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Festplatte kaputt, Handwerksbetrieb tot? Risikomanagementsystem für Einsteiger

No risk no fun - Risikomanagementsystem

Risikomanagementsystem: Wie gehen Sie mit Risiken um?

Gestern ist es mir passiert, meine Boot-Festplatte, auf der sich Betriebssystem und die wichtigsten Programme befinden, hat sich mit einem irreparablen Schaden an der Elektronik in die ewigen Jagdgründe verabschiedet. In solchen Fällen kann man leicht in Panik geraten, wenn man sich vor Augen führt, daß möglicherweise alle Daten seit unendlichen Zeiten unwiederbringlich zerstört sein sollen.

In meinen Fall hatte ich Glück, daß mein Risikomanagementsystem gegriffen hat. Aus Gründen der Risikovorsorge trenne ich Programme von Daten auf zwei Festplatten (also Betriebssystem und Programme auf der einen, Dokumente, Bilder, Kundendaten etc. auf der anderen) und sichere beide Festplatten regelmäßig auf weiteren externen Festplatten.

Damit reduziert sich mein Schaden auf den materiellen Wert der kaputten Festplatte und ca. 3 Stunden Zeitaufwand, das Backup wieder einzuspielen. Neben ein bisschen Ärger und überschaubaren Kosten (ca. 150 EUR) ist nicht allzu viel passiert.

Wie sieht Ihr Risikomanagementsystem und Ihre Risikovorsorge in Ihrem Handwerksbetrieb aus?

Haben Sie alle Daten auf EINER Festplatte? Haben Sie KEINE Datensicherung, weil sie Ihnen zu mühsam war? Kann es sein, daß alle Ihre Unterlagen, Kundendaten(banken), Rechnungen, Angebote, Bilder, Erinnerungen etc. plötzlich für immer weg sind?

Was passiert in diesem Fall? Können Sie Ihren Geschäftsbetrieb noch aufrechterhalten?

Systematisches Risikomanagement ist (über)lebensnotwendig!

Was ich an einem konkreten Beispiel mit meiner Festplatte erläutert habe, lässt sich auf alle Risiken im unternehmerischen Umfeld übertragen. Man nennt das Risikomanagement. Dabei kann man wie folgt vorgehen (Hinweis: Für Unternehmen mit Berichtspflicht nach KonTraG gelten gesonderte zu beachtende Vorschriften!):

  1. Riskobewusstsein
  2. Risikoeinordnung
  3. Risikobewertung
  4. Risikomanagement

Man definiert eine Matrix für die Risikoeinordnung, in der man in den Spalten die Risikoklassen nach dem möglichen Schadensumfang festlegt. In den Zeilen trägt man die Schadensfelder ein, die ein möglicher Schaden haben kann. Ein Beispiel dazu: Ein defekt verbautes Bremspedal bei einem Auto kann zu Unfällen führen, weil der Fahrer nicht mehr bremsen kann. Dieses Risiko fällt in die Dimensionen Sicherheit/Gesundheit (es können Personenschäden auftreten), es fällt in die Dimension Qualität (da es ja offensichtlich Mängel in der Qualitätssicherung bei der Produktion gibt), es fällt in die Dimension Finanzen (da Rückrufe immer sehr teuer sind), es fällt in die Dimension Kunden (Image-Schäden) etc.

Ein Risiko kann daher viele Dimensionen und in den Dimensionen unterschiedliche Auswirkungen haben. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel der Risikoeinordnung.

Matrix zur Einordnung von Risiken

Matrix zur Einordnung von Risiken

Der nächst Schritt ist die Risikobewertung, also welches Risiko akzeptiere ich bewußt mit seinen Folgen und welches Risiko muß ich „managen“.

Mit dieser Einteilung trennt man die Bagatellrisiken von den bedrohlichen Risiken für das Unternehmen. Dazu trägt man die Risiken aus der jeweiligen Spalte der Risikoeinordnung in die passende Spalte bei der Risikobewertung und in die Zeile, wie oft das Risiko vorkommt. Der Eintritt des Risikos ist als Wahrscheinlichkeit zu berechnen.

Für eine leichtere Bewertung der Risiken und der entsprechenden Einteilung steht in der Spalte neben der Eintrittswahrscheinlichkeit ein Beispiel (vgl. kam einmal Monatlich im Unternehmen vor = sehr oft).

Matrix zur Risikobewertung

Matrix zur Risikobewertung

Sie sehen mit der Farbgebung sofort, um welche Risiken Sie sich unverzüglich kümmern müssen, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen nicht in eine schwere Krise geraten wollen.

Spielen wir das Festplattenproblem schnell durch:

Mit dem Defekt der Festplatte sind alle darauf enthaltenen Informationen unwiederbringlich verloren. Dieses Risiko hat eine katastrophale Auswirkung (Risikoeinordnung in Dimension Prozesse und Informationen, Spalte „Katastrophal“).

Nun übertragen Sie das Risiko in die Matrix Risikobewertung. Dieser Fall kam in Ihrer Branche schon mehrfach vor, vielleicht sogar schon in Ihrem Unternehmen. Damit ergibt sich für Sie bestenfalls ein hohes, vielleicht sogar ein sehr hohes Risiko! Gehen Sie im Zweifel immer vom höheren Risiko aus, beim Festplattenbeispiel also ein hohes Risiko. Was meinen Sie, sollten Sie etwas unternehmen? Ich denke schon…

Damit sind wir beim letzten Schritt, dem Risikomanagement

Grundsätzlich gibt es zwei Wege, das Risiko zu mildern. Entweder der Eintritt wird unwahrscheinlicher oder das Schadensausmaß wird reduziert. Überlegen Sie sich daher bei jedem Risiko, mit welchen Mitteln das Risiko abgemildert werden kann. Für viele Risiken gibt es z.B. Versicherungen (Haftpflicht- oder Brandversicherungen sind Beispiele), die das Risiko durch Übernahme der finanziellen Schäden mildern.

In unserem Festplattenfall können Sie die Wahrscheinlichkeit des Ausfalls nicht wirklich beeinflussen. Sie können aber das Risiko des Datenverlustes durch die Trennung in zwei Festplatten streuen (es werden kaum beide gleichzeitig ausfallen) und sie können das Schadensausmaß erheblich reduzieren, indem Sie Sicherungskopien der Festplatten jederzeit zur Hand haben.

Mein dringender Rat: Machen Sie sich ernsthafte Gedanken über ein systematisches Risikomanagement in Ihrem Unternehmen oder in Ihrem Handwerksbetrieb! Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung einer für Sie individuellen Risikomatrix benötigen oder zum Thema Risikomanagement allgemein, nehmen Sie mit mir Kontakt auf! Ich unterstütze Sie gerne!

Kümmern Sie sich darum, bevor es zu spät ist!

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © auremar

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