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Elektronisches Datenmanagement versus Schriftgutverwaltung

Elektronisches Datenmanagement vs Schriftgutverwaltung
Modernes Informationsmanagement im digitalen Zeitalter stellt an das Datenmanagement (engl. document management system) mindestens die selben, wenn nicht sogar höhere Anforderungen an die Ordnungssysteme als die Schriftgutverwaltung in den Zeiten vor Bits und Bytes.

In jedem Betrieb fällt eine gewisse Menge an Schriftgut an, auch in kleinen Unternehmen oder in Handwerksbetrieben. Der Posteingang will ebenso verwaltet sein, wie selbst erstellte Konversation mit Geschäftspartnern oder Kunden, Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine, Werbetexte und vieles mehr.

Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Frage, wie Dokumente so geordnet werden können, dass sie sowohl haptisch als auch in der Datenbank schnell und sicher wiederzufinden sind und welche Vorschriften für die Aufbewahrung von Originaldokumenten und digital document management gelten.

 

Ordnungssysteme – brauch ich das?

Nur, wenn Sie in Ihrem Betrieb, und sei er noch so klein, ein logisch aufgebautes, nachvollziehbares Ordnungssystem haben, finden Sie Ihre Dokumente schnell und sicher wieder. Das spart Zeit und Nerven und gilt sowohl für die haptische, als auch die elektrische Dokumentenverwaltung.

Als Merkmale einer guten Ordnung gelten:

  • gute Übersicht
  • sicheres und richtiges Einordnen
  • schnelles Finden

Diese Merkmale lassen sich vom analogen Büro ohne Weiteres auf das digitale Dokumentenmanagement übertragen.

Beim Anlegen einer Akte oder eines Ordners im Computer ist deshalb immer zu prüfen, bei welchem Ordnungssystem alle drei Faktoren zutreffen. Unter Ordnungssystem versteht man ein Ordnungsprinzip, also die Faktoren, die zur Indexierung einer Akte dienen.

Ordnungssysteme für Schriftgutverwaltung

Die alphabetische Ordnung in der Schriftgutverwaltung

Die alphabetische Ordnung ist die verbreitetste Ordnungsweise. Es wird nach Namen oder Ortsbezeichnungen geordnet. Grundlage für die alphabetische Ordnung ist DIN 5007.

Bei der Ordnung nach Personennamen gilt als erstes Ordnungswort der Nachname. Bei gleichem Anfangsbuchstaben wird nach den folgenden Buchstaben geordnet. Akzente aus fremden Sprachen bleiben unberücksichtigt, Umlaute werden wie ae, oe oder ue oder wahlweise wie a, o und u behandelt.

Als zweites Ordnungswort gilt der Vorname. Reicht das nicht aus, weil sowohl Nach- als auch Vorname gleich sind, werden weitere Merkmale wie Straße, Hausnummer etc. hinzugefügt. Zusammengesetzte Familiennamen kommen immer nach den einfachen Familiennamen.

Zu beachten ist, dass „Gebrüder“ und „Geschwister“ als Vornamen gelten und akademische Grade und historische Namenszusätze (wie Freiherr) bei der alphabetischen Ordnung unberücksichtigt bleiben.

Werden in der Schriftgutverwaltung Personennamen und Namen von Betrieben, Behörden, Firmen oder Organisationen gemeinsam eingeordnet, gilt ebenfalls die alphabetische Reihenfolge. Bei gleichen Namen gilt folgende Rangordnung:

  1. Firmen oder Personennamen ohne Vornamen und Zusätze (Schmidt)
  2. Firmennamen ohne Vornamen mit Zusätzen (Schmidt & Söhne)
  3. Firmen- oder Personennamen mit Vornamen, ohne Zusätze (Schmidt, Berta)
  4. Personennamen mit Vornamen und Zusätzen (Schmidt, Berta, Maschinenbau)
  5. Zusammengesetzte Personennamen ohne Vornamen (Schmidt-Müller)
  6. Zusammengesetzte Personennamen mit Vornamen (Schmidt-Müller, Berta)

Die dekadische Ordnung in der Schriftgutverwaltung

Bei der dekadischen Ordnung verwendet man die Ziffern 0 bis 9 (Zehnergruppe = Dekade). Die Ordnung kann in Hauptgruppen, Gruppen und Untergruppen eingeteilt werden. Vorteil ist, dass in der ersten Ziffer der Untergruppe die Hauptgruppe erkennbar ist. Deshalb heißen diese Ordnungsnummern auch „sprechende Nummern“. Die dekadische Ordnung findet beispielsweise in der Buchführung ihren Einsatz.

Beispiel:

Dekadische Ordnung in der Schriftgutverwaltung

Dekadische Ordnung in der Schriftgutverwaltung

 Numerische Ordnung in der Schriftgutverwaltung

Vor allem im Vertrieb kann eine numerische Ordnung sinnvoll sein. Hierbei wird mit Zahlen geordnet, beispielsweise mit Kundennummern, Telefonnummern oder Postleitzahlen.

Jeder Vorgang oder Kunde erhält eine laufende Nummer. Diese Ordnung ist eindeutig, einfach und Schriftstücke können schnell und mit geringer Fehlerquote abgelegt werden. In der Schriftgutverwaltung braucht man dafür jedoch zwingend einen Suchindex, nur dieser kann zeigen, wer oder was sich hinter der Nummer verbirgt.

Beispiel:

Numerische Ordnung in der Schriftgutverwaltung

Numerische Ordnung in der Schriftgutverwaltung

Weitere Ordnungsmöglichkeiten in der Schriftgutverwaltung

Für einen einzelnen Arbeitsplatz und Mitarbeiter kann unter Umständen eine Ordnung nach Stichwörtern wie „Reklamationen“, „Rechnungen“, „Werbung“ etc. sinnvoll sein, um einen schnellen Zugriff auf die Akten zu gewährleisten. Für eine Archivierung, zu der mehrere Mitarbeiter Zugang haben müssen, ist diese Zuordnungsweise jedoch nicht geeignet.

Die Mnemotechnische Ordnung (Mnemotechnik = Gedächtniskunst) wird eine Beziehung zu einer Sache hergestellt, die man sich leicht merken kann. Grundlage dafür ist das Alphabet.

Beispiel:

Mnemotechnisches Ordnungssystem

Mnemotechnisches Ordnungssystem

Die zeitliche Ordnung wird meist in Verbindung mit anderen Ordnungsmerkmalen eingesetzt. So können beispielsweise Rechnungen alphabetisch nach Kunden- oder Lieferantennamen geordnet werden. Innerhalb eines Kunden oder Lieferanten wird dann nach Datum abgelegt. Man unterscheidet dabei die „kaufmännische Heftung“, bei der das neueste Schriftstück oben liegt von der „Behördenheftung“, die das älteste nach oben heftet.

Farben und Symbole können in der Schriftgutverwaltung als zusätzliche Ordnungsmittel eingesetzt werden und eine bestehende Ordnung sinnvoll ergänzen. Beispielsweise erleichtern farbige Schriftgutbehälter und Etiketten das Archivieren von Schriftgut in der richtigen Gruppe.

Dokumentenmanagement – Document management system  

Dokumentenmanagement oder auch Dokumentenverwaltungssystem bestimmt die Art der digitalen oder auch datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Im Großen und Ganzen gelten auch hier die oben genannten Regeln der Ordnungssysteme auch für das digitale Dokumentenmanagement.

Archivieren Sie Ihre Dokumente so, dass Sie und Ihre Mitarbeiter auch in der digitalen Ablage alle Schriftstücke schnell und sicher ablegen und auch wiederfinden können.

Legen Sie einzelne, sinnvoll benannte Ordner und Unterordner an. Sie können sich dabei immer vor Augen halten, wie Sie die Schriftstücke haptisch in einem Aktenordner ablegen würden. Auch in die altbewährten Ordner haben Sie Unterteilungen mit Hilfe von Trennblättern und Registern vorgenommen. Ähnlich sollten Sie die Ordnung in Ihrer EDV gestalten.

Achten Sie aber darauf, dass Sie Ihre Dokumente immer unter denselben Kriterien ablegen und eine genauere Beschreibung zusätzlich eintragen. So finden Sie Ihre Akten auch im Computer schnell wieder.

Haben Sie sich beispielsweise für ein alphabetisches Ordnungssystem entschieden, könnte eine Archivierung im Sinne des document management systems etwa so aussehen:

Digitales Ordnungssystem

Digitales Ordnungssystem

Sie haben einen Ordner, unter dem Sie alle Kunden ablegen. Für jeden Kunden gibt es einen weiteren Unterordner, angelegt mit dem Kundennamen. Als nächste Unterteilung kämen jetzt Ordner mit Angeboten, Rechnungen, Aufträgen, Konversation etc.:

Innerhalb dieser Ordner kann auch ein Wechsel zur numerischen Ordnung sinnvoll sein, beispielsweise bei Angeboten oder Rechnungen.

Kommunizieren Sie das einmal eingeführte Ordnungssystem in Ihrem Betrieb und stellen Sie sicher, dass durchgängig unter denselben Kriterien ablegt wird und alle Kollegen alle Dokumente jederzeit finden können.

Ein weiteres Hilfsmittel hierbei kann eine Excel-Tabelle im Kundenordner sein, in der die einzelnen Kunden aufgelistet sind und jeweils festgehalten wird, welche Unterordner für welchen Kunden bereits existieren und welche Schriftstücke in diesen Ordnern zu finden sind. Dies erleichtert die gezielte Suche nach bestimmten Schriftstücken. Allerdings ist hierbei zu beachten, dass bei Veränderungen der Ordner bzw. neu angelegten Schriftstücken, die Excel-Tabelle immer aktualisiert werden muss.

Digitalisierung von Schriftgut

Für die Digitalisierung Ihrer Dokumente stehen Ihnen mittlerweile bezahlbare Hochleistungs-Scanner zur Verfügung.

Diese Scanner können eine größere Anzahl an Dokumenten gleichzeitig in hoher Geschwindigkeit verarbeiten, beidseitig einscannen und wahlweise als pdf oder Bild-Datei speichern.

Beim Einscannen werden Schlagwörter für Dokumente vergeben, was eine spätere Suche ermöglicht, daneben erkennt der Scanner um was für eine Art von Dokument es sich handelt und ordnet diese in den meisten Fällen gleich richtig zu. So werden Visitenkarten beispielsweise gleich so gespeichert, dass Sie diese mit einem Klick zu Ihren Kontakten hinzufügen können.

Eine optionale Wandlung der Bilder mittels OCR (optical character recognition = Umrechnung von Bild in Text) in das Textformat ermöglicht eine Volltextsuche über die eingescannten Dokumente. Das Layout der Schriftstücke bleibt dabei erhalten.

Die Digitalisierung von Schriftgut kann übringens ein guter Einstieg in die Digitale Transformation Ihres Unternehmens sein.

Aufbewahrungsregeln

Auf dem Weg zum papierlosen Büro wird das Schriftgut immer häufiger eingescannt, digital archiviert und das Original entsorgt. Hinzu kommt, dass zunehmend Bestell-, Auftrags- oder Versandbestätigungen und auch Rechnungen digital ausgestellt und versendet werden.

Rechtlich gesehen stellen digital aufbewahrte Dokumente keinen Unterschied zu ihren papierenen Kollegen dar. Egal, ob sie digital versandt oder im Nachhinein gescannt wurden.

Laut der deutschen Abgabenordnung ist die elektronische Form der Archivierung von Dokumenten in den allermeisten Fällen rechtskonform (§ 147 Abs. 2, AO) unter der Voraussetzung, dass die Daten inhaltlich mit dem Original übereinstimmen und der Zugriff auf das Dokument gewährleistet ist. Wichtige Dokumente wie Urkunden sind von dieser Regelung jedoch ausgenommen:

„(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

(6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.“

(§ 147 AO 5, 6, Quelle: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz)

Nach § 371 Abs. 1, ZPO sind digitale Kopien von Dokumenten vor Gericht als Augenscheinbeweis gültig, selbst wenn sie von einem Smartphone oder einer Digitalkamera abfotografiert sind. Dennoch empfiehlt es sich für ein Unternehmen, wichtige Dokumente oder Verträge zusätzlich im Original aufzubewahren und zu archivieren.

Datenmanagement

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der digitalen Verwaltung ist das Datenmangement. Hierbei geht es darum, das im Unternehmen verfügbare Daten möglichst effizient und mit größtmöglichen Nutzen im Unternehmen eingebracht werden. Um die Datennutzung möglichst effizient zu gestalten, sollte man sich zunächst folgende Fragen stellen:

  • Wer kann alles auf welche Dateien zugreifen?
  • Welche Dateitypen verwenden Sie beziehungsweise Ihre Mitarbeiter?
  • Können die verfügbaren Daten bereinigt, integriert oder gespeichert werden?
  • Für was darf ich die Daten verwenden (Datenschutz)?

Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie mit einem einfachen Datenmanagement Ihre Datennutzung optimieren.

Informationsgehalt von Daten festlegen

Um festzustellen, welche Daten  besonders wertvoll für Ihr Unternehmen sind, sollte man diese kategorisieren:

Kritische Daten: Dies sind Daten, die Sie für das Funktionieren Ihres Unternehmens benötigen und deren Verlust dazu führen würden, dass ihr Unternehmen zum Stillstand gezwungen wird. Beispiele für solche Daten sind steuerrelevante Dokumente, nachweispflichtige Dokumente der Buchhaltung oder Bestellungen von Kunden.

Performance Daten: Dies sind Informationen, die zur Steuerung des Unternehmens benötigt werden und deren Verlust Planungen für die Zukunft des Unternehmens unmöglich machen würden. Ein Beispiel hierfür ist die Auswertung der Auftragslage aus den letzten Jahren..

Sensible Daten: Dies sind Daten, die den Datenschutz betreffen, zum Beispiel Kundenadressen.

Nicht-Kritische Daten: Dies sind Daten, die leicht wiederherzustellen sind oder durch andere Informationen ersetzt werden können.

Haben wir unsere Daten den entsprechenden Kategorien zugeordnet, wissen wir auch, wie wichtig diese für unser Unternehmen sind, beziehungsweise, welche Daten nicht benötigt werden.

Lebenszyklus von Daten

Man kann sich leicht vor Augen führen, dass Daten einen Lebenszyklus haben. Betrachtet man beispielsweise die Verkaufsdaten einer Metzgerei. Hier stellt man fest, dass es durchaus sinnvoll ist, die Verkaufszahlen vom letzten Jahr oder vielleicht sogar der letzten beiden Jahre zu betrachten, wenn man entscheiden möchte, ob sich die Produktion einer bestimmten Wurstart lohnt. Allerdings sind die Verkaufszahlen vor 10 Jahren bei einer solchen Aufgabe nicht sehr hilfreich.

Deshalb ordnen wir nun die Daten dem jeweiligen Lebenszyklus zu:
  • verwendet: Als verwendet werden Informationen angesehen, die während eines Geschäftsjahres erstellt, verändert oder genutzt werden (z.B. aktuelle Verkaufszahlen).
  • analysiert: Werden Daten jedoch nur noch für Auswertungen genutzt, so ordnet man sie der Analyse zu.
  • archiviert: Daten, die man nicht mehr nutzt, jedoch als erhaltenswert ansieht, werden archiviert.
  • gelöscht: Daten, die nicht mehr benötigt werden, können gelöscht werden.

Um die Daten im Lebenszyklus richtig zuzuordnen, ist es wichtig, Regeln festzulegen, wann der Übergang zwischen den einzelnen Phasen sinnvoll ist. Die Aufbewahrungszeiträume sollten auch von der Kategorie der Daten abhängig gemacht werden.

Datenqualität

Ziel ist hier eine möglichst hohe Qualität der Daten zu erreichen. Um dies zu erreichen, muss man zunächst die Frage beantworten, was man unter einer hohen Datenqualität versteht:

Eine hohe Datenqualität wird daran festgemacht, in wie fern Daten geeignet sind, ihren Zweck am besten zu erfüllen.

Dieser Satz lässt sich am Beispiel der Kundendaten eines Unternehmens gut erklären. Kundendaten kann man zu Werbezwecken benutzen. Damit man jedoch effizient werben kann, sollten die Kundendaten aktuell und frei von Fehlern oder Dubletten sein. Nehmen wir an unsere Firma hat einen langjährigen Stammkunden Dr. Hans Faber, der als Stammkunde einen Rabatt von 15 % angeboten bekommt. Jedoch ist dieser Stammkunde, durch einen Schreibfehler ebenfalls als Dr. Hans Phaber in der Neukundenkartei. Nun erhält er ein weiteres Angebot mit einem 30 % Rabatt als Neukunde. Dies kann dazu führen, dass Herr Faber verärgert ist, weil er als Stammkunde einen geringeren Rabatt erhält, als ein Neukunde.

Dieses Beispiel zeigt, dass bei der Verwaltung unserer Daten die Qualität eine große Rolle spielt. Legt man einen neuen Datensatz an, ist darauf zu achten, dass von Anfang an, alles vollständig und korrekt erfasst wird. Dieses Prinzip nennt sich First time right. Man spart sich viel Zeit und Arbeit, wenn man bei der Dateneingabe anständig arbeitet. Hier kann auch ein Schema, nachdem man alle Daten einträgt, sehr hilfreich sein. Dieses Schema sorgt für eine einheitliche Eingabe.

Falls Sie bereits einen bestehenden Datensatz haben, bei dem Fehler auftreten, ist allerdings auch noch nicht alles verloren. Im Folgenden beschreiben wir hier drei Schritte, wie Sie Ihre Daten bereinigen können:

Data Profiling:

Im Data Profiling werden die Daten analysiert und auf Fehler überprüft. Diese Fehler können sein:

  • Widersprüchliche Datensätze (z. B. Postleitzahl passt nicht zum angegebenen Ort)
  • Dubletten (z. B. Kundenname ist unter zwei verschiedenen Schreibweisen im System)
  • unvollständige Datensätze (z. B. Hausnummer fehlt bei einem Kunden)
  • Fehlende Aktualität der Daten (z. B. Kunde besitzt neue Adresse)

Data Cleansing:

In diesem Schritt werden die erkannten Fehler behoben, was eine sehr aufwendige Arbeit sein kann. Die Daten können durch folgende Arbeiten bereinigt werden:

  • Datentypkonvertierung (Die Daten werden in einem einheitlichen Format gespeichert)
  • Dublettenerkennung
  • Vervollständigung von Datensätzen
  • Aktualisierung der Daten

Nicht alle Schritte müssen von Hand gemacht werden, es gibt Programme, die beispielsweise nach Dubletten suchen und diese dann aufzeigen. Allerdings müssen die gefundenen Datensätze von Hand bearbeitet werden, da ein Computer zwar hilfreich sein kann, er weiß aber nicht, dass es mehrere Hans Müller geben kann, da dieser Name weit verbreitet ist.

Monitoring:

Beim Monitoring werden die bereinigten Daten einer erneuten Analyse auf Fehlerquellen unterzogen, um sicher zu gehen, dass alle Daten auch korrekt sind. Diese Arbeit sollte in bestimmten Zeiträumen wiederholt werden, damit eine hohe Qualität der Daten auch in ein paar Jahren noch gewährleistet werden kann.

Fazit zur Datenqualität:

Achten Sie von Anfang an auf eine saubere, korrekte und einheitliche Dateneingabe, so können Sie sich viel Zeit für die Bereinigung Ihrer Daten sparen.

Gesamtübersicht

Die Gesamtübersicht über alle Daten und wie diese verwendet werden, beziehungsweise in welcher Phase sich die Daten befinden, sollte zentral verwaltet werden. Das heißt man sollte genau wissen, welche Informationen vorhanden sind und wie sie genutzt werden. Dazu sollte man sich ein Prozessmodell erstellen und die, für die einzelnen Prozesse verwendeten Daten, dazu vermerken, am besten mit einem Querverweis, wo sie zu finden sind. So erhält man einen Überblick über die Prozesse und die hierfür benötigten Daten.

Einbau von Daten in Unternehmensprozesse

Wenn man sich nun darüber klargeworden ist, wie viele Daten man wo verwendet, kann man auch dafür sorgen, dass noch nicht verwendete Daten in die Prozesse miteingebracht werden. Dies kann zu einer großen Verbesserung der Effizienz in einen Betrieb führen.

Beispiel eines kleinen Betriebs:

Nehmen wir an ein Schreinermeister hat sich die Arbeit gemacht und seine Daten wie oben beschrieben bereinigt und stellt beim Punkt Gesamtübersicht fest, dass er zu wenige Daten verwendet. Beispielsweise die Verkaufszahlen von einzelnen Produkten hat er noch nicht miteingebracht. Er betrachtet die Zahlen näher und stellt fest, dass bei der Produktion eines bestimmten Stuhles die Verkaufszahlen stark angestiegen sind, aber er die Anzahl der produzierten Stück nicht erhöht hat. Im nächsten Quartal erhöht er die Produktionszahlen des Stuhles und stellt fest, dass er fast alle produzierten Stühle verkaufen konnte. Um die Erhöhung der Produktion des Stuhles zu ermöglichen, hat er die Produktion eines Schrankes zurückgefahren, bei dem er festgestellt hat, dass die Verkaufszahlen in den letzten Jahren zurückgegangen sind. Somit hat er in diesem Quartal 15 % mehr Umsatz erwirtschaftet, als in den vorangegangenen Quartal.

Man sieht, dass es sich durchaus lohnen kann, wenn man etwas Arbeit in die Aufbereitung und Verwendung von Daten legt.

Schriftgutverwaltung versus Dokumentenmanagementsystem – Wer ist jetzt der Sieger?

Beide Verwaltungssysteme haben im Büro durchaus ihre Berechtigung und nicht selten werden beide Möglichkeiten nebeneinander praktiziert. Dies hat den Vorteil, dass die doppelt abgelegten Schriftstücke zweifach gesichert sind.

Egal, ob es Sie sich auf dem Weg zum papierlosen Büro befinden, Ihre Dokumente lieber haptisch ablegen oder beides praktizieren: Wichtig ist, dass Sie sich für ein einheitliches Ordnungssystem entscheiden und dieses auf allen Ebenen durchhalten. Auf diese Weise kommt kein Schriftstück oder keine Datei abhanden und alle Mitarbeiter können jederzeit alle Dokumente oder Daten wiederfinden.

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © Luis Louro

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