organisation bezieht sich auf alle Formen des geordneten Zusammenlebens und nicht nur auf ein Unternehmen.
Eine Aufbauorganisation findet man sowohl in einer Behörde, einem Unternehmen, aber auch in einem Sportverein oder im familiären Umfeld (Stichwort: Verhältnis von Eltern zu minderjährigen Kindern).
Während die Aufbauorganisation die Rahmenbedingungen festlegt, d.h. welche Aufgaben von welchen Menschen und Sachmitteln zu bewältigen sind, regelt die Ablauforganisation innerhalb dieses Rahmens die ablaufenden Arbeitsschritte und Informationsprozesse. Wie man die Ablauforganisation optimiert, ist Gegenstand des sogenannten Prozessmanagement, neudeutsch Business Process Management (BPM) genannt.

Als Hierarchie bezeichnet man ganz abstrakt ein System von Elementen, die einander über- bzw. untergeordnet sind. Diese Elemente können alles Mögliche sein, Hierarchienen beschränken sich nicht auf das menschliche Zusammenleben.

Bei Hierarchien unterscheidet man die Monohierarchie, bei der jedem Element höchstens ein anderes Element unmittelbar übergeordnet ist von der Polyhierarchie, bei der auch mehrere über- und untergeordnete Elemente möglich sind.

Monohierarchie

Monohierarchie

Polyhierarchie

Polyhierarchie

Diese Unterscheidung findet sich später im Einlinensystem bzw. im Mehrliniensystem von Unternehmensorganisationen wieder und ist daher ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal.

Unter Organisationseinheit versteht man einen Sammelbegriff für organisatorische Einheiten, die durch Zusammenfassung und Zuordnung von Aufgaben zu Personen (die man hier Aufgabenträger nennt) entstanden sind.

Typische Beispiele für Organisationseinheiten sind Stellen und Abteilungen. Es können aber auch ganze Unternehmensbereiche oder einzelne Niederlassungen als organisatorische Einheiten betrachtet werden.

Eine Stelle entsteht durch Zuordnung von (Teil-)Aufgaben und gegebenenfalls von Sachmitteln auf einen einzelnen menschlichen Aufgabenträger.

Damit stellt die Stelle die kleinste Organisationseinheit in der Aufbauorganisation dar.

Sie wird umgangssprachlich gerne als ein „Arbeitsplatz“ bezeichnet, ist aber zunächst weder räumlich festgelegt noch an eine bestimmte Person gebunden.

Als Stelle wird ein Bündel von Aufgaben zusammengefasst, das von einem entsprechend ausgebildeten Mitarbeiter abgearbeitet werden kann.

Diese Aufgabensammlung in einer Stelle ist in der Stellenbeschreibung dokumentiert. Die Menge der Aufgaben, die unter einer Stelle zusammengefasst werden, ist abhängig von der Schwierigkeit, Variabilität und Komplexität der Aufgaben.

Überlegungen zur Planung eines Organigramms

Bevor wir uns Papier und Bleistift nehmen (oder eines der ganz ausgefeilten Programme), sollte man sich darüber im Klaren sein, was man gerne darstellen möchte. Dieser Schritt ist zwar an sich logisch, birgt aber unter Umständen die Basis für erhebliche Grundsatzdiskussionen.

Beispiele:

  • Will man nur die Bereiche auf einer sehr abstrakten Ebene darstellen? Stichworte sind hier: Vertrieb, Einkauf, Produktion, Rechnungswesen, Geschäftsführung
  • Möchte man die Bereiche mit weiteren Informationen ergänzen? Stichworte sind hier: Name des Bereichsleiters, Bild des Bereichsleiters, email-Adresse etc.
  • Sollen Standorte angegeben werden? Es könnte ja sein, daß die Produktion nicht am Ort der Verwaltung ist.
  • Sollen Untergruppen dargestellt werden? Bis zu welcher Ebene? Maximal findet sich in einem Organigramm jeder Mitarbeiter mit einem Bild wieder.
  • Sollen Hauptaufgaben der jeweiligen Person ergänzt werden? Hier kommen wir schon in den Bereich des Wissensmanagements. Damit wäre es jedem Mitarbeiter möglich, schnell Ansprechpartner zu finden.

Diese Planungsaufgabe sollte nicht unterschätzt werden und in Unternehmen mit einem Betriebsrat auch mit diesem abgestimmt sein. Schließlich geht bei Namen und Tätigkeiten um (persönliche) Daten der Mitarbeiter.

Ratschlag zur Planung von Organigrammen ist

Beginnen Sie im ersten Schritt mit der groben Struktur Ihres Unternehmens auf einem einfachen Papierbogen, wie sie aktuell ist. Machen Sie jetzt noch nicht den Fehler und beginnen mit Diskussionen, was man „schnell eben mit optimieren sollte“. Diese Gespräche machen erst Sinn, wenn das ganze Organgramm in seiner (manchmal haarsträubenden) Schönheit vor Ihnen liegt.

Wenn Sie die Struktur abgebildet haben, dann machen Sie sich und zumindest Ihre Führungskräfte (sofern Sie welche haben) darüber Gedanken, wie Ihr Unternehmen aufgebaut ist.

Handelt es sich um eine Funktionalorganisation (klassisch: Vertrieb, Einkauf, Produktion etc.), um eine Divisionalorganisation (Aufteilung nach Märkten oder Kunden. Beispiele: Region Nord oder Privatkunden) oder um eine Projektorganisation handelt. Denkbar sind auch Mischformen unter diesen. Wenn diese Erkenntnis gereift ist, dann legen Sie fest, welche Informationen im Organigramm abgebildet werden sollen. Das geht jetzt relativ einfach, weil man sieht, wie einfach oder komplex Ihr Unternehmen aufgebaut ist. Ein Blick auf Ihr Konzeptpapier mit dem Bleistift-Organigramm bewirkt fast wahre Wunder. Damit erledigen sich dann auch schon die Fragen, mit welchem IT-Tool das Organigramm erstellt werden soll.

Hilfsmittel für eine Darstellung (Umsetzung) von Organigrammen:

Das teilt sich zunächst in zwei große Gruppen:

  1. Analog mit Papier und Stift
  2. Digital mit Software

Wenn Sie sich im Handwerksbetrieb nur schnell einen Überblick verschaffen wollen oder die ersten Überlegungen beginnen, wie das Organigramm aufzubauen ist, dann rate ich dringend das Organigramm mit Papierbogen und Stift zu erstellen – so unmodern das auch klingen mag.

Diese Vorgehensweise hat einige entscheidende Vorteile

Sie bekommen sehr schnell Resultate. Man sieht mit Papier und Stift viel schneller Strukturen oder man kann leichter etwas „zu Papier bringen“, bevor man sich mit starren Masken von Softwareprodukten herumärgern muss. Das Organigramm kann sehr schnell verändert werden und lebt in der „Entwicklungsphase“. Besorgt man sich z.B. eine Moderationswand (kann auch einfach eine normale weiße Wand in Ihrem Büro sein, wenn Sie noch ein paar Klebestreifen opfern) und schreibt die einzelnen Bestandteile des Organigramms auf Moderationskärtchen (es gibt auch diese viereckigen Notizblöcke, oft als Werbegeschenke, die gehen super!), dann können Sie sogar einzelne Abteilungen und Funktionen „Umhängen“, wenn Sie Korrekturen vornehmen müssen. Diese Vorgehensweise ist sehr praktisch und kostet fast kein Geld!

Übergang von analogem Organigramm zum digitalen Organigramm

Seht die Struktur Ihres „Wand-Organigramms“, dann machen Sie ein Bild von der Darstellung (Datensicherung!) und bilden das Organigramm entsprechend mit einem Software-Werkzeug ab. Bei den Softwareangeboten für Organigramme finden sich auch wieder drei große Gruppen.

  1. Die Mal-Software im weitesten Sinne
  2. Die intelligenten Arbeitshilfen
  3. Die missbrauchten Arbeitsmittel

 Die Malwerkzeuge im weitesten Sinne zur Organigramm-Darstellung

Malwerkzeuge sind eine feine Sache. Mit vordefinierten Symbolen werden Sie optimal dabei unterstützt, schnell ein paar Kästchen in die richtige Reihenfolge zu bringen, die schick aussehen und wenig Zeit brauchen. Allerdings haben diese ein paar Macken, wenn es um kompliziertere Darstellungen geht oder Informationen eingefügt werden sollen, die von den Programmierern nicht vorgesehen waren. Der Entscheidende Vorteil dieser Programme ist, daß es sie oft kostenlos gibt oder wie das Microsoft Office schon im Unternehmen vorhanden ist.

Kostenlose Mal-Programme zur Organigrammdarstellung:

Kommerzielle Angebote zur Darstellung von Organigrammen:

Microsoft Office-Familie (insbesondere Visio, Excel, Word & PowerPoint)

Intelligente Softwareprodukte zur Erstellung eines Organigramms:

Hierbei handelt es sich um Software, die neben der grafischen Darstellung auch Berechnungen oder eine andere Sicht auf die Daten zulässt. Gemeint ist damit z.B. die Anzahl der geführten Personen als Summe aller Untergebenen oder das Verhältnis von Männern zu Frauen und vieles mehr. Je nachdem in welcher Hierarchieebene Sie sich befinden, werden diese Zahlen dynamisch angepasst. Auch haben diese Werkzeuge oft eine Importschnittstelle zu bekannten ERP-Systemen (direkte Datenübernahme z.B. aus SAP möglich). Auch Simulationen wie Personalstände etc. sind in diesen umfangreichen Softwarepaketen vielfach möglich. Hier gibt es fast ausschließlich kommerzielle Angebote, wie

 Die missbrauchten Arbeitsmittel zur Organigrammdarstellung

Die dritte Gruppe sind die missbrauchten Arbeitsmittel. Keine Angst, denen passiert nichts. Ich meine damit einfach Software, die für andere Zwecke erstellt wurde als Organigramme erstellen. Damit lassen sich oftmals intelligente Softwareprodukte nachahmen, kosten deutlich weniger Geld oder sind im Unternehmen schon vorhanden und müssen nur genutzt werden. Der Nachteil dieser Lösung ist immer ein Komfortverlust im Vergleich zu den intelligenten Programmen. Man frickelt sich am Anfang einen ab, bis man eine herzeigbare Lösung hat. Im konkreten Fall muß man die entstandenen Lohnkosten gegen die ersparten Anschaffungskosten rechnen, um zu sehen, ob es wirklich die günstigste Lösung ist. Änderungen an den Strukturen ist teilweise aufwendig. Hier bietet sich auch eine Ferienarbeit durch einen Werkstudenten an.

Beispiele für die Erstellung von Organigrammen:

Video-Tutorial: Organigramm erstellen mit Excel (Smart-Art)

In dieser Anleitung zeige ich Ihnen, wie man mit Excel 2010 und der Smart-Art sehr schnell schöne Organigramme erstellen kann.

Video-Tutorial: intelligentes Organigramm erstellen mit Excel

Mit Excel kann man aber auch intelligente Organigramme erstellen, wenn man auf die Smart-Art-Funktion verzichtet. Diese Art der Erstellung dauert zwar deutlich länger, dafür können Sie Führungsspannen und vieles mehr automatisch berechnen lassen. Ein Beispiel zeige ich in dieser Anleitung. Ich hoffe, ich konnte Ihnen ein paar Anregungen zur Erstellung von Organigrammen mitgeben und in den Videos das eine oder andere zeigen.

Kritik und Nachteile von Organigrammen

So viele Vorteile Organigramme haben, es gibt dennoch ein paar Kritikpunkte zum Thema Organigramme, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte. Diese Kritikpunkte sind es zumindest wert, daß man darüber nachdenkt.

Organigramme verlangsamen

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor von jungen Unternehmen oder Start-Ups ist die Schnelligkeit, mit der Entscheidungen getroffen werden und Herausforderungen angegangen werden. Hat man hierarchische Strukturen geschaffen und diese in einem Organigramm visuell erfahrbar und damit öffentlich gemacht, kann ein beträchtlicher Teil dieser Schnelligkeit verloren gehen. Es gibt sicher eine ganze Reihe von Unternehmen, die mit einer klassischen hierarchischen Führung – ausgedrückt durch Organigramme – sehr erfolgreich sind (nahezu alle börsennotierten Unternehmen sind dies). Es gibt aber eine wachsende Zahl von Unternehmen, die aus einem Pool von Spezialisten (also Trägern sogenannter Rollen) die jeweils am besten geeigneten für eine bestimmte Aufgabe zusammenbringen. Diese Art der Arbeit wäre durchaus auch in einem Handwerksbetrieb denkbar. Nicht jeder ist für jede Tätigkeit gleichermaßen begabt, auch wenn sie zu seinem Berufsbild gehört. Nicht jeder Maler ist gleichermaßen gut in der Verarbeitung bestimmter Materialien. Nicht jeder Zimmermann kann jede Art Dachstuhl gleich gut bearbeiten (Sanierung im Gegensatz zu Neubau, Fachwerkhaus im Vergleich zur Maschinenhalle). Eine Idee wäre es, keine Organigramme zu erstellen (oder zumindest nicht ausschließlich), sondern ein Pool-Modell mit „Fähigkeiten“ der einzelnen Mitarbeiter und diese Fähigkeiten in den Prozessen, also den betrieblichen Abläufen, sinnvoll zu kombinieren. Solche Fertigkeiten-Modelle habe ich in Handwerksbetrieben (z.B. im Baugewerbe aber auch im Bäckerhandwerk) bereits erfolgreich eingesetzt. Mit solchen Fertigkeiten-Modellen ist auch eine ganz gezielte Personalentwicklung durch Schulungen oder Anleitung während des täglichen Arbeitens möglich.

Organigramme fördern Abteilungsdünkel

Organigramme können dazu beitragen, daß die jeweiligen Leiter der dargestellten Kästchen (Bereiche, Abteilungen etc.) nur noch interessiert, was innerhalb ihres Bereiches passiert. Alle Abläufe davor oder danch werden ausgeblendet. Das geht sogar soweit, daß überhaupt keine Entscheidungen mehr getroffen werden können, weil der Leiter Einkauf seine Zustimmung für die Beschaffung der dringend notwendigen Bleistifte für die Abteilung „Produktionsplanung“ verweigert, weil man erst „strategisch darüber nachdenken müsse, ob Bleistifte überhaupt die richtige Art Stifte sei“ und diese grundlegenden Portfolio-Entscheidungen sind nun mal ureigenste Aufgaben der Einkaufsabteilung. Sie mögen den Kopf schütteln, aber ich habe das leider alles schon erlebt.

Organigramme setzen oft falsche Anreize

Motivation vieler ehrgeiziger Menschen ist es, im Organigramm ein Kästchen nach oben zu rutschen. Und leider wird man in vielen Unternehmen nach oben gelobt bzw. befördert, weil man dort vermeintlich weniger Schaden anrichten kann (vgl. Dilbert-Prinzip).

Um nach oben zu kommen, treffen Führungskräfte Entscheidungen, die innerhalb des Bereiches gute bis sehr gute Auswirkungen haben, aber für das Gesamtunternehmen oftmals größere Probleme mit sich bringen. Hier ist der Verweis auf die Abteilungsdünkel wieder zu nennen.

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Fazit und Zusammenfassung zum Thema Organigramme

  1. Organigramme helfen sehr, einen (visuellen) Überblick zu bekommen
  2. Man kann Organigramme sehr gut mit Papier und Bleistift, mit kostenloser Software aber auch mit ganz ausgefallener Unternehmenssoftware erstellen. Entscheidungsmaßstab ist vielfach die Unternehmensgröße. Für die einfachen Organigramme haben Sie im Beitrag Tipps und Anregungen gefunden.
  3. Organigramme decken die bestehende Struktur auf. Sie können Probleme zementieren und Hierarchien festigen aber auch Ausgangsbasis für eine sehr fruchtbare Organisationsentwicklung sein. Dies liegt weniger am Organigramm selbst denn am Willen der Beteiligten zur kontinuierlichen Verbesserung.
  4. Es gibt Methoden und Verfahren (Prozessmanagement und Rollenmodelle), die es zumindest wert sind, vertieft darüber nachzudenken, ob sie nicht eine bessere Alternative zum klassischen Organigramm darstellen.

Ich denke, ich konnte mit meinem recht umfangreichen Beitrag zum Thema „Organigramme“ einige Impulse setzen für eine individuell passende Organisationspolitik und Organisationsarbeit im eigenen Unternehmen. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht diesen Beitrag zu kommentieren bzw. mit mir Kontakt aufzunehmen.

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © contrastwerkstatt


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