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ELO Digital Office – digitales Büro mit System!

ELOoffice Fotolia © Robert Kneschke
Die Dokumentenbox auf dem Schreibtisch quillt über, das Email-Fach und der PC-Desktop ebenfalls! Die Rechnungen, Lieferscheine und Aufträge müssen griffbereit sein und anschließend abgelegt werden. Nur wann? Was passiert mit Dokumenten, die dreimal abgeheftet werden müssen? Kopieren, kleinschneiden oder auf dem Stapel lassen?

Atmen Sie durch und stellen sich vor, dass Ihre Unterlagenordner im Regal auf das Nötigste reduziert sind.

Ein Blick in den Computer und Sie sehen Ihre Arbeitsprogramme – keinen Dokumentenwust! Das Sahnehäubchen darauf: Ihre Dokumentenverwaltung legt Versionen Ihrer Unterlagen an einem Ort ab, nicht 5 auf drei Festplatten. Die Firma Leitz ist berühmt für Ihre Leitzordner. Mit ELO Office beweist das Unternehmen, dass das digitale Archiv und Dokumenten-Management gut strukturiert funktioniert!

Was ist ELO Digital Office?

ELOoffice ist die logische Fortführung der Leitz-Dokumentenkompetenz. Die Datenflut durch die Digitalisierung erfordert neue Wege der Verwaltung. Im Sinne der Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung ist es wichtig, neue Wege zu finden Dokumente zu archivieren – papierlos. Suchzeiten können mit einer durchdachten Archivierung ebenso minimiert werden wie der physikalische Platzbedarf. Lösungen bestehen meistens aus eigenen Ordnerstrukturen und Datenablagen in Unternehmenssoftware – eine zentrale Lösung für Dokumente ist schwer zu finden. Das Traditionsunternehmen Leitz gehört mit ELOoffice zu den führenden ECM-Anbietern (Enterprise-Content-Management). ELOoffice bietet mit den Partner-Lösungen ELOprofessional, ELOenterprise und ELO DMS Desktop für Unternehmen jeder Größe sinnvolle ECM-Systeme.

ELO (der Elektronische Leitz Ordner) ist inzwischen zwanzig Jahre alt und bietet ausgefeilte Office-Lösungen für ein sinnvolles Dokumentenmanagement. Das Archiv arbeitet mit Versionsspeicherung der abgelegten Dokumente. Digital wird ein Ort festgelegt, der Nutzer bekommt die Möglichkeit eine Dublette zu erstellen. Die Verschlagwortung, Einordnung in verschiedene Geschäftsbereiche und gute Suchfunktion runden die Hauptfunktionen ab.

Was bringt ELOoffice meinem Unternehmen

Was bringt ELOoffice meinem Unternehmen

Was kann ELOoffice?

ELOoffice bietet Ihnen ein durchdachte Dokumentenablage, die für Ordnung im Büro sorgt:

  • Legen Sie digitale Dokumente direkt im richtigen Ordner ab.
  • Nutzen Sie die Scan-Funktion, um der Papierflut Abhilfe zu schaffen.
  • Verschlagwortung und Verweise lassen Sie mit wenigen Klicks auf das gesuchte Dokumente zugreifen.
  • Ablage an einem Ort mit Versionsspeicherung – so entgeht Ihnen kein Detail mehr!
  • Workflow-Bearbeitung und Wiedervorlagen helfen Ihnen, alles im Blick zu behalten!
  • Als Programm für Microsoft Windows und guter Microsoft Office-Anbindung nutzen Sie Ihre gewohnten Programme!
  • Die zusätzliche Mobile App scannt und synchronisiert Dokumente mit ELOoffice
  • Das Archiv bietet die Möglichkeit, Dokumente mit Notizen und Anmerkungen zu versehen.
  • Erfahren Sie mehr über ELOoffice bei uns! Wir sind ausgebildete Partner und helfen Ihnen im direkten Kontakt!

Um Ihnen direkt einen Einblick zu geben, stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen und die Oberfläche von ELOoffice vor.

1 ELOoffice Archivübersicht

1 ELOoffice Archivübersicht

ELOoffice im Praxistest:

Die Installation verläuft für den Umfang der ELO-Software zügig. Diverse Dienstprogramme können benutzerdefiniert abgewählt werden. ELO läuft im Test auf Windows stabil und wir empfehlen für einen ersten Überblick die Video-Tutorials mit vielen Informationen. Hilfe und Support finden Sie auf der Website und als Schnellzugriff aus dem ELO-Menü.

Wie arbeite ich mit ELOoffice?

ELO ist eine Dokumentenverwaltung, die nicht in einem Schritt übernommen werden kann. Eine Software-Umstellung muss immer als großes Projekt gesehen werden – mit Vorlauf und Zeitplan! In Schulungen lernen wir Partner und Sie als Kunden gleichermaßen Feinheiten der Handhabung und sparen sich langfristig viel Zeit!

Aufbau von ELOoffice

Für einen ersten Test können Sie sich mit der Oberfläche vertraut machen. Die linke vertikale Leiste (grün) beinhaltet die verschiedenen Bereiche von ELOoffice. In der horizontalen Multifunktionsleiste (rot) finden sich alle nötigen Funktionen in verschiedenen Reitern. Unterhalb dieser Fläche öffnen sich Verschlagwortungsfelder (gelb) mit den wichtigen Informationen. Bei tiff- und jpeg-Dateien öffnet sich unter den Schlagworten die Viewerleiste (blau) für Bearbeitungen. Im Mittelbalken (lila) können Sie mit Rechtsklick Randnotizen festhalten.

2 ELOoffice Archiv Detailansicht

2 ELOoffice Archiv Detailansicht

Die Archivansicht ist das Herz von ELOoffice. Die Baumstruktur ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente.

Auf dem Klemmbrett können Sie Ihre Aufgaben und Ordner in den Arbeitsspeicher schieben. Sie erstellen auf diese Weise temporäre Sammlungen, die beim Beenden nicht standardmäßig gespeichert werden.

Die ELO-Postbox dient der Mail-Anbindung und der Übernahme der gescannten Inhalte. Bei mehreren Benutzern können Sie Nachrichten direkt zum Kollegen schieben. Gescannte Dokumente landen in der Postbox und werden von hier archiviert.

Die differenzierte Suche hilft Ihnen schnell das richtige Dokument zu finden. In den Aufgaben sehen Sie Wiedervorlagen und Aktivitäten.

3 ELOoffice Postbox scannen

3 ELOoffice Postbox scannen

Was macht ELOoffice besonders?

ELO arbeitet mit einem internen Verweissystem: Jedes Dokument hat seinen Speicherort und kann mehren Archivierungseinträgen zugeordnet werden. Zusätzlich bietet ELO eine Versionsspeicherung. Dokumente werden nicht überschrieben, sondern in Versionen nachvollziehbar gespeichert. ELO positioniert sich durch die Fachkompetenz Büroorganisation in der digitalen Archivierung. Reibungsloses Teamwork und Arbeitsübergaben sind durch intelligente Lösungen möglich.

4 ELOoffice Dateiablage

4 ELOoffice Dateiablage

Für wen ist ELOoffice geeignet?

Jedes Unternehmen mit anfallenden Dokumenten profitiert von einem durchdachten Dokumentenmanagement! Brauchen Ihre Mitarbeiter oft Zugriff auf bestimmte Dokumente? Dann ist digitale Archivierung Ihr Stichwort! Stellen Sie sich ein Büro vor, in dem keine Rechnung verschwindet und der Auftrag in wenigen Klicks rausgeht! Durch die Versionskontrolle ist klar, wann eine Änderung vorgenommen wurde und von wem. Bei einem Kontakt nachhaken? Kein Problem, ELO erinnert sie über die Wiedervorlage daran! ELO ist der erste Schritt in ein papierloses Büro für Sie! Gehen Sie ihn und erfahren Sie, wie befreiend das Leben ohne Schriftflut ist!

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und nutzen Sie unser exklusives Fachwissen im kostenlosen Mitgliederbereich!

Es grüßt aus Bayreuth

Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © Robert Kneschke

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