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Enterprise Architecture Management – stimmt Ihre IT-Strategie?

Enterprise Architecture Management © Simple Foto
Enterprise Architecture Management, kurz EAM, steht für die IT-Architektur eines Unternehmens. Darunter verstehen wir neben PCs und Programmen die Einbindung der IT in die Ziele des Betriebs. Erst wenn Sie den Überblick über alle Geräte, Accounts und genutzten Software-Möglichkeiten haben, finden Sie die passende IT-Strategie zur Zielumsetzung. Wir erklären, wie diese Architektur des Unternehmens funktioniert!

EAM oder IT-Chaos?

Wie sieht Ihr Unternehmen aus? Ein Rechner, ein Laptop, zwei Handys? Oder Serveranlage, persönliche Benutzeroberflächen und Handys/Tablets für den Außendienst? Clouddienste oder Festinstallationen? Wie alt sind Ihre Geräte und kommt die Software Ihren Ansprüchen entgegen? Gerade in Handwerk und Mittelstand gibt es Betriebe, die lieber um ein IT-Problem herumarbeiten, statt auf passende Lösungen umzustellen. Warum ist das so?

Kein Überblick über die Technik?

Wofür brauchen Sie Ihre Geräte und Programme? Warenwirtschaft, Kundenmanagement, Arbeitsorganisation oder für Datenmanagement? In vielen Betrieben kamen Computer auf, hauptsächlich zum Rechnungen drucken. Stück für Stück erobert die Digitalisierung mehr Raum und benötigt neue Funktionen, Geräte und Verbindungen. Die gewachsene Struktur breitet sich aus, sorgt für Umleitungen und im schlimmsten Fall Datenverlust durch Ausfall. Nachträgliche Schnittstellen für Steuerbüro, Lieferanten und Banken sorgen für Stress und Unsicherheit bei notwendigen Umstellungen. Statt einem defekten Gerät ist die ganze Technik zu erneuern, um die gleichen Tätigkeiten auszuführen. Wenn Sie eine Aufstellung wie im Enterprise Architecture Management führen, bleiben Sie anpassungsfähig und sind optimal für QRM gewappnet.

Welche Technik gibt es in Ihrem Unternehmen_
Welche Technik gibt es in Ihrem Unternehmen?

Verknüpfung von EAM und Betriebsführung

Was passiert händisch, was digital und wie kommen Teilarbeiten zusammen, sodass eine sinnvolle Rechnungsstellung klappt? Prüfen Sie den gesamten Ablauf vom ersten Kontakt mit Ihrem Kunden bis zum Auftragsabschluss. Halten Sie Geräte, Programme und Verbindungen fest und achten Sie auf einen fließenden Geschäftsprozess – in der Produktion und digital!

Gerade der Wechsel zwischen Programmen und Geräten führt in einigen Betrieben zu Zeit- und Datenverlust: Ist die Zielerreichung realistisch, wenn Sie durch 50 Prozent mehr Zeit für einen Auftrag brauchen aufgrund der Technik?

Welche Suchzeiten ziehen die Bearbeitungszeit in die Länge und ist ein anderes Programm besser geeignet? Mit Enterprise Architecture Management bündeln Sie die Informationen und reagieren leichter bei Veränderungen. Zusätzlich ist die Überprüfung von IT und Arbeitsabläufen leichter, wenn Sie alles vor Augen haben.

Enterprise Architecture Management statt IT-Chaos
Enterprise Architecture Management statt IT-Chaos

IT-Strategie und Enterprise Architecture Management

Viele Unternehmen starten mit der Technik, die nötig ist, und tauschen erst bei Ausfall aus. Gerade bei knappem Budgetplan und ausreichender Leistung ist das Vorgehen verständlich, birgt allerdings das Risiko, notwendige Veränderungen zu verpassen. Enterprise Architecture Management sorgt für die Möglichkeit, die Anpassungsfähigkeit zu erhalten.
Die Verknüpfung von Strategie und IT-Strategie sorgt für ein Ineinandergreifen aller Bereiche des Unternehmens, um gesteckte Ziele zu erreichen. Ein praktisches Beispiel:

Die Metzgerei Frisch will neben Druckwerbung und der Website seit Neuestem Social Media Kanäle bespielen. Facebook funktioniert auf dem Bürorechner gut, für Instagram nimmt die Chefin ihr privates Smartphone. Eine Verknüpfung der Konten gibt es nicht, die Zugänge sind unterschiedlich und die Chefin ist aktiv, wenn gerade Zeit ist.

Social Media als Werbeplattform sind eine gute Möglichkeit, das eigene Unternehmen zu präsentieren. Social Media Marketing verfolgt eigene Strategien und arbeitet idealerweise mit Zielen, beispielsweise Posts/Woche. Neben dem notwendigen Know-How für Medien und Texte hilft die Übersicht: Wer ist verantwortlich, welche Zugänge existieren und wer besitzt welche Berechtigung. Die junge Mitarbeiterin hat auf ihrem Instagram-Kanal viele Follower und arbeitet schnell und präzise. Bekommt Sie die Berechtigung für den Metzgerei-Account und nutzt für Social Media ihr privates Handy? Wer beantwortet Nachrichten und wie?
Diese Elemente gehören ebenfalls ins Enterprise Architecture Management. Die Chefin muss bei einer Kündigung eine Berechtigung zurückziehen und den Zugriff jederzeit sichern. In unserer Vorlage unter dem Artikel erstellen Sie Ihre Übersicht der Unternehmensarchitektur! Ebenfalls wichtig ist die Einhaltung der Richtlinien vom Corporate Design für den professionellen Firmenauftritt.

Vorteile Enterprise Architecture Management

Alle Konten, Zugriffe, Computer, Tastaturen, Programme und Smart Devices auf einem Blick – warum brauchen Sie das? Gehen Sie vom Ziel aus, nicht vom Ist: Was passiert, wenn es neue Gesetze gibt? Alles umstellen oder einzelne Komponenten?

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt: Welche Zugriffe fallen weg, welche Geräte gehören Ihnen? Bei verknüpften Anwendungen: Wer kümmert sich in Zukunft darum?

Enterprise Archtitecture Management sorgt für eine leichte Zuordnung, ohne dass Lücken bleiben. Im schlimmsten Fall verlässt der Mitarbeiter im Schlechten das Unternehmen und übernimmt einen Account, um Ihnen zu schaden. Rechtliche Schritte kosten Zeit und Geld und das Internet vergisst nichts. Sie sparen sich viel Ärger, wenn Sie direkt Zugriffe einschränken, sobald es soweit ist.

Veränderungen und Innovationen bedeuten Investitionen: Sie wollen bestimmte Bereiche mehr automatisieren? Funktioniert die Vor- und Nachbereitung fließend oder brauchen Sie nach der Umstellung mehr als weniger Arbeitszeit? Ein altes laufendes System ersetzt niemand mit einer neuen Lösung im alten Umfeld. Enterprise Architecture Management hilft Ihnen, die gesamte Kette zu überblicken und Investitionen zu prüfen. In unserer Vorlage unter dem Beitrag sind aus diesem Grund Prüfdaten aufgelistet.

Ziele erreichen Sie nicht durch die neueste Technik, sondern durch die beste. Viele Programme bekommen Sie in der aktuellen Variante und in der Beta-Version. Für Tüftler ist diese neue Version interessant, birgt allerdings das Risiko von Abstürzen oder fehlenden Schnittstellen.

Mit EAM prüfen Sie die Zielentfaltung und die Stabilität des gesamten Gefüges.

Enterprise Architecture Management für erreichbare Ziel mit IT-Strategie
Enterprise Architecture Management für erreichbare Ziel mit IT-Strategie

EAM für wen?

Kurz gesagt: für jeden, ob geschäftlich oder privat – Enterprise Architecture Management sorgt für Übersicht, passende Update-Planungen und die Prüfung der Unternehmensziele.
Brauchen Sie Ihren Bürorechner zum Rechnungen und Emails-Schreiben, haben Sie trotzdem verschiedene Konten und Zugänge. Ein Passwort-Manager sorgt für die sichere Verwahrung Ihrer Zugangsdaten, gibt aber keine Auskunft über die Nutzung.

Bei Ihnen stehen zehn Beratungsplätze mit PCs, Telefonanlage, Headsets, Scanner, Drucker und Geräten zur Zeiterfassung? Ihre Mitarbeiter haben für die Arbeit drei Programme, zwei Clouddienste und weitere Dienste? Welche Lizenz für welches Programm ist auf welchem Rechner? Was passiert bei Homeoffice?  Wie speichert die Zeiterfassung die Daten? Kommen Ihre Mitarbeiter an die Daten oder ist das nach Datenschutz nicht sinnvoll? Alle Fragen beantworten Sie leichter, wenn Sie mit EAM die Auflistung aller Hard- und Software-Details haben. Zusätzlich prüfen Sie die Kompatibilität Ihrer gesamten Anlage mit den Geschäftsprozessen: Gibt es Zwischenschritte, die in der aktuellen Lösung notwendig sind, jedoch nicht in einer eleganteren Version? Ist es praktikabel mehrere Programme zu nutzen, damit Ihr Mitarbeiter die Kundendaten und die Auftragsdaten zusammenbringt? Welche Kosten entstehen durch Lizenzgebühren und wieviel kostet eine radikale Umstellung samt Mitarbeiter-Schulung?

Unterschätzen Sie nicht die Menge an Daten und Technik, die wir alle über die Jahre horten. Wie die Abstellkammer, der Bereich unter der Kasse oder im letzten Lagereck verdient die Technik eine Inventur.

EAM als Strategie-Element

In Krisenzeiten kommen Wirtschaftsstützen, die Politik schiebt die Digitalisierung mit Förderungen voran und Sie sind in der Lage sich vorzubereiten. Mit Enterprise Architecture Management haben Sie wie mit einem Liquiditätsplan jederzeit die Übersicht, wo Ihr Betrieb technisch steht. Gleichzeitig haben Sie den Stand der Technik im Blick, prüfen regelmäßig Ihre Anpassungsfähigkeit und sind für Neuorientierung gerüstet.

Passen Sie nicht Ihre Ziele der Technik an, sondern Ihre Technik Ihren Zielen! Unsere Vorlage hilft Ihnen dabei!

Mit besten Grüßen aus Bayreuth
Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com © Simple Foto

Bonustipp: Die Enterprise Architecture Management-Vorlage!

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