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Prozesse outsourcen – Geschäftsprozesse weggeben

Prozesse outsourcen
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Prozesse outsourcen: Es ist kein Geheimnis, dass in Unternehmen in der Zwischenzeit bereits viele Unterstützungsprozesse an externe Unternehmen ausgelagert werden. Dies bezieht sich auf Prozesse, die nicht zum Kerngeschäft zählen.

Laut Definition läuft dieser Prozess unter dem Begriff Outsourcing.

Was ist Outsourcing genau?

Zu den Unterstützungsprozessen in einem Unternehmen zählen z.B. die Versorgung der Mitarbeiter mit Büromaterial, die leibliche Versorgung oder auch Reinigungsdienste. Es können aber auch Teile der Produktion ausgelagert werden. Hier haben sich Unternehmen so spezialisiert, dass diese Dienstleistungen hoch effizient, kostengünstig und durch optimale Abläufe, Kunden angeboten werden können.

Was bringt Prozesse outsourcen?

Persönlich finde ich diese Entwicklung des Outsourcings gut. Unternehmen deren Kerngeschäft zum Beispiel das Herstellen von Autos ist, sollten sich auf die relevanten Geschäftsprozesse ihres Business und deren Optimierung konzentrieren. Eine Auslagerung entlastet die Produktion, die dazugehörigen Aufgaben und die Mitarbeiter des Unternehmens. Die Inanspruchnahme anderer Dienstleister für den jeweiligen Bereich kann, muss aber nicht dazu führen, dass Kosten eingespart werden.

Vor- und Nachteile Outsourcing als Infografik zusammgenfasst

Outsourcing
Outsourcing

Strategisch relevante Prozesse outsourcen?

Wie sieht es aber aus, wenn Kernprozesse oder zumindest Geschäftsprozesse, die sich sehr nah an den Kernprozessen befinden, an einen Dienstleister gegeben werden sollen?

Ein spannendes Thema wie ich finde. In meiner beruflichen Laufbahn habe ich mich mit solchen Fragestellungen und Lösungen mehrfach auseinandergesetzt.

Beispiele aus der Finanzdienstleister-Branche

Vor einigen Jahren habe ich beispielsweise untersucht, ob man den Zahlungsverkehr eines Finanzdienstleisters in Deutschland outsourcen kann. Zudem habe ich untersucht, welche Auswirkungen dies auf die Organisation haben würde. Heute haben nahezu alle Banken den vormals im eigenen Haus abgewickelten Zahlungsverkehr aus dem Unternehmen herausgegeben.

Rückkehr vom Prozesse outsourcen in den eigenen Betrieb

Jedoch konnte ich auch erleben, wie Outsourcing rückgängig gemacht wurde, da die Leistung des anderen Unternehmens häufig nicht zufriedenstellend war. Die Anforderungen an den Dienstleister bspw. an Qualität und Geschwindigkeit konnte bei externen Unternehmen nicht erfüllt werden. Damals habe ich die Ursachen nicht analysiert, weil ich in diesem Projekt dem Gegenteil des Outsourcings – dem Insourcing – betraut wurde. Heute würde ich gerne wissen, welche Ursachen wirklich dahintergesteckt haben.

Wie wird Outsourcing sinnvoll abgewägt?

Denn bei jeder Entscheidung Geschäftsprozesse aus dem Unternehmen herauszugeben, sollte zuvor eine genaue Analyse über die Auswirkungen des Outsourcings durchgeführt werden. Allein die Einsparung vieler Kosten und die gewonnene Zeit, die ggf. durch ein Outsourcing möglich sind – sind ein schlechter Ratgeber für diese Entscheidung. Outsourcing birgt nicht nur Vorteile für das Unternehmen. Die Auslagerung einzelner Aufgaben und Bereiche kann auch negative Folgen, wie beispielsweise  Know–How Abluss oder der höhere Kommunikationsaufwand, nach sich ziehen. Deswegen sollte das Management auch andere Konsequenzen für die Bereiche bedenken.

  • Welche Auswirkungen hat die Auslagerung auf andere Dienstleister für die Organisation und die Menschen?
  • Wie stark beeinflusst das Outsourcing die Kernprozesse?
  • Wie stellt man sicher, dass die Leistungen vom Outsourcing – Partner auch erbracht werden können die das Unternehmen benötigt?

Dies sind nur einige der Fragen, die beim Outsourcing zu beantworten sind, bevor diese Entscheidung für verschiedenen Dienstleistungen getroffen werden kann.

Veranstaltungen zum Outsourcing

Es finden regelmäßig Veranstaltungen der gfo in Deutschland zum Thema Outsourcing statt. Beispielsweise unter dem Thema „Posteingangsbearbeitung als Business Process Outsourcing (BPO) bei der VHV “. Hier wurde an einem praktischen Beispiel ein Blick auf die Umsetzung geworfen. Weitere Informationen zu dieser Veranstaltung finden Sie hier.

Übrigens, als ich damals im Projekt die zuvor ausgelagerte Dienstleistung zurückholte, ging es genau um das Thema der Digitalisierung von Dokumenten.

Es grüßt aus Bayreuth

Axel Schröder

Bildquelle: fotolia © Monkey Business

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Im PDF ist neben einem Beispiel eine vollständige Vorlage, damit Sie für einen bestimmten Prozess direkt auf einen Blick erfassen können, ob Outsourcing in Frage kommt, oder Sie lieber selbst die Aufgabe verwalten.

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