Homeoffice – Einfluss der Digitalisierung auf den Arbeitsplatz

Die heutige Arbeitswelt lässt in vielen Bereichen größtmögliche Flexibilität zu. Dienstreisen, mobiles Arbeiten und Homeoffice lassen die Grenzen zwischen Freizeit und Arbeit verwischen. Was das für Arbeitgeber, Arbeitszeiten und sinnvolles Arbeiten zu Hause bedeutet, lesen Sie jetzt.

Digitale Nomaden und das Homeoffice

Die Digitalisierung hat den Büro-Arbeitsplatz längst umgestaltet. Statt Akten und Briefpapier ist heutzutage der Computer Dreh- und Angelpunkt der beruflichen Tätigkeit. Spätestens seit der weiträumigen Verbreitung von Breitband-Internet hat sich ein weiterer digitaler Wandel unterzogen: Der Arbeitsplatz ist teilweise mehr ein Konzept und kein physischer Ort an einem bestimmten Schreibtisch mehr. Klempner können weiterhin Rohre nicht über das Internet kontrollieren, dafür sind die Bereiche Kundenservice und Buchhaltung flexibler.

Natürlich hat das einen großen Einfluss auf Sie als Unternehmer. Traditionellere Unternehmen reagieren eher zögerlich auf diese Entwicklungen oder arbeiten weiter analog. Vor allem junge eher digitale Unternehmen, die aus der Digitalisierung entstanden sind, haben die neuen Möglichkeiten akzeptiert und nutzen Heimarbeit, wenn möglich. In vielen Fällen werden damit gute Resultate erzielt: Die große Flexibilität und die verbesserte Work-Life-Balance im Homeoffice sind bei vielen Arbeitnehmern beliebt und ermöglichen verschiedene Lebensmodelle.

Vor- und Nachteile des Homeoffice

In vielen Branchen wird es der Belegschaft ermöglicht, zumindest einen Teil der Arbeitszeit von Zuhause aus zu absolvieren. Besonders für Menschen mit einem langen Arbeitsweg – oder privaten Verpflichtungen – bringt dies eine große Entlastung und steigert die Motivation. Das sind einige von vielen Vorteilen der Digitalisierung, die Unternehmer nutzen können.

Jeder Arbeitgeber muss selbst abwägen, ob und in welchem Umfang die Arbeit vom Homeoffice ermöglicht werden kann. Die Schattenseiten umfassen Probleme der Produktivität und der internen Kommunikation.

Dadurch, dass die Arbeit nicht im Büro zwischen anderen Mitarbeitern stattfindet, wird die Zusammenarbeit erschwert. Dafür können Sie jedoch mit Workflow-Programmen Abhilfe leisten. Die Kontrolle über die Arbeitsweise geben Sie gewissermaßen ab, was jedoch auch Vertrauen in die Belegschaft beweist. Für viele Arbeitnehmer ist allein die Zeitersparnis durch den Wegfall des Arbeitsweges eine große Erleichterung.

Wer die Möglichkeiten richtig abwägt und ausnutzt, geht mit der Zeit und profitiert von den neuen technischen Hilfsmitteln.
In dieser Hinsicht ist das klassische Homeoffice sogar schon ein veraltetes Modell. Unter dem Titel digitale Nomaden versteht man Nutzer des „Modern Workplace“, also eines Arbeitsplatzes, der immer mit dem Arbeiter geht, egal, wo man sich gerade befindet. Eine Internetverbindung und ein mobiles Endgerät reichen aus.

Homeoffice und Rechtslage in Deutschland

Rechtlich gibt es ebenfalls einige Dinge zu beachten, auch im Hinblick auf die Zukunft. Da die Heimarbeit immer populärer wird, beschäftigen sich Behörden inzwischen mit dem Thema. Die letzten Ergebnisse zum Arbeitnehmerschutz haben wir zusammengetragen:

Die Arbeitsstättenverordnung und Bildschirmarbeitsverordnung regeln Vorschriften, die die Gesundheit und Sicherheit des Arbeitnehmers garantieren sollen.  Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle Aspekte des Arbeitsschutzes im Homeoffice ordnungsgemäß beachtet werden.

Dabei gelten nicht alle strikten Vorschriften, wie sie auch für Bürogebäude eingehalten werden müssten, insbesondere im Hinblick auf Fläche und Fluchtwege: Lediglich §3 und §6 der ArbStättV müssen von Unternehmern beachtet werden.

Heißt im Detail: Es soll eine Erstbeurteilung der Arbeitsbedingungen durchgeführt werden, wenn der Heimarbeitsplatz eingerichtet wird. Der Arbeitnehmer bekommt Sicherheitsunterweisungen wie die Mitarbeiter im Büro. Dabei gelten insbesondere die Richtlinien zu Bildschirmarbeitsplätzen aus Anhang Nummer 6.

Für Selbstständige, wie etwa Chefs von Startups oder Freelancern, gelten derartige Bedingungen nicht. Da die „Arbeit 4.0“ sich hier schneller entwickelt als die Gesetzeslage, kann man mit Änderungen rechnen. Ob Arbeitgeber, Arbeitnehmer oder Freischaffender, die Möglichkeiten der Heimarbeit haben ihre Schattenseiten. Die positive Work-Life-Balance kann durch fehlende Struktur mehr Stress verursachen und die Isolation von Kollegen funktioniert nicht immer.

Weiterführende Informationen zu rechtlichen Bestimmungen, Zusatzvereinbarungen und Steuer-relevanten Aspekten finden Sie hier.

Softwarelösungen und IT-Infrastruktur fürs Homeoffice

Die Arbeit von Zuhause braucht Vorlauf beim Arbeitgeber,  dem Arbeitnehmer und ggf. dem technischen Support: Die problemlose Abwicklung aller Geschäftsprozesse, die im Rahmen des Tätigkeitsfeldes liegen, muss uneingeschränkt garantiert sein. Meistens werden Bürotätigkeiten am Rechner ins Homeoffice verlegt. Das bedeutet, dass als Grundvoraussetzung die gesamte Software samt notwendigen Daten verfügbar sein muss.

Der private PC am häuslichen Arbeitsplatz muss vollständig eingerichtet sein. Je nach Art der Software-Anwendungen, die Sie im Unternehmen verwenden, muss die IT-Infrastruktur dementsprechend vorbereitet werden.

Der gelungene Start ins mobile Arbeiten

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Arbeit von Zuhause ermöglichen wollen, müssen Sie also einige Maßnahmen zur Vorbereitung treffen. Eine erfahrene IT-Abteilung sollte damit weniger Probleme haben. Bei kleineren Unternehmen steht diese eher selten zur Verfügung. Damit Sie dennoch keine Probleme bei der Einrichtung haben, müssen Sie auf folgende Dinge achten:

• Unternehmenslizenzen sind notwendig: Sämtliche Software, die in Ihrem Unternehmen genutzt wird, muss entsprechend der Lizenzbedingungen verwendet werden. Lizenzen, die die gewerbliche Nutzung erlauben, erhalten Sie direkt bei den Herstellern oder bei spezialisierten Onlineshops. Der Bezug der Software über solche Anbieter hat große Vorteile bei der Wartung und Einrichtung der Programme. Selbst die Installation auf Homeoffice-Rechnern betreuen die Service-Mitarbeiter. Lizenzen gelten meist unbefristet. Bei Problemen mit den Tools oder einer Lizenzüberprüfung durch die Hersteller haben Sie direkt einen kompetenten Ansprechpartner.
• Softwarepakete vorbereiten: Für die Einrichtung eines neuen Homeoffice-Rechners ist es hilfreich, wenn die Installation von Desktop-Programmen möglichst einfach und schnell vonstattengeht. Wenn die Installationsroutinen gut vorbereitet sind, verlieren Sie wenig Zeit und der Mitarbeiter kann auf die gewohnte Technik zugreifen.
• IT-Unterstützung: Soll Ihr Helpdesk Probleme im Homeoffice lösen können, ist ein Remote-Zugriff, also die Bedienung eines PCs von einem anderen Ort aus, hilfreich. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, aufgrund der einfachen Bedienung ist beispielsweise TeamViewer weit verbreitet. Achtung: Auch dieses Programm benötigt eine Business-Lizenz zur betrieblichen Verwendung.
• VPN-Zugänge einrichten: Wenn bestimmte Funktionen nur innerhalb des Firmennetzwerkes verfügbar sind, müssen die Rechner für Heimarbeit durch eine Virtuelle Private Netzwerkverbindung (VPN) verbunden sein.

Digitale Sicherheit und Datenschutz im Homeoffice

Ein weiterer Punkt, der für Arbeitgeber äußerst wichtig ist, ist die Datensicherheit und der Datenschutz. Besonders seit der DSGVO sind die Richtlinien für sicheren Datenverkehr äußerst streng und gemeldete Verstöße können schnell teuer werden. Daher ist eine Verarbeitung geschäftsbezogener Daten von privaten Computern aus natürlich ein Risikopotential.

Um diese Probleme zu vermeiden, muss man im Homeoffice für ausreichend Sicherheit sorgen. Die Nutzung der bereits erwähnten VPNs ist eine wichtige Grundlage dafür: Programme, mit denen eine Verbindung zum Server in der Firma hergestellt wird, nutzen verschlüsselte Protokolle. Das bedeutet, dass die Daten, die darüber versendet werden, für Außenstehende nicht lesbar sind. Insbesondere für mobile oder reisende Mitarbeiter, die gegebenenfalls in öffentlichen Netzwerken arbeiten müssen, ist dies absolut notwendig.

Die Sicherheit der auf dem Rechner angesammelten Daten ist nicht weniger wichtig. Diese fallen in besonders großer Zahl an, wenn es sich um  installierte Software handelt. Wenn der private Laptop im Homeoffice verwendet wird, droht bei Beschädigung oder Verlust auch die gewerblichen Daten, die darauf bearbeitet wurden.

Datenschutzstrategie von Anfang an

Um Datenverlust vorzubeugen, sollten Sie dafür sorgen, dass Prozesse zur Datensicherung unter Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung verwendet werden. Die einfachste Variante sind manuelle Backups aller relevanten Dateien auf einem externen Datenträger wie etwa USB-Sticks oder externen Festplatten.

Haben Sie einen zuverlässigen Anbieter oder können Sie Ihre Daten vor dem Upload verschlüsseln, ist Datensicherung in der Cloud eine gute Alternative. Das bedeutet im Klartext, dass wichtige Dateien nicht nur auf dem Bürorechner liegen, sondern zusätzlich auf einem Server eines Drittanbieters. Dabei müssen die Daten hochgeladen werden, was je nach Geschwindigkeit des Anschlusses und Größe der jeweiligen Daten länger dauern kann.

Eine lokale Verschlüsselung der Daten ist ebenfalls empfehlenswert. Leiten Sie Ihre Mitarbeiter im Home Office an, zumindest die Ordner zu verschlüsseln, in denen sich Daten des Unternehmens befinden. Beispielsweise eignet sich das für Business-Anwendungen kostenlose Programm „TrueCrypt“.

Sie können sogar das gesamte Betriebssystem verschlüsseln. Bevor z.B. Windows startet, ist die Eingabe eines weiteren Passworts notwendig. Besonders für Laptops von reisenden Mitarbeitern schützen Sie auf diese Weise Ihre Unternehmensdaten.

Gute Option für KMUs: Cloudbasierte Software im Homeoffice

Eine moderne Art Software, die die Möglichkeiten der Datenautobahn optimal ausnutzt, sind cloudbasierte Programme. Alle Daten und verarbeitenden Strukturen eines Programms landen auf einem zentralen Server. Der Nutzer ruft auf seinem Gerät die Informationen über eine Nutzeroberfläche ab, meist direkt im Browser. Eine Installation auf dem Rechner ist nicht notwendig.

Software für Unternehmen aller Art ist mittlerweile in dieser Form verfügbar. Für ein Homeoffice sind diese Plattformen besonders nützlich: Wer die Zugangsdaten hat, kann jederzeit auf die Programme und Informationen zugreifen – sofern eine Internetverbindung besteht.

Eines der meistgenutzten Beispiele hier ist Zendesk, eine Kundenservice-Applikation, die vollständig webbasiert ist. Dadurch verlegt sich die Bearbeitung von Kundenanfragen per E-Mails in die Cloud, was einen großen Einfluss auf die Tätigkeit von Kundendienstmitarbeitern hatte. Die meisten CRM-Tools (Customer Relationship Management), arbeiten in der Cloud oder sind über eine Schnittstelle online abrufbar.

Ein besonderer Vorteil an derartigen Programmen ist auch, dass die Anbieter üblicherweise die Infrastruktur für die Programmnutzung bereitstellen. Somit ist auch keine aufwendige und sündhaft teure Serverstruktur in der eigenen Firmen-IT notwendig. Das macht den Einstieg in die Arbeit mit diesen Programmen günstiger und vereinfacht die Anwendung im Homeoffice.

Homeoffice und mobiles Arbeiten – flexible Gestaltung der Arbeitszeit

Starre Arbeitszeiten im Job sind für die Beschäftigten in Deutschland ein Problem, um Karriere und Familie unter einen Hut zu bringen. Menschen, die zu Hause arbeiten oder längere Pendelwege für erste Aufgaben nutzen, können Beruf und Privatleben besser vereinen. Notwendig sind die technische Ausstattung, eine Überprüfung der nötigen Infrastruktur und besonders wichtig: der Datenschutz. Beschäftigten im Homeoffice stehen die rechtlichen Grundlagen zur Arbeitsstättenverordnung für Schutz und Recht zur Verfügung, Digitale Nomaden sollten sich daran orientieren. Die Arbeit von zu Hause oder unterwegs erfordert Disziplin, um Arbeits- und Ruhezeiten einzuhalten. Die Isolation von Kollegen und Chef bringt Arbeitnehmer leicht aus dem Rhythmus und der Drang nach mehr Selbstoptimierung kann umschlagen. Helfen kann hier eine prozessorientierte Arbeitsumgebung, die einlädt, effizient zu arbeiten.

Sprechen Sie mit Ihren Angestellten, fragen Sie nach Wunschmodellen und finden Sie gemeinsam Wege für flexiblere Arbeitsmodelle bei gleichbleibender Leistungsfähigkeit!

Bildquelle: Fotolia © pikselstock

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