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Hilfe, heute ist Bürotag – Mit guter Büroorganisation behalten Sie den Überblick

Chaos im Büro

Büroorganisation oder Selbstorganisation?

Hier nehmen wir Sie mit ins Büro, ob in einen eigenen Raum oder zum Schreibtisch am Ende der Werkstatt. Sie wissen was dort wartet: Rechnungen, Lieferscheine, Abrechnungen, Zettel mit Telefonnummern etc. Dazu die Aufgaben von Lohnabrechnungen, Jahresabschluss, Steuer, Versicherungen… Mit ein paar einfachen Methoden helfen wir Ihnen den Papier-Dschungel zu bezwingen!

Büroorganisation und Selbstorganisation haben inhaltliche Schnittmengen. Mit Selbstmanagement ist die eigene Ordnung gemeint: Bin ich in der Lage meine Aufgaben strukturiert anzugehen, vielleicht ein Meister des Lean Management? Kann ich die 5S-Methode im Schlaf? Oder stapeln sich meine Aufgaben und ich bin nur am hin und her springen?

Beide Typen können sich auch bildlich im Büro zeigen: Der eine Schreibtisch ist tiptop, der andere unter einem halben Meter Unterlagen vergraben. Wo die Selbstorganisation leicht sein kann, weil es um den Einzelnen geht, haben wir bei der Büroorganisation einen ganzen Mikrokosmos mit Mitarbeitern. Eine gute Büroorganisation mit stabilen Geschäftsprozessen ist für alle Beteiligten von Vorteil, oder wer sucht gerne, wenn es schnell gehen muss? Wir wollen Ihnen heute zeigen, wie Sie Ordnung im Büro schaffen und unnötige Zeitfresser loswerden!

Die hier gezeigten Prinzipien und Methoden sind sowohl auf Selbstorganisation als auch Büroorganisation anwendbar. Deshalb werden Sie in diesem Beitrag gemeinsam dargestellt.

Büroorganisation – Muss das sein?

Arbeit muss organisiert werden, um alle Aufgaben zu erledigen – termingerecht und in der richtigen Qualität. Auch kleine Unternehmen, die sich hauptsächlich um praktische Arbeiten kümmern, kommen um ein funktionierendes Büro mit entsprechender Arbeitsorganisation und Büromanagement nicht herum. Angebote, Aufträge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Buchhaltung. Das alles fällt in einem kleinen Handwerksbetrieb an und muss geregelt und geordnet werden.

Die Hemmschwelle den Papierberg abzuarbeiten wird immer größer je höher sich die Papiere auf dem Schreibtisch türmen. Das Papier mit einem Scanner zu digitalisieren bedeutet nicht, dass dadurch der Berg verschwindet. Wer kennt nicht Festplatten voller Bilder der Digitalkamera. Ein elektronischer, unbearbeiteter Berg.

Durch regelmäßig eingeplante Bürozeiten wird verhindert, dass der Überblick über die anstehenden Aufgaben verloren geht. So übersehen Sie Wichtiges weniger. Mit einer guten Selbstorganisation und einem vernünftigen Zeitmanagement nutzt man diese Bürozeit effektiv die Arbeit wird zügig erledigt. Sind Sie einmal mit einer der folgenden drei Zeitmanagement-Methoden vertraut, fällt Ihnen der Bürotag nie wieder schwer.

Work-Simplification – so einfach?

 

Büroorganisation mit der Work Simplification - EIne Infografik

Büroorganisation mit der Work Simplification – EIne Infografik

Diese Form der Arbeitsorganisation kommt aus dem amerikanischen und bedeutet „Arbeitsvereinfachung“.  Das Fragebogenverfahren basiert auf den sieben W-Fragen und ist leicht umzusetzen:

Das Eisenhower-Prinzip – liegt die Messlatte da nicht ein bisschen hoch?

 

Büroorganisation mit der Eisenhower Matrix als Infografik

Büroorganisation mit der Eisenhower Matrix als Infografik

So intelligent wie einfach und trotzdem effektiv ist diese Arbeitsorganisation, nach der angeblich schon Eisenhower seinen Schreibtisch im Griff hatte. Die zu erledigenden Aufgaben werden nach wichtig und weniger wichtig und gleichzeitig nach Prioritäten eingeteilt. Unter „wichtig“ versteht man hier die Bedeutung der einzelnen Arbeit. Die Priorität sagt etwas darüber aus, wie dringend eine Aufgabe ist. Die Aufgaben werden dann in der ermittelten Reihenfolge erledigt.

Selbstorganisation nach der ALPEN-Methode

 

Büroorganisation mit der ALPEN Methode als Infografik

Büroorganisation mit der ALPEN Methode als Infografik

Mit Bergsteigen hat die Alpen Methode der Arbeitsorganisation nichts zu tun. Aber mit dieser Zeitmanagement-Methode kann man auf jeden Fall Arbeitsberge bewältigen. Folgende Überlegungen gilt es anzustellen, bevor man mit der Arbeit beginnt:

A wie AktivitätenTages-, Wochen- oder Monatsarbeiten
L wie Länge der Zeit eine realistische Zeiteinschätzung für die einzelnen Aufgaben abgeben
P wie Pufferzeitenmax. 60% der Gesamtarbeitszeit verplanen, der Rest bleibt für Unvorhergesehenes
E wie Entscheidungüber die Prioritäten, z. B. nach der Eisenhower-Methode
N wie NachkontrolleAlles Erledigte wird von der To-do-list gestrichen, Unerledigtes weiter geplant und auf der To-do-list übertragen

Welche Methode ist die richtige für mich?

Für welche Methode Sie sich entscheiden liegt an Ihrer persönlichen Arbeitsorganisation. Wählen Sie die Methode, die für Sie am leichtesten umzusetzen und zu integrieren ist. Die vorgestellten Zeitmanagement-Methoden sind Vorschläge und Anregungen, sie sind nicht starr und festgeschrieben. Suchen Sie sich aus jeder Methode das heraus, was für Sie am wichtigsten ist. Entwickeln Sie Ihre ganz eigene Form der Arbeitsorganisation. Wichtig ist nur, dass Sie selbst gut damit arbeiten können. Die gewählte Form der Büroorganisation muss derart in Fleisch und Blut übergehen, dass Sie nicht mehr darüber nachdenken müssen.

Mein Schreibtisch-Chaos verhindert jede Arbeit!

Das Tolle ist: Sie haben jetzt schon drei wichtige Methoden gelernt, die sie genauso nutzen können um ihren Schreibtisch zu organisieren! Je konsequenter Sie Ihren Schreibtisch angehen, desto schneller behalten Sie auf Dauer den Überblick! Dafür brauchen wir eine leere Arbeitsplatte. Alle Dinge runter vom Schreibtisch, Technik sinnvoll ausrichten und ran an das Sortieren des Chaos! Entscheiden Sie sich was auf Ihrem Schreibtisch wohnen darf und welche Helfer Sie lieber in der Schublade aufbewahren. Notizzettel, Stift und Kalender bleiben oben? Dann suchen Sie sich einen Platz und nach Gebrauch kommt alles wieder dorthin zurück. Ihre Unterlagen sortieren Sie nach der Eisenhower-Methode: Griffbereit in Dokumentenfach ODER Mappe für dringend-wichtige Dinge, der Papierkorb oder Aktenschredder für Reklame. Sorgen Sie dafür, dass alle Papiere passend in Ihrer Büroordnung verräumt sind und lassen Sie keine Stapel auflaufen. Für aktuelle Korrespondenz bietet sich ein Gitterkorb oder edler eine Dokumentenmappe an. Aber auch hier: Was fertig ist kommt weg und nichts Unnötiges hinein!

Wenn Sie sich nicht trennen wollen, können Sie in einem Schrankfach einen Stapel anlegen, auf dem Sie alle „Vielleichts“ parken. Der Arbeitskleidungskatalog, das Angebot für Software, die Werbung der Konkurrenz, die Sie studieren wollen. Wenn der Stapel Ordnerhöhe erreicht hat, greifen Sie sich die unteren zehn Zentimeter und werfen Sie sie in den Müll. Gebraucht haben Sie von diesen Dingen nichts.

Sie können wieder auf Holz klopfen? Was hilft weiter im Büro?

Für alle drei der oben genannten Methoden gilt:

  1. Schaffen Sie feste Bürozeiten. Diese helfen strukturiert alles zu erledigen und machen den Kopf frei. Wenn der Dokumentenstapel immer wie ein Damokles-Schwert über Ihnen hängt, wird diese Arbeit auch im Kopf oft ein großer Berg. Die Neigung zum Verschieben wächst.
    Haben Sie dagegen feste Zeiten eingeplant, verschwindet das Damokles-Schwert aus Ihren Gedanken. Sie wissen, dass sie mit einer guten Selbstorganisation und der für Sie gewählten Zeitmanagement-Methode alle Aufgaben in der festgelegten Zeit sicher schaffen.
    Das macht den Kopf frei.
  2. Hüten Sie sich vor Zeitfallen. Schützen Sie Ihre Büroarbeit davor, indem Sie Zeitdiebe frühzeitig erkennen, abwehren oder schnell zur Strecke bringen.
    Lange Telefonate, defekte Geräte, ein leerer Drucker, Unkenntnis von Computerprogrammen oder Unordnung sind nur einige Beispiele für Zeitfallen, die Ihnen Ihr Büromanagement erschweren.
    In einen Computerkurs investierte Zeit ist sicher gut angelegt. Hier können Sie Tricks und Kniffe für Ihre Computerprogramme erlernen, die Ihnen die Arbeit wesentlich erleichtern und über die Standardbedienung hinausgehen.
    Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Arbeitsbereich am Ende eines Bürotages: Ist genügend Papier vorhanden, sind Tinte oder Tonerkartusche auszutauschen, werden neue Ordner benötigt  –  Bestellen und füllen Sie rechtzeitig nach, dann können Sie am nächsten Bürotag sofort mit der Arbeit beginnen und werden nicht durch fehlende Arbeitsmaterialien aufgehalten.
  3. Prüfen Sie die Möglichkeit Aufgaben zu delegieren. Gibt es jemanden im Betrieb, der Ihnen das Bestellen von Büromaterial abnehmen oder die Ablage machen kann?
    Wem können Sie eine verantwortungsvolle Aufgabe anvertrauen? Beim Delegieren geht es nicht um Perfektion, sondern um erledigte Aufgaben!
    Viele Wege führen nach Rom: Wenn Sie eine Aufgabe abgegeben haben, ist es unerheblich, wie sie erledigt wird; wichtig ist nur, dass sie im vorgegebenen Zeitrahmen zufriedenstellend abgeschlossen ist. Auch das entlastet und macht den Kopf frei.
  4. Organisieren Sie Ihr Ordnungssystem. Investieren Sie etwas Zeit und machen Sie sich Gedanken über die Ablage. Welches System passt zu Ihnen?
    Arbeiten Sie gerne mit Farben oder Symbolen oder favorisieren Sie beschriftete Ordner? Ist es sinnvoll numerisch, alphabetisch oder nach Datum zu ordnen? Ist die behördliche Form der Ablage (das älteste Dokument liegt obenauf) besser für Sie nachzuvollziehen? Oder bevorzugen Sie die buchhalterische (das neueste liegt obenauf)?
    Welche Form der Aufbewahrung eignet sich für Ihr Büro – Hängemappen, liegende Aufbewahrung oder Stehordner? Stehordner benötigen mehr Platz, sind aber übersichtlicher.
    Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen und schaffen Sie Platz, sobald Dokumente nicht mehr benötigt werden. Vernichten Sie diese zeitnah und sachgerecht. Die Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO) § 147, 1 bis 5 zu finden.
  5. Eine gute Büroorganisation gleicht das Ordnungssystem im Computer an das Ordnungssystem im Büro an. Die auf dem Computer erstellten Dokumente werden nach den selben Kriterien abgelegt, die auch für die haptische Ablage gelten. Erstellen Sie sich im Computer Ordner und Unterordner und vermeiden Sie dadurch langes Suchen auf Ihrer Festplatte. Denken Sie an die doppelte Ablage (haptisch und elektronisch) und an die regelmäßige Datensicherung auf einem externen Datenspeicher, um Datenverlusten vorzubeugen.
  6. Schaffen Sie sich einen optimalen Arbeitsplatz. Licht und Farbe spielen eine große Rolle und sollten nicht unterschätzt werden.
    Im Halbdunkel zu arbeiten kann genauso Zeit kosten wie ein nicht beherrschtes Computerprogramm.
    Zum guten Büromanagement gehören auch ein vernünftiger Schreibtisch, möglichst höhenverstellbar, ein gut sortiertes und übersichtliches Ablagesystem und ein ergonomischer Schreibtischstuhl. In einem einladenden Büro, in dem Sie ohne Probleme alle Arbeitsmittel griffbereit haben, fühlen Sie sich wohl. Die Arbeit geht leicht von der Hand.

Was ist die perfekte Büroorganisation für mich und meinen Betrieb?

Nach vielen Tipps und Tricks geht es nun ans Eingemachte! Stellen Sie sich zuerst die folgenden Fragen:

  • Muss sich außer mir noch jemand im Büro auskennen? Umso wichtiger ist eine sinnvolle Beschriftung und ein klar kommuniziertes System.
  • Brauche ich klare Vorgaben? Dann funktioniert die Alpenmethode zur Planung in Kombination mit der Eisenhower-Matrix beim Ordnen vermutlich ganz gut.
  • Will ich langfristig Abläufe verbessern? Dann nehmen Sie die Work Simplification-Tabelle und beachten besonders die rechte Spalte. Aber vergessen Sie das Auswerten später nicht!

Es gibt verschiedene Ordnungstypen. Wenn Ihnen der vollgestellte Schreibtisch Angstschweiß auf die Stirn treibt, sind Sie nicht der kreative Chaot. Dem wiederum graut es vor zuviel Platz und festen Vorgaben. Finden Sie heraus, mit welcher Vorstellung Sie sich wohlfühlen und arbeiten Sie daraufhin zu!

Nachdenklich geworden? Bonus-Tipp!

Sind Sie nach diesem Artikel nachdenklich geworden? Es geht immer noch eine Stufe härter… lesen Sie hieraber nur mit starken Nerven!

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © anetlanda

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