Fix geht vor variabel – von der hohen Schule der Terminplanung

Die modernen Menschen werden nicht mit der Peitsche, sondern mit Terminen geschlagen.

Telly Savalas

Termine bestimmen doch nahezu unser gesamtes Leben. Ob im privaten oder im geschäftlichen Bereich – jeder von uns muss täglich mit Terminen umgehen.

Nun stellen Sie sich vielleicht die Frage:

Warum sollte ich mir die Mühe machen, alle Termine zu planen und dadurch einen aufwendigen Terminkalender zu führen?

Mögliche Folgen falscher oder nicht vorhandener Terminplanung

Dies ist eine Frage, die sich viele stellen. Haben Sie jedoch einmal eine Woche mit gut geplanten Terminkalender und eine Woche ohne Terminplan verbracht haben, werden Sie die Antwort wissen. Die Probleme, die durch falsche Zeiteinteilung entstehen können, sind dabei groß und haben oft sehr unerfreuliche Folgen.

• Falsche Prioritäten setzen: Verschafft man sich keinen Überblick über anstehende Termine, kann es passieren, dass man für einen wichtigen Termin zu wenig Zeit hat oder schlecht vorbereitet ist. Dies hat zur Folge, dass man einen weiteren Termin vereinbaren muss und das kostet Sie wiederum Zeit.
• Unübersichtlichkeit: Falls man seine Termine nicht in einen Kalender einträgt, sondern in einem Notizbuch verwaltet, kann es schnell passieren, dass man einen Termin versäumt. Dann muss man den Termin verschieben, was zur Verärgerung Ihres Kunden führt.
• Ein weiteres Problem schlechter Planung ist, dass man wöchentliche Arbeiten vor lauter schlecht gelegten Terminen nicht mehr unterbringt. Dies könnte beispielsweise bei wöchentlichen Materialbestellungen dazu führen, dass die Produktion stillsteht, bis die zu spät georderten Materialien geliefert werden.

Nun sollten Sie eine Vorstellung davon haben, wie wichtig eine gut organisierte Terminplanung ist. Wir zeigen Ihnen deshalb in diesem Artikel, wie und mit welchen Hilfsmitteln Sie Ihre Terminplanung optimieren können. So bleibt Ihnen genügend Zeit für jede einzelne Aktivität und Sie vergessen nichts mehr.

Termin – Ein Wort für unterschiedlichste Ereignisse

Laut Duden ist ein Termin lediglich ein festgesetzter Zeitpunkt ohne nähere Erläuterung. Für eine gute Terminplanung ist es daher unerlässlich, die wichtigsten Terminarten zu unterscheiden:

Es gibt fixe Termine wie:

• Aufsichtsratssitzungen
• Vorstandssitzungen
• Tagungen
• Fachmessen
• Teambesprechungen
• Steuertermine
• Mietzahlungen
• Geburtstage

Fixe Termine wiederholen sich regelmäßig und haben bei der Zeitplanung immer Vorrang vor anderen Terminen. Sofern sie bekannt sind, werden sie schon lange im Voraus in den Terminplaner eingetragen. Das erleichtert die Terminplanung und Terminvorbereitungen können rechtzeitig begonnen werden.

Daneben gibt es variable Termine wie:

• Kundenbesuche
• Arbeitsaufträge bei Kunden
• Besuchstermine
• Bearbeitungstermine
• Rücksprachetermine

Diese veränderbaren Termine ergeben sich aus dem täglichen Arbeitsablauf. Sie werden nach Bedarf täglich beziehungsweise kurzfristig in den Terminplaner eingetragen.

Eine besondere Terminart sind die Wiedervorlagetermine:

• Überwachung des Schriftwechsels
• Anfragen von Mitarbeitern
• Rückfragen von Kunden
• Projekte

Wiedervorlagetermine ergeben sich aus dem Tagesgeschäft und werden in der Regel nicht in den üblichen Terminplaner eingetragen, sondern gesondert aufgelistet und verwaltet. Es gibt dabei viele verschiedene Terminplanungsmethoden. Wir werden Ihnen hier zwei vorstellen:

Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eine der wichtigsten Zeitmanagementprinzipien. Wenn es im Terminkalender eng wird, ist die Vergabe von Terminen oft schwierig. Diese Methode kann bei der Planung hilfreich sein. Wofür steht ALPEN:

A – Aufgaben aufschreiben

Notieren Sie sich alle Aufgaben, die Sie am nächsten Tag zu erledigen haben. Erstellen Sie eine To-Do Liste.

L – Länge der Aufgaben abschätzen

Halten Sie neben den Aufgaben die Zeit fest, die Sie jeweils für die einzelnen Aufgaben benötigen. Setzen Sie die Zeit nicht zu knapp an, die meisten unterschätzen die Zeit, die sie für bestimmte Aufgaben benötigen. Benutzen Sie Durchschnittszeiten, wenn Sie beispielweise einen Bericht schreiben müssen. Nehmen Sie nicht den Optimalfall an, indem Sie in nur einer Stunde den Bericht runtergeschrieben haben, wenn Sie im Durchschnitt 2 Stunden brauchen. Nach einer Weile wird diese Aufgabe immer einfacher, da Sie die Zeiten besser abschätzen können.

P – Pufferzeiten einplanen

Pufferzeiten sind nötig, damit man bei Störungen oder längeren Fahrzeiten nicht in Zeitnot gerät. Planen Sie ausreichend Zeit zwischen Terminen ein, in denen Sie nichts in den Terminplaner eintragen. Damit Sie nicht ausversehen in eine Pufferzeit einen Termin einplanen, können Sie diese Zeit ebenfalls in Ihren Terminkalender kennzeichnen z.B. mit einem Bleistiftstrich oder bei elektronischen Planern Puffer vermerken. Man sollte nicht mehr als 60 % seines Tages verplanen, so halten Sie automatisch die Pufferzeiten ein. Und falls man doch etwas freie Zeit zur Verfügung hat, kann man andere Aufgaben erledigen, die sonst liegen bleiben.

E – Entscheidungen treffen

Da Sie nur 60 % Ihrer Zeit verplanen sollten, ist es wahrscheinlich, dass Sie nicht alle Aufgaben erledigen können. Deshalb ist es wichtig Prioritäten zu setzen. Überprüfen Sie die Termine auf Dringlichkeit, beispielsweise mittels der ABC-Analyse und vergeben Sie die Termine entsprechend. Dadurch kann man erkennen, welche Aufgaben man verschieben oder nicht erledigen kann. Falls man nicht alles selbst bewältigen kann, sollte man Aufgaben an andere Mitarbeiter übertragen. Weiterhin sind folgende Punkte bei der Terminplanung zusätzlich zu beachten:

• fix geht vor variabel
• extern geht vor intern
• Fahrzeiten zum/ vom Termin einplanen

N – Nachkontrolle

Kontrollieren Sie, ob Ihre Terminplanung machbar ist und ob Sie keine Fehler gemacht haben. Danach streichen Sie geplante Aufgaben von der To-Do-Liste, dadurch erkennen Sie, welche Aufgaben Sie in den nächsten Tagen in Ihre Terminplanung mitaufnehmen müssen. Am Ende des Arbeitstages sollten Sie überprüfen, ob alle Aufgaben erledigt sind, beziehungsweise nicht erledigte Aufgaben in die Terminplanung des nächsten Tages aufnehmen. Sie sollten auch festhalten, ob Sie für eine wiederkehrende Arbeit die richtige Dauer veranschlagt haben. Damit Sie die Zeit für diese Aufgabe das nächste Mal besser abschätzen können.

Diese Methode der Terminplanung benötigt anfangs etwas mehr Zeit. Haben Sie sich aber erst einmal an diese Art der Planung gewöhnt, kann Sie viel dazu beitragen Ihre Planung zu optimieren. Deshalb ist es wichtig, sich gerade am Anfang möglichst genau an den Tagesplan zu halten.

Terminplan mit Terminblöcken

Eine weitere nützliche Zeitplanungsmethode ist das Planen von Terminen in Blöcken. Zerteilen Sie Ihren Arbeitstag in 10 Blöcke, einen Vormittags- und einen Nachmittagsblock. Wenn Sie die Hälfte Ihrer Arbeitszeit außer Haus mit Kundenterminen verbringen, sollten Sie diese an festen Tagen in bestimmte Blöcke einplanen. Sie legen beispielsweise den Dienstagnachmittag, gesamten Mittwoch und Donnerstagmorgen für Kundentermine fest. Somit ist der Arbeitstag gleich viel effizienter, da man nicht mitten in der Büroarbeit zu einem Termin muss. Man arbeitet viel effizienter, wenn die Arbeit nicht häufig unterbrochen werden muss. Zudem erhalten wiederkehrende Termine, Aufgaben die man jede Woche erledigen muss, einen festen Platz im Terminkalender. Dies erleichtert die Terminplanung sehr.

Die beiden Methoden lassen sich kombinieren, unterteilen Sie Ihre Arbeitstage zunächst in Blöcke und planen diese dann jeweils einzeln mit der ALPEN-Methode.

Weitere Tipps für Ihre Terminplanung

1. Einzeltermine:

Falls Sie an einen Tag nur einen einzigen Termin haben, legen Sie diesen am besten auf Anfang oder Ende Ihres Arbeitstages. Dadurch können Sie sich Fahrzeit sparen, da Sie entweder von zu Hause oder auf dem Weg nach Hause zum Termin fahren können. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Benzin.

2. Terminfestlegung:

Falls Sie die Möglichkeit haben selbst einen Termin festzulegen, nehmen Sie diese Möglichkeit unbedingt in Anspruch. So können Sie diese passend in Ihren Zeitplan eintragen. Verwenden Sie beispielweise die Blockmethode, können Sie darauf achten, dass der Termin an einem Tag stattfindet, der für außer Haus Termine reserviert ist.

3. Langatmige Termine:

Bei Terminen, bei denen Sie im Voraus wissen, dass sie sich in die Länge ziehen können oder die Teilnehmer zu Ausschweifungen neigen, ist es ratsam, diese vor der Mittagspause oder vor dem Feierabend anzusetzen. Die Teilnehmer selbst möchten Ihre Mittagspause beziehungsweise den Feierabend nicht zu sehr verschieben. Daher werden sie sich kürzer fassen und auf das Wesentliche konzentrieren.

4. Büroarbeiten müssen auch erledigt werden

Oft vergisst man vor lauter Terminen, dass man auch im Büro etwas arbeiten muss. Setzen Sie für diese Arbeiten auch Termine an, hierbei können die ALPEN-Methode oder die Terminblockmethode sehr hilfreich sein. Bei der ALPEN-Methode halten Sie die einzelnen Büroarbeiten in der To-Do-Liste fest und planen Sie diese dementsprechend ein. Bei der Terminblockmethode teilen Sie einen Terminblock, zum Beispiel Freitagvormittag, nur für Büroarbeit ein.

5. Unwichtige Termine aus dem Terminplan

Achten Sie darauf, dass Sie unwichtige Termine nicht einplanen, nur, weil Sie Zeit haben. Wenn Sie in Ihren Terminplaner drei Monate vor blättern, werden Sie ziemlich viele leere Seiten finden. Das heißt allerdings nicht, dass Sie in dieser Zeit nichts zu tun haben. Im Gegenteil Sie werden genauso viel Arbeit haben wie diesen Monat. Durch diese freien Seiten lassen sich viele täuschen und dazu verleiten unwichtige Termine einzutragen, da sie ja Zeit haben. Um diesen Irrglauben zuvor zu kommen, sollten Sie sich drei bis vier Tage in der Woche blockieren. Bei Papierkalendern durch einen Bleistiftstrich und bei elektronischen Kalendern einfach diese Tage als blockiert markieren. Dadurch müssen Sie zuerst den geblockten Zeitraum löschen bzw. wegradieren, um neue Termine zu vergeben. Dadurch macht man sich automatisch Gedanken, ob dieser Termin nötig ist.

6. Farben sind hilfreich

Verwenden Sie Farben, diese können eine gute Übersicht über die anstehenden Termine bieten. Dadurch kann man auf den ersten Blick erkennen:

• Termine im Haus
• Termine außer Haus
• nicht verschiebbar, fix
• geblockter Zeitraum, bis von allen Rückmeldungen da sind

7. Privatleben nicht vergessen

Man hört oft die Aussage: „Ich möchte nicht mein ganzes Leben verplanen!“ Deshalb tragen viele private Termine nicht in Ihren Kalender ein, dass Problem dabei ist, dass das Privatleben dadurch oft zu kurz kommt. Sie müssen nicht jedes Gespräch mit Ihrer Frau oder den Kindern einplanen. Ein kleiner Eintrag, der mit Privat gekennzeichnet wird, hilft aber, sich dafür Zeit zu nehmen. Wenn man mindestens zweimal die Woche diese Termine einträgt, sorgt man dafür, dass man sein Privatleben nicht vernachlässigt.

Terminplanung nach alter Schule

Vom Wandkalender im Besprechungsraum bis zum kleinen Handtaschenkalender gibt es auch heute noch Terminmittel aus Papier in verschiedensten Varianten:

• Wandjahresplaner
• Formblätter
• Terminkalender
• Terminmappen
• Terminlisten
• Terminregistratur
• Wiedervorlagemappen
• Balkendiagramme
• Matrix
• Planungstafeln

Ein Wandjahresplaner im Besprechungsraum kann beispielsweise allen Mitarbeitern die wichtigsten Termine auf einen Blick zeigen oder eine sinnvolle Hilfe zur Urlaubsplanung darstellen.

Arbeiten Sie mit einem schriftlichen Kalender, sollte dieser an einem festen Platz liegen und für alle, die Termine ausmachen oder eintragen müssen, zugänglich sein. Führen Sie mehrere Kalender gleichzeitig, sorgen Sie dafür, dass diese mehrmals täglich, möglichst immer zur selben Zeit abgeglichen werden.

Tipp: Tragen Sie alle Termine in derselben Art und Weise ein. Sorgen Sie beispielsweise mit einer Legende dafür, dass Abkürzungen und farbliche Gestaltung allen bekannt sind und immer im selben Zusammenhang genutzt werden.

Streichen Sie abgesagte Termine lediglich durch. Nicht wegradieren, unkenntlich machen oder löschen (durchstreichen ist auch bei digitalen Kalendern möglich). Versehen Sie diese mit einer kleinen Notiz, wer warum abgesagt hat und wen Sie darüber informiert haben. Geplatzte Termine werden so nachvollziehbar, was u. U. bei Kundenbeschwerden eine große Hilfe sein kann.

Wiedervorlagetermine sammeln Sie am besten in einer Wiedervorlagemappe. Das hat den Vorteil, dass Schriftstücke und Dokumente, aber auch Einladungskarten oder Wegbeschreibungen zu einer Verantstaltung aufbewahrt werden können. An dem Tag, an dem sie benötigt werden, sind sie dann sofort griffbereit. Planen Sie in Ihre täglichen morgendlichen Vorbereitungs-Arbeiten den Blick in diese Mappe fest ein.

Balkendiagramme geben beispielsweise Aufschluss darüber, zu welchen Zeiten ein Raum für ein Meeting oder ein Dienstfahrzeug belegt ist. Eine Matrix wiederum ist bei der Ermittlung von Besprechungsterminen eine wichtige Rolle. Jeder Teilnehmende bekommt einige Vorschläge und gibt Rückmeldung über seine freien Zeiten. Durch das Eintragen dieser Daten in die Matrix kristallisiert sich ein Termin heraus:

Terminplanung mit Google

Heutzutage gibt es für die meisten dieser Aufgaben elektronische Helfer, die Daten schnell erfassen und abgleichen können.

Die elektronische Verarbeitung von Terminen hilft bei der Zeitplanung und Terminerstellung enorm. Fast jede Kalender-Software bietet die Möglichkeit, die unterschiedlichen Kalender der einzelnen Mitarbeiter miteinander zu vernetzen, Anfragen zu verschicken oder Zeiten zu blocken.

Tipp: Achten Sie beim Einrichten der Software darauf, unterschiedliche Benutzerprofile und Zugriffsrechte zu vergeben. So stellen Sie sicher, dass nicht jeder Mitarbeiter nach Belieben Termine verschieben oder löschen kann.

Microsoft Outlook oder Google Kalender sind nur zwei von vielen Anbietern, mit unterschiedlichsten Möglichkeiten zur Terminplanung:

• Bietet Tages-, Wochen-, Monatsübersichten und auch Ansicht über mehrere Jahre an.
• Fixe Termine können mit einer Wiederholungsfunktion versehen werden.
• Die Eingabemasken bieten Platz für Adressen und Notizen und weisen häufig direkte Schnittstellen zu Google Maps oder dem Navigationsgerät auf.
• Erinnerungen an den Termin können individuell eingestellt werden und weisen automatisch per SMS oder E-Mail darauf hin.
• Wiedervorlage- und Filterfunktionen erleichtern das Auffinden von Terminen.
• Sie haben direkten Zugriff auf die freigegebenen Kalender und die freien Zeiten.
• Damit können Sie gezielt einen passenden Termin auswählen und diesen automatisch als Einladung an alle Mitarbeiter versenden.
• Beim Annehmen wird der Termin automatisch beim jeweiligen Mitarbeiter im Kalender vermerkt.
• Eingetragene Termine sind für alle Nutzer sichtbar und können farblich hinterlegt werden.

Beispiel Google-Kalender:

Terminabsprachen können auch über den kostenlosen Internetdienst Doodle abgewickelt werden. Hier können Sie Terminvorschläge an die jeweiligen Mitarbeiter verschicken und diese tragen die für sie passenden Zeiten ein. Doodle wertet die Ergebnisse aus und erleichtert Ihnen damit die Terminplanung:

Terminplan mit Stift und Papier vs. Elektronische Terminplanung

Eine kurze Übersicht über die jeweiligen Vorteile von manuellen und elektronischen Planungsmitteln, kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, mit welchen Mittel Sie arbeiten möchten:

Was ist beim Wechsel von Terminplanern zu beachten?

Sollten Sie sich Gedanken darübermachen, von einem Papierkalender zu einem elektronischen Kalender zu wechseln, sollten Sie auf einige Dinge achten:

Führen Sie zunächst beide Kalender parallel: Dies ist sehr hilfreich bei der Umstellung, dadurch können Sie sich an die Anwendung des elektronischen Terminplaners gewöhnen. Beachten Sie, dass Sie beide Kalender am besten mehrmals pro Tag zu bestimmten Zeitpunkten synchronisieren.

Sollten Sie sich für eine Software-Lösung entscheiden, müssen im Vorfeld einige grundsätzliche Dinge geklärt sein. Andernfalls wird das Computerprogramm nicht zu einer Hilfe, sondern zum Alptraum.

• Alle Mitarbeiter sollten ein gemeinsames Computer-Netzwerk nutzen.
• Die Verantwortung für die Zugriffsrechte sollte einem Mitarbeiter übertragen werden, der den Kollegen bei technischen Schwierigkeiten als Ansprechpartner zu Verfügung stehen kann.
• Jeder Mitarbeiter muss die Grundfunktionen der Software beherrschen.
• Jeder aus dem Team muss den Kalender pflegen, sonst verliert die Gruppenterminplanung ihren Sinn.
• Alle Mitarbeiter müssen gleichzeitig damit beginnen, die Funktionen zu nutzen.
• Dokumente für Wiedervorlagen sollten einheitlich und für alle zugänglich gesammelt werden. Dabei ist es egal ob sie nach dem Einscannen elektronisch zur Verfügung stehen, oder in einer Mappe griffbereit abgelegt werden.

Welche Art der Terminplanung ist die richtige für mich?

Überlegen Sie zunächst, was Sie genau in Ihrem Betrieb brauchen. Ermitteln Sie zusammen mit Ihren Kollegen beispielsweise via Brainstorming die Bedürfnisse:

• Brauchen Sie regelmäßig Terminabstimmung für Kundentermine vor Ort?
• Müssen alle Mitarbeiter alle Termine zu jeder Zeit und überall abrufen können, um beispielsweise neue Termine zu vereinbaren?
• Haben Sie eine Zentrale, die sich um Terminvergabe kümmern kann oder übernimmt diese Aufgabe jeder Mitarbeiter selber?
• Womit können Sie und Ihre Mitarbeiter am besten umgehen – analoge oder digitale Terminplanung?
• Wie oft ist eine Terminabstimmung zwischen den Mitarbeitern nötig?

Für welches System Sie sich auch entscheiden: Wenn Sie bei der Vergabe der Termine und bei der Pflege der Kalender die oben genannten Kriterien beachten, geht Ihnen in Zukunft kein Termin und keine Wiedervorlage mehr durch die Lappen. Sie haben immer einen genauen Überblick für Ihre Tages- und Wochenplanungen.

Viel Erfolg bei der Planung Ihrer Termine wünscht Ihnen

Axel Schröder aus Bayreuth

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