Fachkräftemangel – Ursachen und Lösungen ❗

Der Fachkräftemangel begegnet uns regelmäßig in unserer Beratungsarbeit. Das Tückische an ihm ist, dass der Begriff Fachkräftemangel an sich mehr ein Symbol geworden ist statt einem handfesten Zustand. Ursachen für die Probleme bei der Stellenbesetzung gibt es mehrere, aber gerade der Fachkräftemangel im Handwerk wird als unumstößliche Tatsache hingenommen. Wir nehmen deshalb den Begriff auseinander und zeigen Ursachen und mögliche Lösungen auf, die Sie selbst umsetzen können!

Voraussichtliche Lesedauer: 12 Minuten

Der Fachkräftemangel: Was bedeutet er genau?

Kurz und knapp: Es mangelt an Fachkräften, d.h. Personen, die eine bestimmte Tätigkeit ausführen können und/oder dürfen. Das kann an der notwendigen Handwerksausbildung liegen oder entsprechenden Kenntnissen an einer Maschine, einem Programm oder einer bestimmten Branche. Oft genug liegt es aber auch an der Einpassung möglicher Arbeitnehmer in den Betrieb mit seinen Unternehmenswerten. Oder häufig auch an den Fähigkeiten von Schulabgängern – Azubi Ärger ist dann vorprogrammiert. Wenn wir uns diese ersten Gedanken genauer anschauen, ist die nicht vollständige Liste für den Fachkräftemangel im Handwerk davon geprägt, dass

• es keine qualifizierten Mitarbeiter gibt.
• ein genereller Mangel an Arbeitskräften in der Region besteht.
• Bewerber nicht die richtigen Kenntnisse mitbringen.
• die Gehaltsfrage stark voneinander abweicht.
• Schulabgänger in andere Bereiche einsteigen und es keine Nachwuchskräfte gibt.
• Motivation und Initiative nicht dem entsprechen, was sich Unternehmen wünschen.

Der Fachkräftemangel scheint damit ein unüberwindbares Hindernis und bedeutet mehr Arbeit, weniger Zeit und ständige Unsicherheit für Mitarbeiterausfälle. Wir gehen im Folgenden von diesen Gründen in die tieferliegenden Ursachen und entwickeln dann Lösungen, die bereits vielen unserer Kunden geholfen haben.

Ursachenforschung zum Fachkräftemangel

Jedes Problem hat Ursachen, die in der Regel tiefer greifen als blanke Auslöser oder die sichtbaren Gründe. Das gilt auch beim Fachkräftemangel im Handwerk. Erst wenn wir diese verstanden haben, können wir sinnvoll nach Lösungen suchen. Das Ziel ist in jedem Fall das Gleiche: Ausreichend Arbeitskraft für die anfallende Arbeit im Unternehmen, um niemanden – auch Sie nicht! – zu überlasten und Kunden zufrieden zustellen. Dorthin gibt es mehrere Wege, die wir im Anschluss durchgehen.

Oder Sie sehen sich unsere Aufzeichnung unseres Webinars mit drei wertvollen Tipps gegen den Fachkräftemangel an:

Manche Branchen leiden mehr als andere

Die Wertigkeit von Schulabschlüssen ist ein Unding, das sich seit Jahren mehr und mehr verstärkt. 2021 lag der Anteil von studienberechtigten 20-25 Jährigen bei über 50 Prozent und damit doppelt so hoch wie der Bevölkerungsschnitt. Die Unis sind voll, die Ausbildungen leer? Im ersten Augenblick ja, allerdings werden auch Ausbildungen immer fordernder und die Studienabbruchquote bleibt hoch. Wenn Betriebe Abitur voraussetzen oder Studienabbrecher oder auch -abgänger ablehnen, verstärken wir das System und nutzen die Arbeitskraft am Markt nicht optimal.

Jetzt trifft der Fachkräftemangel nicht nur im Handwerk manche Branchen härter als andere, meistens die, die physisch fordernder sind oder mit mangelnder Wertschätzung kämpfen: Klempner, Metzger, Straßenbauer. Jeder braucht sie, werden wollen es wenige – auch hier stellt sich die Warum?-Frage! Und die, die wollen, haben am Schluss bestimmte Fähigkeiten oder Fertigkeiten (noch) nicht. Damit beruht ein Teil des Fachkräftemangels auf mangelnder Wertschätzung gegenüber bestimmter Arbeit, bestimmten Schulabschlüssen und auch den individuellen Möglichkeiten fern von glatten Lebensläufen.

Die Wertschätzung gegenüber Motivation und Erfahrung in jedem Einzelfall hat damit zu tun, wie wir den Fachkräftemangel im Handwerk und überall langfristig angehen können bis sich die Arbeitskraft wieder gleichmäßiger verteilt hat.

Die Umwelt entscheidet über den Fachkräftemangel

Noch einmal der demographische Wandel als Ursache: Nehmen wir an, alle fähigen Arbeitssuchenden mit der richtigen Qualifikation sind motiviert und sofort verfügbar. Dummerweise sitzen Sie auf einer Insel mit einer Fähre am Tag bei gutem Wetter. Wie gelingt Ihnen jetzt der Kampf gegen Fachkräftemangel im Handwerk? Was würden Sie sich als Inselunternehmen raten? Dichtmachen und am Festland neu eröffnen? Denn das ist das, was gerne von Arbeitsuchenden erwartet wird: Zelte abbrechen, gerne für befristete Verträge und woanders neu anfangen. Für das Inselunternehmen könnte das aber bedeuten:

Inmitten der Natur bauen wir exklusiv für unsere Kunden unsere Produkte. Die Ruhe auf unserer Insel tragen wir in jedes Werkstück: Überdurchschnittliche Bezahlung, Arbeitszeiten, die an die Fähren angepasst sind und 5 Tage zusätzlichen Meer-Urlaub bei bester Ausstattung und Einbringung eigener Ideen und Möglichkeiten.

Wenn Sie einen schwachen Standort haben, bieten Sie die Gründe, warum jemand nicht weg- sondern herziehen sollte direkt an. Oberfranken kennt die Probleme, Unternehmen verlinken regionale Imagefilme über die Möglichkeiten und punkten mit ihrer Unternehmenskultur. Auch wenn das mehr Zeit, Geld und Arbeit kostet als „Wir suchen! Kaffee und Leitungswasser wird gestellt. Leistungsgerechte Bezahlung! Für Rücksendung der Unterlagen Porto beilegen.“ Fachkräftemangel ist ein Gefüge aus Angebot und Nachfrage. Momentan ist das Angebot knapp, die passende Bewerbung gefragt und der „Preis“ dementsprechend hoch.

Langfristige Planung und Strategie

In Ihrer Branche ist das Problem aber lang bekannt und mehr ausgebildete Fachkräfte nicht in Sicht? Eine unserer ersten Fragen in einem Unternehmen ist in der Regel die Altersaufstellung: Wie alt ist die Belegschaft im Durchschnitt und an welchen Stellen wird es wann kritisch: Die Büroangestellte, die alles im Griff hat, geht in vier Jahren in Ruhestand? Wer folgt ihr nach und bekommt die Einarbeitung? Oder hoffen einfach alle auf ihren Rentenminijob für das Gröbste? Ein anderer Mitarbeiter will bereits länger in Altersteilzeit, aber das geht nicht, weil so viel zu tun ist? Das geht alles eine Weile gut, wenn nicht das Arbeitsklima kippt oder plötzlich gesundheitliche Probleme dazukommen. Ob Sie die Kosten einer Einarbeitung rechnen müssen oder einen Wiedereingliederungsplan oder schlussendlich im laufenden Betrieb eine komplette Neubesetzung ins Onboarding schicken müssen – das sind immense Unterschiede! Aber was heißt das nun für Sie konkret?

1. Regelmäßiger Strategie-Check zur Aufstellung Ihres Unternehmens.
2. Vertretungssicherheit und Risikomanagement im Blick haben.
3. Langfristig an Standards arbeiten, um auf Dauer Wissen personenunabhängig zu sichern.

Lösungen gegen den Fachkräftemangel

Was wir insgesamt brauchen ist ein Umdenken: Wert der Arbeit, Wert von Wissen und die eigene Einschätzung des Angebots. Das gilt dabei nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Arbeitssuchende: Lebenslauf schönen, Fertigkeiten höher reden und sich nicht mit angebotenen Stellen auseinandersetzen sind typische Fehler auf Bewerberseite. Dabei sind die persönlichen Erfahrungen und Fertigkeiten das, was eine Person interessant macht. Ebenso helfen Ihnen Ihr Leitbild, Vision und Mission dabei, die eigenen betrieblichen Stärken herauszuarbeiten. Das wiederum ist wichtig, um die richtigen Bewerber anzuziehen und das Employer Branding, die Arbeitgebermarke, aufzubauen. Wenn Sie die drei folgenden Lösungsansätze durchgehen, sollten Sie noch weiteres Potenzial für Ihren Betrieb entdecken. Bleiben Fragen offen, stehen wir Ihnen gerne für ein individuelles Gespräch zur Verfügung!

Klare Tatsachen im Betrieb schaffen

Wie viel Arbeitskraft brauchen Sie für Ihr normales Tagesgeschäft und wie viel haben Sie im Durchschnitt? Hier sind wir bei der typischen Kapazitätsplanung, die Erklärungen zur Grundauslastung gibt und damit auch für Ihren Bedarf an Mitarbeitern. Gehen wir von hier einen Schritt weiter: Ist Ihre Aufgabenverteilung so effizient, dass Sie wertvolle Mitarbeiterzeit an der passenden Stelle einsetzen oder gibt es hier Nachholbedarf? Ein fähiger Handwerker sollte seine Arbeit ausführen und nicht wertvolle Stunden in die Dokumentation stecken müssen. Büroangestellte sind wertvoll für die Verwaltung, bekommen mit der Zeit aber auch viele Arbeiten ab, die auch angelernte Mitarbeiter ausführen könnten. Der Leitspruch hier ist: Jeder Mitarbeiter ist nach seinem Können optimal eingesetzt!

Vom Ist- zum Soll-Zustand beim Fachkräftemangel

Beginnen Sie hier erst in Ihrem Betrieb: Sie brauchen Ihre Mitarbeiteraufstellung, Ihr Leistungsangebot und eine grundlegende Sicht über Ihre Abläufe. Daraus erstellen Sie ein Teamprofil und halten dabei fest:

1. Ob Sie direkt (Aussagen von Mitarbeitern) oder indirekt (Altersstruktur) auf Engpässe zusteuern.
2. Hier ist es wichtig, wie Ihre Abläufe besetzt sind: Wo ist Mehrbedarf und wo wird es Mehrbedarf geben.
3. Je näher eine Engstelle rückt, desto besser sollten Sie die Anforderungen kennen: Ist eine Umverteilung innerhalb des Teams möglich oder brauchen Sie definitiv jemanden Neuen für einen Bereich?
4. Interne Weiterbildungen: Haben Sie Mitarbeiter, die Sie weiter aufbauen wollen und wenn ja, was braucht es an dieser Stelle an Informationen oder auch Anreizen?
5. Gegen-Check: Gehen Sie alle Abläufe durch und prüfen Sie die Vertretbarkeit der Mitarbeiter: Gibt es am Schluss doppelt kritische Bereiche, weil z.B. anstehende Elternzeit und Ruhestand den gleichen Bereich ohne Verantwortung hinterlassen?
6. Schreiben Sie die zwingend nötigen und die möglichen Anforderungen an einen Bewerber auf und auch den Gestaltungsspielraum an dieser Stelle. Es ist ein Unterschied, ob jemand einfach eine Position füllt oder diese selbst voranbringen darf.

Jetzt haben Sie einen Überblick über Ihre interne Aufstellung. Danach wird es etwas schwieriger.

Ihr Unternehmen an sich und in seinem Umfeld

Sie brauchen neue Mitarbeiter und finden keine. Das kann an verschiedenen Punkten liegen, die nur bedingt in Ihrer Hand liegen:

• Ihre Branche oder die Position ist aktuell nicht im Trend. Ab und an können Sie Glück haben mit dem Arbeitgeberservice der Agentur für Arbeit, mit der Zusammenarbeit mit Ihrer Kammer/Innung etc., mit passenden Werbeartikel auf Jobmessen oder einer besonderen Werbeform. Das läuft alles unter: Sie wollen entweder genau DEN Azubi oder DIE eine Fachkraft im Handwerk und machen sich Gedanken über das wie. Warum haben Sie Ihren Beruf und Ihr Unternehmen? Wie kann der Funke überspringen?
• Sie sind ab vom Schuss, auf dem Land oder in einer schwierigen regionalen Lage, wegen Wohnungsmangel etc. – Suchen Sie das, was gut ist an Ort, Region, Unternehmen und überzeugen Sie! Auch hier ist der Punkt, dass Sie aus einem Grund ja auch da sind! Ob Sie Auszubildenden einen Führerschein zahlen würden oder Mitarbeitern die Tankkarte spendieren – das müssen Sie selbst kalkulieren und Ihre Einstellung prüfen. Wo ist Ihre betriebliche Schmerzgrenze, um Abstriche beim Bewerber oder bei der Besetzung zu machen? Wie können Sie jemand aufbauen, wie viel Zeit haben Sie dafür?
• Werden Sie kreativ! Sie haben Ihr Leistungsprofil und kennen Ihren Betrieb. Welche rechtlichen Anforderungen haben Sie und wie viel Quereinstieg ist möglich: Vom Alter, von der Ausbildung, von der Person an sich! Sie brauchen Muskelkraft und bekommen nur schmächtige Bewerbungen? Ist ein unterstützendes Exoskelett eine Möglichkeit um langfristig auch auf die eigene Gesundheit zu achten? Die Industrie 4.0 ermöglicht inzwischen viel, auch in Zusammenarbeit mit der Forschung. Wenn Sie die deshalb die Möglichkeit für eine Öffnung der Vorraussetzungen haben, verbreitern Sie Ihre Basis im Bewerbungsprozess. Sonst riskieren Sie den Ausschluss wertvoller Mitarbeiter vor dem Start.

Nichts hilft gegen den Fachkräftemangel?

Einen Weg gibt es, den gerade kleinere Unternehmen kaum kennen. Fachkräftemangel beheben klingt einfacher, als es ist. Manchmal stehen die Chancen schlecht, egal wie sehr Sie sich anstrengen. Gerade bei Fachkräftemangel im Handwerk gibt es die Möglichkeit über Prozessoptimierung zu gehen: Denn wie geht es Ihrem Prozessmanagement? Ineffiziente Abläufe fressen in jeden Betrieb jeden Tag Unmengen Zeit, kosten Nerven und tragen nichts zum Wertzuwachs bei. Das geht bei Teamabsprachen los, die mit Rückfragen immer wieder wertvolle Zeit binden, geht weiter zu fehlender Auftragsvorbereitung, Mehrarbeit und Rückfragen im Verlauf.

Was wir damit sagen: Je besser Sie Ihre Prozesse kennen, verstehen und optimieren, desto mehr wertvolle Arbeitszeit setzen Sie frei – und senken Ihren individuellen Fachkräftemangel! Dabei ist das nicht nur für glattere Abläufe vom Angebot bis zur Rechnung gemeint, sondern auch die Vorbereitung, um manche Sachen zu digitalisieren oder zu automatisieren. Schaffen Sie Zeit, in dem Dokumente automatisch sortiert werden oder Rechnungen digital abgelegt.

Je nach Auftragsvolumen eignen sich auch automatische Helfer für die Werkstatt. Robotik ist längst im Mittelstand angekommen und für spezielle Einsatzgebiete geeignet. Das sind die investitionsintensiven Möglichkeiten, wenn die investitionsstarke Mitarbeitersuche nicht gelingt und die betrieblichen Möglichkeiten gegeben sind. Für individuelle Analysen oder einen Check Ihres Bewerbungsmanagements sind wir für Sie erreichbar. Denn dem Fachkräftemangel können wir gemeinsam begegnen!

Mit bestem Gruß,
Axel Schröder

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Bildquelle: Canva.com © shapecharge