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Grundlagen von Kennzahlen 🔢 für Handwerker

Kennzahlen Grundlagen für Handwerker © Robert Kneschke

Zahlreiche Grundlagen von Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) spielen nicht nur bei global Playern, sondern auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen wie Handwerksbetrieben eine große Rolle. Unser Ziel mit dem Thema Grundlagen von Kennzahlen für Handwerker ist, dass wir Ihnen Messgrößen an die Hand geben. Damit messen Sie beispielsweise die wirtschaftliche Lage oder einzelne Bereiche. Wir vermitteln Ihnen wichtige Grundlagen von Kennzahlen im Handwerk verständlich und übersichtlich. Damit schaffen Sie eine Basis für Ihre persönlichen Analysen sowie die Voraussetzung zu möglichen Verbesserungen und Weiterentwicklungen.

Definition des betriebswirtschaftlichen Begriffs Kennzahlen

Grundlagen von Kennzahlen eignen sich dabei für die Beurteilung eines Unternehmens und einzelner Unternehmensbereiche. Ermittelt werden zum Beispiel betriebliche Stärken und Schwächen oder bestimmte Sachverhalte. Wenn mehrere Grundlagen von Kennzahlen in Beziehung miteinander gestellt sind, entsteht ein Kennzahlensystem. Kennzahlen auszuwerten erreicht immer Verbesserungen, was daher gerade dem Handwerk Vorteile bringt. Zum Beispiel wenn es darum geht, die Arbeitsauslastung zu berechnen oder zu ermitteln, wo die Zeit eigentlich hinläuft. Das deutsche Handwerk ist eine starke Branche, was aktuelle Zahlen des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks verdeutlichen:

„Zum Handwerk zählen rund 1.000.000 Betriebe mit rund 5,62 Millionen Menschen. Etwa 363.000 Lehrlinge erhalten im Handwerk eine qualifizierte Ausbildung.“

Quelle: ZDH Zentralverband des Deutschen Handwerks

Formen der Kennzahlen

Grundlagen von Kennzahlen gehören zum Controlling und sind dadurch ein Instrument für die Steuerung und für die laufende Kontrolle, auch für die Betriebskostenrechnung. Bei Kennzahlensystemen geht es deshalb um betriebswirtschaftliche Messpunkte. Sie unterteilen sich in Grundzahlen (Einzelwerte, Differenzen, Mittelwerte und Summen) sowie in Verhältniszahlen mit relativen Werten. Grundlagen von Kennzahlen sind daher als Maßzahlen zu verstehen. Sie messen eine Größe, der ein Vorgang zugrunde liegt. Grundlagen von Kennzahlen erzielen damit Unternehmensdaten, die zum besseren Erreichen oder Umsetzen der Ziele führen.

Kennzahlen sind mess- und vergleichbar

Um einen Handwerksbetrieb gewinnbringend zu steuern, sind wirtschaftliche Auswertungen und die Ermittlung der Grundlagen von Kennzahlen deshalb von großer Bedeutung. Kennzahlen geben zum Beispiel Aufschluss über die Liquidität einer Firma. Eine Kennzahl alleine sagt jedoch nichts aus. Nur mit der richtigen Auswertung und folgenden Maßnahmen macht sie Sinn. Sie möchten zum Beispiel einen Kredit aufnehmen? Banken bewerten Sie unter anderem auch anhand ihrer Kennzahlen.

Grundlagen von Kennzahlen sind deshalb messbar und vergleichbar. Zu unterscheiden ist die interne Erfolgsmessung zum Beispiel der Vergleich des Jahresumsatzes zum Vorjahr – dagegen die externe Erfolgsmessung, die den Vergleich mit Mitbewerbern heranzieht und der Soll-Ist-Vergleich zur Kalkulation innerhalb des Unternehmens.

Grundlagen von Kennzahlen: Beispiele

Welche Strategien verfolgen Sie? Wo gibt es dabei Probleme? Hinterfragen Sie Grundlagen von Kennzahlen kritisch und fokussieren Sie sich auf drei bis fünf Punkte, die Sie gründlich angehen. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel Strategie und Leitbild.

Beispiele für Kennzahlen, die in Handwerksbetrieben von Bedeutung sind:

  • Umsatzrentabilität
  • Fixkostenanteil
  • Auslastungsgrad
  • Personalaufwandquote
  • Krankenstand
  • Kundenzufriedenheit
  • Durchlaufzeit
  • Büroarbeiten
  • Kurzfristige Zahlungsfähigkeit
6 wichtige Kennzahlen im Handwerk
6 wichtige Kennzahlen im Handwerk

Umsetzung unserer Kennzahlen in der Praxis: Finanzkennzahlen

Haben wir nun Grundlagen von Kennzahlen ermittelt, übertragen wir diese auf praktische Situationen, damit die Umsetzung zu mehr Rentabilität leicht fällt:

Umsatzrentabilität:

Auch Umsatzrendite genannt, stellt sie den Umsatz bezogen auf den Gewinnanteil dar.
Es handelt sich um den prozentualen Gewinn eines Unternehmens.
Berechnung: Gewinn ÷ Umsatz

Fixkostenanteil:

Beispiele für Fixkosten sind Mieten, Anteile und Gehälter.
Fixkosten als Kennzahl sind ein Teil der Gesamtkosten und unabhängig von der Produktions- und Absatzmenge.
Berechnung: Fixkosten = Gesamtkosten – variable Kosten

Auslastungsgrad:

Wie viel Prozent der Kapazität wird in einem bestimmten Zeitraum tatsächlich benutzt? Der Auslastungsgrad lässt sich sowohl bei Maschinen als auch bei Mitarbeitern einsetzen.
Berechnung: (Tatsächlich genutzte Leistung ÷ 100)
Wenn nun zum Beispiel ein Schreiner-Team 30 verrechenbare Stunden pro Tag zur Verfügung hat, aber nur 24 Stunden aufgeschrieben wurden, beträgt die Auslastung 80 % (24 ÷ 30 x 100).

Personalaufwandquote:

Die Personalaufwandquote ist ein Maßstab für die Effizienz eines Unternehmens.
Berechnung: (Personalaufwand ÷ Gesamtleistung) x 100

Krankenstand:

Die Kennzahl Krankenstand misst die krankheitsbedingten Ausfallzeiten von Arbeitnehmern. Die Krankdauer steht der Soll-Arbeitszeit gegenüber.
Berechnung: (Abwesenheit ÷ Sollarbeitszeit x 100)

Kundenzufriedenheit:

Bei der Messung der Kundenzufriedenheit können Sie zum Beispiel Fragebögen erstellen. Wie zufrieden sind Sie mit unserem Service? Wie zufrieden sind Sie mit der Bearbeitung der Aufträge? Skalen von 1 mit „sehr zufrieden“ bis 5 mit „überhaupt nicht zufrieden“ liefern Ergebnisse.
Berechnung: Summe aller befragter Kunden + die Punktzahlen ÷ Gesamtzahl der Kunden

Durchlaufzeit:

Mit der Durchlaufzeit können Sie Kunden eine genauere Auskunft zum Liefertermin machen. Die Durchlaufzeit beschreibt dabei die Zeit, die Sie für die Erbringung der Leistung inklusive Rüstzeit, Liegezeit und Anfahrt benötigen.

Berechnung: Durchlaufzeit = Durchführungszeit (Bearbeitungs- und Rüstzeit) + Übergangszeit (Liegezeiten, Transportzeiten) + Zwischenzeit (Wartezeit und Liegezeit)

Büroarbeiten:

Um klassische Büroarbeiten im Handwerk wie Angebotserstellung, Rechnungserstellung, Kundengespräche/-termine zu messen, können Sie eine Formel ähnlich der Durchlaufzeit verwenden.

Berechnung: Durchführungszeit + Übergangszeit (Absprachen, Korrekturen) + Zwischenzeit (Wartezeit, Computerprobleme)

Kurzfristige Zahlungsfähigkeit:

Diese Grundkennzahl betrachtet das Verhältnis von kurzfristig verfügbaren finanziellen Mitteln. Sie zeigt, welche Zahlungsverpflichtungen alleine durch die liquiden Mittel gedeckt sind und sollten bei 5 bis 10 Prozent liegen.

Berechnung: Liquidität = liquide Mittel ÷ kurzfristige Verbindlichkeiten x 100

Nutzen der Grundlagen von Kennzahlen

Grundlagen von Kennzahlen fassen Informationen zusammen. Sie bilden die Realität qualitativ ab. Darüber hinaus helfen Kennzahlen dabei, Entscheidungen zu stärken und bei Mängeln gegenzusteuern. Mit Grundlagen von Kennzahlen können Sie:

  • Zusammenhänge erkennen
  • Stärken darstellen
  • Schwächen aufzeigen
  • Verbesserungen schaffen
  • Prognosen erstellen
  • Zielerreichung kontrollieren

WACHSTUM – ENTWICKLUNG – GEWINN

Ziele setzen, mit Kennzahlen messen, Gewünschtes mit Strategie erreichen!

Die meisten Betriebe bekommen Grundlagen von Kennzahlen vom Steuerberater. Sie erhalten Zahlen, die einen Rückblick widerspiegeln. Die Frage ist: Wie stehe ich als Betrieb da? Steuerberater schicken dominierend Finanzkennzahlen wie zum Beispiel Analysen zu Rentabilität, Stabilität und Liquidität. Wichtig sind aber auch nicht-finanzielle Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Bürozeiten oder Kundenzufriedenheit.

Wie anfangen?

Bevor wir auf ein konkretes Beispiel bei der Ermittlung der Grundlagen von Kennzahlen eingehen, das zeigt, wie hilfreich die Kennzahlen-Analyse ist, fragen Sie sich jetzt sicher, wie Sie denn überhaupt anfangen sollen.

Wir empfehlen Handwerksbetrieben, die noch nicht mit Grundlagen von Kennzahlen gearbeitet haben, mit der Durchlaufzeit, dem Auslastungsgrad und den Bürotätigkeiten zu starten. In diesen Komponenten lassen sich gute Erfolge zum Ist-Zustand und möglichen nützlichen Verbesserungen erreichen. Das motiviert und schafft die Basis, weitere Grundlagen von Kennzahlen zu betrachten.

Grundlagen von Kennzahlen-Beispiel: Rüstzeiten

Die Schreinerei Liebermann aus Soltau hat 20 Mitarbeiter. Der Betrieb läuft gut, die Maschinen zur Herstellung sind ausgelastet. Doch Chef Konrad Liebermann fällt auf, dass unnötige Wege eingespart werden könnten. Er wählt die Berechnung zur Durchlaufzeit in Minuten und misst zum einen Transportwege in der Werkstatt und zum anderen Wegzeiten im Büro:

Im Lager stehen zwei Maschinen weit auseinander, der Lagerplatz ist noch ein Stück weiter. Liebermann sieht, dass die Angestellten viel zu lange hin und her laufen, um etwas aus dem Lager zu holen. Das ergibt auch seine Messung der Kennzahl. Er beschließt, das exakt passende Lager für die einzelnen Arbeitsschritte einzurichten – und spart die Hälfte der Zeit.

Auch im Büro, das auf zwei Etagen verläuft, bittet Liebermann eine Kollegin, die Wegzeiten in Minuten aufzuschreiben. Zum Drucker im ersten Stock, die Ablage im Erdgeschoss und anschließend für den Hefter für die neuen Aufträge wieder in den ersten Stock. Er beobachtet hier Arten der Verschwendung und strukturiert das Büro deshalb um. Die Messung der Grundlagen von Kennzahlen hat ergeben, dass vor allem die Zeit, in der zum Drucker gelaufen wird, sehr viel Zeit kostet. Er stellt den Drucker als auch die Hefter für die Aufträge in das Erdgeschoss und verlegt die Ablage nach oben. Auch hier spart Liebermann Zeit und die Arbeit ist effizienter, weil die Rüstzeiten verkürzt sind.

Grundlagen von Kennzeichen: Beispiel Rüstzeiten
Grundlagen von Kennzeichen: Beispiel Rüstzeiten

Tipp: Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel Kennzahlen zur Steuerung im Handwerke – ein Praxisbeispiel einer kennzahlgesteuerten Strategie für Frisöre.

Grundlagen von Kennzahlen und ihre Analyse lohnen sich im Handwerk

Mehr Effizienz, Ziele einfacher erreichen und dabei Ursachen bestimmen: Wer sich die Mühe macht, in seinem Unternehmen auf die Grundlagen von Kennzahlen zu setzen, macht sich die Arbeit leichter. Grundlagen von Kennzahlen gibt es deshalb für die verschiedensten Bereiche. Alles, was Schwierigkeiten bereitet, können Sie anhand von Kennzahlen darstellen und analysieren. Das gibt dann Aufschlüsse darüber, wo Zeit, Geld und Arbeitskraft verloren gehen oder verändert werden können. Es muss nicht jeder Ablauf im Betrieb genau aufgedröselt sein. Aber speziell Punkte, die stören, oder bei Vorgängen, bei denen Sie wissen wollen, was nicht gut läuft, eignen sich Messungen über Grundlagen von Kennzahlen.

Ist dann die Wirksamkeit gestiegen, erhöhen sich die Kapazitäten. Sie können nicht nur mehr Aufträge annehmen oder Ihren Kunden schneller Termine anbieten. Zusätzlich steigt die Mitarbeiterzufriedenheit, wenn Sie Unnötiges – gerade „weil es schon immer so war“ – verändern und verbessern.

Bildnachweis: Canva.com © Robert Kneschke