Dokumentenverwaltung: digital oder analog? Was ist sinnvoll?

Dokumentenverwaltung im digitalen Zeitalter fordert mehr von Büroarbeit, als das Dokumentenmangement in den Zeiten vor Bits und Bytes. In jedem Betrieb fällt eine Menge an Schriftgut an, kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe sind nicht ausgenommen! Posteingang, Korrespondenz mit Partnern und Kunden, Rechnungen, Aufträge, Angebote, Lieferscheine, Werbetexte… Wie behalten Sie Übersicht und Ordnung?

Dokumentenverwaltung – brauch ich das?

Ohne Dokumentenverwaltung (englisch: document management system) verschwenden Sie viel Zeit auf mit Suchen. Ein logisches System hilft Ihnen, jedes Schriftstück und jede Datei in ein, bis zwei Handgriffen zu finden. Das spart Zeit und Nerven!

Als Merkmale einer guten Ordnung gelten:

• gute Übersicht
• sicheres und richtiges Einordnen
• schnelles Finden

Diese Merkmale lassen sich vom analogen Büro eins zu eins auf die digitale Dokumentenverwaltung übertragen.

Beim Anlegen einer Akte oder eines Ordners im Computer prüfen Sie idealerweise, bei welchem System alle drei Faktoren zutreffen. Unter einem Verwaltungssystem für Daten und Dokumente verstehen wir ein Ordnungsprinzip, das durch die drei Merkmale eine Indexierung und schnelles Auffinden ermöglicht.

Ordnungsprinzip für Dokumentenverwaltung

Es gibt verschiedene Systeme, um nachhaltig Ordnung in die digitalen und analogen Unterlagen zu bringen. Wir stellen die gängigsten vor:

Die alphabetische Ordnung in der Dokumentenverwaltung

Die alphabetische Ordnung ist das verbreitetste Prinzip. Namen oder Ortsbezeichnungen sind die Hauptkategorie. Grundlage für die alphabetische Ordnung ist die DIN 5007.

Bei der Ordnung nach Personennamen gilt als erstes Ordnungswort der Nachname. Bei gleichem Anfangsbuchstaben ordnet das System nach den folgenden Buchstabe. Akzente anderer Sprachen bleiben unberücksichtigt, Umlaute werden wie ae, oe oder ue oder wahlweise wie a, o und u behandelt.

Als zweites Ordnungswort gilt der Vorname. Sind sowohl Nach- als auch Vorname gleich, werden weitere Merkmale wie Straße, Hausnummer und weitere Informationen hinzugefügt. Zusammengesetzte Familiennamen kommen grundsätzlich nach den einfachen Familiennamen.

Vorsicht: „Gebrüder“ und „Geschwister“ gelten als Vornamen. Akademische Grade und historische Namenszusätze (wie Freiherr) bleiben bei der alphabetischen Ordnung unberücksichtigt.

Werden in der Dokumentenverwaltung Personennamen und Namen von Betrieben, Behörden, Firmen oder Organisationen gemeinsam eingeordnet, gilt ebenfalls die alphabetische Reihenfolge. Bei gleichen Namen gilt folgende Rangordnung:

1. Firmen oder Personennamen ohne Vornamen und Zusätze (Schmidt)
2. Firmennamen ohne Vornamen mit Zusätzen (Schmidt & Söhne)
3. Firmen- oder Personennamen mit Vornamen, ohne Zusätze (Schmidt, Berta)
4. Personennamen mit Vornamen und Zusätzen (Schmidt, Berta, Maschinenbau)
5. Zusammengesetzte Personennamen ohne Vornamen (Schmidt-Müller)
6. Zusammengesetzte Personennamen mit Vornamen (Schmidt-Müller, Berta)

Die dekadische Ordnung in der Schriftgutverwaltung

Bei der dekadischen Ordnung kommen die einstelligen Zahlen 0-9 zum Einsatz (Zehnergruppe = Dekade). Die Ordnung wird in Hauptgruppen, Gruppen und Untergruppen eingeteilt. Vorteil ist, dass die beginnende Ziffer der Untergruppe die Hauptgruppe erkennbar macht. Aus diesem Grund heißen diese Ordnungsnummern „sprechende Nummern“. Die dekadische Ordnung findet beispielsweise in der Buchführung ihren Einsatz.

Beispiel:

Numerische Ordnung in der Dokumentenverwaltung

Vor allem im Vertrieb kann eine numerische Ordnung sinnvoll sein. Hierbei dienen Zahlen der Grundordnung, beispielsweise mit Kundennummern, Telefonnummern oder Postleitzahlen.

Jeder Vorgang oder Kunde erhält eine laufende Nummer. Diese Ordnung ist eindeutig und Mitarbeiter legen Schriftstücke schnell und mit geringer Fehlerquote ab. In der Dokumentenverwaltung braucht damit zwingend einen Suchindex: ohne diesen fehlt die Nachvollziehbarkeit, wer oder was sich hinter der Nummer verbirgt.

Beispiel:

Weitere Ordnungsmöglichkeiten in der Dokumentenverwaltung

Für einen einzelnen Arbeitsplatz und Mitarbeiter kann unter Umständen eine Ordnung nach Stichwörtern wie „Reklamationen“, „Rechnungen“, „Werbung“ etc. sinnvoll sein. Das gewährleistet einen schnellen Zugriff auf die Akten. Für eine Archivierung, zu der mehrere Mitarbeiter Zugang haben, eignen sich andere Prinzipien besser als diese Zuordnungsweise.

Durch die mnemotechnische Ordnung (Mnemotechnik = Gedächtniskunst) entsteht eine Beziehung zu einer Sache, die leicht zu merken ist. Grundlage ist das Alphabet.

Beispiel:

Weiterführende Ordnung

Die zeitliche Ordnung ergänzt idealerweise andere Ordnungsmerkmale. Rechnungen sind alphabetisch nach Kunden- oder Lieferantennamen geordnet. Innerhalb eines Kunden oder Lieferanten erfolgt die Ablage nach Datum. Es gibt die „kaufmännische Heftung“ (neuestes Schriftstück liegt oben) und die „Behördenheftung“ (das älteste liegt oben).

Farben und Symbole dienen in der Dokumentenverwaltung als zusätzliche Ordnungsmittel und ergänzen eine bestehende Ordnung sinnvoll. Beispielsweise erleichtern farbige Schriftgutbehälter und Etiketten das Archivieren von Schriftgut in der richtigen Gruppe.

Dokumentenmanagement – Document management system

Dokumentenmanagement oder Dokumentenverwaltungssystem bezeichnet die Art der digitalen oder datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Im Großen und Ganzen gelten hier die oben genannten Regeln für das digitale Dokumentenmanagement.

Archivieren Sie Ihre Dokumente, damit Sie und Ihre Mitarbeiter in der digitalen Ablage alle Schriftstücke schnell ablegen und wiederfinden.

Legen Sie einzelne, sinnvoll benannte Ordner und Unterordner an. Ein haptisches System vorm inneren Auge hilft, eine sinnvolle Ordnung herzustellen. In altbewährten Ordner arbeiten Sie mit Unterteilungen in Form von Trennblättern und Registern. Ähnlich funktioniert die Ordnung in Ihrer EDV durch Benennung und Unterordner.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Dokumente unter denselben Kriterien ablegen und eine genauere Beschreibung zusätzlich eintragen. Ein schneller Aufruf ist für digitale Akten genauso wichtig wie in Pappordnern.

Entscheiden Sie sich beispielsweise für ein alphabetisches System, wäre eine folgende Archivierung im Sinne des document management systems möglich:

Sie haben einen Ordner, unter dem Sie dann alle Kunden ablegen. Für jeden Kunden gibt es darin einen weiteren Unterordner, angelegt mit dem Kundennamen. Als nächste Unterteilung kämen jetzt dementsprechend Ordner mit Angeboten, Rechnungen, Aufträgen, Konversation…:

Innerhalb dieser Ordner kann ein Wechsel zur numerischen Ordnung sinnvoll sein, beispielsweise bei Angeboten oder Rechnungen.

Kommunizieren Sie dann das eingeführte System und die Dokumentenverwaltung mit allen Feinheiten in Ihrem Betrieb. Stellen Sie die Wichtigkeit heraus, dass durchgängig unter denselben Kriterien ablegt wird und alle Kollegen alle Dokumente jederzeit finden.

Ein weiteres Hilfsmittel hierbei kann eine Excel-Tabelle im Kundenordner sein. Diese führt die einzelnen Kunden auf und gibt dadurch an, welche Unterordner für welchen Kunden existieren und welche Schriftstücke in diesen Ordnern zu finden sind. Denn dies erleichtert die gezielte Suche nach bestimmten Schriftstücken. Wichtig ist dabei das saubere Arbeiten: Bei Veränderungen der Ordner oder neuen Dokumenten braucht es eine Aktualisierung der Excel-Tabelle! Leichter klappt das deshalb mit einem passenden CRM-System!

Digitalisierung von Schriftgut

Für die Digitalisierung Ihrer Dokumentenverwaltung stehen Ihnen mittlerweile bezahlbare Hochleistungs-Scanner zur Verfügung.

Diese Scanner verarbeiten dabei eine größere Anzahl an Dokumenten gleichzeitig in hoher Geschwindigkeit. Beidseitig einscannen und dementsprechend wahlweise als pdf oder Bild-Datei speichern, ist möglich.

Sie vergeben Schlagwörter für Dokumente, weil das eine spätere Suche ermöglicht. Daneben erkennt der Scanner, welche Art von Dokument es ist und ordnet diese in den meisten Fällen gleich richtig zu. Visitenkarten beispielsweise gleich gespeichert, dass Sie diese mit einem Klick zu Ihren Kontakten hinzufügen. Systeme wie ELO erkennen eine Rechnung und Adressen.

Eine optionale Wandlung der Bilder mittels OCR (optical character recognition = Umrechnung von Bild in Text) ermöglicht eine Volltextsuche der Dokumente. Das Layout der Schriftstücke bleibt erhalten, sie erhalten eine Textdatei.

Die Digitalisierung von Schriftgut kann übrigens ein guter Einstieg in die Digitale Transformation Ihres Unternehmens sein.

Aufbewahrungsregeln in der Dokumentenverwaltung

Papierlose Büros scannen das Schriftgut, archivieren digital und entsorgen dann das Original. Zusätzlich kommen zunehmend Bestell-, Auftrags- oder Versandbestätigungen und Rechnungen digital über WWS oder eMail.

Rechtlich gesehen stellen deshalb digital aufbewahrte Dokumente keinen Unterschied zu ihren papierenen Kollegen dar. Egal, ob digital versendet oder im Nachhinein gescannt.

Laut der deutschen Abgabenordnung ist die elektronische Form der Archivierung von Dokumenten in den allermeisten Fällen rechtskonform (§ 147 Abs. 2, AO) unter der Voraussetzung, dass die Daten inhaltlich mit dem Original übereinstimmen und Sie den Zugriff auf das Dokument gewährleisten. Wichtige Dokumente wie Urkunden nimmt diese Regelung dabei aus:

„(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

(6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.“

(§ 147 AO 5, 6, Quelle: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz)

Nach § 371 Abs. 1, ZPO sind digitale Kopien von Dokumenten vor Gericht als Augenscheinbeweis gültig. Das gilt ebenfalls, wenn sie von einem Smartphone oder einer Digitalkamera abfotografiert sind. Für ein Unternehmen empfiehlt es sich deshalb, wichtige Dokumente oder Verträge zusätzlich im Original aufzubewahren und zu archivieren.

Datenmanagement

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der digitalen Verwaltung ist übrigens das Datenmangement. Hierbei geht es darum, das im Unternehmen verfügbare Daten effizient und mit größtmöglichen Nutzen zur Anwendung kommen. Um die Datennutzung effizient zu gestalten, stellen sich deshalb zunächst folgende Fragen:

• Wer kann alles auf welche Dateien zugreifen?
• Welche Dateitypen verwenden Sie beziehungsweise Ihre Mitarbeiter?
• Gibt es dabei eine Möglichkeit, die verfügbaren Daten zu bereinigen, integrieren oder zu speichern?
• Für was darf ich die Daten dann verwenden (Datenschutz)?
• Welche Workflows zur Automatisierung sind möglich?

Mit der Beantwortung dieser Fragen, sind Sie in der Lage mit einem einfachen Datenmanagement Ihre Datennutzung optimieren.

Informationsgehalt von Daten festlegen

Um festzustellen, welche Daten äußerst wertvoll für Ihr Unternehmen sind, kategorisieren Sie diese:

• Kritische Daten: Dies sind Daten, die Sie für das Funktionieren Ihres Unternehmens benötigen. Ihr Verlust zwing Ihr Unternehmen schließlich zum Stillstand. Beispiele für solche Daten sind steuerrelevante Dokumente, nachweispflichtige Dokumente der Buchhaltung oder Bestellungen von Kunden.
• Performance Daten: Dies sind Informationen, die Sie zur Steuerung des Unternehmens benötigen. Ihr Verlust erschwert dabei Planungen für die Zukunft des Unternehmens bis zur Unmöglichkeit. Ein Beispiel hierfür ist beispielsweise die Auswertung der Auftragslage aus den letzten Jahren..
• Sensible Daten: Dies sind Daten, die den Datenschutz betreffen, wie Ihre Kundenadressen.
• Nicht-Kritische Daten: Dies sind Daten, die Sie leicht wiederherstellen oder durch andere Informationen ersetzen.

Unsere Daten warten in den entsprechenden Kategorien? Jetzt wissen wir, wie wichtig diese für unser Unternehmen sind. Zusätzlich haben wir deshalb einen Überblick, welche Daten wir nicht benötigen.

Lebenszyklus von Daten

Daten haben einen Lebenszyklus. Betrachten wir beispielsweise die Verkaufsdaten einer Metzgerei. Hier stellen wir fest, dass es sinnvoll ist, die Verkaufszahlen vom letzten Jahr oder der letzten beiden Jahre zu betrachten. Gerade wenn wir entscheiden, ob sich die Produktion einer bestimmten Wurstart lohnt. Die Verkaufszahlen vor zehn Jahren sind bei einer solchen Aufgabe nicht hilfreich.

Aus diesem Grund ordnen wir die Daten dem jeweiligen Lebenszyklus zu:

• verwendet: Informationen, die wir während eines Geschäftsjahres erstellen, verändern oder nutzen (aktuelle Verkaufszahlen).
• analysiert: Daten, die wir für Auswertungen nutzen, gehören zur Analyse.
• archiviert: Daten ohne aktuellen Nutzen mit einem gegebenen Erhaltenswert. Sie archivieren wir.
• gelöscht: Daten, die wir nicht mehr brauchen, löschen wir.

Um die Daten im Lebenszyklus richtig zuzuordnen, sind dabei Regeln wichtig, wann der Übergang zwischen den einzelnen Phasen sinnvoll ist. Die Aufbewahrungszeiträume resultieren dann auch aus der Kategorie der Daten.

Datenqualität

Wir wollen eine hohe Qualität der Daten erreichen. Um dies zu erreichen, stellt sich deswegen zunächst die Frage: Was verstehen wir unter einer hohen Datenqualität?

Eine hohe Datenqualität bei der Dokumentenverwaltung hängt an ihrer Eignung, um ihren Zweck am besten zu erfüllen.

Dieser Satz lässt sich dabei am Beispiel der Kundendaten eines Unternehmens gut erklären.

Kundendaten nutzen wir zu Werbezwecken. Für eine effiziente Werbung, brauchen wir die Kundendaten aktuell und frei von Fehlern oder Dubletten. Nehmen wir an, unsere Firma hat einen langjährigen Stammkunden Dr. Hans Faber, der als Stammkunde einen Rabatt von 15 % angeboten bekommt. Dieser Stammkunde, ist durch einen Schreibfehler ebenfalls als Dr. Hans Phaber in der Neukundenkartei. Als Neukunde erhält er ein weiteres Angebot mit einem 30 % Rabatt. Verständlicherweise ärgert Herrn Faber das Angebot, weil er als Stammkunde einen geringeren Rabatt erhält, als ein Neukunde.

Dieses Beispiel zeigt, dass bei der Verwaltung unserer Daten die Qualität eine große Rolle spielt. Bei einem neuen Datensatz achten wir darauf, von Anfang an alles korrekt zu erfassen. Dieses Prinzip nennt sich übrigens First time right. Wir sparen viel Zeit und Arbeit, wenn wir bei der Dateneingabe anständig arbeiten. Hier kann ein Schema, zur Datenerfassung hilfreich sein. Dieses Schema sorgt dabei für eine einheitliche Eingabe.

Besitzen Sie einen bestehenden Datensatz, bei dem Fehler auftreten, ist Rettung machbar. Im Folgenden beschreiben wir hier drei Schritte, wie Sie Ihre Daten bereinigen:

Data Profiling:

Im Data Profiling analysieren wir die Daten und prüfen auf Fehler. Diese Fehler sind beispielsweise:

• Widersprüchliche Datensätze (Postleitzahl passt nicht zum angegebenen Ort)
• Dubletten (Kundenname ist unter zwei verschiedenen Schreibweisen im System)
• unvollständige Datensätze (Hausnummer fehlt bei einem Kunden)
• Fehlende Aktualität der Daten (Kunde besitzt neue Adresse)

Data Cleansing:

In diesem Schritt beheben wir bekannte Fehler, was eine aufwendige Arbeit bei der Dokumentenverwaltung sein kann. Die Daten bereinigen wir durch folgende Arbeiten:

• Datentypkonvertierung (Die Daten werden in einem einheitlichen Format gespeichert)
• Dublettenerkennung
• Vervollständigung von Datensätzen
• Aktualisierung der Daten

Nicht alle Schritte erledigen wir von Hand, es gibt Programme, die beispielsweise nach Dubletten suchen und diese aufzeigen. Die gefundenen Datensätze bearbeiten wir von Hand, um die Fehlerquote zu minimieren. Ein Computer ist hilfreich, weiß allerdings nicht, dass es mit verbreiteten Namen mehrere Hans Müller geben kann.

Monitoring:

Beim Monitoring unterziehen wir die bereinigten Daten einer erneuten Analyse auf Fehlerquellen, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt sind. Diese Arbeit erfolgt in bestimmten Zeiträumen erneut, um eine hohe Qualität der Daten langfristig zu sichern.

Fazit zur Datenqualität:

Achten Sie von Anfang an auf eine saubere, korrekte und einheitliche Dateneingabe. Sie sparen sich viel Zeit für die Bereinigung Ihrer Daten, wenn die Datenaufbereitung Teil der IT-Strategie ist. Unser Tipp: Testen Sie die Zeiterfassung für mehr Effizienz!

Gesamtübersicht zum Datenmanagement

Die Gesamtübersicht über alle Daten und wie Sie diese verwenden, in welcher Phase sich die Daten befinden, braucht Verwaltung. Das heißt Sie wissen, welche Informationen es gibt und wie Sie sie nutzen. Erstellen Sie ein Prozessmodell und eine Übersicht über die für die einzelnen Prozesse verwendeten Daten. Vermerken Sie am besten mit einem Querverweis, wo sie zu finden sind. Auf diese Weise entsteht ein Überblick über die Prozesse und die hierfür benötigten Daten.

Einbau von Daten in Unternehmensprozesse

Welche Daten nutzen und kennen Sie und welche besitzen Sie zusätzlich? Dies kann zu einer großen Verbesserung der Effizienz in einem jetzt digitalen Betrieb führen.

Beispiel eines kleinen Betriebs:

Nehmen wir an ein Schreinermeister macht sich die Arbeit und bereinigt seine Daten. Er stellt beim Punkt Gesamtübersicht fest, dass er zu wenige Daten verwendet. Beispielsweise bringt er die Verkaufszahlen von einzelnen Produkten nicht ein. Bei näherer Betrachtung stellt er fest, dass seine Produktion der Nachfrage hinterherhängt. Bei der Produktion eines bestimmten Stuhles steigen die Verkaufszahlen stark an – ohne Erhöhung der produzierten Stückzahl. Im nächsten Quartal erhöht er die Produktionszahlen des Stuhles und stellt fest, dass er die produzierten Stühle größtenteils verkaufen konnte. Um die Erhöhung der Produktion des Stuhles zu ermöglichen, senkte er die Produktion eines Schrankes. Dessen Verkaufszahlen gingen in den letzten Jahren zurück. 15% mehr Umsatz in diesem als im vorangegangenen Quartal mit einer datenbasierten Verschiebung.

Sie sehen, es lohnt sich, wenn Sie Zeit und Arbeit in die Aufbereitung und Verwendung von Daten legen. Gleiches gilt, wenn Sie vor notwendigen Neuanschaffungen Ihres IT-Systems stehen: Enterprise Architecture Management verschafft den Überblick über die sinnvolle Strategie.

Dokumentenverwaltung versus Dokumentenmanagementsystem – Wer ist jetzt der Sieger?

Beide Verwaltungssysteme haben im Büro ihre Berechtigung und finden zeitgleich ihre Anwendung. Das hat den Vorteil, dass Sie die doppelt abgelegten Schriftstücke zweifach sichern.

Egal, ob es Sie sich auf dem Weg zum papierlosen Büro befinden, Ihre Dokumente lieber haptisch ablegen oder beides praktizieren: Wichtig ist, dass Sie sich für ein einheitliches System wie die 5S entscheiden und dieses auf allen Ebenen durchhalten. Auf diese Weise kommt kein Schriftstück oder keine Datei abhanden und alle Mitarbeiter finden jederzeit alle Dokumente oder Daten wieder.

Es grüßt aus Bayreuth

Axel Schröder

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