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Organigramm erstellen – Planung, Umsetzung, Tipps & Tricks

Organigramm Fotolia © contrastwerkstatt

Ein Organigramm hilft in allen Bereichen, die mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten zu tun haben. Die Organisation von mehreren Menschen bedarf Informationen, die eine sinnvolle Darstellung brauchen. In unserem Artikel finden Sie neben einer Excel-Vorlage erklärende Videos und Tipps fürs Management einer Hierarchie mit mehr als einer Abteilung.

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Organigramm für alle, die keine Zeit haben (Ultra-Zusammenfassung)

Für alle Leser, die mehr Zeit haben, folgt hier der umfassende Artikel. Viel Freude beim Lesen!

Einführung: Warum ein Artikel über Organigramme?

Sucht man „Organigramm erstellen“, bekommt man zuerst Anleitungen, wie man ein Organigramm technisch umsetzt. Es gibt Videos, wie man mit Excel, Word, PowerPoint oder anderen Office-Programmen ein Organigramm erstellen kann.

Auf der anderen Seite findet man bei den großen Suchmaschinen die Organigramme von Behörden oder halbstaatlichen Institutionen.

Meiner Meinung nach ist das zu kurz gegriffen und deshalb möchte ich Ihnen hier eine Anleitung zur Erstellung eines Organigramms geben und Informationen zur Aufbauorganisation allgemein. Dieser Artikel soll Ihnen helfen, ein Organigramm besser zu verstehen und anschließend selbst zu erstellen.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Thema Organigramm umfasst:

    • die Planung eines Organigramms
    • die Umsetzung eines Organigramms mit Video-Tutorials
    • Tipps & Tricks, auf was man achten sollte.

Was ist ein Organigramm?

Das Wort Organigramm ist die Zusammenfassung von Organisation und Diagramm. Es ist damit die grafische Darstellung der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Zur Visualisierung bedient man sich bestimmter Symbole, die im Regelfall die Linienstellen als Kästchen und unterstützende Stellen (Stabsstellen) als Kreise darstellt.

Ein Organigramm hält die Organisation in Betrieben sichtbar fest: Jeder Mitarbeiter erkennt im Organigramm sofort, wo er im Gesamtgefüge steht. Das Management kann jede Abteilung auf ihre Zusammensetzung überprüfen und bei Ausschreibungen beachten.

Warum braucht man ein Organigramm?

Das ist eine gute Frage! Es gibt unzählige Betriebe, die kein Organigramm haben und gut zurechtkommen. Ähnlich wie bei Mission und Vision findet sich selten ein großes Unternehmen ohne Organigramm.
Ein Organigramm hilft, den Überblick zu behalten und legt festgelegte Verantwortlichkeiten fest. Neben der (visuellen) Darstellung der Struktur eines Unternehmens kann ein Organigramm helfen,

Ein einfaches Organigramm

Ein einfaches Organigramm

  • kaufmännische Software (sogenannte ERP-Systeme) einzuführen und Zugriffsrechte zu verwalten.
  • durch Delegation Aufgaben von der Geschäftsführung „nach unten“ abzugeben und damit für Entlastung zu sorgen. Klassisches Beispiel: die Personalabteilung führt Aufgaben aus, die in kleinen Unternehmen typischerweise der Chef erledigt.
  • die Führung von Teams zu erleichtern. Mehr als 15 Personen lassen sich schwerer führen, hier empfiehlt sich eine weitere Teilung.
  • Dritten schnell einen Überblick über das Unternehmen zu geben und eine gute Organisation zu zeigen. Beispiel: ein Organigramm als Teil der Unterlagen für die Bewilligung eines größeren Kredites für eine neue Halle.

Gerade der letzte Punkt „Kreditentscheidung bei der Bank“ ist nicht zu unterschätzen. Wenn das Unternehmen finanziell gesund ist, dann bekommt es in der Regel ohne Organigramm den Kredit für die neue Halle. Wenn sich das Unternehmen in der Krise befindet, dann wird sich eine Ausweitung des Kontokorrent ohne Organigramm schwer gestalten bis nahezu unmöglich sein. Erstellen Unternehmer ein Organigramm in guten Zeiten, müssen sie es bei Mitarbeiterwechseln aktualisieren und es liegt in der Schublade. In Krisen fehlt dagegen die Zeit, um ein Organigramm zu malen.

Definition von Begriffen zum Organigramm

AufbauorganisationHierarchieOrganisationseinheitStelle
Die Aufbauorganisation bildet das hierarchische Gerüst einer Organisation. Mit Organisation ist ein weit gefasster Begriff gemeint. Organisation bezieht sich auf alle Formen des geordneten Zusammenlebens. Eine Aufbauorganisation findet man sowohl in einer Behörde, einem Unternehmen, als auch in einem Sportverein oder im familiären Umfeld. Überall, wo jemand mehr Rechte oder Pflichten als sein Umfeld hat (Eltern und Kinder), sehen wir die Organisation einer Einheit.
Die Aufbauorganisation legt die Rahmenbedingungen fest: d.h. welche Aufgaben von welchen Menschen und Sachmitteln zu bewältigen sind. Die Ablauforganisation reguliert innerhalb dieses Rahmens die ablaufenden Arbeitsschritte und Informationsprozesse. Wie man die Ablauforganisation optimiert, ist Gegenstand des sogenannten Prozessmanagement, neudeutsch Business Process Management (BPM) genannt.

Als Hierarchie bezeichnet man abstrakt ein System von Elementen, die einander über- bzw. untergeordnet sind. Diese Elemente finden sich in Grammatik, in Architektur, Sozialverhalten und dem menschlichen Zusammenleben, bzw. -arbeiten.

Bei Hierarchien unterscheidet man die Monohierarchie, bei der jedem Element exakt ein anderes Element unmittelbar übergeordnet ist, von der Polyhierarchie. Diese kann mehrere über- und untergeordnete Elemente gleichzeitig beinhalten. Denken Sie an den Praktikanten, der für mehr als eine Abteilung arbeitet.

Monohierarchie

Monohierarchie

Polyhierarchie

Polyhierarchie

Diese Unterscheidung findet sich später im Einliniensystem bzw. im Mehrliniensystem von unternehmerischen Organisationen wieder und ist ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal.

Eine Organisationseinheit bezeichnet die Verknüpfung von Aufgabe und Person, die Aufgabenträger genannt wird. Die Zusammenfassung und Zuordnung in eine Einheit bündeln die Informationen innerhalb einer Hierarchie. Typische Beispiele für Organisationseinheiten sind Stellen und Abteilungen. Es können gleichfalls ganze Unternehmensbereiche oder einzelne Niederlassungen als organisatorische Einheiten betrachtet werden.

Eine Stelle entsteht durch Zuordnung von (Teil-)Aufgaben und gegebenenfalls von Sachmitteln auf einen einzelnen menschlichen Aufgabenträger. Damit ist „die Stelle“ die kleinste Organisationseinheit in der Aufbauorganisation.

Die Benennung als „Arbeitsplatz/-stelle“ wird in der Regel mit dem eingestellten Arbeitnehmer verknüpft. Die Stelle an sich ist eine Verknüpfung von Arbeitszeit und Aufgabe – ohne personelle oder räumliche Bindung. Als Stelle wird ein Bündel von Aufgaben zusammengefasst, das von einem entsprechend ausgebildeten Mitarbeiter abgearbeitet werden kann.

Diese Aufgabensammlung in einer Stelle ist in der Stellenbeschreibung dokumentiert. Die Menge der Aufgaben, die unter einer Stelle zusammengefasst werden, ist abhängig von der Schwierigkeit, Variabilität und Komplexität der Aufgaben.

Überlegungen zur Planung eines Organigramms

Bevor wir uns Papier und Bleistift nehmen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie gerne darstellen möchte. Dieser Schritt ist zwar an sich logisch, birgt aber unter Umständen die Basis für erhebliche Grundsatzdiskussionen.

Beispiele:

  • Will man die Bereiche auf einer abstrakten Ebene darstellen? Stichworte sind hier: Vertrieb, Einkauf, Produktion, Rechnungswesen, Geschäftsführung
  • Möchte man die Bereiche mit weiteren Informationen ergänzen? Stichworte sind hier: Name des Bereichsleiters, Bild des Bereichsleiters, email-Adresse etc.
  • Sollen Standorte angegeben werden? Es könnte sein, dass die Produktion nicht am Ort der Verwaltung ist.
  • Sollen Untergruppen aufgeführt werden? Bis zu welcher Ebene? Maximal findet sich in einem Organigramm jeder Mitarbeiter mit einem Bild wieder.
  • Sollen Hauptaufgaben der jeweiligen Person ergänzt werden? Hier kommen wir in den Bereich des Wissensmanagements. Damit wäre es jedem Mitarbeiter möglich, schnell Ansprechpartner zu finden.

Diese Planungsaufgabe sollte nicht unterschätzt werden und in Unternehmen mit einem Betriebsrat mit diesem abgestimmt sein. Schließlich geht es bei Namen und Tätigkeiten um den Datenschutz der Mitarbeiter.

Ratschlag zur Planung von Organigrammen

Beginnen Sie im ersten Schritt mit der groben Struktur Ihres Unternehmens. Diese halten Sie auf einem einfachen Papierbogen fest – im aktuellen Zustand. Machen Sie jetzt nicht den Fehler und beginnen mit Diskussionen, was man „schnell optimieren sollte“. Diese Gespräche machen erst Sinn, wenn das ganze Organigramm in seiner Schönheit vor Ihnen liegt.

Wenn Sie die Struktur abgebildet haben, geht es zum nächsten Schritt: Machen Sie sich mit Ihren Führungskräften – wenn vorhanden – darüber Gedanken, wie Ihr Unternehmen aufgebaut ist.

Handelt es sich um eine Funktionalorganisation (klassisch: Vertrieb, Einkauf, Produktion etc.), um eine Divisionalorganisation (Aufteilung nach Märkten oder Kunden. Beispiele: Region Nord oder Privatkunden) oder um eine Projektorganisation? Möglich sind z.B. Mischformen. Wenn diese Erkenntnis gereift ist, legen Sie fest, welche Informationen im Organigramm abgebildet werden sollen. Das geht leicht, weil man sieht, wie geradlinig oder komplex Ihr Unternehmen aufgebaut ist. Ein Blick auf Ihr Konzeptpapier mit dem Bleistift-Organigramm kann wahre Wunder bewirken!

Hilfsmittel für eine Darstellung von Organigrammen:

Wie bekommen wir diese ganzen Informationen zu jeder Abteilung dargestellt? Die Lösung teilt sich zunächst in zwei große Gruppen:

  1. Analog mit Papier und Stift
  2. Digital mit Software

Wenn Sie sich im Handwerksbetrieb einen ersten Überblick verschaffen wollen bzw. überlegen, wie das Organigramm aufzubauen ist, dann rate ich zu Stift und Papier. Diese Vorgehensweise hat entscheidende Vorteile:

  • Sie bekommen schnell Resultate. Man sieht mit Papier und Stift schneller Strukturen und kann leichter etwas zu Papier bringen. Sie brauchen keine Installationen und starre Eingabemasken von Softwareprodukten.
  • Das Organigramm kann schnell verändert werden und lebt in der „Entwicklungsphase“. Mit einer Moderationswand oder einer freien Wand im Büro und Klebezetteln erstellen sie ein Organigramm mit freier Größeneinteilung. Der Vorteil ist eine hohe Flexibilität, wenig Kosten und problemloses Arbeiten mit mehreren Personen. Nachteile sind die fehlende Digitalisierung und der Zwang zum Fotografieren – jeder Zettel fällt früher oder später. Abhängig von der Handschrift kann die Lesbarkeit schwierig werden.

Übergang von analogem zum digitalen Organigramm

Wenn Ihnen die Papier- oder Wandvariante nicht ausreicht, kommt jetzt der nächste Schritt: Eine digitale Variante, die das Organigramm darstellt. Bei den Softwareangeboten für Organigramme finden sich drei verschiedene Abteilungen;

  1. Diverse Mal- und Bildbearbeitungs-Softwatre
  2. Intelligente Arbeitshilfen und spezielle Software zur Organigramm-Erstellung
  3. Jedes Programm, das einen Organigramm-Bau ermöglicht, obwohl es nicht seine Primäraufgabe ist.

Wir kümmern uns um die ersten beiden Gruppen – glauben Sie mir: Die Arbeitszeit, die es kostet, mit dem falschen Programm ein Organigramm zu erstellen, ist die Installationszeit einer Free-/Shareware wert.

Die Darstellungs-Programme im weitesten Sinne

Malwerkzeuge sind eine feine Sache. Mit Formen werden Sie optimal unterstützt, ein paar Kästchen in die richtige Reihenfolge zu bringen. Das schaut für weniger aufwändige Betriebe die schick aus und braucht wenig Zeit. Allerdings wird es problematisch, wenn es um mehrere Abteilungen und komplexere Darstellungen geht. Der Entscheidende Vorteil dieser Programme ist, dass es sie kostenlos gibt oder wie das Microsoft Office als Arbeitsprogramm im Unternehmen vorhanden ist. Vorteile von Schreibprogrammen, einfacher Bildbearbeitung etc.: Sie bekommen Ihre Abteilungen dargestellt – bei komplizierten Aufbauten wird es schwierig. Eine Alternative sind Programme, die als Demo-Version gut zu verwenden sind. Wir haben uns für Sie durch verschiedene Software-Alternativen durchgetestet.

Kostenlose Programme zur Organigrammdarstellung:

Kommerzielle Angebote zur Darstellung von Organigrammen:

Die Microsoft Office-Familie (v.a. Visio, Excel, Word & PowerPoint) bietet unterschiedliche Möglichkeiten für Organigramme. Wenn Sie eine Lizenz des Office-Pakets besitzen, probieren Sie unsere Organigramm Vorlage aus oder testen Sie die SmartArt-Möglichkeiten.

Intelligente Softwareprodukte zur Erstellung eines Organigramms:

Hierbei handelt es sich um Software, die neben der grafischen Darstellung z.B. Berechnungen der Daten zulässt. Gemeint ist z.B. die Anzahl der geführten Personen als Summe aller Untergebenen. Für die Personalabteilung interessant kann das Verhältnis von Männern zu Frauen sein. Je nachdem in welcher Hierarchieebene Sie sich befinden, werden diese Zahlen dynamisch angepasst. Zusätzliche haben diese Werkzeuge oft eine Importschnittstelle zu bekannten ERP-Systemen (direkte Datenübernahme z.B. aus SAP möglich). Simulationen wie Entwicklung der Abteilungen mit verschiedenen Personalständen etc. sind in diesen kostenpflichtigen Softwarepaketen möglich. Wollen Sie diese Hilfe verwenden, kommen Sie kaum an kostenpflichtigen Angeboten herum. Empfehlenswert sind z.B.:

Beispiele für die Erstellung von Organigrammen:

Video-Tutorial: Organigramm erstellen mit Excel (Smart-Art)

In dieser Anleitung zeige ich Ihnen, wie man mit Excel 2010 und Smart-Art sinnvoll Organigramme erstellen kann.

Video-Tutorial: intelligentes Organigramm erstellen mit Excel

Mit Excel kann man zusätzlich intelligente Organigramme erstellen, wenn man auf die Smart-Art-Funktion verzichtet. Diese Art der Erstellung dauert deutlich länger, dafür können Sie Führungsspannen und vieles mehr automatisch berechnen lassen.

Ein Organigramm als Infografik

Organigramm – eine Erklärung

Organigramm – eine Erklärung

Kritik und Nachteile von Organigrammen

Es gibt mehrere Kritikpunkte zum Thema Organigramme, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte. Wir reden nicht nur von der Erstellung, sondern einer Arbeitsweise, die von visualisierten Hierarchien beeinflusst werden kann.

Organigramme verlangsamen

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor von jungen Unternehmen oder Start-Ups ist die Schnelligkeit, mit der Entscheidungen getroffen werden. Haben Sie dagegen starrere hierarchische Strukturen geschaffen, kann das visualisierte Organigramm diese Schnelligkeit abbremsen. Es gibt definitiv eine Reihe von – v.a. börsennotierte Unternehmen – die mit einer klassischen hierarchischen Führung erfolgreich sind. Anders sieht das aus, wenn ein Unternehmen viele Spezialisten sammelt. Dieser Wissens-Pool wird eher flach hierarchisch arbeiten und spiegelt sich in vielen Handwerksbetrieben. Jeder Mitarbeiter hat die gleichen Ausbildungsinhalte gelernt, besitzt im Team aber seine Spezialisierung, denn nicht jeder:

  • Maler ist gleichermaßen gut in der Verarbeitung bestimmter Materialien.
  • Zimmermann kann jede Art Dachstuhl gleich gut bearbeiten (Sanierung im Gegensatz zu Neubau, Fachwerkhaus im Vergleich zur Maschinenhalle).

Eine Idee wäre es, keine oder sparsame Organigramme zu erstellen, sondern ein Pool-Modell. In diesem Modell werden die „Fähigkeiten“ der einzelnen Mitarbeiter dargestellt, um diese Fähigkeiten in den Prozessen, also den betrieblichen Abläufen, sinnvoll zu kombinieren. Solche Fertigkeiten-Modelle habe ich in Handwerksbetrieben (z.B. im Baugewerbe aber auch im Bäckerhandwerk) erfolgreich eingesetzt. Auf diese Art ist z.B. eine gezielte Personalentwicklung durch Schulungen oder Anleitung während des täglichen Arbeitens möglich.

Möglichkeiten der Unternehmensdarstellung

Möglichkeiten der Unternehmensdarstellung

Organigramme fördern Abteilungsdünkel

Organigramme können dazu beitragen, dass die jeweiligen Leiter der Einheiten nur noch interessiert, was innerhalb ihres Bereiches passiert. Alle Abläufe davor oder danach werden ausgeblendet. Das kann so weit gehen, dass keine Entscheidungen mehr getroffen werden können. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Weil der Einkaufsleiter seine Zustimmung für die Beschaffung der benötigten Bleistifte für die Abteilung „Produktionsplanung“ verweigert, steht diese Abteilung still. Die Begründung im Einkauf ist, dass man erst „strategisch darüber nachdenken müsse, ob Bleistifte die richtige Art Stifte sei“. Da diese grundlegenden Portfolio-Entscheidungen die ureigenste Aufgaben der Einkaufsabteilung sind, geht nichts vorwärts… Sie mögen den Kopf schütteln, aber ich habe das alles erlebt.

Organigramme setzen oft falsche Anreize

Motivation vieler ehrgeiziger Menschen ist es, im Organigramm ein Kästchen nach oben zu rutschen. Das Dilbert-Prinzip beschreibt, wie unfähige Mitarbeiter nach oben weggelobt werden – dort könnten sie weniger Schaden anrichten. Was heißt das für die Praxis?

Um nach oben zu kommen, treffen Führungskräfte Entscheidungen, die innerhalb ihres Bereiches äußerst gute Auswirkungen haben. Das Problem dabei: das Vorgehen bringt für das Gesamtunternehmen oftmals größere Probleme mit sich. Ein ähnlicher Mechanismus wie beim Abteilungsdünkel greift um sich und führt zu einer „Ich zuerst“-Mentalität.

Fazit und Zusammenfassung zum Thema Organigramme

  1. Organigramme helfen einen (visuellen) Überblick über eine Organisation zu bekommen.
  2. Man kann Organigramme gut mit Papier und Bleistift, mit kostenloser Organigramm Software aber auch mit Unternehmenssoftware erstellen. Entscheidungsmaßstab ist vielfach die Unternehmensgröße. Für die einfachen Organigramme sind im Beitrag Tipps und Anregungen und unter dem Artikel eine Download-Vorlage.
  3. Organigramme decken die bestehende Struktur auf. Sie können Probleme zementieren und Hierarchien festigen, aber auch Ausgangsbasis für eine fruchtbare Organisationsentwicklung sein. Dies liegt weniger am Organigramm selbst, denn am Willen der Beteiligten zur kontinuierlichen Verbesserung.
  4. Es gibt Methoden Denkansätze, die Überlegungen wert sind, ob sie nicht eine bessere Alternative zum klassischen Organigramm darstellen.

Mit diesem umfangreichen Beitrag zum Thema „Organigramme“ wollte ich einige Impulse setzen für eine individuell passende Organisationspolitik und Organisationsarbeit im eigenen Unternehmen.

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © contrastwerkstatt

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Organigramm für alle, die keine Zeit haben (Ultra-Zusammenfassung)
  • Organigramme helfen einen (visuellen) Überblick zu bekommen.
  • Man kann Organigramme gut mit Papier und Bleistift, mit kostenloser Software oder mit ausgefallener Unternehmenssoftware erstellen. Entscheidungsmaßstab ist die Unternehmensgröße. Für die einfachen Organigramme haben Sie im Beitrag Tipps und Anregungen gefunden.
  • Organigramme decken die bestehende Struktur auf. Sie können Probleme zementieren und Hierarchien festigen oder Ausgangsbasis für eine fruchtbare Organisationsentwicklung sein. Dies liegt weniger am Organigramm, sondern am Willen der Beteiligten zur kontinuierlichen Verbesserung.
  • Es gibt Methoden und Verfahren, die eine sinnvollere Alternative zum klassischen Organigramm darstellen.
  • Ein Organigramm bringt Struktur ins Unternehmen und ist die Basis für weitere Verbesserungen
  • Organigramme zeigen die formale Hierarchie im Unternehmen und verschleiern informelle Hierarchien („graue Eminenz“).
  • In der Krise fordern Banken und Kapitalgeber Organigramme als Strukturnachweis.
  • Die Erstellung eines Organigramms dauert abhängig von der Informationsdichte zwischen 15 und 30 Minuten je 10 Mitarbeiter
  • Es gibt verschiedene kostenlose und kostenpflichtige Software, die bei der Erstellung eines Organigramms hilft
  • Nur für Hartgesottene: Organigramm Teil 2 – Die Realität ist noch viel schlimmer…

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