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Hilfe, heute ist Bürotag – Mit Selbstorganisation behalten Sie immer den Überblick

Büroorganisation – Muss das sein?

Arbeit muss organisiert werden. Auch kleine Unternehmen, die sich hauptsächlich um praktische Arbeiten kümmern, kommen um ein funktionierendes Büro und um Arbeitsorganisation und Büromanagement nicht herum. Angebote, Aufträge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bestellungen – alles das fällt auch in einem kleinen Handwerksbetrieb an und muss geregelt und geordnet werden.

Die Hemmschwelle den Papierberg abzuarbeiten wird immer größer je höher sich die Papiere auf dem Schreibtisch türmen. Durch regelmäßig eingeplante Bürozeiten  wird verhindert, dass der Überblick verloren geht und Wichtiges übersehen wird. Mit einer guten Selbstorganisation und einem vernünftigen Zeitmanagement kann diese Bürozeit effektiv genutzt und die Arbeit zügig erledigt werden. Haben Sie sich erst ein mal mit einer der folgenden drei Zeitmanagement-Methoden vertraut gemacht und den Umgang damit geübt, wird Ihnen der Bürotag nie wieder schwer fallen.

Work-Simplification – so einfach?

Work-Simplification bei Büro-Chaos

Work-Simplification bei Büro-Chaos

Diese Form der Arbeitsorganisation kommt aus dem amerikanischen und bedeutet „Arbeitsvereinfachung“.  Das Fragebogenverfahren basiert auf den sieben W-Fragen und ist leicht umzusetzen:

Das Eisenhower-Prinzip – liegt die Messlatte da nicht ein bisschen hoch?

Eisenhowerprinzip hilft bei Büro Chaos

Eisenhowerprinzip hilft bei Büro Chaos

So intelligent wie einfach und trotzdem effektiv ist diese Arbeitsorganisation, nach der angeblich schon Eisenhower seinen Schreibtisch im Griff hatte. Die zu erledigenden Aufgaben werden nach wichtig und weniger wichtig und gleichzeitig nach Prioritäten eingeteilt. Unter „wichtig“ versteht man hier die Bedeutung der einzelnen Arbeit. Die Priorität sagt etwas darüber aus, wie dringend eine Aufgabe ist. Die Aufgaben werden dann in der ermittelten Reihenfolge erledigt.

Selbstorganisation nach der ALPEN-Methode

Mit Bergsteigen hat diese Methode der Arbeitsorganisation zwar nichts zu tun, aber mit dieser Zeitmanagement-Methode kann man auf jeden Fall Arbeitsberge bewältigen. Folgende Überlegungen gilt es anzustellen, bevor man mit der Arbeit beginnt:

A wie AktivitätenTages-, Wochen- oder Monatsarbeiten
L wie Länge der Zeit eine realistische Zeiteinschätzung für die einzelnen Aufgaben abgeben
P wie Pufferzeitenmax. 60% der Gesamtarbeitszeit verplanen, der Rest bleibt für Unvorhergesehenes
E wie Entscheidungüber die Prioritäten, z. B. nach der Eisenhower-Methode
N wie NachkontrolleAlles Erledigte wird von der To-do-list gestrichen, Unerledigtes weiter geplant und auf der To-do-list übertragen

Welche Methode ist die richtige für mich?

Für welche Methode Sie sich entscheiden liegt an Ihrer persönlichen Arbeitsorganisation. Wählen Sie die Methode, die für Sie am leichtesten umzusetzen und zu integrieren ist. Die vorgestellten Zeitmanagement-Methoden sind Vorschläge und Anregungen, sie sind nicht starr und festgeschrieben. Suchen Sie sich aus jeder Methode das heraus, was für Sie am wichtigsten ist und entwickeln Sie Ihre ganz eigene Form der Arbeitsorganisation. Wichtig ist nur, dass Sie selbst gut damit arbeiten können und die gewählte Form der Büroorganisation derart in Fleisch und Blut übergeht, dass Sie nicht mehr darüber nachdenken müssen.

Was hilft darüber hinaus weiter?

Für alle drei Methoden gilt:

  1. Schaffen Sie feste Bürozeiten. Diese helfen, die Arbeit strukturiert zu erledigen und nehmen vor allem die Berge aus dem Kopf. Wenn die Büroarbeit immer wie ein Damokles-Schwert über Ihnen hängt, wird diese Arbeit auch im Kopf oft schon ein großer Berg und die Neigung zum Verschieben wächst.
    Haben Sie dagegen feste Zeiten eingeplant, verschwindet das Damokles-Schwert aus Ihren Gedanken. Sie wissen, dass sie mit einer guten Selbstorganisation und der für Sie gewählten Zeitmanagement-Methode die Arbeit in der festgelegten Zeit sicher schaffen.
    Das macht den Kopf frei.
  2. Hüten Sie sich vor Zeitfallen. Lassen Sie sich Ihr Büromanagement nicht durch Zeitfallen attackieren und ihre Büroorganisation dadurch zunichte machen. Zu einer guten Arbeitsorganisation gehört, Zeitfallen zu erkennen und auszuschalten.
    Lange Telefonate, defekte Geräte, ein leerer Drucker, Unkenntnis von Computerprogrammen oder Unordnung sind nur einige Beispiele für Zeitfallen, die Ihnen Ihr Büromanagement erschweren.
    In einen Computerkurs investierte Zeit ist sicher gut angelegt. Hier können Sie Tricks und Kniffe für Ihre Computerprogramme erlernen, die Ihnen die Arbeit wesentlich erleichtern und über die Standardbedienung hinausgehen.
    Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Arbeitsbereich am Ende eines Bürotages: Ist genügend Papier vorhanden, sind Tinte oder Tonerkartusche auszutauschen, werden neue Ordner benötigt  –  Bestellen und füllen Sie rechtzeitig nach, dann können Sie beim nächsten Bürotag sofort mit der Arbeit beginnen und müssen sich nicht durch fehlende Arbeitsmaterialien aufhalten lassen.
  3. Prüfen Sie die Möglichkeit Aufgaben zu delegieren. Gibt es jemanden im Betrieb, der Ihnen das Bestellen von Büromaterial abnehmen oder die Ablage machen kann?
    Wem können Sie eine verantwortungsvolle Aufgabe anvertrauen? Beim Delegieren muss  keine Perfektion aber Ergebnisse erwartet werden.
    Viele Wege führen nach Rom: Wenn Sie eine Aufgabe abgegeben haben, ist es unerheblich, wie sie erledigt wird; wichtig ist nur, dass sie im vorgegebenen Zeitrahmen zufriedenstellend abgeschlossen ist. Auch das entlastet und macht den Kopf frei.
  4. Organisieren Sie Ihr Ordnungssystem. Investieren Sie etwas Zeit und machen Sie sich Gedanken über die Ablage. Welches System passt zu Ihnen?
    Arbeiten Sie gerne mit Farben oder Symbolen oder favorisieren Sie beschriftete Ordner? Ist es sinnvoll numerisch, alphabetisch oder nach Datum zu ordnen? Ist die behördliche Form der Ablage (das älteste Dokument liegt obenauf) besser für Sie nachzuvollziehen oder bevorzugen Sie die buchhalterische (das neueste liegt obenauf)?
    Welche Form der Aufbewahrung eignet sich für Ihr Büro – Hängemappen, liegende Aufbewahrung oder Stehordner? Stehordner benötigen mehr Platz, sind aber übersichtlicher.
    Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen und schaffen Sie Platz, sobald Dokumente nicht mehr benötig werden. Vernichten Sie diese zeitnah und sachgerecht. Die Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO) § 147, 1 bis 5 zu finden. Eine gute Büroorganisation gleicht das Ordnungssystem im Computer an das Ordnungssystem im Büro an. Die auf dem Computer erstellten Dokumente werden nach den selben Kriterien abgelegt, die auch für die haptische Ablage gelten. Erstellen Sie sich im Computer Ordner und Unterordner und vermeiden Sie dadurch langes Suchen auf Ihrer Festplatte. Denken Sie an die doppelte Ablage (haptisch und elektronisch) und an die regelmäßige Datensicherung auf einem externen Datenspeicher, um Datenverlusten vorzubeugen.
  5. Schaffen Sie sich einen optimalen Arbeitsplatz. Licht und Farbe spielen eine große Rolle und sollten nicht unterschätzt werden.
    Im Halbdunkel zu arbeiten kann genauso Zeit kosten wie ein nicht beherrschtes Computerprogramm.
    Zum guten Büromanagement gehören auch ein vernünftiger Schreibtisch, möglichst höhenverstellbar, ein gut sortiertes und übersichtliches Ablagesystem und ein vernünftiger Schreibtischstuhl. In einem einladenden Büro in dem Sie ohne Probleme alle Arbeitsmittel griffbereit haben, werden Sie sich wohlfühlen und die Arbeit wird leicht von der Hand gehen.

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Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung der Tipps!

Es grüßt auch Bayreuth,
Claudia Sommermann


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