Einarbeitung neuer Mitarbeiter – Aufbau und Kosten

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter dürfte in den seltensten Fällen leicht von der Hand gehen: Je nach Persönlichkeit des Neulings, der Komplexität der Aufgaben und der Dringlichkeit der Stellenbesetzung sind verschiedene Punkte wichtig. Ein Faktor, den viele KMUs gerne für den Einarbeitungsplan vergessen: Was kostet die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters? Wir beleuchten diese Frage:

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Beispiel

In der Praxis lernt es sich leichter! Wir sehen uns ein Unternehmen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter an:

Typische Einarbeitung am Arbeitsplatz

Im Baumarkt Schraubfix sind die Kollegen durch die Heimwerker-Welle gestresst. Neue Aushilfen an der Kasse müssen her. Am ersten Arbeitstag begrüßt ein Mitarbeiter die Aushilfskraft im Markt und erklärt gestikulierend den Laden. Der Ansprechpartner muss direkt weiter zur Elektroabteilung und schickt den neuen Mitarbeiter zur Kasse – „die Kollegin weiß Bescheid“.

Die Kollegin an der Kasse weiß, dass eine neue Arbeitskraft kommt, kennt aber weder den Wissensstand noch die Vorarbeit. Sie gibt im laufenden Betrieb ein paar Informationen zum Kassensystem, zu Problemen mit manchen Warengruppen und vergibt kleine Aufgaben.

Am Ende des Tages kennt der neue Mitarbeiter weder das Unternehmen noch seine Kollegen richtig. Zusätzlich kann er wenig selbstständig erledigen und hat Angst vor Fehlern – Langeweile und Überforderung drohen. In den nächsten Tagen geht die Einarbeitung sprunghaft mit wechselnden Mitarbeitern und Abteilungen weiter. Der Neue hat nach ein paar Wochen einen Überblick und muss selten nachfragen. Dabei findet er eigene Lösungen für Probleme und kommt insgesamt zurecht.

Onboarding – Einarbeitungsplan mit Aufwand

Der Baumarkt Drehfein sucht ebenfalls Mitarbeiter im Verkauf. Am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters überreicht ihm sein Ansprechpartner einen Orientierungsplan. Hier findet er Informationen über den Betrieb, das Leitbild und einen Überblick über die Aufgaben, die ihn erwarten. Passende Ansprechpartner sind verzeichnet, sowie ein Verweis auf das Unternehmenshandbuch. Die Kollegen sind informiert und stellen sich in passenden Situationen kurz vor.

In verschiedenen Einheiten erklärt ein versierter Mitarbeiter das Kassensystem im Lernmodus anhand verschiedener Warengruppen. Dabei weist er auf Arbeitssicherheit und Ordnung am Arbeitsplatz hin und erklärt mit Hintergrundwissen die Lektionen.

Innerhalb weniger Tage ist der neue Mitarbeiter sicher im Umgang mit den wichtigsten Abläufen im Unternehmen, kennt das Team und die Arbeit. Feedback in der Probezeit ist wohlwollend konstruktiv und hilft bei der Eingewöhnung im neuen Job. Bei Fragen und Problemen kann er nach Hilfe fragen oder die Lösung versuchen selbst herauszufinden. Die Leitlinien des Unternehmens wurden ihm vorgelebt und er konnte sie verinnerlichen. Onboarding erfolgreich!

Einarbeitung neuer Mitarbeiter – worauf kommt es an?

Die Einarbeitung und Probezeit ist eine Lehrzeit mit dem Ziel, einen neuen Kollegen notwendiges Betriebswissen beizubringen. Eine Checkliste mit den Lerninhalten hilft den Überblick zu wahren. Die Ziele der Einarbeitung sollten klar formuliert werden, damit jeder im Team einen neuen Mitarbeiter helfen kann – ohne Unter- oder Überforderung. Lassen Sie sich von neuen Mitarbeitern Feedback geben, welche Informationen am Arbeitsplatz noch hilfreich gewesen wären. Wägen Sie ab, was sich in einer Einarbeitungsmappe wiederfinden sollte.

Prozessmanagement und Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Prozesse hat jedes Unternehmen – viele Handwerker und KMUs nutzen lediglich andere Begriffe. Wenn Sie Ihre Geschäftsbereiche mit Prozessen darstellen, läuft im Idealfall jeder Arbeitstag vorhersehbar ab. Ein gelungenes Onboarding ist auch Teil der Arbeitgebermarkenbildung, Employer Branding mit Struktur und Organisation.

Warum ein schriftlicher Onboarding-Plan?

Jeder Mensch lernt anders, allerdings haben sich klar gebündelte Informationen bewährt, um Abläufe und Tipps im Unternehmen weiterzugeben. Implizites Wissen eignet sich im Lauf der Zeit jeder Teil einer Gruppe an. Explizites Wissen sollte einheitlich und verständlich sein. Verschiedene Bereiche eines Unternehmens haben unterschiedliche Abläufe und genauso verhalten sich Mitarbeiter. Wenn Sie wollen, dass jeder im Team eine Aufgabe auf die exakt gleiche Art verrichtet, braucht es genaue Anweisungen und Arbeit im Bereich Wissenstransfer.

Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen

Jeder Mitarbeiter hat Stärken und Schwächen und ein Unternehmen tut gut daran, ideale Besetzungen anzustreben. Gleichzeitig lösen sich Mitarbeiter der gleichen Qualifikationsstufe problemlos bei Krankheit oder Urlaub ab – also ohne große Leistungseinbußen. Mit verschriftlichten Anweisungen sind Wechsel deutlich einfacher und auf neue Mitarbeiter übertragbar. Nach langer Abwesenheit lohnt sich dagegen ein sinnvoller Wiedereingliederungsplan.

Tragen Sie mit Ihren verantwortlichen Mitarbeitern zusammen, was essenziell wichtig im Betrieb ist, welche Probleme auftreten und was gut zu wissen ist – besondere Kunden, spezielle Lieferzeiten und ähnliche Informationen.

Legen Sie Ihre Geschäftsprozesse fest und überlegen Sie, wie viele Tage und Wochen die Einarbeitung dauern muss und kann. Sie tragen mit diesen Schritten ihr betriebliches Wissen zusammen und schützen es vor Verlust. Wächst Ihr Unternehmen, müssen Sie Stellen neu besetzen und können auf vorgefertigte Pläne zurückgreifen. Ein Einarbeitungsplan muss bei jeder größeren Änderung im Betrieb angepasst werden, aber mit der Anlage sparen Sie Zeit, Geld und Nerven.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter – was kostet das?

Einerseits kostet der neue Mitarbeiter sein Gehalt, andererseits die Zeit der einarbeitenden Kollegen. Die ersten Tage und Wochen sind wichtig zum Lernen, aber bringen wenig Umsatz oder gar Gewinn. Sie müssen die beiden Faktoren Zeit und Nachhaltigkeit in Einklang bringen, um das Beste für Ihr Unternehmen zu bekommen.

Neue Mitarbeiter kosten Zeit…

Kein Angestellter bringt alles notwendige Wissen mit – und kann das auch nicht! Wenn es die gleiche Stelle wie im vorherigen Betrieb war, sind die Fachkenntnisse vorhanden und unterscheiden sich je nach Arbeitsplatz in verschiedenen Bereichen: Software, Gerätetypen und besonders unterschiedliche Arbeits- und Kommunikationsarten unterscheiden Unternehmen beträchtlich voneinander.

Der neue Mitarbeiter soll schnellstmöglich voll einsatzfähig sein, daher sollten Sie die notwendige Zeit schaffen, alles notwendige Wissen zu übergeben.

Wir stellen eine Beispielrechnung an:

Der neue Mitarbeiter kostet Sie 5000€ im Monat und braucht 3-5 Tage reine Arbeitszeit, bis er selbstständig arbeiten kann. Ihr langjähriger Angestellter kostet Sie 6000€ und fällt für 2-4 Tage durch Lehreinheiten aus.

…und viel Wissen wird nebenher erlernt!

Unterschätzen Sie nicht die vielen Details, die nicht nachlesbar, sondern mit der Zeit erlernbar sind. Das sind Eigenheiten von Software und Geräten, selten benötigte Lagerbestände oder Traditionen im Unternehmen.

Je mehr Sie diese Informationen sammeln und verschriftlichen, z.B. in einem Handbuch oder Intranet, desto besser und schneller gewappnet sind neue Mitarbeiter. Für standardisierte Abläufe eignen sich Checklisten und Kennzeichen wie Lagepläne oder Arbeitsroutinen. Kaizen und Kanban sind wichtige Werkzeuge für standardisierte Lean Prozesse und verhelfen zu verbesserten Abläufen. Lean Leadership und TWI stehen für Motivation und Befähigung der Mitarbeiter für beste Ergebnisse und sind erfolgreich getestet.

Bester Start für neue Mitarbeiter

Das Wissen über das Wissen und die Wertschätzung der Weitergabe ist entscheidend für den Erfolg Ihres Teams und des Unternehmens. Nehmen Sie sich diese Zeit zur Vorbereitung, um später keine Zeit zu verschwenden.

Mit bestem Gruß,
Axel Schröder

Schnelle und strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter mit unserer Checkliste!

Ein neuer Mitarbeiter bereichert Ihr Team? Mit dieser Checkliste gelingt der Start und die Einarbeitung.

Bildquelle: Canva.com © shironosov