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Hilfe, heute ist Bürotag – Mit Selbstorganisation behalten Sie den Überblick

Chaos im Büro

Büroorganisation oder Selbstorganisation?

Büroorganisation und Selbstorganisation haben inhaltliche Schnittmengen. Wenn ich als Individuum eine gute Selbstorganisation habe, wird mit großer Wahrscheinlichkeit meine Büroorganisation halbwegs passen. Raum für Verbesserungen durch Lean Management (z.B. mit der Methode 5S) gibt es natürlich immer. Aber sei’s drum.

Eine gute Büroorganisation mit stabilen Geschäftsprozessen bedeutet nicht notwendigerweise eine gute Selbstorganisation. Bei der Büroorganisation geht es um das Kollektiv bzw. den Mikrokosmos Büro, bei der Selbstorganisation den einzelnen Menschen bzw. Mitarbeiter. Vergleichbar mit dem Prinzip Top-Down und Bottom-Up.

Die Prinzipien und Methoden, die bei der Selbstorganisation und bei der Büroorganisation zur Anwendung kommen, sind oft gegenseitig übertragbar. Sie werden in diesem Beitrag gemeinsam dargestellt.

Büroorganisation – Muss das sein?

Arbeit muss organisiert werden, um alle Aufgaben zu erledigen. Das Erledigen von Aufgaben bedeutet hier termingerecht und in der richtigen Qualität. Auch kleine Unternehmen, die sich hauptsächlich um praktische Arbeiten kümmern, kommen um ein funktionierendes Büro mit entsprechender Arbeitsorganisation und Büromanagement nicht herum. Angebote, Aufträge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Buchhaltung. Das alles fällt in einem kleinen Handwerksbetrieb an und muss geregelt und geordnet werden.

Die Hemmschwelle den Papierberg abzuarbeiten wird immer größer je höher sich die Papiere auf dem Schreibtisch türmen. Das Papier mit einem Scanner zu digitalisieren bedeutet nicht, dass dadurch der Berg verschwindet. Wer kennt nicht Festplatten voller Bilder der Digitalkamera. Ein elektronischer, unbearbeiteter Berg.

Durch regelmäßig eingeplante Bürozeiten wird verhindert, dass der Überblick über die anstehenden Aufgaben verloren geht. So übersehen Sie Wichtiges weniger. Mit einer guten Selbstorganisation und einem vernünftigen Zeitmanagement nutzt man diese Bürozeit effektiv die Arbeit wird zügig erledigt. Sind Sie einmal mit einer der folgenden drei Zeitmanagement-Methoden vertraut, fällt Ihnen der Bürotag nie wieder schwer.

Work-Simplification – so einfach?

Work-Simplification zur Selbstorganisation bei Büro-Chaos

Work-Simplification zur Selbstorganisation bei Büro-Chaos

Diese Form der Arbeitsorganisation kommt aus dem amerikanischen und bedeutet „Arbeitsvereinfachung“.  Das Fragebogenverfahren basiert auf den sieben W-Fragen und ist leicht umzusetzen:

Das Eisenhower-Prinzip – liegt die Messlatte da nicht ein bisschen hoch?

Eisenhowerprinzip hilft mit Selbstorganisation bei Büro Chaos

Eisenhowerprinzip hilft mit Selbstorganisation bei Büro Chaos

So intelligent wie einfach und trotzdem effektiv ist diese Arbeitsorganisation, nach der angeblich schon Eisenhower seinen Schreibtisch im Griff hatte. Die zu erledigenden Aufgaben werden nach wichtig und weniger wichtig und gleichzeitig nach Prioritäten eingeteilt. Unter „wichtig“ versteht man hier die Bedeutung der einzelnen Arbeit. Die Priorität sagt etwas darüber aus, wie dringend eine Aufgabe ist. Die Aufgaben werden dann in der ermittelten Reihenfolge erledigt.

Selbstorganisation nach der ALPEN-Methode

Mit Bergsteigen hat Die Aplen Methdoe der Arbeitsorganisation nichts zu tun. Aber mit dieser Zeitmanagement-Methode kann man auf jeden Fall Arbeitsberge bewältigen. Folgende Überlegungen gilt es anzustellen, bevor man mit der Arbeit beginnt:

A wie AktivitätenTages-, Wochen- oder Monatsarbeiten
L wie Länge der Zeit eine realistische Zeiteinschätzung für die einzelnen Aufgaben abgeben
P wie Pufferzeitenmax. 60% der Gesamtarbeitszeit verplanen, der Rest bleibt für Unvorhergesehenes
E wie Entscheidungüber die Prioritäten, z. B. nach der Eisenhower-Methode
N wie NachkontrolleAlles Erledigte wird von der To-do-list gestrichen, Unerledigtes weiter geplant und auf der To-do-list übertragen

Welche Methode ist die richtige für mich?

Für welche Methode Sie sich entscheiden liegt an Ihrer persönlichen Arbeitsorganisation. Wählen Sie die Methode, die für Sie am leichtesten umzusetzen und zu integrieren ist. Die vorgestellten Zeitmanagement-Methoden sind Vorschläge und Anregungen, sie sind nicht starr und festgeschrieben. Suchen Sie sich aus jeder Methode das heraus, was für Sie am wichtigsten ist. Entwickeln Sie Ihre ganz eigene Form der Arbeitsorganisation. Wichtig ist nur, dass Sie selbst gut damit arbeiten können. Die gewählte Form der Büroorganisation muss derart in Fleisch und Blut übergehen, dass Sie nicht mehr darüber nachdenken müssen.

Was hilft darüber hinaus weiter?

Für alle drei Methoden gilt:

  1. Schaffen Sie feste Bürozeiten. Diese helfen, die Arbeit strukturiert zu erledigen und nehmen vor allem die Berge aus dem Kopf. Wenn die Büroarbeit immer wie ein Damokles-Schwert über Ihnen hängt, wird diese Arbeit auch im Kopf oft schon ein großer Berg. Die Neigung zum Verschieben wächst.
    Haben Sie dagegen feste Zeiten eingeplant, verschwindet das Damokles-Schwert aus Ihren Gedanken. Sie wissen, dass sie mit einer guten Selbstorganisation und der für Sie gewählten Zeitmanagement-Methode die Arbeit in der festgelegten Zeit sicher schaffen.
    Das macht den Kopf frei.
  2. Hüten Sie sich vor Zeitfallen. Lassen Sie sich Ihr Büromanagement nicht durch Zeitfallen attackieren und ihre Büroorganisation dadurch zunichte machen. Zu einer guten Arbeitsorganisation gehört, Zeitfallen zu erkennen und auszuschalten.
    Lange Telefonate, defekte Geräte, ein leerer Drucker, Unkenntnis von Computerprogrammen oder Unordnung sind nur einige Beispiele für Zeitfallen, die Ihnen Ihr Büromanagement erschweren.
    In einen Computerkurs investierte Zeit ist sicher gut angelegt. Hier können Sie Tricks und Kniffe für Ihre Computerprogramme erlernen, die Ihnen die Arbeit wesentlich erleichtern und über die Standardbedienung hinausgehen.
    Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Arbeitsbereich am Ende eines Bürotages: Ist genügend Papier vorhanden, sind Tinte oder Tonerkartusche auszutauschen, werden neue Ordner benötigt  –  Bestellen und füllen Sie rechtzeitig nach, dann können Sie beim nächsten Bürotag sofort mit der Arbeit beginnen und müssen sich nicht durch fehlende Arbeitsmaterialien aufhalten lassen.
  3. Prüfen Sie die Möglichkeit Aufgaben zu delegieren. Gibt es jemanden im Betrieb, der Ihnen das Bestellen von Büromaterial abnehmen oder die Ablage machen kann?
    Wem können Sie eine verantwortungsvolle Aufgabe anvertrauen? Beim Delegieren muss  keine Perfektion aber Ergebnisse erwartet werden.
    Viele Wege führen nach Rom: Wenn Sie eine Aufgabe abgegeben haben, ist es unerheblich, wie sie erledigt wird; wichtig ist nur, dass sie im vorgegebenen Zeitrahmen zufriedenstellend abgeschlossen ist. Auch das entlastet und macht den Kopf frei.
  4. Organisieren Sie Ihr Ordnungssystem. Investieren Sie etwas Zeit und machen Sie sich Gedanken über die Ablage. Welches System passt zu Ihnen?
    Arbeiten Sie gerne mit Farben oder Symbolen oder favorisieren Sie beschriftete Ordner? Ist es sinnvoll numerisch, alphabetisch oder nach Datum zu ordnen? Ist die behördliche Form der Ablage (das älteste Dokument liegt obenauf) besser für Sie nachzuvollziehen? Oder bevorzugen Sie die buchhalterische (das neueste liegt obenauf)?
    Welche Form der Aufbewahrung eignet sich für Ihr Büro – Hängemappen, liegende Aufbewahrung oder Stehordner? Stehordner benötigen mehr Platz, sind aber übersichtlicher.
    Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen und schaffen Sie Platz, sobald Dokumente nicht mehr benötig werden. Vernichten Sie diese zeitnah und sachgerecht. Die Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO) § 147, 1 bis 5 zu finden. Eine gute Büroorganisation gleicht das Ordnungssystem im Computer an das Ordnungssystem im Büro an. Die auf dem Computer erstellten Dokumente werden nach den selben Kriterien abgelegt, die auch für die haptische Ablage gelten. Erstellen Sie sich im Computer Ordner und Unterordner und vermeiden Sie dadurch langes Suchen auf Ihrer Festplatte. Denken Sie an die doppelte Ablage (haptisch und elektronisch) und an die regelmäßige Datensicherung auf einem externen Datenspeicher, um Datenverlusten vorzubeugen.
  5. Schaffen Sie sich einen optimalen Arbeitsplatz. Licht und Farbe spielen eine große Rolle und sollten nicht unterschätzt werden.
    Im Halbdunkel zu arbeiten kann genauso Zeit kosten wie ein nicht beherrschtes Computerprogramm.
    Zum guten Büromanagement gehören auch ein vernünftiger Schreibtisch, möglichst höhenverstellbar, ein gut sortiertes und übersichtliches Ablagesystem und ein vernünftiger Schreibtischstuhl. In einem einladenden Büro, in dem Sie ohne Probleme alle Arbeitsmittel griffbereit haben, fühlen Sie sich wohl. Die Arbeit geht leicht von der Hand.

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Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © anetlanda


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